Page mise à jour : 7 janvier 2021
À l’automne 2008, l’American Heart Association (AHA) a lancé Grants@Heart, un nouveau système de soumission de propositions et de gestion des bourses. Si vous prévoyez de soumettre une demande à l’AHA, veuillez consulter ci-dessous les informations relatives au processus de demande/financement.
Notez que l’AHA dispose de nombreuses informations sur son site Web. Allez sur : http://my.americanheart.org/professional/Research/FundingOpportunities/ForScientists/For-Scientists_UCM_316962_SubHomePage.jsp
L’université d’État de l’Ohio dispose également d’excellentes informations sur le système AHA. Voir : http://rf.osu.edu/grants@heart/
Le processus de demande et de frais d’adhésion
Quels sont les nouveaux frais/cotisations d’adhésion et s’appliquent-ils à moi ?
À compter des dates limites de l’hiver 2012, chaque demandeur de l’AHA doit soit être membre professionnel de l’American Heart Association, soit payer 100 $ par soumission de demande. Ces frais aident à défrayer le coût administratif du traitement des demandes, ce qui rend plus de fonds disponibles pour les bourses de recherche.
Une nouvelle page de frais d’adhésion/de demande a été ajoutée au formulaire de demande de l’AHA dans Grants@Heart. À partir de cette page, on peut cliquer sur un lien pour renouveler ou adhérer à l’adhésion professionnelle de l’AHA. Les niveaux d’adhésion commencent à 75 $.
Les demandes du programme d’étudiants de premier cycle sont exemptées de frais de demande ou d’adhésion.
À quel niveau d’adhésion dois-je adhérer ?
Les frais de demande sont supprimés au niveau d’adhésion minimum de 75 $. Discutez avec le bureau de votre doyen pour déterminer si un autre niveau d’adhésion est approprié pour vous en fonction de votre participation aux programmes de l’American Heart Association.
Quel type de fonds puis-je utiliser pour payer la demande ou les frais d’adhésion ?
Des fonds discrétionnaires peuvent être utilisés pour payer les frais d’adhésion ou de demande. Ces fonds comprennent, sans s’y limiter : les fonds de dons (233), les fonds de retour fédéraux f&a (150) et les fonds de recettes à usage général (101).
Puis-je utiliser ma bourse AHA pour payer les frais de demande ou d’adhésion ?
Oui, vous pouvez utiliser votre bourse AHA pour payer les frais d’adhésion à l’AHA. Cependant, vous ne pouvez pas utiliser la bourse pour payer des frais de demande.
Puis-je utiliser des fonds sponsorisés pour payer les frais de demande ou d’adhésion ?
Non. Les directives fédérales interdisent spécifiquement le paiement des frais d’adhésion en tant que coûts directs sur les bourses.
Puis-je utiliser une carte P pour payer les frais d’adhésion ?
Les cartes P ne peuvent pas être utilisées pour payer une adhésion initiale, mais peuvent être utilisées pour payer les renouvellements d’adhésion. Les adhésions initiales doivent être payées par un individu et remboursées par le ministère avec un paiement direct.
Puis-je utiliser une carte P pour payer les frais d’inscription ?
Oui, les cartes P peuvent être utilisées pour payer les frais d’inscription.
Si je paie moi-même les frais d’inscription ou d’adhésion, comment puis-je être remboursé ?
Votre ministère vous remboursera par un paiement direct provenant d’un fonds discrétionnaire.
Puis-je payer les frais d’adhésion/de demande après la soumission de la demande ?
Non. Tant que le demandeur n’a pas adhéré à l’AHA ou renouvelé son adhésion ou payé les frais de demande, il ne pourra pas soumettre la demande au responsable des subventions (RSP). Veuillez suivre attentivement ces étapes de demande :
- Démarrez votre demande dans Grants@Heart tôt. Il faut généralement 3 jours pour recevoir la confirmation d’adhésion. Dans le cas où vous n’avez pas reçu de confirmation, il existe un » raccourci rapide » disponible dans le système de subventions.
- Compléter votre demande dans Grants@Heart et la transmettre au responsable des subventions institutionnelles (RSP).
