11 egyszerű tipp a hatékony e-mail kezeléshez

Hány időt tölt naponta az e-mailjei kezelésével? Egy órát? 30 percet? Néhány órát? Talán fél napot?

Míg az e-mail célja a kommunikáció megkönnyítése, gyanítom, hogy néha kontraproduktív eszközzé válik, mert annyi időt töltünk az e-mailjeink kezelésével! Gondoljon például ezekre az esetekre:

• Valamikor folyton a postaládájába kattint, pedig csak 5 perce nézte meg?
• Naponta sok időt tölt az e-mailjei kezelésével, például a múltbeli levelek keresésével, a régi levelek szortírozásával, rendszerezésével és törlésével?
• Sokszor az e-maileket tekinti első számú prioritásnak, ahelyett, hogy ténylegesen elvégezné a dolgait?
• Vannak olyan napok, amikor több időt tölt a postaládájában, mint a rendes munkával?

A nap végén az e-mail csak egy eszköz az Ön számára, hogy elvégezze a feladatait. Az alábbiakban 11 tippet adunk, hogy javítsd az e-mail kezeléseidet:

Naponta egyszer dolgozd fel a leveleidet

Noha naponta többször is megnézem a leveleimet, csak hogy képben legyek (ha valami furcsa dolog történik, például leáll a weboldalam, vagy ha sürgős kérés érkezik), nem dolgozom fel őket azonnal. Naponta csak egyszer teszem ezt meg, vagy a nap elején, vagy este.

Foglaljon el egy napi időt az e-mailek feldolgozására. Ha nem fejezed be a megadott időn belül, folytasd másnap. A fontosabbakat helyezze előtérbe, a többit pedig engedje el. (Lásd #2).

Ha olyan munkaszintű pozícióban van, ahol sok időérzékeny e-mailt kap, akkor is megvalósíthatja ezt a gyakorlatban. A lényeg, hogy ne hagyd, hogy az e-mailek uralják az életedet. Ne feledje, hogy ez egy eszköz, amely segíti a munkáját, és nem maga a munka.”

Priorizáljon 20% e-mailt; halassza el a 80%-osokat

Nem minden e-mail egyforma. Szeretem a 80/20-as szabályt, mert az életünk minden egyes területére érvényes. Beleértve az e-maileket is. A 80/20 szabály az az elképzelés, hogy a bemenetek 20%-a felelős a kimenetek 80%-áért minden helyzetben. Ezért ahhoz, hogy hatékonyak legyünk, a 20%-os bemenetekre kell összpontosítanunk, amelyek 80%-os kimenethez vezetnek. Hasonlóképpen, 20%-ban olyan nagy értékű e-mailekre kell összpontosítanunk, amelyek maximális kimenethez vezetnek.

Az én 20%-os e-maileim azok, amelyek a következő áttörést hozzák a munkámban. Ezek lehetnek médiafelkérések, interjúhelyek, kapcsolatépítési lehetőségek, üzleti nyomok, beszédlehetőségek és egyéb dolgok, amelyek a 20%-os üzleti céljaimhoz vezetnek. A 20%-os e-mailjeim közé tartoznak azok az emberek is, akik befektettek a munkámba, például az 1-1 coaching ügyfeleim, az előadói megbízásaim és az olvasók, akik megvásárolták a tanfolyamaimat és termékeimet. Végül, de nem utolsósorban a jó barátaimmal folytatott levelezés is ide tartozik. Minden más a 80%-os levelezésbe kerül.

A 20%-os e-maileknek jelentős prioritást adok. Általában azonnal válaszolok rájuk (különösen, ha megfelelnek a #9-ben szereplő 1 perces szabálynak), ha nem, akkor 1-3 nap múlva. A 80%-os levelekre hosszabb időt szánok a válaszadásra, néha nem is válaszolok (lásd a #4. pontot).

