A Roundup of Sample Flexible Work Policies for Employers

Az Ön cégének van hivatalos rugalmas munkavégzési politikája? Ha azt mondta, hogy nem, akkor nincs egyedül. Távolról sem. A vállalatok 64 százaléka rendelkezik informális rugalmas munkaprogramokkal, írásos irányelvek nélkül. Hasonlóképpen, a vezetők 67 százaléka saját belátása szerint kínálhat rugalmasságot.

Az ilyen számok világossá teszik, hogy a munkavállalók miért vannak annyira összezavarodva a rugalmas munkavégzési lehetőségek miatt. Olyannyira, hogy a munkavállalók mindössze 12 százaléka vesz részt ténylegesen a rugalmas munkavégzési programokban. Miért ilyen kevesen?

Egy sor oka van annak, hogy a munkavállalók nem veszik igénybe a rugalmas munkalehetőségeket:

• Nem értik, hogyan kezdjenek el rugalmasan dolgozni a vállalatuknál
• Az a félelmük, hogy kevésbé elkötelezettnek fognak tűnni
• Még akkor sem, ha a vállalat a rugalmas munkavégzési lehetőségeket hirdeti, a vezetőjük nem engedélyezi őket
• A felső szintű vezetők és menedzserek nem “járják a lépést” és nem dolgoznak maguk is rugalmasan
• Nem tudják, hogy milyen lehetőségek állnak rendelkezésre

Ezek egyike sem jó hír a vállalatok számára. A rugalmas munkaprogramok ki/mit/mikor/miért/miként/hogyan körüli tisztázatlanság zűrzavarhoz, frusztrációhoz és sok esetben költséges fluktuációhoz vezet.

A 2015-ös Ernst & Young Global Generations Research tanulmányban az ezredfordulósok a rugalmasság hiányát említették a legfőbb okok között. Egy 2016-os Regus tanulmány szerint pedig a munkavállalók közel 62 százaléka számolt be arról, hogy tovább maradt volna korábbi munkahelyén, ha lehetőség lett volna rugalmas munkavégzésre.

De ez azt jelenti, hogy az ellenkezője – a vállalati rugalmas munkaprogramok politikáját övező egyértelműség – nagyon jó dolog lehet a vállalatok számára.

A rugalmas munka szabványosítása nemcsak ezeket a fájdalmas pontokat szünteti meg, hanem teljes képet ad a rugalmas munkaprogramok megtérüléséről is.

Milyennek kell lennie egy vállalat rugalmas munkapolitikájának?

Mintákat több szervezet és vállalat is elérhetővé tett az interneten, így pontosan megmutathatjuk, milyen lehet és milyen legyen az Ön rugalmas munkavégzési politikája.

A rugalmas munka meghatározása, alkalmazási utasítások, rendelkezések

A Portlandi Állami Egyetemnek két távmunka-irányelve van: egy a rutinszerű és rendszeres távmunkára, és egy a “kivételes működési körülmények” esetén történő távmunkára. A rutinszerű távmunkára vonatkozó általános szabályzatuk nagyon alapos, és néhány konkrét pont kiemelkedik:

• Nagyszerű áttekintést tartalmaz. Már az első bekezdések tartalmazzák a távmunka egyetemi definícióját, azt, hogy ki hagyja jóvá a távmunkát, hol engedélyezett a távmunka (a munkavállaló otthonában vagy “más alkalmas helyen”), és megemlíti a rugalmasság egyéb típusait (beleértve a rugalmas munkaidőt, a tömörített munkahetet és a munkamegosztást).
• Prioritásként kezeli a kommunikációt. Az Általános rendelkezések között a “Kommunikáció” a legelső helyen szerepel. A meghatározott kommunikációs normák minden sikeres rugalmas munkavégzési politika sarokkövei.
• Számos fontos rendelkezést érint, többek között a következőket: felszerelés, eltartottak ellátása, kedvezőtlen időjárás, sérülések, hálózati hozzáférés, irodaszerek, munka minősége stb.

A válasz a Miért?” Félelmek csökkentése, képzés biztosítása

Az energiatakarékos távmunka ösztönzése érdekében az oregoni energiaügyi minisztérium létrehozta a távmunka mintapolitikát, amelyet az oregoni vállalatok használhatnak. Néhány dolog, ami kiemelkedik:

• Kimondja a távmunka elfogadásának okait: energiatakarékosság, a forgalmi torlódások enyhítése, a levegő minőségének javítása, a munkatársak termelékenységének növelése, a munkamorál javítása, a költségek csökkentése, valamint a tehetséges munkatársak vonzása és megtartása.
• Gyorsan eloszlatja a kevésbé elkötelezettnek tűnő félelmeket azáltal, hogy egyértelműen kijelenti, hogy a munkavállaló javadalmazása, juttatásai és feladatai nem változnak, ha távmunkát végez.
• Megemlít egy képzést, amelyet az alkalmazottaknak ÉS a vezetőknek el kell végezniük, hogy felkészüljenek a távmunkára.

megfelelő. Képzés és útmutatás a munkavállalók és a vezetők számára

A rugalmas munkavégzésre vonatkozó politika kialakításakor a vállalatok egyik hibája az lehet, hogy kizárólag a programban részt vevő munkavállalókra vonatkozó szabályokra és előírásokra összpontosítanak. Pedig az egyik legnagyobb tényező, amely meghatározza, hogy a program sikeres lesz-e, a vezetők képzése.

A távmunkások irányítása több szempontból is különbözik az irodai dolgozók irányításától. A San Mateo Megyei Fenntarthatósági Hivatal megérti ezt, és létrehozott egy alapos forrást, amely a távmunkát végző vagy távmunkát végző csapatokat támogató alkalmazottak és vezetők számára hasznos témaköröket tárgyal.

Egy kis kiemelés:

• Egy távmunka-értékelés, amelyet a vezetők kitölthetnek annak megállapítására, hogy egy alkalmazott megfelelő jelölt-e az at-…home work

• A “Planning Your Telework Day” worksheet for employees

• Tips on “How to Manage for Results/Performance/Accountability” for managers that include setting expectations, managing by results, communicating, and handling performance issues.

How can you find more sample flexible work policies?

The three resources mentioned already are some of the best examples of well-designed telecommuting and flexible work policies.

• Portland State University’s Telecommuting Policy
• Oregon Department of Energy’s Telecommuting Policy Template
• San Mateo County’s In-Depth Telework and Flex-Schedules Toolkit

And there are several other resources to help employers assemble policies that work:

• Telework Toolkit’s Guide to Writing a Telework Policy
• Basic Telework Program Policy from Global Workplace Analytics
• U.S. Department of Commerce Telework Program Guide

Looking for more companies that offer flexible work? Check out our Company Guide!