- Créer et acheminer un enregistrement WISPER avec les formulaires et documents finalisés en pièce jointe. Une fois que le RSP aura reçu l’enregistrement WISPER approuvé, nous soumettrons la demande à l’AHA en votre nom.
À qui devons-nous adresser nos questions ?
Les questions relatives à la soumission des demandes peuvent être adressées à :
- Votre bureau du doyen
- RSP – Prépaiement par courriel – Darlene Holte (890-3509) ou Brenda Egan (262-9029)
Les questions relatives aux frais d’adhésion/de demande peuvent être adressées à :
- Votre bureau du doyen
- Bonniejean Zitske (262-9727)
Cliquez ici pour une liste de FAQ préparée par l’AHA.
A propos du processus de demande
Quel navigateur dois-je utiliser pour le système Grants@Heart ?
Les utilisateurs de PC doivent utiliser Internet Explorer, et les utilisateurs de Mac doivent utiliser Safari. Les autres navigateurs ne fonctionneront pas.
Le système Grants@Heart se déconnecte-t-il ?
Le système Grants@Heart se déconnecte après 30 minutes d’inactivité.
Qui doit être sélectionné comme responsable des subventions ? Fiscal Officer ?
Les demandeurs doivent s’assurer de sélectionner Kim Moreland comme Grants Officer et Bonniejean Zitske comme Fiscal Officer.
Comment le RSP saura-t-il que ma demande est prête à être soumise à l’AHA ?
Une fois que tous les éléments de la demande sont complétés, le PI appuiera sur un bouton » Soumettre à l’agent des subventions « , ce qui informera le RSP par courriel qu’une demande est prête pour l’examen institutionnel.
Dois-je acheminer un enregistrement WISPER pour ma demande ?
Oui, un enregistrement WISPER doit être acheminé pour chaque demande entrée dans le système Grants@Heart. Pour vous assurer que l’enregistrement correspond à la bonne demande, incluez l’identifiant de la demande AHA dans le champ du numéro de référence du sponsor. L’enregistrement WISPER doit être acheminé par le bureau du doyen avant que le RSP puisse soumettre votre demande à l’AHA.
Qui peut apporter des modifications à ma demande AHA dans le système Grants@Heart ?
Grants@Heart ne permet pas que des modifications soient apportées par d’autres personnes que le PI, y compris le bureau du doyen et le RSP.
Que se passe-t-il si quelque chose dans la demande doit être modifié ?
Dans leur examen, si le responsable des subventions identifie que quelque chose dans la demande doit être modifié, alors la demande sera rejetée. Cela permettra au PI d’accéder à la demande. L’IP doit apporter des corrections, puis cliquer à nouveau sur » Soumettre à l’agent de subventions « .
Comment puis-je savoir si l’AHA a reçu ma demande ?
Vous recevrez un e-mail de confirmation de l’AHA une fois que votre demande aura été soumise avec succès.
Ma demande peut-elle être modifiée après avoir été soumise à l’AHA ?
Une fois que l’agent de subventions a soumis une demande à l’AHA, elle NE PEUT PAS être modifiée. Il n’y a PAS de fenêtre pour les corrections.
Combien de fois puis-je resoumettre une demande ?
Une demande peut être soumise jusqu’à trois fois (l’originale plus deux resoumissions).
Je pensais avoir enregistré ma publication dans la section Informations sur la science et l’évaluation, mais elle n’y était pas lorsque j’ai vérifié. Comment faire pour qu’elle soit enregistrée ?
Le nom du fichier est peut-être trop long. Renommez le fichier (moins de 30 caractères) et essayez à nouveau de le télécharger.
Je n’ai qu’une (ou deux) publications. Comment faire pour que la section Publications s’enregistre ?
Chacun des trois domaines doit avoir un téléchargement. Si vous n’avez pas trois publications, créez alors un document PDF portant la mention « Non disponible ». Téléchargez-en une ou deux si nécessaire pour satisfaire le système. Sauvegardez chacun d’entre eux.
Que faire si un tiers a des problèmes pour accéder à ma demande ?
