Politique relative aux véhicules d’entreprise

17 août 2020

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Modèle de politique relative aux véhicules d’entreprise

Vue d’ensemble de la politique relative aux véhicules.

La politique relative aux véhicules d’entreprise donne aux employés des directives pour obtenir, se qualifier et utiliser un véhicule d’entreprise. Un « véhicule d’entreprise » est tout véhicule attribué aux employés. Cette politique s’applique à tous les employés qui utilisent un véhicule d’entreprise, et s’applique pendant et en dehors des heures de travail.

Qualification pour un véhicule d’entreprise.

Les employés peuvent se qualifier pour un véhicule d’entreprise s’ils parcourent des kilomètres ou plus par an à des fins professionnelles, s’ils ont besoin d’un véhicule d’entreprise pour leur travail quotidien ou s’ils sont censés recevoir l’utilisation d’un véhicule comme un avantage.

Si aucun véhicule de société ne vous a été attribué et que vous pensez en avoir besoin, contactez les RH.

Pour avoir droit à un véhicule de société, les employés doivent remplir un formulaire et soumettre une copie de leur permis de conduire. Les employés ne sont autorisés à conduire un véhicule de société que s’ils ont un permis de conduire valide et un dossier de conduite vierge depuis au moins .

Un dossier de conduite vierge signifie que l’employé n’a pas été tenu pour responsable d’un accident de voiture ou arrêté pour avoir enfreint le code de la route et les lois sur les véhicules. peut attribuer et révoquer l’accès aux véhicules de l’entreprise à sa discrétion.

Véhicules de l’entreprise pour les employés handicapés.

Ils feront des aménagements raisonnables pour faciliter l’utilisation des véhicules de l’entreprise pour les employés handicapés admissibles.

Utilisation personnelle.

Utilisation personnelle des véhicules de l’entreprise. L’utilisation personnelle comprend l’utilisation du véhicule pour des courses personnelles entre les activités professionnelles, pour faire la navette entre le lieu de travail et le domicile, ou l’utilisation du véhicule en dehors des heures de travail.** **

Règles de conduite de l’entreprise.

1. Respecter le code de la route dans votre juridiction et être courtois envers les autres conducteurs.
2. Documenter les dépenses de conduite.
3. Surveillez l’essence, la pression des pneus et les niveaux de liquide.
4. Signalez immédiatement tout dommage ou problème au véhicule qui vous est attribué.
5. Signalez immédiatement les changements à vos privilèges de conducteur, comme la suspension du permis de conduire.
6. Toujours verrouiller les voitures de l’entreprise.
7. Porter le véhicule aux rendez-vous d’entretien prévus.
8. Ne conduisez pas en état d’ébriété, de fatigue ou sous l’effet de médicaments qui affectent votre capacité à conduire.
9. Ne fumez pas dans un véhicule de l’entreprise.
10. Ne louez pas, ne vendez pas ou ne prêtez pas un véhicule de l’entreprise.
11. N’utilisez pas de téléphone ou n’envoyez pas de SMS en conduisant.
12. Ne permettez pas à des conducteurs non autorisés d’utiliser un véhicule de l’entreprise, sauf si une urgence l’exige.

Les employés qui violent les règles relatives aux véhicules de l’entreprise font l’objet de mesures disciplinaires qui peuvent inclure des avertissements verbaux et écrits, la suspension des privilèges du véhicule, le licenciement et des poursuites judiciaires.

Procédures en cas d’accident.

En cas d’accident, contactez immédiatement le service des RH. They will contact the insurance provider. Follow legal guidelines for exchanging information with other drivers and report the accident to local police if required. Do not guarantee payment or accept responsibility without company authorization.

The company’s responsibilities.

• Ensuring vehicles are safe before assigning them.
• Scheduling regular maintenance.
• Providing car insurance.
• Retiring and replacing cars as needed.

What the company is not responsible for.

• Paying fines employees receive while driving company vehicles they are responsible for.
• Making bail for employees who are arrested while driving cars from the company fleet.

FAQs:

What is a vehicle policy?

A company vehicle policy, also known as a company vehicle use agreement, determines which employees are eligible for a company fleet vehicle. Elle comprend également les exigences pour pouvoir bénéficier d’un véhicule d’entreprise, les règles de base que les employés doivent respecter lorsqu’ils utilisent les véhicules d’entreprise et les mesures disciplinaires en cas d’utilisation abusive des véhicules.

