A technológia képes felerősíteni veleszületett emberi képességeinket, segít nekünk gyorsabban kapcsolatot teremteni, alkotni és csiszolni készségeinket. Ez a digitális termelékenységi szoftverek virágzó iparágához vezetett, amely a napjaink szinte minden aspektusával foglalkozik.
A “termelékenységi szoftver” általános kategória azonban megtévesztően egyszerű – ha nem is meglehetősen haszontalan -, mivel a termelékenység nagyon különböző megközelítésű és értelmezésű eszközeinek sokaságát rejti magában.
Az aknamezőn való eligazodáshoz tudnia kell, hogy milyen termelékenységi megoldást keres. A jelenlegi piac alapján a termelékenységi szoftverek nagyrészt az alábbi négy fő típus valamelyikére oszthatók.
📊A teljesítmény számszerűsítése
A szoftverek ezen első kategóriája a termelékenységet próbálja kvantitatívvá tenni – számadatokkal szolgál, hogy valamiféle mérőszámot adjon arról, hogyan teljesítünk az idő múlásával. Bár az általuk mért tartalom különbözhet, mindegyik a “diagramok és statisztikák” megközelítését alkalmazza a felhasználói felületen, hasznos vizuális ábrákká alakítva az Ön produktív teljesítményét. Az egész arról szól, hogy betekintést és önismeretet nyerjen, hogy foglalkozhasson a folyamatokkal és a viselkedéssel, és ambiciózus új személyes célokat tűzzen ki.
Todoist
A Todoist a klasszikus teendőlistás megközelítést alkalmazva segít megérteni a konkrét – akár személyes, akár szakmai – céljaival kapcsolatos előrehaladását. Segít a nagy célokat megvalósítható feladatokra bontani, majd nyomon követi a munkáját, hogy személyes termelékenységi pontszámot kapjon. Tekintse át napi és heti teljesítményét egyszerű statisztikákban, és próbálja ki a bónusz Karma funkciót egy extra lökésért; azáltal, hogy játékosítja a fejlődését, lépésszámlálóként működik bármihez, amit el szeretne érni.
Dewo
A Dewo célja, hogy segítsen foglalkozni a produktív mintáiddal, hogy több minőségi “mély munkát” tudj beiktatni a napodba. Mindent rögzít, amit a számítógépeden csinálsz, és a mesterséges intelligencia segítségével pontozza az egyes tevékenységek produktív értékét. Ennek segítségével felszínre tudja hozni, hogy milyen gyakran váltogatja a kontextust, mely alkalmazások zavarják a fókuszát, és hol végzi a legjobb munkát. Azáltal, hogy kitalálja, mikor lép be és mikor hagyja el az áramlási állapotot, még a “ne zavarjon” üzemmódot is automatikusan át tudja kapcsolni, hogy megvédje a fókuszát. Az akcióképes diagramok ezután segítenek abban, hogy célzott változtatásokat hajtson végre a teljesítménye javítása érdekében.
🤖 A nem produktív munka eltávolítása
A termelékenységi eszközök következő nagy csoportja a kiszervezéssel foglalkozik – az életed nem produktív részeinek kivágásával, hogy több időd és energiád maradjon azokra, amelyek fontosak. Ennek érdekében ezek az eszközök kivétel nélkül a gépi tanulás valamilyen formáját használják, hogy megtanulják, hogyan végzel egy feladatot, és természetesen ugyanilyen színvonalon kezdjék el elvégezni helyetted. Ez azt jelenti, hogy az egyszerű, ismétlődő adminisztrációs feladatokra – például az adatbevitelre és a naptárkezelésre – összpontosítanak.
Időpontos
A számlázáshoz és a jövedelmezőség kezeléséhez, az erőforrások kezeléséhez és a projektek költségszámításához nélkülözhetetlen, az időkövetés az egyik legnagyobb szükséges adminisztrációs gonoszság. A Timelyvel azonban automatizálhatja az egész feladatot. Automatikusan rögzít mindent, amin dolgozol, és a mesterséges intelligencia segítségével pontos munkaidő-nyilvántartásokat készít neked. Minden adat teljesen privát marad, csak az Ön számára – maguk a munkaidő-nyilvántartási tervezetek is az Ön jóváhagyását igénylik, mielőtt a kollégák és a vezetők láthatnák őket. Nem kell elfelejtenie az időmérők leállítását, és nem kell erőlködnie, hogy emlékezzen, min dolgozott – minden a háttérben történik, így Ön csak a munkájára koncentrálhat.
