Quels formulaires d’admission avez-vous besoin pour votre cabinet de santé comportementale ?

Que vous ouvriez un nouveau cabinet de santé comportementale ou que vous soyez bien établi dans le domaine, il peut être écrasant de suivre tous les formulaires dont vous avez besoin pour gérer un cabinet. Plus vous en savez sur le processus d’admission pour le conseil, plus vous pouvez accélérer le processus pour vos patients. Dans ce guide, nous allons discuter de la façon de créer un processus d’admission efficace, de la façon de construire des formulaires pour les clients et de la façon de les garder en sécurité.

Table des matières

• Processus d’admission en counseling
• Formulaires clients pour le counseling et la santé mentale
• Construire un formulaire d’admission pour les clients
• Rendre… Votre formulaire d’admission sécurisé
• Gestion des formulaires d’admission en matière de comportement et de santé mentale

Processus d’admission en counseling

Qu’est-ce que le processus d’admission en counseling ? Bien souvent, un thérapeute parle avec son client par courriel ou par téléphone avant sa séance. Grâce à cette discussion avec le client, vous avez probablement une idée des symptômes que ce client éprouve. Souvent, il vous informe de la ou des raisons spécifiques pour lesquelles il cherche de l’aide.

Lors de la première séance avec un client, vous avez l’occasion d’en apprendre davantage sur sa détresse émotionnelle et ses luttes avec sa santé mentale. Voici quelques sujets que vous pouvez demander et aborder lors de la première séance avec un client :

• L’historique du traitement du client
• L’historique du client avec la thérapie
• Les objectifs du client pour la thérapie
• Les relations personnelles du client
• Paiement
• Préoccupations éthiques
• La relation thérapeutique

En outre, vous pouvez lui expliquer les documents de consentement éclairé et lui permettre de remplir les formulaires d’admission s’il ne l’a pas déjà fait. Si votre client a déjà rempli ces formulaires, vous pouvez revoir les informations qu’il a fournies.

Il se passe beaucoup de choses lors d’une séance d’admission en thérapie, ce qui signifie que ces séances ont tendance à durer plus longtemps que les séances standard. À ce titre, vous pouvez vouloir bloquer plus de temps pour ces séances que pour les autres séances de thérapie.

La première séance de thérapie a tendance à rendre le client et le thérapeute un peu nerveux. Une relation client-thérapeute peut être délicate, et en tant que thérapeute, vous faites un travail important – se sentir nerveux est raisonnable. C’est pourquoi il est si utile d’établir un processus d’admission en counseling réussi.

Avant la séance d’admission

Voici quelques étapes que vous pourriez avoir besoin de suivre avant la séance d’admission :

• Préparer les documents : Ayez les documents nécessaires prêts à être remplis et signés par votre client, comme un consentement éclairé, une décharge d’informations ou une politique relative aux médias sociaux. Déterminez si vous voulez que les clients potentiels remplissent les formulaires d’accueil des patients avant ou après leur premier rendez-vous.
• Notez les questions importantes pour le client : Certains clients ne savent pas comment commencer à parler d’eux-mêmes ou de leur situation lors d’une séance de thérapie et peuvent avoir besoin d’être incités à poser des questions. Notez à l’avance des questions qui pourront orienter la séance si nécessaire.
• Familiarisez-vous avec le contexte du client : Passez en revue les informations qui vous ont été fournies sur le client, soit par le client lui-même, soit par un autre thérapeute ou médecin, afin d’avoir une meilleure idée de ce à quoi vous pouvez vous attendre et de pouvoir poser des questions pertinentes.

Pendant la séance d’accueil

Lorsque le patient arrive pour sa séance d’accueil, vous devez également prendre certaines mesures, telles que :

• L’accueillir chaleureusement : vous voulez faire preuve d’empathie et de compassion pour votre client dès le début, et cela commence par un accueil chaleureux.
• Lire les formulaires et les politiques : Lorsque votre client arrive, vous voudrez passer en revue les formulaires et les procédures et lui expliquer pourquoi ce sont des étapes essentielles du processus avant que la thérapie puisse commencer. Demandez-lui s’il a besoin de clarifications sur certains formulaires ou s’il a besoin de plus d’informations.
• Reviser la politique de paiement : Passez en revue votre politique de paiement avec votre client, afin qu’il sache si le paiement se fait au début ou à la fin de la séance.
• Informer le client sur votre processus : Les approches de la thérapie peuvent varier d’un thérapeute à l’autre, vous devez donc fournir à votre client un bref aperçu de votre processus.
• Écoutez activement et posez des questions : Tournez-vous vers le client pour montrer que vous êtes engagé avec lui et lui faire savoir qu’il a toute votre attention.
• Demandez-lui quels sont ses objectifs thérapeutiques : Quel est l’objectif final de ce client pour la thérapie ? Que veulent-ils en retirer ? L’établissement d’objectifs rassure le client sur le fait que vous l’accompagnerez dans son cheminement vers un changement positif.

