Le projet de loi 5 de l’Assemblée (AB5), adopté en Californie l’année dernière et qui est récemment entré en vigueur le 1er janvier, impose de sévères restrictions sur la façon dont les entreprises peuvent passer des contrats et travailler avec des travailleurs indépendants. Cette loi affecte non seulement l’essor du travail en freelance à travers la « gig economy », mais oblige également les employeurs à classer la plupart des entrepreneurs indépendants comme des employés. Des milliers d’entreprises à travers le pays font appel à des entrepreneurs indépendants pour un certain nombre de tâches commerciales différentes. Qu’il s’agisse d’embaucher des services de livraison, de contracter des freelances pour des travaux de photographie, et tout ce qu’il y a entre les deux, les entrepreneurs indépendants à travers le pays jouent un rôle extrêmement important dans l’économie.
Ci-après, nous offrons un récapitulatif complet sur la façon dont le projet de loi 5 de l’Assemblée affecte les entreprises qui travaillent avec des entrepreneurs indépendants et nous offrons quelques solutions simples pour gérer vos « nouveaux » employés horaires.
Que dit le projet de loi 5 de l’Assemblée de Californie ?
En substance, l’État de Californie exige que les entreprises qui opèrent dans l’État fassent de leurs employés 1099 du personnel horaire. Selon FUNDERA, « les employés 1099 sont des entrepreneurs indépendants. Ils reçoivent un salaire conformément aux termes de leur contrat et obtiennent un formulaire 1099 pour déclarer leurs revenus dans leur déclaration d’impôts. (…) L’employeur retient l’impôt sur le revenu sur le chèque de paie de l’employé et a un degré de contrôle important sur le travail de l’employé. »
Malgré la grande importance que jouent les travailleurs indépendants et les freelances, de nombreuses entreprises exploitent malheureusement des travailleurs qui ne sont pas des employés. La raison d’être du projet de loi 5 de l’Assemblée est d’accroître la protection des travailleurs. Le gouverneur Newsom, lorsqu’il a signé le projet de loi en septembre dernier, a déclaré que le projet de loi « contribuera à réduire les erreurs de classification des travailleurs – les travailleurs étant classés à tort comme des « entrepreneurs indépendants » plutôt que comme des employés, ce qui érode les protections de base des travailleurs comme le salaire minimum, les jours de maladie payés et les prestations d’assurance maladie. »
Bien que les grandes entreprises comme Uber, Lyft et DoorDash (qui considèrent toutes leurs chauffeurs comme des entrepreneurs indépendants) continuent de lutter contre le projet de loi, la plupart des entreprises sont désormais tenues par la loi de traiter chaque personne qui travaille pour leur entreprise comme un employé. En outre, le projet de loi impose également aux employeurs la charge de la preuve pour s’assurer que tous les travailleurs sont correctement classés comme entrepreneurs indépendants. La plupart des entreprises n’ont tout simplement pas la possibilité d’embaucher des salariés pour chaque tâche à accomplir. Ainsi, une augmentation des employés rémunérés à l’heure à travers l’État de Californie est attendue dans les mois à venir.
Que doivent faire les entreprises ayant des activités en Californie ?
Si votre entreprise n’a jamais géré d’employés à l’heure, il y a un tout nouvel ensemble de défis à relever. Le plus important est que vous devez être en mesure de suivre le temps de vos employés. Les entrepreneurs indépendants que vous engagiez auparavant travaillaient très probablement pour un coût établi et convenu pour un projet ou un ensemble de tâches donné. Dans le cadre de ce type d’accord, un calendrier pour les produits à livrer est souvent la seule considération de temps. Avec les employés à l’heure, cependant, le suivi du temps de travail est essentiel à la fois pour la productivité et pour des raisons juridiques.
Une grande partie du travail effectué par les entrepreneurs indépendants est à distance. Maintenant que l’AB5 a été adoptée, les entreprises doivent trouver un moyen de suivre le temps travaillé tout en s’assurant simultanément que leurs employés restent à la tâche et se conforment aux objectifs et aux cibles de productivité.
De plus, les logiciels et les outils de suivi du temps peuvent également aider les entreprises à éviter les pertes financières potentiellement lourdes qui se produisent par la fraude au temps des employés. Une étude récente de Nucleus Research a révélé que 19 % de la main-d’œuvre participe au poinçonnage par binôme, une pratique dans laquelle les employés se pointent mutuellement pour augmenter trompeusement leur salaire. Cette pratique trompeuse peut entraîner des pertes allant jusqu’à 3 % de la masse salariale brute et coûte 373 millions de dollars aux employeurs américains chaque année.
Caractéristiques importantes des meilleurs outils logiciels de suivi du temps
Bien que vous puissiez simplement installer un poinçon pour que vos employés puissent pointer à l’entrée et à la sortie, cette solution présente plusieurs inconvénients. Les entreprises qui veulent tirer le meilleur parti de leurs nouveaux employés horaires, doivent élaborer des politiques RH solides qui garantissent que les employés, les gestionnaires et tout le monde entre les deux comprennent comment utiliser la nouvelle technologie de suivi du temps.
Les meilleures options de logiciel de suivi du temps, telles que celles proposées par la société MitreFinch, peuvent être conçues pour offrir un certain nombre de fonctions uniques et spécifiques à l’entreprise.
Pour les entreprises californiennes qui ont besoin de technologies qui rendront la transition vers des employés horaires plus facile, les logiciels de suivi du temps des employés devraient inclure certaines des caractéristiques suivantes :
- Responsabilité transparente : Les systèmes de suivi du temps des employés devraient être développés dans le cadre d’une stratégie plus large visant à encourager la responsabilisation des employés. Pour les employeurs qui craignent que la fraude au temps soit une possibilité, un logiciel de suivi du temps biométrique peut être employé. Pour les employés à distance, le suivi du temps peut garantir qu’ils restent à la tâche même lorsqu’ils sont à l’autre bout du monde.
- Unifier et contrôler les paiements : Les systèmes de suivi du temps doivent également unifier et contrôler les paiements aux employés horaires qui travaillent sur des projets donnés. Par exemple, les gestionnaires peuvent établir des plafonds pour le nombre maximum d’heures possibles travaillées sur un projet ou un livrable donné. Une fois terminées, les heures travaillées peuvent être facilement connectées à votre système de paie existant.
- Fonctionnalité de pointage simple et directe : Les erreurs de pointage peuvent entraîner des maux de tête pour les services des RH et de la paie. Pour cette raison, le logiciel de gestion du temps et des présences doit inclure une fonctionnalité simple et directe qui peut être facilement apprise et utilisée par les employés horaires.
- Capacité de vérifier le temps sur une base quotidienne : Pour une entreprise travaillant avec des employés à distance, la capacité pour les gestionnaires et autres supérieurs de l’entreprise de vérifier le temps travaillé sur une base quotidienne est essentielle, surtout lorsque certains projets ont des délais serrés.
- Capacité pour les gestionnaires de vérifier leurs lignes descendantes : Enfin, le logiciel de gestion du temps et des présences devrait également permettre aux gestionnaires de vérifier et de mettre à jour leurs lignes descendantes. Cela peut aider à alléger les charges de travail tout en maintenant le contrôle sur le travail des employés.
Les meilleurs outils logiciels de suivi du temps sur le marché peuvent permettre une transition relativement facile et directe qui vient avec l’adoption du projet de loi 5 de l’Assemblée de Californie. Even if your business has never hired or relied on hourly employees, time tracking tools can actually help companies improve their productivity levels through keeping employees honestly transparent and motivated.
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