X.ai
A Tetris találkozó ideális jelölt a termelékenységi szoftverek e kategóriájába. Ahelyett, hogy e-maileket kopogtatna és ütemtervekkel bíbelődne, hogy mindenki számára megfelelő időpontban állapodjon meg, ezt a feladatot most olyan eszközökre bízhatja, mint az X.ai. Ezek csatlakoznak a naptárához, és meghatározott szabályok segítségével egy kattintással biztosítják a megbeszélések ütemezését, kezelve az ezt követő e-maileket oda-vissza. A legjobbak még mindenki produktív szokásait is képesek megtanulni, és olyan időpontokat választanak, amelyek minimálisan befolyásolják az elmélyült gondolkodásra szánt időt.
🏄♂️ A folyamatok egyszerűsítése
A termelékenységi szoftverek nagy része a rövidítések biztosítására összpontosít – a nehézkes folyamatok és munkafolyamatok egyszerűsítésére, hogy minimalizálják azokat. Az előző kategóriával ellentétben ezek nem szüntetik meg teljesen a problémákat – csak könnyebben kezelhetővé teszik azokat. Ezek jöhetnek böngésző-bővítmények és alkalmazás-integrációk, valamint egyedi feladatokra szabott szoftverek formájában. Ezen eszközök többsége alapvetően a digitális munkaterületünket szervezi és egyszerűsíti – a fájlok megtalálásától, a dokumentumok megosztásától és a jelszavak tárolásától kezdve az adatok eszközök közötti áthúzásáig és az erőforráslinkek mentéséig a későbbi hivatkozáshoz.
Evernote
Ha több különböző eszközzel dolgozik, ismeri a fájdalmat, amikor megpróbálja szinkronizálni a jegyzeteket közöttük. Előfordulhat, hogy ostoba megoldásokat hoz létre – e-mailben vagy WhatsAppon küldözgeti magának az információkat, vagy több alkalmazásban szétszórtan hagyja őket. Az Evernote segít összekötni ezeket a szálakat, központi leltárt és hozzáférési pontot biztosítva digitális jegyzeteid számára. Még a kézzel írt jegyzeteket is integrálhatod a rendszerébe, így semmi analóg sem marad el.
SaneBox
Ez az alkalmazás az e-mail postaládád rendszerezéséről szól, hogy segítsen szem előtt tartani a legfontosabb üzeneteket. A mesterséges intelligencia segítségével rangsorolja és szűri az e-maileket, az alacsony prioritásúakat, például a hírleveleket és a “CC üzeneteket külön mappákba helyezi. Így egy rendezett, priorizált postafiók marad, amely a legkritikusabb kommunikációra összpontosít.
🧠 Fegyelem és koncentráció biztosítása
A szoftverek ezen utolsó csoportja a szokásait és viselkedését próbálja megcélozni – segít motivációt és fegyelmet biztosítani, hogy megerősítse a koncentrációt és a kitartást. Mint produktív “hackek”, apró, praktikus stratégiákat kínálnak a munkába való belevágáshoz. Nem mindenkinek szólnak (és némelyikük kissé giccsesnek és üresnek tűnhet), de néhányuk igen népszerűnek bizonyult – különösen a Pomodoro technika termelékenység-követői.
Freedom
Ez az alkalmazás határozottan kemény kézzel száll szembe a halogatás szokásával. Hatékonyan időkorlátozza a nem produktív weboldalakon és alkalmazásokon eltöltött időt, és kizárja Önt, amint elérte a beállított időkorlátot. Akár az egész internetet is blokkolhatod, hogy a következő szintű védelmet nyújtsd az öneltereléssel szemben – különösen hasznos, ha épp az elmélyült munkával kapcsolatos képességeidet próbálod csiszolni!
Pomodoro Tracker
Ez az alkalmazás a népszerű Pomodoro technikát használja, hogy segítsen a napodat kezelhető, 25 perces szakaszokra bontani a koncentrált munka során. Minden egyes szakaszt egy ötperces szünet követ, mielőtt felfrissülne, hogy megismétlődjön. People who thrive off external expectation, or just like a challenge, may find that the ticking countdown disciplines their focus.
