Qu’est-ce qu’un PMO ? Un guide du bureau de gestion de projet

Selon le rapport  » State of the PMO  » de PMSolutions, le pourcentage d’organisations disposant d’un bureau de gestion de projet (PMO) est passé de 61 % en 2007 à 71 % plus récemment (2017).

Les entreprises sont en concurrence dans une porte sans cesse renouvelée de complexité numérique. Cela crée une pression accrue pour livrer un plus grand volume de projets avec des ressources limitées, tout en continuant à faire croître l’entreprise. Avec l’expansion numérique rapide et la perturbation constante des technologies, déracinant les industries stables et les entreprises ont besoin de maintenir et de développer leur part de marché ou de mourir par l’épée en essayant.

L’équilibre des projets multiples devient de plus en plus important, car les organisations reconnaissent sa valeur dans un paysage concurrentiel, où la maximisation des ressources et le respect des délais peuvent faire la différence entre couler ou nager dans ce climat rapide.

Les principes de gestion du PMO sont basés sur les méthodologies standard de l’industrie documentées dans PRINCE2 ou les directives du PMBOK qui se concentrent sur la planification, l’organisation, la dotation en personnel, l’exécution et le contrôle des opérations d’une organisation pour assurer un rendement maximal avec un minimum d’erreurs.

Mais existe-t-il un bureau de gestion de projet à taille unique ? Examinons ce que fait un PMO et si votre organisation devrait envisager cette approche dans la gestion des projets.

Qu’est-ce qu’un PMO et pourquoi en avez-vous besoin ?

Le PMO joue un rôle clé dans la gestion des projets d’un point de vue stratégique. Contrairement à la gestion de projet, qui se concentre sur les activités quotidiennes au sein d’une équipe de projet, le PMO agit comme un cadre pour les gestionnaires de projet, fournissant des méthodologies et des modèles de PMO pour la gestion des programmes au sein d’une organisation. Il contrôle les ressources de gestion de projet nécessaires au maintien et au déploiement des projets. Il apporte également son aide avec des outils spécifiques au PMO, tels que Smartsheet, Pert et les diagrammes de Gantt, qui fourniront des conseils et un soutien aux autres équipes sur la façon de gérer les projets.

Les équipes de direction au sein d’une organisation ont généralement d’autres travaux importants sur lesquels se concentrer pour gérer l’entreprise et n’ont pas la capacité ou potentiellement les compétences pour suivre tous les projets en jeu à un niveau élevé.

Les chefs de projet sont occupés par leurs activités quotidiennes et leurs équipes, de sorte que ce gouffre est laissé sans surveillance, sans que personne n’établisse de priorités à 30 000 pieds sur la façon de livrer les nombreux projets qu’une organisation doit accomplir au cours d’une année fiscale. La communication est décalée, car la haute direction n’a pas une image globale solide de la santé de son entreprise au niveau de la base.

Responsabilités du PMO

Gouvernance

Établissement des meilleures pratiques pour le développement de programmes à travers une organisation. Elle se concentre sur les procédures en normalisant les méthodologies de PMO nécessaires à travers les départements.

Communication

Réduire l’écart entre la haute direction, les chefs de département et les gestionnaires de projet pour assurer la rationalisation de la communication et des mises à jour de l’état d’avancement des projets peut être une tâche titanesque dans les grandes organisations. Le fait d’avoir cette fonction de PMO centralisée permet de s’assurer que la haute direction est consciente des projets à risque et de mettre potentiellement en évidence les opportunités manquées avec l’intention de mettre en place un plan d’action pour corriger la trajectoire descendante du projet.

Gestion des ressources

Le PMO gère les interdépendances entre les projets, en minimisant le gaspillage des ressources et les erreurs ainsi que le travail reproductible qui a déjà été accompli. Il tire parti de ces apprentissages et rassemble les leçons apprises, les mettant à la disposition des autres équipes de projet pour accroître l’optimisation et raccourcir les délais. Il crée une synergie entre les chefs de projet assurant une navigation plus fluide sur une base de projet.

Coaching

Le PMO forme et encadre les chefs de projet ainsi que les chefs d’équipe, augmentant la valeur de l’ensemble des compétences de l’équipe tout en promouvant les meilleures pratiques de gestion de projet au sein d’une organisation, leur donnant une voix pour diriger le projet dans la bonne direction.

Planification stratégique

Le PMO est un acteur clé chargé d’aider la direction générale à se concentrer sur les projets qui doivent être éliminés et sur la manière d’établir des priorités en fonction des objectifs stratégiques à long terme.

Différents types de PMO

La place du PMO dans la structure hiérarchique de votre entreprise dépendra de ce que votre entreprise veut réaliser à travers ses nombreux projets et de l’alignement nécessaire pour créer une fonction PMO unique pour gérer les tâches spécifiques qui doivent être attribuées. Ces tâches, à leur tour, sont basées sur les besoins de votre organisation.

Il existe différents types de PMO que les organisations peuvent envisager.

