Remboursement des frais kilométriques des employés : Ce que vous devez savoir

Lorsque vous demandez à vos employés de sauter dans un avion pour le travail, ils ne devraient pas avoir à utiliser leur propre argent pour se rendre à destination. De la même manière que vous payez le billet d’avion d’un employé, vous devez rembourser les employés lorsqu’ils utilisent leur voiture personnelle à des fins professionnelles.

Le remboursement des frais kilométriques des employés est le moyen le plus simple d’empêcher les employés d’égrener leur salaire pour couvrir les frais de conduite professionnelle.

Vue d’ensemble : Qu’est-ce que le remboursement des frais kilométriques ?

Plus courant autrefois, les entreprises délivraient des voitures de fonction aux commerciaux et aux cadres qui se déplaçaient souvent en voiture pour des réunions professionnelles. L’entreprise fournissait la voiture et payait les frais connexes tels que l’essence, l’assurance et l’entretien.

Il est désormais habituel que les employés utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Les entreprises peuvent compenser les frais de voiture d’un employé avec le remboursement du kilométrage : Les employés reçoivent un montant fixe pour chaque kilomètre parcouru pour le travail.

Les entreprises peuvent également rembourser les employés sur la base des coûts réels encourus pour la conduite professionnelle, mais l’application d’un taux de remboursement du kilométrage est souvent plus simple.

En règle générale, le remboursement de vos employés pour l’utilisation de leur voiture personnelle n’est pas une exigence fédérale. Il s’agit tout de même d’une pratique courante que votre entreprise devrait adopter pour éviter que vos employés n’ouvrent leur porte-monnaie pour financer des dépenses professionnelles.

Le remboursement du kilométrage s’applique également aux indépendants. Vous pouvez déduire l’utilisation professionnelle de votre voiture personnelle dans l’annexe C du formulaire 1040 de l’IRS.

L’IRS fixe un taux standard de remboursement des frais kilométriques. Pour 2020, le taux de kilométrage fédéral est de 0,575 cents par kilomètre.

Les remboursements basés sur le taux de kilométrage fédéral ne sont pas considérés comme un revenu, ce qui les rend non imposables pour vos employés. Les entreprises peuvent déduire ces coûts sur leurs impôts commerciaux.

Une meilleure pratique consiste à utiliser le taux de remboursement des frais kilométriques de l’IRS, mais vous êtes libre de choisir un taux supérieur ou inférieur. Lorsque vous remboursez les employés à un taux plus élevé, le montant supplémentaire est compté comme un salaire brut et est soumis aux charges sociales.

Qu’est-ce qui est admissible au remboursement des frais kilométriques ?

Votre entreprise peut déduire les frais de remboursement des frais kilométriques pour les voyages d’affaires qui excluent le trajet régulier d’un employé.

Les frais de remboursement de kilométrage admissibles comprennent :

  • Voyages professionnels
  • Réunions hors site avec des clients et des clients potentiels
  • Faire des courses pour des fournitures professionnelles
  • Livraisons

Le taux de kilométrage aide à couvrir les coûts tels que l’essence, les changements d’huile, l’entretien et l’assurance. Les péages et les frais de stationnement ne sont pas conçus pour être inclus dans le taux de remboursement des frais kilométriques, les employeurs doivent donc rembourser ces frais à leur coût réel.

Lorsque vous utilisez le taux kilométrique de l’IRS pour ces frais, ils ne sont pas imposables pour vos employés et sont déductibles pour votre entreprise. Si vous choisissez un taux plus élevé, vous et vos employés payez des charges sociales sur le montant supplémentaire.

Vous pouvez rembourser vos employés pour les frais de déplacement, mais c’est une décision d’administration des avantages sociaux car les frais de déplacement payés par l’employeur sont considérés comme un avantage social imposable.

Comment calculer le remboursement standard du kilométrage

Les employeurs devraient créer une politique de remboursement du kilométrage qui décrit :

  • What trips are subject to reimbursement
  • The reimbursement rate
  • How to calculate the number of miles
  • How to record the mileage reimbursement
  • How reimbursements will be paid

Create an expense report that automatically calculates the standard mileage reimbursement based on your policy. You can use a Microsoft Excel template as a starting point.

