1) Enregistrement fiscal en Alabama
Avant de démarrer votre petite entreprise en Alabama, vous devez acquérir les numéros d’identification, les licences ou les permis nécessaires à l’enregistrement fiscal. Les formes courantes d’impôt pour la plupart des entreprises comprendront la taxe sur les ventes et l’utilisation, l’impôt sur le chômage et la retenue d’impôt sur le revenu. Toutefois, la liste des possibilités ne s’arrête pas là. Selon la nature des services de votre entreprise, des taxes supplémentaires peuvent s’appliquer. Voici quelques exemples de ces taxes potentielles :
- Taxe sur l’hébergement
- Taxe sur la location
- Taxe sur les fournisseurs de produits pharmaceutiques
- Taxe sur les privilèges des maisons de soins infirmiers
- Taxe sur les services de communication mobile
Pour commencer l’enregistrement, visitez le système d’enregistrement en ligne de la taxe professionnelle de l’Alabama. Pour plus d’informations, vous pouvez vous tourner vers la page d’accueil de l’Alabama Department of Revenue, qui comprend une liste des centres locaux de services aux contribuables, les horaires des ateliers pour entreprises et une recherche de formulaires fiscaux en ligne.
2) Licences commerciales
L’État d’Alabama exige que les entreprises et les professions se procurent des licences ou des permis avant de commencer leurs activités. Le coût, le type et le nombre de permis dont votre entreprise a besoin dépendent de la nature des services que vous proposez. Par exemple, un concessionnaire automobile devra obtenir un type de licence différent de celui d’un démonteur ou d’un reconstructeur. La page Business Licensing du ministère du revenu de l’Alabama fournit des informations sur les lois, des mises à jour sur les avis et des réponses aux questions fréquemment posées concernant les licences d’entreprise en Alabama. Des informations et des ressources supplémentaires peuvent apparaître sur le site Alabama.gov.
3) Permis locaux
L’administration locale de votre région, comme celle de votre ville ou de votre comté, peut exiger des permis et des licences spécifiques. Each municipality may have its own unique regulations. Here are some of the most common licenses and permits you may need.
- Alarm Permit
- Building Permit
- Business License and/or Tax Permit
- Health Permit
- Occupational Permit
- Signage Permit
- Zoning Permit
4) Incorporation Filing
In Alabama, businesses that fall under the following categories must register with the Alabama Secretary of State Business Services:
- Corporations
- Non-profit Organizations
- Limited Liability Companies (LLC)
- Partnerships
Additional information and registration forms are available on the official site of the Alabama Secretary of State.
In Alabama, sole proprietors do not have to register with the Secretary of State to begin operations. However, sole proprietor businesses assume the personal name of the owner. Si vous voulez éviter d’utiliser votre nom personnel, vous devez vous enregistrer pour un nom commercial.
5) Doing Business As
En déposant un nom commercial ou « Doing Business As », vous pouvez donner à votre entreprise d’Alabama un nom indépendant de votre nom personnel ou du nom enregistré de votre société ou partenariat. La page « Trademarks » du secrétaire d’État de l’Alabama propose des formulaires pour l’enregistrement des marques de commerce, des marques de service et des noms commerciaux. Vous devez également effectuer une recherche de nom commercial pour vous assurer que le nom que vous avez l’intention d’utiliser n’est pas déjà utilisé par une autre entreprise. Vous pouvez effectuer une recherche parmi les noms commerciaux existants sur le site Web mentionné précédemment.
Exigences de l’employeur
6) Retenues à la source
Après le processus de dépôt pour le 4e trimestre de l’année, les employeurs de l’Alabama sont responsables de la conservation des dossiers des taxes sur l’emploi pour les quatre prochaines années. Les informations à conserver dans les dossiers doivent inclure les données personnelles des employés, les informations sur les dépôts d’impôts, votre numéro d’identification d’employeur et les paiements de salaires, de rentes et de pensions. La page de l’IRS sur la tenue des registres de l’impôt sur l’emploi contient des conseils supplémentaires concernant les éléments à conserver dans vos dossiers. Des registres clairs et précis vous permettront de suivre les sources de recettes, de suivre la croissance de votre entreprise, de préparer les déclarations d’impôts et de déterminer les dépenses déductibles.
Formulaires W-4 et W-2
Chaque employé doit fournir à l’employeur un formulaire W-4 rempli, un certificat d’exemption de retenue. L’employeur doit ensuite envoyer chaque formulaire W-4 à l’IRS.
Les employeurs de l’Alabama doivent également traiter les informations relatives aux impôts retenus et aux salaires versés de chaque employé. Sur une base annuelle, l’employeur doit soumettre les informations relatives aux impôts et aux salaires de l’année précédente au gouvernement fédéral via le formulaire W-2, la déclaration des salaires et des impôts. La copie A de ce formulaire doit être envoyée à la Social Security Administration. Le formulaire W-2 doit être remis le dernier jour de février, sauf s’il est envoyé par voie électronique, auquel cas la date limite est fixée à la fin du mois de mars. En outre, chaque employé doit recevoir une copie du formulaire avant le 31 janvier de l’année suivante.
Les liens suivants peuvent vous aider à déposer vos formulaires obligatoires :
- La page d’instructions et d’informations sur le dépôt du formulaire W-2 par l’employeur de la Social Security Administration
- Le guide fiscal de l’employeur de l’Internal Revenue Service
7) Vérification de l’éligibilité des employés (formulaire I-9)
Les nouveaux employés doivent remplir le formulaire I-9, qui est une preuve d’éligibilité à travailler dans le pays. Ce formulaire doit être rempli dans les trois jours suivant le début des conditions d’emploi. L’employeur doit ensuite conserver un formulaire dans ses dossiers pour chaque employé, qu’il soit citoyen américain ou non.
Le formulaire peut être trouvé sur le site officiel des services de citoyenneté et d’immigration des États-Unis.
8) Déclaration des nouveaux employés
En Alabama, les employeurs doivent fournir des informations concernant les nouveaux employés ou les employés rappelés au département des relations industrielles de l’Alabama dans les 20 jours suivant l’embauche. Ces informations, qui comprendront des données personnelles telles que les noms et les numéros de sécurité sociale, peuvent être soumises par voie électronique. Visitez la page d’accueil du département des relations industrielles de l’Alabama pour accéder au système de dépôt électronique des nouvelles embauches et à une page de questions fréquemment posées.
9) Exigences en matière d’assurance
Si votre entreprise basée en Alabama embauche des employés, vous devez payer la taxe d’indemnisation du chômage, qui fournira une certaine aide aux individus sans emploi qui sont capables de travailler. La page d’information sur les employeurs du département des relations industrielles de l’Alabama fournit des informations complètes concernant la taxe sur le chômage.
Les entreprises de l’Alabama qui ont besoin d’employés peuvent également être tenues de payer une assurance contre les accidents du travail. Cette assurance couvre les travailleurs qui ont été blessés au travail ou ont acquis une maladie liée au travail. Consultez la page d’information sur la couverture d’assurance du département des relations industrielles de l’Alabama pour obtenir des informations supplémentaires. Si votre entreprise nécessite quatre employés ou moins, travaillant à temps plein ou à temps partiel, vous pouvez être exempté de cette taxe particulière.