• Le PMO d’entreprise : s’assure que les projets s’alignent sur la vision et la stratégie de l’organisation. Généralement, les PMO d’entreprise rendent compte au PDG et ont le pouvoir de prendre des décisions stratégiques et tactiques pour tous les projets.
• PMO de division : Fournit un soutien aux projets pour un secteur d’activité spécifique au sein de l’organisation. Cela comprend la gestion du programme, la formation, la planification des ressources et la coordination du projet.
• Le PMO du projet : Il est établi pour la durée d’un seul projet ou programme. Il comprend le soutien administratif, le contrôle, le suivi et le reporting.
• Centre d’excellence en gestion de projet : Définit les normes et les procédures de gestion de projet, les méthodes et les outils pour soutenir les équipes de projet dans l’ensemble de l’organisation.

Votre organisation a-t-elle besoin d’un PMO ?

Pour mettre en œuvre avec succès les méthodologies de PMO, les entreprises doivent se rappeler quelques concepts clés :

1. Le rôle du PMO doit être clairement défini, ne laissant aucune ambiguïté en matière de responsabilité.
2. Plutôt que d’attribuer de multiples rôles et responsabilités au PMO, concentrez-vous sur ce que l’organisation doit accomplir à travers les objectifs à court et à long terme.
3. L’engagement de la haute direction est nécessaire pour qu’un PMO soit accepté par toutes les parties de l’organisation. Sans ce mandat, le service du PMO n’est qu’un autre silo qui se bat pour établir sa voix dans l’organisation.

Avant d’engager un PMO, prenez le temps de comprendre ce qu’est un bureau de gestion de projet et comment il peut bénéficier à l’organisation à long terme. À partir de là, mettez en œuvre un plan d’action qui fournit des indicateurs clés de performance (KPI) clairs pour évaluer les avantages d’un PMO.

Cependant, il est important de garder à l’esprit que toutes les organisations n’ont pas besoin d’un PMO – surtout au début de leur activité. Au fur et à mesure qu’une entreprise mûrit, cette question de savoir s’il faut faire appel à un PMO ou non devient de plus en plus pertinente. Pour les grandes organisations qui ont plusieurs programmes en cours en même temps, il y a certainement un avantage à investir dans le cadre du PMO, avec pour objectif une communication plus claire entre les parties prenantes internes et la réalisation des KPI du PMO. To further understand how company size influences the need for a PMO, let’s take a look at some data:

• 90% of large enterprises have a PMO
• 88% of midsize companies have a PMO
• 61% of small companies have a PMO

Overall, 71% of companies have a PMO and this number has increased by ten in the past decade.

There is a tendency for organizations to start a project management office without assessing the risks and benefits upfront. Si un PMO est mal fait, il peut faire reculer une entreprise en termes de réalisation de projets, mais aussi créer des sentiments négatifs à l’égard de la gestion de projet, ce qui rend les parties prenantes nerveuses à l’idée d’investir du temps et de l’argent pour le mettre en œuvre à nouveau à une date ultérieure.

Selon l’étude Pulse of the Profession 2017 du PMI, les entreprises qui alignent leur structure PMO à l’échelle de l’entreprise sur la stratégie de la direction générale ont eu 38 % de projets de plus qui ont atteint les objectifs initiaux que celles qui ne l’ont pas fait.

Les avantages suivants de la mise en œuvre du PMO couvrent les entreprises quel que soit le secteur dans lequel elles opèrent :

• Fournir une méthodologie de gestion de projet standardisée et les meilleures pratiques du PMO avec des avantages tangibles et à long terme pour une organisation.
• Les processus de communication deviennent rationalisés à travers les programmes, permettant une collaboration accrue entre les équipes.
• Les chefs de projet peuvent se concentrer sur les tâches opérationnelles quotidiennes. Ils peuvent offrir des possibilités de coaching aux membres de l’équipe, en améliorant les compétences là où c’est nécessaire.
• L’offre d’une utilisation normalisée des outils et des logiciels de gestion de projet simplifie le déplacement des ressources entre les projets.
• Le partage des ressources entre les projets permettra aux équipes solides de prospérer.

Évaluation d’un cadre de PMO

Les échecs de projet sont coûteux. L’année dernière, le Project Management Institute (PMI) a indiqué que la somme d’argent perdue à cause de l’échec des projets était en moyenne de 97 millions de dollars pour chaque milliard de dollars.

Le meilleur endroit pour évaluer les objectifs du PMO d’une organisation est de considérer comment les équipes travaillent ensemble à travers plusieurs systèmes. Concentrez-vous sur le processus de collaboration à la fois au sein d’une équipe et dans l’ensemble de l’organisation et évaluez si les parties prenantes ont une compréhension approfondie du déroulement des projets et ont une visibilité sur la performance des projets

Lorsque les équipes travaillent en silos, il y a un coût financier qui peut amener une entreprise à manquer des opportunités. Les silos entravent la croissance et l’efficacité d’une organisation, ce qui peut entraîner une duplication du travail produit par différents départements ainsi que des équipes démotivées, désengagées de la conduite des résultats et de l’atteinte de leurs KPI.