Les demandes de l’American Heart Association ont un rôle pour les tiers (par exemple, chef de département, référent, sponsor). Le type de Tiers impliqué dépend du type de demande soumise. Les Tiers sont tenus de fournir certaines informations à l’appui d’une demande ; pour ce faire, ils doivent se rendre dans le système Grants@Heart et télécharger des informations (un formulaire ou une lettre, etc.).
Lorsqu’un demandeur crée une demande, il est responsable de la saisie des Tiers. Une fois qu’une personne est saisie en tant que Tiers dans une demande AHA, elle recevra un avis par e-mail l’en informant.
Dans TOUTE situation, il est essentiel que les noms/prénoms et l’adresse e-mail du Tiers saisi par le demandeur correspondent aux informations du compte du Tiers. Les noms/prénoms et l’adresse électronique sont essentiels pour relier le compte d’un Tiers à une demande.
Si un Tiers n’est pas sûr d’avoir déjà utilisé le site Grants@Heart de l’AHA :
Si le Tiers n’est pas sûr d’avoir déjà été sur le site de l’AHA, il doit se rendre sur le lien qui dit « DID YOU FORGET YOUR ID OR PASSWORD ? » (sous le Login) et cliquer dessus. Cela fera apparaître un autre écran. Utilisez le côté droit qui indique « Forgot Username and Password ». Après que le tiers a saisi ses noms et prénoms & adresse électronique, il recevra un courrier électronique contenant son ID utilisateur et son mot de passe. Une fois qu’ils ont reçu leur ID utilisateur et leur mot de passe, ils doivent aller dans l’e-mail qu’ils ont reçu qui les a informés qu’ils étaient un Tiers. Ils doivent utiliser le lien contenu dans l’e-mail pour se connecter au système Grants@Heart. L’utilisation du lien pour se connecter leur fournira l’accès approprié pour télécharger le(s) document(s) vers la demande.
Si un tiers avait un compte dans le système en ligne AHA précédent, mais n’a PAS utilisé le système Grants@Heart :
Si un tiers avait un compte dans le système en ligne AHA précédent, mais n’a PAS utilisé le système Grants@Heart, il doit se rendre sur le lien qui indique « DID YOU FORGET YOUR ID OR PASSWORD ? » (sous le login) et cliquer dessus. Cela fera apparaître un autre écran. Utilisez le côté droit qui indique « Forgot Username and Password ». Après que le tiers a saisi ses noms et prénoms & adresse électronique, il recevra un courrier électronique contenant son ID utilisateur et son mot de passe. Une fois qu’ils ont reçu leur ID utilisateur et leur mot de passe, ils doivent aller dans l’e-mail qu’ils ont reçu qui les a informés qu’ils étaient un Tiers. Ils doivent utiliser le lien contenu dans l’e-mail pour se connecter au système Grants@Heart. L’utilisation du lien pour se connecter leur fournira l’accès approprié pour télécharger le(s) document(s) vers la demande.
Si un tiers a utilisé le système Grants@Heart de l’AHA et ne se souvient pas de son ID utilisateur/mot de passe :
Voir les instructions pour » Si un tiers avait un compte dans le système en ligne précédent de l’AHA, mais n’a PAS utilisé le système Grants@Heart. »
Si un tiers a utilisé le système Grants@Heart de l’AHA et se souvient de son ID utilisateur/mot de passe :
Il doit se rendre dans le courriel qu’il a reçu et qui l’informait qu’il était un tiers. Ils doivent utiliser le lien contenu dans le courriel pour se connecter au système Grants@Heart. L’utilisation du lien pour se connecter leur fournira l’accès approprié pour télécharger le(s) document(s) vers la demande.
Si un tiers n’a JAMAIS utilisé un système en ligne de l’AHA auparavant :
Ils doivent aller dans le courriel qu’ils ont reçu qui les a informés qu’ils étaient un tiers et utiliser le lien dans le courriel pour s’inscrire au système Grants@Heart. Ils devraient ensuite recevoir deux courriels ultérieurs de l’AHA : le premier accuse réception de l’inscription, et le second confirme que l’inscription a été authentifiée. L’e-mail contiendra leur ID utilisateur et un mot de passe temporaire. Avec ces informations, ils doivent utiliser le lien dans l’e-mail qui les a informés de leur rôle de tiers pour se connecter au système Grants@Heart. L’utilisation du lien pour se connecter leur fournira l’accès approprié pour télécharger le(s) document(s) vers la demande.
