Rapport d’étape : Qu’est-ce que c’est et comment le rédiger ? (Étapes et format)

Une petite question : sur une échelle de 1 à 10, quelle est l’importance de faire régulièrement le suivi et de fournir des mises à jour du projet à vos superviseurs, collègues ou clients ? La réponse est 12 ! Tout simplement, parce que personne n’aime être laissé dans le noir !

Pour tout projet dans une entreprise, les personnes qui l’entourent doivent être bien informées de l’état d’avancement du projet, des recherches effectuées par l’équipe de projet, de leurs décisions et des possibilités d’amélioration. Ces mises à jour font partie intégrante de la gestion de projet et permettent de s’assurer que chaque membre de l’équipe fonctionne efficacement et que ses objectifs sont atteints à temps.

Une façon de présenter l’état d’avancement de votre projet et d’en assurer le suivi est de rédiger un puissant rapport d’avancement !

En fait, l’American Society for Training and Development montre que le fait de disposer d’un endroit spécifique pour vérifier son avancement augmente de 95 % la probabilité d’atteindre un objectif.

Les rapports d’avancement sont un endroit idéal pour les chefs de projet afin d’informer et d’engager leurs superviseurs, clients ou associés, sur les progrès réalisés sur un projet au cours d’une certaine période.

S’ils sont bien exécutés, les rapports d’avancement fournissent un aperçu rapide de la façon dont les choses ronronnent, offrant des indications précieuses pour augmenter la productivité, fournir les conseils nécessaires et résoudre rapidement les difficultés émergentes.

Cependant, la rédaction d’un rapport d’avancement peut être un peu intimidante, surtout, lorsque vous avez une équipe diversifiée et divers sous-projets à gérer. Eh bien, ne vous inquiétez pas ! Nous allons remédier à cela. Dans cet article de blog, nous allons tout vous apprendre sur les rapports d’avancement, pourquoi ils sont importants et comment vous pouvez en rédiger un qui fera dire à tout le monde  » wow  » !

Lisez la suite…

Qu’est-ce que le rapport d’avancement ?

Un rapport d’avancement signifie exactement ce qu’il semble être : un document qui explique en détail l’état d’avancement de votre projet en cours. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking « I wish I could make reports for my supervisor and team all day »! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. Les rapports progressifs exigent de parler avec votre équipe ou votre client pour comprendre les objectifs et présenter les informations qui sont étroitement liées auxdits objectifs.

Que le rapport concerne la mise à jour des investisseurs, les performances marketing ou la gestion des ressources. Ces rapports permettent à chacun de voir ce qui va bien et ce qui ne va pas. Ils aident également les responsables à voir la réussite ou l’échec global des projets. En outre, les rapports d’avancement aident à :

Rendre l’information transparente

Le ciment de toute relation est la visibilité et la transparence. Un rapport d’avancement bien défini présente directement la manière dont votre travail affecte les résultats du projet et met en évidence les bons et les mauvais côtés ! En ajoutant la transparence à votre plan de projet, vous pouvez construire un niveau inégalé de crédibilité et de confiance avec votre équipe et vos clients.

Encourager l’interaction constante

Créer et discuter des rapports d’avancement entraîne une communication constante et maintient tout le monde dans la boucle. Le fait d’être en contact permanent avec les autres sur une base hebdomadaire ou mensuelle garantit une compréhension claire des rôles et des responsabilités.

Améliorer l’évaluation et l’examen du projet

Les rapports d’avancement précédents vous aideront à clarifier les failles, les problèmes systémiques, à examiner les documents pour savoir ce qui n’a pas fonctionné, ce qui peut être fait correctement et quel domaine doit être amélioré.

Fournit un aperçu pour la planification future

Lorsqu’un rapport d’avancement montre tous les retards qui se sont produits, le superviseur ou un chef de projet peut surveiller et enquêter sur le problème qui a entravé l’avancement et prendre une mesure supplémentaire pour éviter qu’ils ne se produisent à l’avenir.

Lire la suite : Comment rédiger des rapports de projet qui  » épatent  » vos clients

Comment rédiger un rapport d’avancement en 4 étapes simples ?