Hagyj egy “Válasz XX napra” mappát

A válaszra váró leveleket egy “Válasz XX napra” mappába iktasd, ahol XX a hét napja. Én minden héten 3 napot különítek el az e-mailek megválaszolására – kedd, csütörtök és szombat. Így nem kényszerülök arra, hogy azonnal válaszoljak, amikor megkapom a levelet. Elolvasom, gondolatban nyugtázom, és átgondolom, amíg el nem jön a válaszadás ideje (átlagosan 3-8 nap a levél kézhezvételétől számítva).

Tudatosítsd, hogy nem kell minden levélre válaszolnod

Azzal ellentétben, amit gondolsz, nem kell minden levélre válaszolnod. Néha az is válaszadásnak tekinthető, ha egy bizonyos idő elteltével nem válaszolsz.

Nagy mennyiségű olvasói levelet kapok, és egy ideig minden egyes beérkező levélre válaszoltam. Semmit sem értem el vele. Az egész napomat azzal töltöttem, hogy levelekre válaszoltam, és a nap végére kimerültem, képtelen voltam valódi munkát végezni. És érdekes módon nagyjából az összes levélre, amire válaszoltam, soha nem kaptam semmilyen választ (még elismerést vagy köszönetet sem), még akkor sem, ha további kérdéseket tettem fel, hogy tovább segítsek nekik. Gyanítom, hogy a levelek felét nem olvassák el, a másik fele pedig olyan levél, amit az emberek hirtelen felindulásból küldenek, és a válaszok nem igazán számítanak. Akárhogy is, rájöttem, hogy sokkal hatékonyabb, ha ezt az időt nagyobb értékű feladatokra fordítom, mint például a nagy értékű és tartalmas termékeken való munka, 1-1 coaching-ügyfelem támogatása, új projektek és új cikkek írása.

Ne stresszelj túlságosan azon, hogy minden egyes levélre válaszolj. Válaszolj, ha ez segít, de ha a válaszadás költségei nem haladják meg az előnyöket, akkor talán nem érdemes aggódnod emiatt. Csak hagyja, és a dolgok idővel maguktól rendeződnek.

Hozzon létre sablonválaszokat, ha gyakran küld hasonló válaszokat

Ha átnézi az elküldött levelek mappáját, valószínűleg talál egy tendenciát azokban a levelekben, amelyekre válaszol. Az oldalamra érkező levelek általában a következő néhány kategória valamelyikébe sorolhatók: (1) visszajelzések/köszönő levelek (2) 1-1 coaching (3) könyv/termékkritika-kérések (4) beszédmegkeresések (5) egyéb. Az (1) és (2) esetében sablonokat használok, amelyeket előre megírtam, és amelyeket a válaszaimban használok. Ahogy válaszolok, aszerint alakítom őket, hogy megfeleljenek az eredeti levél igényeinek. Ezzel rengeteg időt spóroltam meg, szemben a korábbiakkal, amikor a semmiből gépeltem az e-maileket.”

Kizárólag a releváns e-maileket olvasom

Néhány hírlevélre feliratkozom – például a fitneszről, az önsegítésről, a blogolásról és az üzletről -, de nem olvasom el az összes levelet, amit küldenek. Nem is törlöm őket, mert tudom, hogy értékes információkat tartalmaznak. Ehelyett úgy állítom be a gmailt, hogy automatikusan archiválja őket különböző címkékbe (mappákba). A bloglevelek a blogolás mappába kerülnek archiválásra, a fitneszlevelek az egészség & fitnesz mappába, és így tovább. Jelenleg körülbelül 30 mappám van. Csak akkor olvasom el őket, ha további információkat akarok szerezni az adott témáról.

Nem kell minden egyes beérkező levelet elolvasnod. Válogasd ki, ami számodra releváns.

Szerkeszd kategóriákba a leveleidet

A mappák (vagy címkék, ha gmailt használsz) azért vannak, hogy segítsenek rendszerezni a leveleidet.

Először is, használj a tevékenységednek megfelelő elnevezési rendszert. Ha a legnagyobb prioritásaid most mondjuk (1) egy könyv megírása és (2) a fogyás, akkor nevezd el a mappáidat így.

