Section Scheduling at USC
Mission
Le but du bureau du registraire est d’aider les départements académiques à créer et à maintenir leur liste d’offres de cours chaque trimestre. Pour atteindre cet objectif, le bureau du registraire a lancé ce site Web, qui fournit des informations, des instructions et des outils que les départements peuvent utiliser pour construire leur calendrier des cours.
Contexte
L’élaboration du calendrier des cours de l’université est un effort conjoint qui implique les départements académiques et le bureau du registraire. Chaque département universitaire doit déterminer les cours à offrir dans son horaire de cours pour l’automne, le printemps et l’été. Le coordinateur de l’horaire des cours de chaque département, ou coordinateur de l’horaire, doit également saisir les données relatives aux cours dans le système d’information des étudiants (SIS) de l’université. Le bureau du registraire fixe les dates limites pour la production du calendrier des cours, recueille les données relatives au calendrier auprès de tous les départements, transmet les données relatives au calendrier au doyen de l’école concernée et attribue les salles de classe, si nécessaire. Les données relatives à l’emploi du temps, ainsi que d’autres informations importantes pour les étudiants telles que le calendrier d’inscription, sont hébergées sur le site Web de l’emploi du temps des cours.
Le calendrier d’élaboration de l’emploi du temps des cours
Les coordonnateurs de l’emploi du temps et le bureau du registraire doivent respecter plusieurs échéances pour produire l’emploi du temps des cours de l’université à temps pour que les étudiants puissent planifier leur emploi du temps. Le calendrier commence plusieurs mois avant le premier jour de cours de chaque trimestre. Une liste de ces dates pour le trimestre en cours et le trimestre à venir est fournie dans le tableau ci-dessous.
| Event |
Été 2021
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Automne 2021
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Début de la section. input |
|---|---|---|
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Section input restricted by Registrar’s Office |
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Coordinators submit Kuali eDoc to add, change, or delete sections |
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Coordinators run final review of their entries by running the RNR.R.SECT.SUMM report |
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Registrar sends email schedules to deans for review |
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Schedule of Classes released |
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Registration begins |
There are two distinct periods in the schedule production timeline.
- First period: Departments can add, change and delete any section using RNR.U.SCHEDULE. See the table above for section input and lockout dates.
- Second period: Departments lose the ability to add, change and delete in RNR.U.SCHEDULE (unless the department owns the respective classroom space or is not part of Dornsife). During the second period, departments may request additions, changes and deletions of sections by submitting requests using Kuali.
| Upcoming Semester for Which You Can enter information in SIS | Time of Year |
|---|---|
| Fall | Late October through early January |
| Spring | Early June through early August |
| Summer | Late September through late November |
| Upcoming Semester for Which You Can Submit a Kuali Course Scheduling eDoc | Time of Year |
|---|---|
| Fall | Early January through Mid-December |
| Spring | Late July through Mid-May |
| Summer | Late November through Mid-August |
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School
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Course scheduled in a General-Use Classroom?
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Able to Add/Change/Delete in SIS after Deadline
| Must Submit Kuali e-Doc for Additions/Deletions
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|---|---|---|---|
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Dornsife |
No |
No |
Yes |
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Yes |
No |
Yes |
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Non-Dornsife |
No |
Yes |
No |
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Yes |
No |
Yes |
The Kuali Course Scheduling workflow streamlines the process of scheduling course additions, deletions and changes. Les demandes électroniques doivent être remplies par les coordinateurs de programmation et sont automatiquement acheminées pour obtenir l’approbation appropriée. Les utilisateurs peuvent suivre où en sont leurs demandes dans le processus d’examen et sont également immédiatement informés lorsqu’une demande a été approuvée ou doit être modifiée.
Pour des instructions détaillées sur la soumission d’un eDoc Kuali, veuillez consulter le Guide de l’utilisateur de la programmation des cours.
Création du calendrier des cours d’un département
Les coordinateurs de la programmation doivent rencontrer les responsables de département avant le début du calendrier de production et utiliser le calendrier des cours de l’année précédente pour déterminer les cours existants que le département proposera.
Les coordonnateurs devraient également consulter les directeurs de département pour déterminer si le corps professoral souhaite offrir des cours de sujets spéciaux (499 et 599) et si des cours ont été approuvés par le Bureau des programmes d’études.
Avec ces informations en main, les coordonnateurs de l’horaire peuvent saisir les données sur les sections dans RNR.U.SCHEDULE.