Les rapports d’avancement sont des documents essentiels pour le suivi des plans et des initiatives de projet, mais si les lecteurs et les rédacteurs ne sont pas en phase, ces rapports peuvent être un exercice à contretemps pour toutes les personnes concernées. Par conséquent, voici quelques étapes pour vous aider à fournir les bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment.

1. L’objectif de votre rapport

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles quelqu’un doit rédiger un rapport d’étape. Évidemment, pour beaucoup d’entre elles, il s’agit de faire le point sur l’avancement et l’état d’avancement du projet.

Les lecteurs pourraient également vouloir connaître des informations détaillées sur l’objectif du projet, sa durée et d’autres informations importantes.

2. Considérez votre public

Une fois que vous avez trié l’objectif de la rédaction du rapport d’avancement, considérez le type de public que vous allez cibler et les détails que vos lecteurs vont reconnaître dans le rapport.

Cela peut être, quelle décision vos lecteurs vont devoir prendre après avoir lu le rapport d’avancement, les informations qu’ils vont devoir connaître pour superviser et participer au projet de manière efficace, etc.

Créer une section  » travaux terminés « 

Dans cette section, vous devez décrire tout ce qui a déjà été fait et la meilleure façon de le faire est de mentionner les tâches terminées de manière chronologique.

Vous pouvez préciser les dates, les tâches sur lesquelles vous et votre équipe travailliez, les informations sur les principaux résultats, etc.

Résumez votre rapport d’activité

Dans la section  » résumé « , fournissez les détails essentiels sur les tâches à accomplir et les travaux terminés. Ajoutez également une brève description des problèmes rencontrés par votre équipe, les recommandations de votre superviseur pour les résoudre et si une assistance sur le projet est nécessaire.

Créer un rapport d’étape qui se démarque !

Si vous prévoyez de montrer un rapport d’étape qui ressemble exactement à n’importe quel autre rapport fade, il y a de fortes chances que vos lecteurs le survolent en cours de route ou ne le lisent pas du tout. Eh bien, pour attirer l’attention de votre lecteur et afficher fièrement le travail que vous avez accompli sur le projet, vous devez rendre le rapport d’avancement irrésistiblement convaincant !

Que diriez-vous de visuels impressionnants, accompagnés d’un contenu de qualité qui pourrait capter l’intérêt du lecteur et l’inciter à lire l’ensemble du document ? Sans aucun doute, tout le monde aime lire quelque chose de facile à saisir et visuellement époustouflant !

Heureusement, nous avons pour vous l’outil parfait qui vous offrira une expérience de lecture comme jamais auparavant et donnera vie à vos rapports d’activité en grisaille ! Une solution comme Bit.ai

Créer un rapport d’avancement de la bonne manière avec Bit.ai

Bit est un outil de collaboration documentaire dans le cloud d’un nouvel âge qui aide les équipes à créer, partager, gérer et suivre des documents interactifs sur le lieu de travail.

Bit vous aide à faire en sorte que vos rapports soient plus qu’un simple texte et une image fades. Ainsi, en plus de permettre à plusieurs utilisateurs de collaborer sur des rapports, Bit permet également aux utilisateurs de partager toute sorte de média riche comme des vidéos de campagne, des tableaux, des graphiques, des fichiers One Drive, des feuilles de calcul Excel, des GIF, des Tweets, des tableaux Pinterest, etc. Tout ce qui se trouve sur internet avec un lien peut être partagé et Bit le transformera automatiquement en contenu visuel.

Bit a une esthétique de conception très minimale qui fait ressortir chaque élément de conception, une lisibilité impressionnante et des fonctionnalités riches qui empêcheront les collaborateurs de gâcher tout document et les aideront à repenser leur façon de travailler !

En plus de rédiger des rapports d’avancement, vous pouvez facilement créer d’autres beaux documents comme l’énoncé de travail, la documentation de projet, le plan opérationnel, la feuille de route, la charte de projet, etc. dans un espace de travail commun pour que les autres membres de l’équipe puissent collaborer, se documenter, partager leurs connaissances, réfléchir à des idées, stocker des actifs numériques et innover ensemble.