Mon tiers peut accéder à ma demande. Comment fait-il/elle pour télécharger la pièce justificative ?
Une fois qu’un tiers est en mesure de se connecter au système Grants@Heart, il devrait alors voir à côté de » Bienvenue (nom) : Profil d’utilisateur » une liste déroulante qui affiche un choix parmi lequel il peut choisir (chef de département, consultant, référent, chercheur principal, etc. – en fonction du nombre de candidats auxquels ils sont associés). Lorsqu’il choisit un profil d’utilisateur (par exemple, référent) dans la liste déroulante, une page s’affiche avec les documents justificatifs dans la partie gauche de la navigation. S’il clique sur Documents justificatifs et sur Télécharger les documents justificatifs, il verra les identifiants de la demande, les noms, etc. et un bouton Télécharger à côté. Cliquez sur le bouton Télécharger et une page s’affiche alors pour le(s) document(s) qu’ils devront télécharger.
A propos du processus d’attribution
Ma demande a été financée ?
Après que l’AHA a examiné toutes les demandes et pris des décisions sur celles à financer, elle enverra un message électronique à chaque demandeur. L’avis par courriel ressemblera à quelque chose comme ceci :
Demande de l’AHA #0930279N
Cher John Doe,
L’examen par les pairs de votre demande au programme de subvention de développement scientifique du PNRC de l’AHA est terminé. Veuillez vous connecter à Grants@Heart et consulter le statut de votre demande. Si vous avez besoin d’aide, veuillez envoyer un courriel à [email protected]
CLIQUER ICI POUR VOUS CONNECTER ( http://research.americanheart.org/ris )
Ce message est généré automatiquement. Ne répondez pas directement à ce message !
Pour savoir si votre demande a été financée, vous devrez vous connecter au système.
À quoi ressemble une notification d’attribution ?
Si votre demande a été financée, vous trouverez une lettre d’attribution. Elle devrait ressembler à ceci.
Que dois-je faire maintenant que je sais que ma demande a été financée ?
Veuillez vous assurer de télécharger une copie de la lettre de notification d’attribution dans l’enregistrement WISPER.
À ce stade, l’AHA exige que vous soumettiez plusieurs formulaires.
Quels formulaires dois-je soumettre et comment les soumettre ?
Vous devrez imprimer le formulaire de convention d’attribution et le formulaire de décharge du bénéficiaire, car ils nécessitent des signatures originales. Le formulaire d’accord de subvention doit être signé par le RSP. Les autres formulaires d’activation (formulaire d’acceptation, budget du projet, etc.) doivent être soumis en ligne.
Quelles informations doivent être saisies sur le formulaire de convention de bourse ?
Compléter la partie supérieure du formulaire. Le numéro de référence AHA se trouve en haut de la lettre de notification de la bourse. Pour le RSP, sur la partie droite du formulaire, saisissez les informations suivantes :
- Agent de subventions : Kim Moreland
Adresse électronique du responsable des subventions : [email protected] - Agent financier : Bonniejean Zitske
Adresse électronique de l’agent financier : [email protected]
Qui doit signer le formulaire d’acceptation ?
En plus des signatures du boursier et du chef de département, le formulaire de convention de bourse doit être signé par un responsable autorisé du RSP. Vous devez vous assurer de fournir le formulaire au RSP suffisamment tôt pour le renvoyer à l’AHA avant la date limite. Vous pouvez choisir de récupérer le formulaire dûment signé et de le renvoyer à l’AHA vous-même, ou vous pouvez demander au RSP de le renvoyer à l’AHA en votre nom. Si la date limite est imminente, veuillez fournir un bordereau de livraison de nuit. Le formulaire de décharge du boursier ne nécessite que la signature du boursier. Il peut être envoyé soit avec le formulaire de convention de subvention, soit indépendamment.
Mon budget doit être approuvé. Qui procède à l’approbation ?
