Planifier un atelier

Toute personne ayant déjà planifié un atelier vous dira que c’est un gros travail. Et en planifier un bon ? Eh bien, cela demande de l’organisation, de la concentration et beaucoup de créativité. Alors comment préparer un atelier qui sera non seulement pertinent et productif, mais aussi mémorable ?

Certaines personnes détestent aller à des ateliers. Mal faits, ils peuvent être une énorme perte de temps et d’argent. Cependant, s’ils sont bien planifiés, ils peuvent être incroyablement précieux pour toutes les personnes impliquées. Les ateliers sont parfaits pour le brainstorming, l’apprentissage interactif, l’établissement de relations et la résolution de problèmes. C’est pourquoi la planification préalable est essentielle.

Avant l’atelier

Suivez ces étapes pour vous assurer que votre atelier est une expérience précieuse pour tout le monde :

Définir les objectifs

Chaque atelier doit avoir un objectif. Avez-vous besoin d’améliorer les procédures d’embauche de votre entreprise ? Voulez-vous apprendre aux managers à devenir de meilleurs organisateurs ? Avez-vous besoin de faire du team building avec une équipe nouvellement formée ?

De nombreux ateliers sont une perte de temps car il n’y a pas d’objectif clair maintenu au centre de la discussion. Sans cet objectif clair, il n’y a vraiment aucun intérêt à réunir les gens.

Décider qui sera présent

Savoir qui sera présent est directement lié à votre objectif. Par exemple, si le but de votre atelier est de développer une solution détaillée à un problème, alors vous voulez probablement 10 participants clés ou moins. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Mais si vous avez 50 personnes, vous devrez peut-être trouver un lieu extérieur suffisamment grand.

Pensez à la logistique et aux détails pratiques de votre atelier lorsque vous choisissez le lieu. Tout le monde pourra-t-il voir vos supports visuels ? Si vous avez besoin d’une certaine technologie, comme la téléconférence, le lieu le supportera-t-il ? Existe-t-il des installations appropriées pour les séances en petits groupes ? Tout le monde pourra-t-il accéder au lieu de réunion ? Devrez-vous organiser l’hébergement des personnes qui viennent de loin ? Et quelles installations de restauration le lieu fournit-il ?

Créer un ordre du jour

Maintenant que vous connaissez votre objectif principal et les personnes qui y assisteront, vous pouvez commencer à élaborer un plan de la façon dont vous atteindrez l’objectif de l’atelier.

• Points principaux – Créez une liste des points principaux à discuter, puis décomposez chaque point plus important en détails que vous souhaitez communiquer à votre public.
• Aides visuelles – Dressez la liste des aides visuelles, le cas échéant, que vous utiliserez pour chaque point. Si vous avez besoin d’un soutien technique, cela aide les personnes qui le fournissent à déterminer où elles doivent concentrer leurs efforts.
• Discussions et activités – Prenez le temps de lister exactement les discussions et activités de groupe que vous aurez à quel moment de l’atelier. Combien de temps allez-vous accorder à chaque exercice ? Veillez à ce que vos activités soient adaptées à la taille du groupe, et assurez-vous que votre lieu de réunion dispose des ressources (par exemple, des salles de séminaire) nécessaires au déroulement des sessions.

N’oubliez pas que plus votre plan sera détaillé, plus vous vous assurerez que votre atelier se déroulera comme prévu – et sera un succès.

Élaborer un plan de suivi

La seule façon de savoir si votre atelier a été un succès est d’avoir un plan de suivi efficace. Créez un questionnaire à remettre à tous les participants à la fin de l’événement, et donnez-leur de nombreuses occasions de partager leurs opinions sur le bon déroulement de l’événement. Bien que cela puisse être un peu effrayant, c’est la seule façon d’apprendre – et de s’améliorer – pour la prochaine fois.

Il est également important d’avoir un plan pour communiquer les décisions qui ont été prises pendant l’atelier. Allez-vous envoyer un courriel de masse à tout le monde avec les détails ? Allez-vous le mettre sur l’intranet de votre entreprise ? Les gens ont besoin de savoir que leur travail acharné a réellement abouti à une décision ou à une action, alors tenez-les informés de ce qui se passe après la fin de l’atelier.