Comme les cours offerts aux semestres d’automne et de printemps demeurent en grande partie constants, le Bureau du registraire effectue un » roll-over » de l’horaire de l’année précédente afin de faciliter le processus de saisie des données pour les unités académiques. En d’autres termes, les coordonnateurs ne doivent pas créer leurs horaires à partir de zéro chaque automne et chaque printemps.
Les coordonnateurs doivent créer chaque section pour l’horaire d’été. Comme l’indique le calendrier, les coordinateurs disposent d’au moins six semaines pour saisir les données des sections dans SIS avant que le bureau du registraire ne restreigne l’accès (à moins que le département ne soit propriétaire des salles de classe concernées).
La plupart des cours à l’USC sont proposés dans le cadre du calendrier académique établi par l’université. Les cours qui suivent les dates du calendrier académique, qui sont enseignés dans les installations de l’USC et qui ne comportent pas de frais de scolarité plus ou moins élevés devraient être programmés à la session 001 pendant les semestres d’automne et de printemps.
Si un cours ne correspond pas à ces paramètres, il doit être programmé dans une « directive de demande de session. » Pour éviter des erreurs coûteuses pour le département académique du coordinateur (la perte de l’admissibilité à l’aide financière pour les étudiants du programme), les coordinateurs de la programmation doivent suivre le cours Financial Aid Eligibility Considerations in Course Scheduling dans Trojan Learn. Pour accéder au cours, veuillez vous connecter à Trojan Learn et tapez Financial Aid Eligibility Considerations in Course Scheduling dans le moteur de recherche. Une fois que le coordinateur est informé des implications de l’offre de cours dans des sessions non standard, l’étape suivante consiste à apprendre les mécanismes de la demande de session. Pour plus d’informations, consultez les Directives relatives à la demande de session. Les coordonnateurs peuvent accéder au formulaire de demande de session.
FAQ:
Comment puis-je obtenir de l’aide si je suis un nouveau coordinateur de programmation ?
Chaque département de l’USC a un coordinateur de programmation. Veuillez consulter la liste des coordinateurs d’horaires à l’USC pour trouver un autre coordinateur à proximité.
– Pour des questions concernant l’accès au SIS, contactez le groupe de coordination des utilisateurs du système d’information des étudiants (SIS UCG) au (213) 740-5337.
– Pour des questions concernant les données saisies dans le SIS et l’horaire des cours, contactez le bureau du registraire au (213) 740-4623.
– Pour les questions concernant les salles de classe, consultez la page Classroom Scheduling.
Comment puis-je savoir quelles sections ont été programmées pour mon département pour le prochain semestre ?
Dans SIS, entrez RNR.R.SECT.SUMM pour demander le rapport. Après avoir entré le semestre et le préfixe du département que vous voulez voir sur le rapport, SIS vous enverra le rapport par courriel.
Comment puis-je savoir ce que mon département a offert au cours des semestres passés ?
Le calendrier des cours contient des informations sur les cours pour le trimestre en cours et les deux derniers trimestres. Il existe également une archive des offres de cours qui remonte jusqu’au printemps 2007.
Où puis-je trouver les dates des sessions ?
Le meilleur endroit pour trouver les dates des sessions est dans SIS en utilisant SIS.D.SESS. L’horaire des cours offre une liste complète des dates de session pour chaque semestre. Veuillez noter que les sessions énumérées dans le calendrier des cours ont été attribuées à d’autres départements. Souvent, les frais de scolarité des sessions indiquées sont différents des frais de scolarité standard de l’université. Pour cette raison, les coordinateurs de l’emploi du temps ne doivent pas utiliser la liste des sessions du calendrier des cours pour trouver une session dont les dates sont nécessaires pour un cours. Veuillez nous contacter au (213) 740-4623 si vous avez besoin qu’un code de session soit attribué pour un cours qui s’écartera de la session principale de l’université (001 dans UPC pour l’automne et le printemps ; 046 pour HSC en automne, printemps et été ; et 050, 051, 052, 053, 054, 055, 056, 057, 058 et 059 en été).
Comment puis-je demander une session pour un semestre à venir ?