Másodszor, használj hierarchikus struktúrát. az első szintű mappák a nagy kategóriáknak, a második szintű mappák pedig az alkategóriáknak, és így tovább. Nálam például az “Admin” az első szintű mappa, a “Back-Up”, “Accounting”, “Accounts” stb. pedig a második szintű mappák. Ha szükséges, vannak harmadik szintű mappáim a további szegmentáláshoz. A Gmailnek van egy kiegészítője, amellyel különböző szintű címkéket használhatsz (Settings > Labs > Nested Labels)

A szűrők (#8) használata a levelek automatikus mappákba rendezéséhez csodákra képes.

Szűrők használata

A szűrők olyan eszközök, amelyek segítenek a levelek automatikus szétválogatásában, amikor azok a levelek közé kerülnek. Egy szűrőhöz 2 alapvető dologra van szükség – (1) A keresett kifejezés (2) A kifejezés megtalálása esetén alkalmazandó művelet. Jelenleg a gmailemben körülbelül 20 különböző szűrő van beállítva különböző e-mail címekre, tárgycímekre, testszövegekre és miegymásra. Attól függően, hogy milyen szűrőről van szó, a levelek automatikusan a megfelelő mappába / archiválásra kerülnek. Ez minimalizálja az adminisztrációs műveletek mennyiségét, amelyeket meg kell tennem.

Itt van a videós bemutatóm, amely megosztja, hogyan állítottam be az e-mail szűrőimet, hogy elérjem az inbox zero-t: 3 Simple Tips To Achieve Inbox Zero Using E-mail Filters

Válaszoláskor alkalmazza az 1 perces szabályt

Ha 1 percen belül válaszol, azonnal válaszoljon rá, és archiválja. Ne hagyd, hogy hosszú ideig a postafiókodban maradjon. Még több erőfeszítésedbe kerül, ha hagyod, hogy ott lebegjen a fejedben, és folyamatosan emlékezteted magad, hogy válaszolnod kell. Csak arra ügyelj, hogy a válaszadásnál tartsd be az 1 perces időkeretet, hogy ne vegyen igénybe több időt, mint amennyit kellene. Ez segít nekem abban, hogy nagy mennyiségű levelet rövid idő alatt eltakarítsak.

Határolja be a postaládában töltött időt

Az 1 perces szabályon túl korlátozza a postaládában töltött teljes időt. Amikor legközelebb megnézed a leveleidet, mérd le az időt. Nézze meg, mennyi idő alatt dolgozza fel, olvassa el, válaszoljon és válogassa át a leveleit. Aztán kérdezd meg magadtól, hogy ebből az időből mennyi az, amit jól költöttél el. Jó eséllyel a nagy része egyáltalán nem szolgált célt.

Egyszer kap olyan e-maileket, amelyek riasztóan hosszúak. Ezeket az e-maileket olvassa át, nézze meg, hogy van-e benne valami lényeges az Ön számára, majd ennek megfelelően dolgozza fel őket. Válaszolj, ha szükséges (és alkalmazd az 1 perces szabályt); archiváld, ha nem tervezel válaszolni. Ha válaszolni fog, ne érezze szükségét, hogy egy hosszú levéllel válaszoljon, csak azért, mert az illető hosszú levelet írt. A legutolsó dolog, amit szeretnél, az egy esszékkel teli e-mailváltás, ami akaratlanul is azt eredményezi, hogy egy e-mail fekete lyukba kerülsz. Jelentkezz be a postaládádba, tedd meg, amit meg kell tenned, és utána azonnal lépj ki.

(Könyörtelenül) iratkozz le olyan dolgokról, amiket nem olvasol

A világhálón való cirkálásod során valószínűleg impulzusból feliratkozol egy csomó hírlevélre és feedre, amik utána már nem érdekelnek. Ha azon kapod magad, hogy többször is törlöd a leveleket a feliratkozásaidból, az egy jel arra, hogy azonnal le kell iratkoznod.

Ez a cikk manifesztált változata: 11 tipp a hatékony e-mail kezeléshez

Eredeti cikk: 11 egyszerű tipp a hatékony e-mail kezeléshez | Personal Excellence

Featured photo credit: Businesswoman drawing an e-mail envelope via .com