Un tour d’horizon des exemples de politiques de travail flexible pour les employeurs

Votre entreprise a-t-elle une politique de travail flexible formelle ? Si vous avez répondu non, vous n’êtes pas seul. Et loin s’en faut. 64 pour cent des entreprises ont des programmes flexibles informels sans politique écrite. De même, 67 pour cent des managers sont autorisés à offrir de la flexibilité à leur propre discrétion.

Des chiffres comme ceux-ci permettent de comprendre pourquoi les employés sont si confus par les options de travail flexible. Tellement confus, en fait, que seulement 12 pour cent des employés participent réellement à des programmes de travail flexible. Pourquoi si peu ?

Il existe un certain nombre de raisons pour lesquelles les employés ne profitent pas de la flexibilité :

• Ils ne comprennent pas comment commencer à travailler de manière flexible dans leur entreprise
• Ils craignent d’être considérés comme moins engagés
• Même si l’entreprise vante les options de travail flexible, leur manager ne les autorise pas
• Les cadres supérieurs et les managers ne  » joignent pas le geste à la parole  » et travaillent eux-mêmes de manière flexible
• Ils ne sont pas sûrs des options disponibles

Aucune de ces situations n’est une bonne nouvelle pour les entreprises. Un manque de clarté entourant le qui/quoi/quand/comment des programmes de travail flexible entraîne de la confusion, de la frustration et, dans de nombreux cas, un roulement coûteux.

Le manque de flexibilité a été cité parmi les principales raisons pour lesquelles les milléniaux quittent leur emploi dans une étude Ernst & Young Global Generations Research de 2015. Et une étude de Regus de 2016 a révélé que près de 62 % de tous les travailleurs ont déclaré qu’ils seraient restés plus longtemps dans un emploi précédent si le travail flexible avait été une option.

Mais cela signifie que le contraire – une richesse de clarté entourant la politique de programme de travail flexible d’une entreprise – peut être une très bonne chose pour les entreprises.

La normalisation du travail flexible permettra non seulement d’éliminer ces points douloureux, mais aussi de fournir une image complète du retour sur investissement des programmes de travail flexible.

Que devrait être la politique de travail flexible d’une entreprise ?

Plusieurs organisations et entreprises ont mis à disposition des échantillons en ligne, nous sommes donc en mesure de vous montrer exactement ce que votre politique de travail flexible pourrait et devrait être.

Définir le flex, les instructions d’application, les dispositions

L’université d’État de Portland a deux politiques de télétravail : une pour le télétravail de routine et régulier, et une pour le télétravail dans des « circonstances opérationnelles exceptionnelles ». Leur politique générale pour le télétravail de routine est très complète et certains points spécifiques ressortent :

• Elle présente une excellente vue d’ensemble. Les tout premiers paragraphes couvrent la définition du télétravail par l’université, qui approuve le télétravail, où le télétravail est autorisé (le domicile d’un employé ou « un autre endroit approprié ») et elle mentionne les autres types de flexibilité disponibles (y compris les horaires flexibles, les semaines de travail comprimées et le partage de poste).
• Elle fait de la communication une priorité. Dans les dispositions générales, la  » communication  » figure tout en haut. Des normes de communication définies sont la pierre angulaire de toute politique de travail flexible réussie.
• De nombreuses dispositions importantes sont abordées, notamment : l’équipement, les soins aux personnes à charge, les intempéries, les blessures, l’accès au réseau, les fournitures de bureau, la qualité du travail, etc.

Répondre au  » Pourquoi ? » Réduire les craintes, fournir une formation

Afin d’encourager le télétravail pour économiser l’énergie, le département de l’énergie de l’Oregon a créé un exemple de politique de télétravail que les entreprises de l’Oregon peuvent utiliser. Parmi les éléments qui ressortent :

• Il énonce les raisons d’adopter le télétravail : conserver l’énergie, atténuer les embouteillages, améliorer la qualité de l’air, augmenter la productivité des employés, améliorer le moral, réduire les coûts, et attirer et retenir les employés talentueux.
• Il élimine rapidement les craintes de paraître moins engagé en indiquant clairement que la rémunération, les avantages et les responsabilités d’un employé ne changeront pas s’il télétravaille.
• Il mentionne une formation que les employés ET les managers doivent suivre pour les préparer au télétravail.

Une formation et une orientation adéquates pour les employés ET les managers. Formation et orientation pour les employés ET les gestionnaires

Une erreur que les entreprises pourraient commettre en élaborant une politique de travail flexible est de se concentrer exclusivement sur les règles et règlements pour les employés du programme. Mais l’un des facteurs les plus importants pour déterminer si un programme sera couronné de succès est la formation des gestionnaires.

La gestion des télétravailleurs ne ressemble pas à celle des employés de bureau à bien des égards. Le San Mateo County Office of Sustainability le comprend et a créé une ressource approfondie qui couvre un éventail utile de sujets pour les employés et les gestionnaires qui télétravaillent ou soutiennent les équipes de télétravail.

Certains des points saillants :

• Une évaluation du télétravail que les managers peuvent compléter pour déterminer si un employé est un bon candidat pour le at-.home work

• A « Planning Your Telework Day » worksheet for employees

• Tips on « How to Manage for Results/Performance/Accountability » for managers that include setting expectations, managing by results, communicating, and handling performance issues.

How can you find more sample flexible work policies?

The three resources mentioned already are some of the best examples of well-designed telecommuting and flexible work policies.

• Portland State University’s Telecommuting Policy
• Oregon Department of Energy’s Telecommuting Policy Template
• San Mateo County’s In-Depth Telework and Flex-Schedules Toolkit

And there are several other resources to help employers assemble policies that work:

• Telework Toolkit’s Guide to Writing a Telework Policy
• Basic Telework Program Policy from Global Workplace Analytics
• U.S. Department of Commerce Telework Program Guide

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