Pendant l’atelier – Faire participer les gens

Une fois que vous avez un plan préalable solide, trouvez comment apporter un peu d’enthousiasme à votre événement. Vous connaissez les sujets que vous voulez aborder, mais comment allez-vous rendre les informations amusantes et mémorables pour votre équipe ?

Faire participer tout le monde est la clé d’un atelier réussi. Si vous vous tenez debout et parlez pendant trois heures, vous ne faites que donner une conférence – et non animer un atelier. Tout le monde doit participer.

Créer des exercices de groupe est différent pour chaque atelier. Gardez ces conseils à l’esprit :

• Plusieurs personnes sont nerveuses à l’idée de parler en public , ou dans un groupe non familier. Si vous prévoyez des exercices de groupe, gardez la taille de chaque groupe petite, afin que les gens soient plus à l’aise pour parler et interagir.
• Mélangez différents types de personnes dans chaque groupe. Par exemple, si plusieurs départements participent à votre atelier, ne mettez pas les membres d’un même département dans leur propre groupe. En encourageant les gens à interagir avec d’autres départements, ils peuvent apprendre à regarder les choses sous différents angles.
• Déterminer comment vous allez enregistrer les idées de chaque groupe. Les participants les crieront-ils pendant que vous les écrirez ? Ou écriront-ils leurs propres idées et vous les donneront ensuite ? C’est un petit détail, mais important, qui est souvent négligé.
• Si vous avez cinq groupes ou moins, passez du temps à permettre à toute l’équipe d’évaluer les idées de chaque petit groupe. C’est une excellente façon de réduire votre liste d’idées, et de laisser les bonnes briller vraiment.

N’oubliez pas, passez autant de temps que possible à créer des exercices de groupe amusants et intéressants. Ceux-ci maintiendront probablement l’intérêt et la participation de tous.

Conseils généraux pour les ateliers

Voici quelques idées supplémentaires pour mener à bien un atelier :

• Si vous planifiez la réunion, vous pouvez également l’animer. Découvrez comment le faire efficacement dans Le rôle d’un animateur .
• Veillez à établir l’objectif de votre réunion ou session. Lisez notre article, Animer des réunions efficaces , pour en savoir plus à ce sujet.
• Démarrez la réunion avec quelques activités brise-glace pour que tout le monde soit détendu et à l’aise.
• Si l’objectif de votre atelier est d’aborder un sujet difficile ou sensible, il est particulièrement important de mettre le groupe à l’aise avant de commencer. Une façon de le faire est de raconter une histoire vaguement liée au sujet avant de commencer à discuter de la question difficile.
• Parfois, tout le monde ne doit pas rester pendant tout l’atelier. Par exemple, le PDG peut être trop occupé pour assister à toute la session. Identifiez les sections auxquelles vos participants les plus occupés doivent assister, et suggérez à l’avance quand ils pourraient vouloir arriver et partir. Ils apprécieront votre considération.
• Dans la mesure du possible, évitez de tenir votre atelier après le déjeuner, entre 14 h et 15 h de l’après-midi. Pour beaucoup de gens, c’est le moment de la journée le plus lent et le moins productif. Votre groupe sera probablement plus énergique si vous programmez l’événement le matin ou en fin d’après-midi. (Si vous devez organiser l’atelier en début d’après-midi, assurez-vous qu’il y a beaucoup de café fort à disposition !)
• Si le but ultime de votre atelier est de prendre une décision sur quelque chose, plus le nombre de personnes présentes est élevé, moins il est probable que vous parveniez à une décision. Ici, essayez de limiter au maximum le nombre de personnes présentes (par exemple, en délivrant des minutes après l’événement aux personnes simplement intéressées). Il est également important de se familiariser avec les différentes stratégies de prise de décision en équipe. Consultez notre article sur l’organisation de la prise de décision en équipe pour en savoir plus.