La meilleure partie est que ces connaissances sont sécurisées dans vos espaces de travail et peuvent être partagées (ou gardées privées) avec n’importe qui dans votre organisation ou le public !

En somme, Bit est comme Google Docs sur des stéroïdes ! Donc, plus besoin de se contenter de ces éditeurs de texte ennuyeux quand vous avez une solution excessivement robuste pour vous accompagner !

Encore, vous ne savez pas comment Bit peut vous aider à créer le rapport d’activité parfait pour courtiser vos lecteurs ? Voyons quelques autres des capacités impressionnantes de Bit !

Avantages clés de la création de vos rapports d’activité sur Bit.ai

UI simple et propre : Bit présente une esthétique de conception très minimale, ce qui permet à un néophyte de se familiariser rapidement avec la plateforme. Même si la plateforme est riche en fonctionnalités, elle fait un excellent travail quant à ne pas submerger un nouvel utilisateur et fournit une approche systématique du travail.

Organisation des informations : Les informations sont souvent éparpillées dans des applications de stockage en nuage, des courriels, des canaux Slack, etc. Bit rassemble toutes vos informations en un seul endroit en vous permettant de les organiser dans des espaces de travail et des dossiers. Rassemblez tous vos documents, fichiers multimédia et autres données importantes de l’entreprise en un seul endroit.

Consistance de la marque : Concentrez-vous sur le contenu et laissez Bit vous aider pour la conception et le formatage. Les documents Bit sont entièrement responsive et s’affichent parfaitement sur tous les appareils. Avec des modèles et des thèmes étonnants, les docs Bit vous offrent le type de cohérence de la marque et du design qui est inédit dans le secteur de la documentation

Recherche intelligente : Bit dispose d’une fonctionnalité de recherche très robuste qui permet à quiconque de rechercher et de trouver rapidement ses documents. Vous pouvez rechercher des espaces de travail, des dossiers, des titres de documents et le contenu à l’intérieur des documents avec la recherche en texte riche de Bit.

Intégrations médias : Les entreprises utilisent en moyenne 34 apps SaaS ! Pas étonnant que la plupart de notre temps soit consacré à sauter d’une app à l’autre, à la recherche d’informations. C’est pourquoi Bit.ai s’intègre à plus de 100+ applications populaires (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive, etc.) pour aider les équipes à tisser des informations dans leurs documents au-delà du simple texte et des images.

Multiples modes de partage : Les documents Bit peuvent être partagés dans trois états différents :

1. État vivant : Un état en direct signifiant que toutes les modifications que vous apportez au document seront mises à jour en temps réel. Si vous partagez vos documents avec des clients, des partenaires ou des consommateurs, ils obtiendront toujours vos modifications les plus récentes.
2. Embeds : Vous pouvez intégrer des documents Bit sur n’importe quel site Web ou blog. Les documents Bit sont entièrement responsive et s’affichent parfaitement sur votre site web.
3. Traçage : Vous pouvez suivre vos documents et recueillir des informations en temps réel pour comprendre comment les utilisateurs interagissent avec votre contenu. Voyez combien de temps les utilisateurs passent à consulter les documents, le ratio de défilement, les informations sur les utilisateurs, et plus encore.

Conclusion

Un rapport d’avancement bien défini est comme le pouls d’un projet ! Il détermine votre relation avec vos lecteurs, met en évidence toutes les mises à jour – petites ou grandes – et permet à tout le monde d’être sur la même longueur d’onde. Rappelez-vous, selon la complexité et la portée du projet, vous pourriez avoir besoin de partager votre rapport d’avancement sur une base hebdomadaire ou mensuelle pour une meilleure efficacité !

Une fois que vous aurez suivi toutes les étapes qui sont mentionnées ci-dessus, vos rapports vont sûrement se sentir comme une brise d’air frais pour vos lecteurs, vous faisant paraître crédible et professionnel. Alors, qu’attendez-vous pour le faire ?