Nous travaillons continuellement avec des clients pour développer de nouveaux systèmesafin de les aider à gérer leur entreprise en douceur. Cependant, la création d’un système n’est pas toujours une tâche simple. Chaque système nécessite un plan d’action, des ressources et du personnel pour le mettre en œuvre. Il est souvent utile de penser aux systèmes comme une combinaison de processus et de procédures, et de nombreux managers ne comprennent pas vraiment la différence entre les deux.
Un processus est une opération de haut niveau qui s’étend sur l’organisation. Un processus se compose de diverses fonctions et définit le protocole étape par étape ou la série d’actions nécessaires pour accomplir une tâche ou un objectif spécifique. Vu sous un autre angle, un processus est la façon dont vous définissez les étapes nécessaires pour atteindre l’objectif. Le processus décrit également ce qui est nécessaire pour atteindre le résultat final, y compris les différents départements et ressources au sein de l’organisation.
Une procédure, en revanche, est plus détaillée et de niveau inférieur, définissant le protocole spécifique pour accomplir une partie du processus. La procédure décrit l’ordre des étapes spécifiques nécessaires pour atteindre un résultat final, et une série de procédures prises ensemble constitue un processus.
Les systèmes réussis rassemblent les processus et les procédures de manière à les définir comme un ensemble d’instructions.
Un processus est donc transversal, définissant ce qui est fait et par qui. Il est typiquement défini comme un organigramme ou un arbre de décision, où une étape mène logiquement à une autre étape ou activité. Il existe des événements déclencheurs qui conduisent à un choix dans l’arbre de décision, tous conçus pour aboutir à un résultat ou à une issue souhaitée.
Dans le processus, des procédures spécifiques sont définies, décrivant comment une tâche spécifique doit être effectuée et qui effectue cette tâche. Sont incluses dans le processus les métriques de réussite.
Lorsque vous décomposez le processus en un ensemble de procédures définies, ces procédures deviennent des instructions de travail. Les instructions définissent de multiples procédures et les rôles des différentes personnes responsables de ces procédures, de sorte que lorsqu’elles sont réunies, elles définissent un processus réussi.
Votre succès dans la définition des processus, des procédures et des instructions déterminera en fin de compte le succès de votre système d’entreprise. Vous devez utiliser les processus et les procédures ensemble, en exposant les diagrammes de processus avec les détails des procédures pour mettre en œuvre les diagrammes, en montrant les étapes du processus auxquelles les procédures se réfèrent. Grâce à cette approche, le personnel comprend mieux le contexte et les implications d’un processus transversal, et comment chaque procédure contribue à ce processus. Notez qu’une procédure bien écrite avec beaucoup de détails peut souvent atténuer le besoin d’instructions complexes.
Développer des systèmes d’entreprise, comprendre comment décomposer les processus et les procédures contribuera grandement à définir les systèmes qui sont essentiels à toute opération.