Az Egyesült Államok alkotmányának módosítására vonatkozó hatáskör az alkotmány V. cikkéből ered. Miután a Kongresszus javaslatot tesz a módosításra, az 1 U.S.C. 106b. cikkének rendelkezései alapján az Egyesült Államok levéltárosa, aki a National Archives and Records Administration (NARA) élén áll, felelős a ratifikációs folyamat lebonyolításáért. A levéltáros az ezzel a funkcióval kapcsolatos számos miniszteri feladatot a Szövetségi Nyilvántartás igazgatójára ruházott át. Sem az Alkotmány V. cikke, sem a 106b. szakasz nem írja le részletesen a ratifikációs folyamatot. A levéltáros és a Szövetségi Nyilvántartás igazgatója az 1950-ig ezeket a feladatokat ellátó államtitkár, illetve az Általános Szolgáltatások Adminisztrátora által kialakított eljárásokat és szokásokat követi, aki ezt a feladatot 1985-ig, a NARA független ügynökségként történő átvételéig látta el.
Az Alkotmány előírja, hogy módosításra vagy a Kongresszus tehet javaslatot a Képviselőház és a Szenátus kétharmados többségével, vagy az államok törvényhozásainak kétharmada által összehívott alkotmányozó gyűlés. Az alkotmány 27 módosítása közül egyiket sem javasolták alkotmányozó gyűlésen. A Kongresszus közös határozat formájában tesz javaslatot a módosításra. Mivel az elnöknek nincs alkotmányos szerepe a módosítási folyamatban, az együttes határozat nem kerül a Fehér Házba aláírásra vagy jóváhagyásra. Az eredeti dokumentumot feldolgozás és közzététel céljából közvetlenül a NARA Szövetségi Nyilvántartási Hivatalához (Office of the Federal Register, OFR) továbbítják. Az OFR törvénykezéstörténeti jegyzetekkel egészíti ki az együttes állásfoglalást, és közzéteszi azt csúsztatott törvény formátumban. Az OFR egy információs csomagot is összeállít az államok számára, amely tartalmazza a közös határozat hivatalos “vörös vonalas” példányait, a közös határozat másolatát slip law formátumban, valamint az 1 U.S.C. 106b. szerinti ratifikációs törvényi eljárást.
A levéltáros a javasolt módosítást megfontolásra benyújtja az államoknak azáltal, hogy minden kormányzónak értesítést tartalmazó levelet küld az OFR által készített információs anyaggal együtt. A kormányzók ezután hivatalosan benyújtják a módosítást az állami törvényhozásnak, vagy az állam összehívja a kongresszus által meghatározottaktól függően. A múltban néhány állam törvényhozása nem várta meg a hivatalos értesítést, mielőtt intézkedett volna a javasolt módosítással kapcsolatban. Amikor egy állam ratifikál egy javasolt módosítást, elküldi a levéltárosnak az állami intézkedés eredeti vagy hitelesített másolatát, amelyet azonnal továbbítanak a Szövetségi Nyilvántartás igazgatójának. Az OFR megvizsgálja a ratifikációs dokumentumokat a jogi megfelelőség és a hiteles aláírás szempontjából. Ha a dokumentumokat megfelelőnek találja, az igazgató visszaigazolja az átvételt, és megőrzi azokat. Az OFR megőrzi ezeket az iratokat a módosítás elfogadásáig vagy elutasításáig, majd megőrzés céljából átadja az iratokat a Nemzeti Levéltárnak.
A javasolt módosítás az alkotmány részévé válik, amint az államok háromnegyede (az 50 államból 38) ratifikálja. Amikor az OFR igazolja, hogy megkapta a szükséges számú hitelesített ratifikációs dokumentumot, hivatalos nyilatkozatot készít a levéltáros számára, hogy igazolja, hogy a módosítás érvényes és az alkotmány részévé vált. Ezt az igazolást közzéteszik a Federal Registerben és a U.S. Statutes at Large-ban, és hivatalos értesítést küld a Kongresszusnak és a nemzetnek arról, hogy a módosítási folyamat lezárult.
Néhány esetben az államok hivatalos dokumentumokat küldtek a NARA-nak, hogy rögzítsék egy módosítás elutasítását vagy egy korábbi ratifikáció visszavonását. A levéltáros nem hoz érdemi döntést az államok ratifikációs intézkedéseinek érvényességéről, de megállapítást nyert, hogy a levéltárosnak a ratifikációs dokumentumok jogi megfelelőségére vonatkozó igazolása végleges és végleges.
A közelmúlt történetében a hitelesítés aláírása ünnepélyes funkcióvá vált, amelyen különböző méltóságok vesznek részt, köztük az elnök is: Johnson elnök tanúként írta alá a 24. és 25. módosítások hitelesítését, és Nixon elnök három fiatal tudóssal együtt hasonlóan tanúja volt a 26. módosítás hitelesítésének. május 18-án a levéltáros első alkalommal látta el a 27. módosítás ratifikálásának elismerése érdekében a hitelesítő tisztviselői feladatokat, és a szövetségi nyilvántartás igazgatója tanúként írta alá a hitelesítést.
Links to Constitutional Amendment Information in the Treasures of Congress Exhibit
- The Bill of Rights (Amendments 1-10 and 27)
- The 13th Amendment (Prohibiting Slavery)
- The 17th Amendment (Direct Election of Senators)
- The 19th Amendment (Granting Women the Right to Vote)