Une fois que vous aurez appris que votre subvention a été financée, vous soumettrez votre budget de projet en ligne. Après l’avoir fait, le RSP recevra un message qui ressemble à ceci :
Dear Kim Moreland,
Le budget du projet a été soumis à votre examen pour la bourse 0910248G – John Smith. Connectez-vous au système électronique Grants@Heart pour examiner le budget du projet. Le budget doit répondre aux exigences institutionnelles ainsi qu’aux normes et directives de l’AHA. Veuillez nous contacter à [email protected] si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’informations supplémentaires.
Cliquez ici pour vous connecter
Ce message est généré automatiquement. Ne répondez pas directement à ce message!
Si vous avez reçu un message similaire, veuillez le transmettre au bureau de votre doyen. Le RSP transmettra tout message de ce type au bureau du doyen, qui a la responsabilité d’approuver votre budget.
J’ai reçu un message indiquant que les informations bancaires n’ont pas été soumises. Que dois-je faire ?
Vous recevrez un message indiquant que les informations bancaires devront être saisies pour votre bourse. Il ressemblera à ceci :
Bourse AHA #0910103G
Chère Jane Smith,
Ceci est un rappel que les formulaires de bourse suivants pour votre bourse prédoctorale AHA Midwest intitulée ABC n’ont pas été soumis :
Informations bancaires
Veuillez soumettre les éléments manquants dès que possible. L’AHA demande toutes les signatures originales sur l’accord de bourse et les formulaires de décharge du bénéficiaire de la bourse. Les informations bancaires doivent être soumises par votre responsable des subventions.
Si vous avez des questions ou avez besoin d’aide, veuillez contacter l’administration des bourses à [email protected]. Sachez que les paiements de bourses peuvent être retenus en attendant la réception de certains formulaires de bourses.
Ce message est généré automatiquement. Ne répondez pas directement à ce message!
Si vous recevez un tel message, veuillez le transmettre à [email protected]. Le RSP saisira les informations pour vous.
J’ai reçu la notification d’attribution et j’ai soumis tous mes documents à l’AHA, mais mon attribution n’a pas encore été mise en place. Qu’est-ce qui bloque ?
Avant qu’une bourse ne soit mise en place, l’onglet Projets de l’enregistrement WISPER doit être complété. Tous les protocoles de conformité doivent inclure ce projet/sponsor spécifique. Veillez à ce que les protocoles de conformité soient mis à jour et joints à la fiche WISPER. Assurez-vous également que votre budget a été approuvé dans le système Grants@Heart. Vérifiez auprès de votre administrateur départemental ou du membre du personnel du RSP Pre-Award affecté à votre dossier pour savoir s’il manque quelque chose qui empêche la mise en place de la bourse.
A propos du processus de gestion des bourses
J’ai reçu un e-mail indiquant que mon rapport de situation financière est en retard. Que dois-je faire ?
Retransmettre le message au comptable du RSP après attribution qui gère votre bourse.
Qui prépare les rapports financiers pour les bourses AHA ?
Les comptables du RSP après attribution préparent les rapports financiers annuels. Une fois que le comptable du RER a soumis le rapport en ligne, le système Grants@Heart envoie un courriel à l’IP. Ce dernier est alors chargé d’examiner et d’approuver le rapport. Si le PI souhaite reporter 10 000 $ ou plus, il doit fournir une justification avec le rapport financier. Notez que les rapports financiers ne sont généralement pas requis pour les bourses de recherche.
Ma bourse est censée durer deux ans (ou plus), mais WISDM ne montre que la première année. Pourquoi cela se produit-il ?
Pendant la première année d’une bourse AHA, seul le financement de la première année peut être dépensé. Chaque année suivante est mise en place lorsque le financement pour elle a été libéré. Environ 60 jours avant le début d’une année ultérieure de financement, envoyez un e-mail au comptable post-bourse du RSP qui gère votre bourse pour l’informer que l’année à venir doit être activée.
Je veux poursuivre ma bourse au-delà de la date de fin officielle. Que dois-je faire ?
Dans leur dernière année, les boursiers (à l’exception des boursiers) peuvent demander une prolongation de douze mois. Vous devez demander une prolongation avant la date de fin officielle de votre bourse, environ 90 jours avant la fin. Pour demander une prolongation, vous devez suivre les instructions fournies par le centre/affilié qui finance la bourse.
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