Ask your employees to submit a record that supports their expense report. Methods of calculating mileage include:

  • Taking photos of the car’s odometer before and after each business trip
  • Using an online tool like Google Maps

Let’s calculate a mileage reimbursement for Archie, an employee of Artie’s Architecture. Archie a conduit sa voiture personnelle pour visiter le site d’un client la semaine dernière et demande le remboursement des kilomètres parcourus.

La politique d’Artie stipule :

  • Les sites des clients sont admissibles au remboursement des kilomètres
  • Le taux de remboursement est le taux standard de l’IRS de 0.575 cents par kilomètre
  • Comparer le relevé de l’odomètre de la voiture avant et après le voyage pour calculer les kilomètres parcourus
  • Les employés doivent remplir une note de frais pour le remboursement des kilomètres dans les 10 jours ouvrables suivant le voyage
  • Les employés reçoivent le remboursement par dépôt direct dans les cinq jours ouvrables suivant la soumission

Avant et après chaque voyage d’affaires, Archie prend une photo de son odomètre pour garder une trace de son kilométrage.

Après le voyage, Archie remplit une note de frais à l’aide du modèle fourni par l’employeur qui calcule automatiquement son remboursement selon le taux kilométrique 2020 de l’IRS.

Une feuille de calcul Excel montrant une note de frais pour les déplacements.

Demandez à vos employés de soumettre une note de frais qui suit leur kilométrage. Source : Microsoft Excel.

En tant qu’employeur, vérifiez toujours les calculs des notes de frais pour vous assurer que les formules Excel fonctionnent correctement.

Le propriétaire de l’entreprise, Artie, doit trouver la différence entre les relevés du compteur kilométrique et la multiplier par le taux de remboursement standard des frais kilométriques.

La différence pour le premier voyage est de 171 miles (10 456 – 10 285). Multiplié par 0,575 cents, le résultat est de 98,33 $, ce qui correspond à l’édition du rapport de dépenses. Artie doit répéter le processus pour le deuxième voyage. Le montant total du remboursement s’élève à 196,08 $.

Les logiciels de paie ont souvent une fonction qui permet aux employeurs d’envoyer les remboursements par dépôt direct.

Puisque le remboursement standard du kilométrage n’est pas imposable, traitez ces remboursements séparément du traitement de la paie. N’ajoutez pas le remboursement au prochain chèque de paie de votre employé, car vous pourriez accidentellement le soumettre à des déductions salariales inutiles.

Si vous remboursez le kilométrage dans les chèques de paie des employés, rapprochez régulièrement votre paie pour détecter les erreurs.

Devriez-vous payer les employés pour les frais de conduite professionnelle ?

Si vous vivez dans certains États ou si vous payez vos employés au salaire minimum, vous pourriez devoir leur rembourser les frais de conduite professionnelle.

La Californie et le Massachusetts exigent le remboursement du kilométrage. Consultez le site Web du département du travail de votre État pour connaître les réglementations les plus récentes.

Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les employés gagnant le salaire minimum ou presque paient leurs frais de conduite professionnelle. La règle du kickback du Fair Labor Standards Act (FLSA) stipule que si les frais de conduite d’un employé l’amènent à gagner moins que le salaire minimum, l’employeur doit le rembourser.

Lorsqu’un employé gagne le salaire minimum ou presque, toute dépense non remboursée déclenche la violation du kickback du FLSA.

La règle du kickback du FLSA se pose couramment pour les livreurs de nourriture qui utilisent leur propre voiture. Les employeurs doivent suivre les déplacements des employés qui gagnent près du salaire minimum pour s’assurer qu’ils ne sont pas sous-payés.

Par exemple, disons que vous possédez une pizzeria dans le Connecticut et que vous payez vos chauffeurs-livreurs 12 $ de l’heure, le salaire minimum. Les chauffeurs utilisent leurs propres voitures pour effectuer les livraisons.

Si vos employés doivent payer l’essence utilisée pour les livraisons, ils utilisent techniquement leurs gains au profit de l’entreprise. La FLSA dit que ces coûts ne peuvent pas faire tomber le taux horaire d’un employé en dessous du salaire minimum.

Disons qu’un livreur travaille pendant quatre heures et gagne 48 $ de salaire brut (taux horaire de 12 $ x 4 heures).

La FLSA dit que ces coûts ne peuvent pas faire tomber le taux horaire d’un employé en dessous du salaire minimum.

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