Qu’est-ce que la POS Transaction ? Les bases expliquées

La progression robuste de l’industrie informatique au cours des dernières années a également fait évoluer les entreprises. Avec l’introduction de technologies logicielles et matérielles avancées, les dossiers associés à toute entreprise sont enregistrés numériquement. La tenue électronique des dossiers permet d’économiser des ressources, est plus fiable et peut être sauvegardée avec un minimum de risques de perte de données.

Les systèmes de point de vente ont été spécifiquement conçus pour assurer le suivi de toutes les ventes, des registres d’inventaire, des transactions de point de vente, de la gestion du profil des employés et de toutes les autres activités menées dans un magasin de détail. Les systèmes de point de vente populaires qui aident les entreprises à améliorer leurs ventes comprennent Shopify, Lightspeed, Shopkeep, Magestore, etc.

Qu’est-ce qu’une transaction de point de vente ?

La transaction de point de vente a lieu lorsqu’un paiement est effectué par un client à une caisse ou à un magasin en ligne en échange de produits ou de services qui lui sont fournis. En termes généraux, une transaction au point de vente se produit chaque fois qu’une activité impliquant la conversion d’actifs, de passifs ou de capitaux propres se produit.

L’échange d’argent et de biens peut se produire sur n’importe quel support selon la nature de l’entreprise ou du magasin auprès duquel l’achat est effectué. Les transactions impliquent deux rôles d’utilisateur, à savoir un acheteur et un vendeur. Les systèmes comprenant des logiciels et du matériel qui gardent la trace de ces transactions sont appelés systèmes POS ou Point of sale.

Par conséquent, tout échange monétaire ayant lieu par le biais d’une caisse intégrée à un logiciel et à un matériel de point de vente est connu comme une transaction de point de vente. Le système de point de vente est acheté par les détaillants pour garder un œil sur le nombre de transactions effectuées sur une base quotidienne, mensuelle ou annuelle.

Les systèmes de point de vente sont également chargés de calculer le montant de l’argent liquide généré chaque jour sur les ventes de différents produits. D’autres fonctionnalités étonnantes comprennent la gestion des stocks, la génération de rapports de point de vente, la gestion du profil des employés, la gestion des stocks, la prévision des besoins en stock, etc.

L’utilisation d’un système de point de vente pour l’enregistrement et le suivi des transactions au point de vente aide les détaillants et les vendeurs à tenir des registres fiables et à mesurer la progression de leurs activités de manière efficace.

Ces systèmes aident également les vendeurs à concevoir des stratégies pour améliorer les ventes en examinant la demande et les ventes de chaque produit et l’impact des procédures de vente déjà mises en œuvre et en générant des rapports POS en fonction des données d’entrée.

Types de transactions POS

Chaque vente ou achat implique la transaction d’argent mais le moyen par lequel cet argent est transféré peut varier dans différents cas. Les deux principales catégories de transactions POS sont mentionnées ci-dessous avec des descriptions précises :

Online

Les transactions POS qui se produisent lors d’un achat dans un magasin de détail en ligne appartiennent à cette catégorie. Dans ce cas, le magasin n’est pas physiquement présent, mais les acheteurs peuvent consulter les détails des produits en ligne et commander les produits souhaités qui sont livrés à leur porte dans quelque temps. La transaction au point de vente a lieu lorsque l’acheteur saisit les informations de sa carte de crédit et que l’argent est transféré au vendeur dans la catégorie en ligne. Dans le cas d’une qualité de produit insatisfaisante ou d’articles défectueux, le montant est également remboursé aux clients dans certains cas.

Offline

Lorsqu’un acheteur visite un magasin, choisit certains articles et effectue le paiement à la caisse sur laquelle un point de vente est installé alors cette catégorie est appelée transaction de point de vente hors ligne. Dans ce cas, l’argent est directement reçu par l’acheteur sans aucun délai.

Ces transactions en ligne et hors ligne sont en outre classées en trois types différents :

Ventes

Lorsqu’un produit ou des articles sont vendus, qu’il s’agisse d’un magasin physique ou d’une boutique de détail en ligne alors ce type de transaction a lieu. Dans les deux cas, l’argent ou le paiement est directement reçu par le vendeur. Le nombre de produits vendus, le montant d’argent liquide reçu, la date et l’heure de l’achat, l’employé qui s’occupe de la vente et les informations sur le client sont enregistrés dans le système de point de vente afin de surveiller ces facteurs pour des prédictions futures.

Achats

Cette transaction de point de vente se produit lorsqu’un acheteur achète un produit sur n’importe quel support et que son retour effectue un paiement. Toutes les informations associées à l’achat sont enregistrées sur le système de point de vente.

Reçus

Après que l’acheteur a réussi à acheter ses produits désirés, un reçu est généré pour les clients estimés qui contiennent des détails comme le montant en espèces payé, le nombre de produits, le nom des articles achetés, la date et l’heure de l’achat, etc. Ce reçu est remis au client afin qu’il puisse également garder une trace des achats qu’il a effectués dans un magasin de détail.

Qu’est-ce que le rapprochement de points de vente ?

Le terme rapprochement de points de vente devient extrêmement important dans les petites et grandes entreprises et il est utilisé lorsque les enregistrements comptables des ensembles de données de points de vente sont comparés entre eux. Cela est fait pour s’assurer que les données enregistrées et exactes.

La réconciliation des points de vente est également expliquée comme les calculs effectués pour vérifier que le montant de l’argent liquide dans la caisse est égal au nombre de ventes effectuées ce jour-là/mois ou année.

Comment le rapprochement de point de vente est lié à la transaction de point de vente ?

Le rapprochement de point de vente et les transactions de point de vente sont étroitement liés l’un à l’autre car les deux sont utilisés pour vérifier les données de chacun. Les données extraites avec les rapports générés dans un système de point de vente sont vérifiées par recoupement grâce aux méthodes de rapprochement de point de vente. Par conséquent, les entrées et les sorties d’argent sont enregistrées parfaitement.

Avantages du rapprochement de point de vente

Éliminer les erreurs comptables

La méthode de rapprochement de point de vente élimine toute erreur humaine possible dans le calcul des finances et vous aide à analyser les données de manière précise.

Sécuriser les dépôts des entreprises

Les recoupements effectués lors de cette procédure vous permettent également d’être sûr du montant des liquidités réservées sur votre compte afin de prévoir de manière précise les investissements ou les achats futurs.

Stabilité

Le processus de rapprochement des points de vente accélère également la stabilité dans la gestion des finances liées à votre entreprise. L’estimation exacte des liquidités disponibles vous aide à planifier à l’avance et à effectuer vos tâches sans heurts.

Identifier les transactions non autorisées

La double vérification de toutes les finances liées aux ventes et aux achats vous aide également à identifier les transactions qui ne sont pas autorisées et à minimiser le risque de sorties de fonds inutiles.

La réconciliation des points de vente vous permet d’identifier les transactions non autorisées et de minimiser le risque de sorties de fonds inutiles.