Si votre département propose des cours en ligne ou des cours qui se déroulent selon un calendrier différent du calendrier principal de l’université, que vous pouvez trouver en vous rendant sur academics.usc.edu, vous devez demander l’activation d’une session. Une session est simplement un code numérique dans SIS qui contient les dates de début et de fin d’un cours pour un semestre donné. Votre directeur de département vous dira si les cours en ligne ou les calendriers académiques alternatifs font partie du programme de cours de votre département. Pour demander une session, consultez les directives de demande de session, suivez le cours Financial Aid Eligibility Considerations in Course Scheduling in Trojan Learn, puis soumettez le formulaire de demande de session non standard. Une fois que votre session a été activée, vous pouvez programmer des cours dans la session.
Qu’est-ce qu’un cours de sujets spéciaux ?
Lorsque les départements souhaitent présenter un aspect nouveau ou émergent d’un domaine ou profiter de l’expertise d’un nouveau membre du corps professoral ou d’un membre invité, un cours de sujets spéciaux peut être proposé. Les numéros de cours 499 et 599 sont réservés pour désigner les niveaux de premier cycle et de deuxième cycle, respectivement.
Comment puis-je programmer un cours de sujets spéciaux ?
Pour demander un cours 299, 499, 599 ou 699, les coordinateurs de la programmation doivent soumettre une proposition en utilisant le processus d’approbation de programmation de section de sujets spéciaux dédié dans CurriculogTMsup>. La proposition nécessitera un titre de section pour le cours et un syllabus de cours. Le plan de cours (en .docx ou .pdf) doit être enregistré sous le nom du titre de la section, sans espace. Un modèle de syllabus peut être téléchargé sur le site Web des ressources du Bureau des programmes d’études. Une fois que le bureau du registraire aura examiné la demande, le cours sera approuvé et programmé, ou renvoyé au département qui l’a proposé pour correction. Pour demander l’accès à CurriculogTM et pour obtenir une assistance générale, veuillez contacter le Bureau des programmes d’études.
Comment puis-je me donner accès à GRS?
Entrez votre nom dans le champ Overseer à la page 5 de RNR.U.SCHEDULE pour chaque section que vous souhaitez consulter dans GRS.
Comment puis-je configurer l’accès à GRS pour un instructeur ou un TA?
Les coordonnateurs de l’horaire peuvent accorder l’accès à GRS aux pages 4 et 5 de RNR.U.SCHEDULE en entrant le nom de la personne dans le champ approprié. (Veuillez vous référer à la description des rôles GRS dans la question suivante).
Pour les instructeurs ou les TA ayant des noms communs (comme John Smith), vous devriez également demander à la personne de vous fournir son numéro d’identification USC pour éviter toute confusion. Il faut parfois jusqu’à quatre heures pour que GRS autorise l’entrée d’un utilisateur après que son nom a été saisi dans SIS.
Quels sont les différents niveaux d’accès dans GRS ?
– Instructeur : Le plus haut niveau d’accès. Peut consulter le roster, saisir les notes dans GRS et soumettre les notes à SIS.
– TA : A des droits de visualisation dans GRS mais ne peut pas saisir les notes dans GRS.
– Grader : A des droits de visualisation et de saisie des notes dans GRS mais ne peut pas soumettre les notes à SIS.
– Overseer : A des droits de visualisation dans GRS.
– Approbateur : Peut consulter les notes saisies pour une section. L’approbateur constitue un deuxième niveau de révision des notes. N’entrez un nom dans le champ Approbateur que si votre président ou directeur de département vous le demande.
Où puis-je trouver des instructions GRS à donner aux instructeurs de mon département ?
Les instructions relatives aux examens intermédiaires et finaux sont disponibles sur la page Web du département des notes.
Quelles autres voies puis-je essayer si aucune place n’est disponible au bureau du registraire pour programmer des cours ou des événements ?
Visitez le Venue Guide sur la page d’accueil du Bureau du protocole de l’USC & University Events pour obtenir des détails sur les espaces alternatifs sur le campus.
Comment puis-je inscrire un cours sur la page Cours d’intérêt de l’horaire des cours ?
Les coordinateurs de l’horaire doivent saisir les cours à afficher sur la page Cours d’intérêt dans SIS dans le processus RNR.U.CSA 30 jours avant la publication de l’horaire des cours. Veuillez vous référer au tableau indiquant les dates de publication de l’horaire des cours ci-dessus.
Où puis-je trouver plus d’informations ?
Contactez le bureau du registraire ([email protected]).
Les coordonnateurs d’horaire doivent s’assurer que l’horaire des cours est respecté.