Après la séance d’accueil

Après la séance d’accueil, vous voudrez déterminer si vous pouvez travailler avec ce client et si vous souhaitez lui donner des devoirs. Si vous avez donné un diagnostic au client, vous pouvez également lui suggérer des lectures extérieures, afin qu’il puisse mieux comprendre son état.

Formulaires du client pour le conseil et la santé mentale

Il existe plusieurs formulaires de conseil pour l’accueil des patients que les clients doivent remplir, notamment :

• Formulaire d’accueil : Sur un formulaire d’admission, un patient doit fournir son nom complet, son sexe, sa date de naissance, son adresse, ses coordonnées et des informations sur sa compagnie d’assurance. Vous pouvez également inclure des espaces pour les médicaments actuels, les antécédents personnels et familiaux en matière de santé mentale, les raisons de la recherche d’une thérapie et les objectifs du conseil.
• Formulaire de consentement éclairé : Ce formulaire protège le patient et établit qu’il a le droit de poser des questions et de recevoir des informations sur ses soins et son traitement. Ce formulaire nécessite leur nom, leur date de naissance, leur signature et la date.
• Formulaire d’autorisation de communication des dossiers : En signant ce formulaire, le patient donne à son prestataire l’autorisation de divulguer ou de recevoir des informations mentales le concernant de la part d’une seconde partie – il s’agit d’un formulaire signé volontairement qu’il peut révoquer.

Avant de travailler avec un client potentiel, il faut lui remettre ces formulaires d’accueil des patients en cabinet privé pour vous protéger, vous et le client.

Construire un formulaire d’accueil des clients

Un thérapeute en santé comportementale doit-il élaborer son propre formulaire d’accueil des clients ? Ou un modèle est-il plus utile ?

Bien que vous puissiez vouloir créer un formulaire d’accueil du client à partir de zéro, il est préférable d’utiliser un modèle ou un service qui vous fournit le formulaire. De cette façon, vous vous assurerez de ne pas avoir oublié d’inclure des informations pertinentes, et vous gagnerez du temps. Vous pourrez toujours adapter un modèle aux besoins spécifiques de votre cabinet par la suite.

Si vous voulez éliminer le besoin de papier, vous pouvez utiliser un portail de patients pratique via ICANotes qui permet à vos patients de remplir des formulaires en ligne – cela rend le processus simple et plus pratique pour vous et le client.

Sécuriser votre formulaire d’admission

Lorsqu’un patient remplit un formulaire d’admission, il fournit une quantité importante d’informations personnelles qui doivent être protégées. Pour garantir la confidentialité de vos patients, vous devrez prendre certaines mesures pour sécuriser leurs données – pour ce faire, vous pouvez :

• Rendre les formulaires électroniques : Les formulaires papier étant plus longs à remplir, ils peuvent être laissés sur un bureau ou laissés dans des dossiers papier non sécurisés. À ce titre, les formulaires papier sont plus vulnérables aux risques de sécurité. En utilisant des formulaires électroniques, le formulaire est moins susceptible d’être accessible aux personnes non autorisées.
• Activer les signatures électroniques : Les signatures électroniques éliminent la nécessité d’imprimer, de faxer ou de scanner les formulaires, ce qui rend les formulaires d’admission moins vulnérables aux risques de sécurité.
• Établir une politique de mot de passe : Une fois que vous aurez des formulaires électroniques, vous devrez les protéger par des mots de passe. Une politique de mot de passe doit être clairement définie et appliquée.
• Mise à jour rapide des logiciels : La mise à jour du logiciel lorsqu’elle est demandée est essentielle pour s’assurer que les informations restent sécurisées.

Gestion des formulaires d’admission en santé comportementale et mentale

Vous avez besoin d’aide pour vos formulaires d’admission et autres documents de santé mentale ? ICANotes peut vous aider. Avec ICANotes, vous pouvez recevoir une gestion des documents qui vous donne un moyen facile d’accéder au dossier consolidé d’un patient, de réduire les besoins en espace de stockage et d’éviter de perdre ou d’égarer des documents et des dossiers vitaux.

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