Le PMO doit s’assurer que toutes les équipes utilisent des méthodologies de gestion de projet cohérentes et que des logiciels standardisés sont utilisés pour gérer tous les projets. Les outils et les logiciels sont formidables pour permettre à vos équipes de travailler efficacement, mais s’ils ne sont pas utilisés correctement dans toute l’organisation, cela peut devenir une entreprise coûteuse. Cela peut avoir un impact sur l’utilisation de la gestion des outils, de la sécurité aux préoccupations de conformité.

Une autre considération est que permettre aux équipes de projet d’utiliser différents outils, apporte des approches de travail divergentes. Cela peut entraver la réaffectation des ressources là où une organisation en a le plus besoin, ce qui a un impact sur le coût du projet, le temps de mise sur le marché et le résultat net.

Certaines organisations voient la haute direction tellement éloignée des activités quotidiennes, qu’elle n’est pas consciente de l’impact du risque sur les projets en jeu, ce qui entraîne un mauvais délai de livraison, un gaspillage de ressources et un dépassement du budget.

Les organisations s’efforcent d’être axées sur les résultats, ce qui est essentiel pour leurs plans d’affaires et leur succès. Le cadre du PMO peut être un atout précieux pour identifier les domaines à améliorer et s’assurer que l’organisation livre des projets optimaux dans les délais et le budget impartis.

Mesurer le succès d’un PMO?

Une enquête de KPMG a révélé que près de 80 % des organisations ont jugé leur PMO  » modérément  » à  » extrêmement efficace  » pour soutenir le changement au sein de l’organisation.

Selon une enquête de Gartner, 70 % des organisations qui ont mis en œuvre un PMO ont signalé une amélioration du taux de réussite des projets. Mesurer le succès d’un PMO permet à la haute direction de prendre des décisions éclairées sur la meilleure source pour ajuster le résultat d’un projet.

Une organisation doit d’abord définir et convenir de ce qui sera mesuré pour atteindre le succès du PMO. Définissez trois à cinq indicateurs clés de performance réalistes à mesurer et suivez-les. Voici la liste des ICP que vous pouvez essayer de mesurer :

• Le nombre de projets achevés par rapport à ceux qui ont été abandonnés ou incomplets. Concentrez-vous sur les projets avec une implication du PMO par rapport aux projets où le PMO n’a fourni aucune contribution.
• Comparer les coûts estimés du projet avec le coût réel pour l’entreprise. Cela peut être un moteur d’entreprise important et plus de poids peut être placé sur ce KPI.
• Analyser le retour sur investissement (ROI) sur les projets coordonnés par le PMO par rapport à ceux qui n’avaient pas d’implication du PMO. Cela peut valider le cadre du PMO. Ou cela mettra en évidence où des changements au cadre du PMO sont nécessaires.
• Analyse d’année en année (YoY) sur le temps qui a pris pour livrer des projets de la même taille ou du même niveau de priorité. Assurez-vous de comparer des pommes avec des pommes pour mesurer cet ICP de manière équitable. Sinon, le résultat sera inefficace et n’aidera pas à conduire les améliorations du projet.
• Calculer si les ressources ont été allouées de manière appropriée aux projets. Assurez-vous que le bon nombre de ressources étaient disponibles sur un projet. Ce KPI du PMO évaluera l’impact des projets livrés à temps.
• Sondage des équipes de projet sur le processus du PMO et son impact sur leurs projets. Était-il utile d’avoir la participation du PMO ? Le PMO a-t-il fourni un coaching et un mentorat qui ont amélioré les compétences des équipes de projet ?

Le résultat de la mesure du PMO devrait produire des améliorations des fonctions du PMO dans les projets encore à venir. L’évaluation des KPI du PMO après chaque livraison de projet assurera la croissance et la durabilité du PMO.

Conclusion : Le PMO est plus pertinent que jamais

Même s’il y a eu des avancées dans la livraison des programmes en utilisant les méthodologies waterfall et agile, une plus grande réflexion pourrait être placée autour de la livraison des projets, y compris le déploiement et le lancement de produits. Pensez à l’objectif final de vos projets et à certains des défis auxquels vous êtes confrontés aujourd’hui. L’évaluation de ces points sensibles permet à votre organisation de mieux adapter les fonctions du PMO nécessaires à la gestion des projets. Il peut servir au mieux la direction et les équipes de projet dans cet environnement technologique complexe.

Les PMO évoluent constamment avec les nouvelles technologies, méthodologies et mentalités des équipes de projet. En s’adaptant à l’environnement de votre entreprise, un PMO peut assumer un plus large éventail de fonctions et de responsabilités, en soutenant les projets dans toute l’entreprise.

Le cadre du PMO du futur devra être flexible pour s’adapter à la croissance des programmes et s’aligner sur la stratégie à long terme d’une organisation de manière plus significative. Alors que les organisations sont confrontées à des besoins en nouvelles technologies, à des environnements de travail à distance et à une complexité croissante des projets, les avantages du PMO sont plus convaincants que jamais.

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