En savoir plus sur une politique de véhicules d’entreprise.

Qui paie lorsqu’un employé reçoit une contravention dans un véhicule d’entreprise ?

Les entreprises sont responsables des contraventions si elles sont émises contre le véhicule. Si elles sont émises à l’encontre d’un employé, ce dernier est responsable du paiement.

En savoir plus sur une politique de véhicule d’entreprise.

Tout le monde peut conduire une voiture de société ?

Non, les employés doivent répondre à certains critères pour avoir droit à un véhicule d’entreprise. Par exemple, ils doivent avoir un permis de conduire valide et un dossier de conduite vierge pendant un certain temps, pour commencer.

Lire la suite sur la politique relative aux véhicules d’entreprise.

Les employés peuvent-ils utiliser les véhicules d’entreprise à des fins personnelles ?

permettre aux employés d’utiliser un véhicule d’entreprise à des fins personnelles est une responsabilité pour les entreprises, mais c’est aussi un avantage qui permet d’attirer et de retenir les employés. Les entreprises doivent indiquer dans leur politique en matière de véhicules si l’utilisation personnelle est autorisée, et que les règles de sécurité de l’entreprise continuent de s’appliquer pendant le temps d’utilisation personnelle.

Lire la suite sur la politique en matière de véhicules d’entreprise.

Qu’est-ce qu’une politique de sécurité des conducteurs d’entreprise?

Une politique de sécurité des conducteurs décrit des règles spécifiques pour les personnes utilisant des voitures appartenant à une entreprise ou une organisation. Celles-ci imposent souvent un entretien régulier des véhicules, l’utilisation des ceintures de sécurité et interdisent l’utilisation des téléphones portables, de l’alcool et des médicaments qui altèrent la capacité de conduite.

En savoir plus sur une politique de véhicules d’entreprise.

Comment calculer l’utilisation personnelle d’un véhicule d’entreprise?

Lorsqu’un employé utilise un véhicule d’entreprise à des fins personnelles, cela est considéré comme un avantage marginal imposable. L’utilisation personnelle comprend le trajet domicile-travail, les courses ou le fait de permettre à un conjoint ou à un membre de la famille d’utiliser le véhicule.

Il existe plusieurs façons de calculer l’utilisation personnelle :

• Evaluation générale – Il s’agit du prix que l’employé paierait pour louer le véhicule pour la même durée dans le même lieu géographique.

• Évaluation annuelle de la location – Déterminez la juste valeur marchande du véhicule en multipliant la valeur annuelle de la location par le pourcentage de kilomètres parcourus à des fins personnelles.

• Règle des cents par kilomètre – Multipliez le nombre de kilomètres personnels parcourus par le taux standard de 0,58 $ par kilomètre (à partir de 2019). Si vous ne fournissez pas de carburant, réduisez le taux de 5,5 cents.

• Évaluation du trajet domicile-travail – Déterminez la valeur d’un véhicule en multipliant chaque trajet aller simple par 1,50 $.

Pour plus d’informations, consultez le guide fiscal de l’employeur de l’IRS sur les avantages sociaux.

Plus d’informations sur une politique de véhicule d’entreprise.

Puis-je déduire ma voiture en tant que dépense professionnelle ?

Selon l’IRS, si vous utilisez un véhicule à des fins professionnelles uniquement, vous pouvez déduire la totalité de son coût d’utilisation, sous réserve de certaines limites. Si vous utilisez la voiture à la fois à des fins professionnelles et personnelles, vous ne pouvez déduire que le coût de son utilisation professionnelle.

Pour ce faire, vous pouvez calculer le montant de vos frais de voiture déductibles en utilisant le taux kilométrique standard ou la méthode des frais réels.

Pour utiliser le taux kilométrique standard pour un véhicule que vous possédez, vous devez utiliser le véhicule au cours de la première année d’achat. Si vous louez un véhicule et que vous choisissez la méthode du taux kilométrique standard, vous devez utiliser le taux pour toute la période de location, y compris les renouvellements.

Pour utiliser la méthode des frais réels, vous devrez déterminer le coût de fonctionnement du véhicule pour la partie de l’utilisation globale de la voiture à des fins professionnelles. Cela comprend l’essence, l’huile, les réparations, l’assurance, etc. attribuables à la partie du kilométrage total parcouru à des fins professionnelles.

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