To Multitask or Not to Multitask
Dans le monde des affaires actuel, les entreprises doivent faire plus avec moins et on demande aux employés de travailler plus dur et plus longtemps. Une majorité de personnes au bureau passent leur temps à rebondir d’une tâche à l’autre, croyant que leur multitâche les rend plus efficaces. De nouvelles études ont toutefois révélé que le multitâche n’est plus une compétence dont il faut se vanter, mais dont il faut s’inquiéter. Ces études suggèrent que le multitâche nous amène en réalité à faire plus d’erreurs, à retenir moins d’informations et à modifier le fonctionnement de notre cerveau, laissant tout le monde s’interroger sur » le multitâche ou pas ? «
Comment votre cerveau est multitâche
Le cortex préfrontal du cerveau commence à travailler chaque fois que vous devez faire attention. Cette zone de votre cerveau aide à maintenir votre attention sur un seul objectif et à réaliser la tâche en coordonnant les messages avec les autres systèmes cérébraux. Travailler sur une seule tâche signifie que les deux côtés du cortex préfrontal travaillent ensemble en harmonie. L’ajout d’une autre tâche oblige les côtés gauche et droit du cerveau à travailler indépendamment. C’est ce qu’ont découvert des scientifiques de l’Institut national de la santé et de la recherche médicale (INSERM) à Paris en demandant à des participants à l’étude de réaliser deux tâches en même temps tout en subissant une imagerie par résonance magnétique fonctionnelle (IRMf). Les résultats ont montré que le cerveau se divise en deux et nous amène à oublier des détails et à faire trois fois plus d’erreurs lorsqu’on nous donne deux objectifs simultanés.
Il est important de noter que le multitâche en effectuant des tâches naturelles comme manger et marcher est beaucoup plus facile que des tâches plus compliquées comme envoyer des SMS en conduisant. Ces tâches naturelles sollicitent moins le cortex préfrontal, ce qui crée un passage plus facile entre manger et marcher vers votre prochaine réunion. Non seulement le multitâche nous rend moins productifs, mais il peut également faire baisser notre QI et notre efficacité globale au travail.
Le multitâche affecte votre QI
Une étude de l’Université de Londres a révélé que les participants qui effectuaient des multitâches pendant des tâches cognitives, subissaient une baisse du score de QI similaire à ceux qui ont veillé toute la nuit. Certains des hommes multitâches ont vu leur QI baisser de 15 points, ce qui leur laissait le QI moyen d’un enfant de 8 ans. La prochaine fois que vous vous retrouverez en réunion, essayant de jongler entre l’écoute de votre patron et la lecture des grands titres de la journée, sachez que peu d’informations seront emmagasinées de l’une ou l’autre des tâches lorsque tout sera dit et fait.
Le multitâche affecte l’efficacité de votre cerveau
Etre capable d’effectuer plusieurs tâches au travail est considéré comme une force, pourtant une étude publiée dans le Journal of Experimental Psychology : Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) indique que le multitâche est moins efficace car il faut un temps supplémentaire pour changer de vitesse mentale chaque fois qu’une personne passe d’une tâche à l’autre. Joshua Rubinstein, PhD, de la Federal Aviation Administration, a proposé de nouveaux modèles de contrôle cognitif. Le premier, le déplacement des objectifs, implique de décider activement de changer de tâche. Une fois que vous avez décidé de changer de processus, votre cerveau commence à activer les règles. Pour ce faire, votre cerveau doit désactiver les règles cognitives de l’ancienne tâche et en activer de nouvelles pour la suivante. Ce processus peut être observé sur le lieu de travail lorsqu’une personne passe du remplissage de feuilles de calcul Excel à la rédaction d’e-mails. Le cerveau doit d’abord changer d’objectif et décider qu’il en a fini avec les processus mathématiques et qu’il est prêt à commencer à écrire. Avant de commencer à écrire, le cerveau désactive les règles mathématiques et active les règles linguistiques. Le temps nécessaire au cerveau pour changer complètement de processus et de règles cognitives prend du temps et conduit à l’inefficacité sur le lieu de travail.
Comment être efficace sans être multitâche
Ne pas être multitâche au travail peut être difficile à arrêter, surtout quand il y a beaucoup de choses dans votre assiette. Heureusement, il existe quelques changements simples et conscients que vous pouvez faire pour travailler encore plus efficacement. Plutôt que de passer d’une tâche à l’autre toutes les deux minutes environ, consacrez des périodes de temps à une certaine tâche. Par exemple, passez 20 minutes à lire les nouvelles du jour, puis passez à votre prochain devoir pendant 20 minutes, et ainsi de suite.
Une tâche courante sur le lieu de travail qui mettra cette stratégie à l’épreuve est la consultation des e-mails. Des études montrent que le professionnel moyen passe environ 23 % de sa journée à envoyer des courriels. Inspirés par cette statistique, Gloria Mark, de l’Université de Californie, Irvine, et son collègue Stephen Voida ont étudié un bureau, ont coupé 13 employés du courrier électronique pendant cinq jours, ont attaché des moniteurs cardiaques à leur poitrine et ont suivi leur utilisation de l’ordinateur. Les employés se sont avérés moins stressés lorsqu’ils étaient coupés de leur courrier électronique. Ils se sont concentrés sur une seule tâche pendant plus longtemps et ont changé d’écran moins souvent, minimisant ainsi le multitâche, et travaillant efficacement.
Comment combattre le multitâche dans les équipes
Le monotâche au niveau individuel semble assez facile, mais que se passe-t-il lorsqu’une équipe est impliquée ? Le multitâche avec un groupe de collègues crée un risque plus élevé de mauvaise communication, de délais non respectés et de mauvaise qualité du travail. Si tous les membres du groupe sont distraits, il y a peu de chances, voire aucune, qu’ils se rassemblent et produisent le meilleur travail possible. Pour combattre une équipe qui coule, il est important de rester collectivement concentré sur une tâche, de prévoir des blocs de temps et d’utiliser moins d’outils. La productivité montera en flèche si le groupe concentre son attention sur une seule tâche. Ils seront en mesure de se réunir et de se consacrer au travail. En créant des blocs de temps pour différentes tâches, vous avez plus de chances de rester productif et de respecter le calendrier d’exécution. Enfin, en utilisant moins de plateformes, chaque membre aura moins de temps de transition entre les tâches, ce qui lui permettra de rester dans un état d’esprit productif. Créez un modèle de travail pour votre équipe basé sur l’organisation, la communication et la simplicité pour une meilleure productivité.
Principaux enseignements pour la direction
- Soyez sensible aux défis lors du multitâche
- Aidez les employés à prioriser le travail
- Lâchez l’accélérateur de temps en temps. Prévoyez des périodes de ralentissement pour permettre aux employés de faire une pause.
- Gardez les affaires transparentes pour aider les employés à se sentir valorisés.
- Communiquez clairement les attentes.
- La communication en face à face est plus efficace que le courriel.
La prochaine fois que vous vous retrouverez à jongler avec des missions simultanées au travail, arrêtez le multitâche. Accordez toute votre attention à un projet à la fois et vous constaterez que la qualité de votre travail et votre efficacité augmentent considérablement.
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