A kockázatértékeléseket hagyományosan a szubjektivitás jellemzi, ami azt jelenti, hogy egyszerűen nem lehet rájuk támaszkodni a céljuk elérése érdekében. A szubjektivitás megakadályozza, hogy az értékeléseket az üzleti silókon keresztül használják, és lehetetlenné teszi az auditálás vagy a megfelelőségi felülvizsgálat általi ellenőrzést.
A közös szabványok és feltételezések objektívvé, számszerűsíthetővé és összehasonlíthatóvá teszik a szervezeten belül gyűjtött információkat, ami szükség esetén jobb elemzést, problémamegoldást és probléma eszkalálást tesz lehetővé.
Töltse le ingyenes kockázatértékelési sablonkeretünket a legjobb gyakorlatokkal, hogy még ma elkezdhesse.
Ingyenes kockázatértékelési sablon:
Az alapvető kockázatértékelési sablonunkat úgy terveztük, hogy segítsen Önnek megtenni az első lépéseket a folyamatok szabványosítása felé. Segít meghatározni, hogy milyen adatokat kell gyűjtenie az üzleti területeiről, meghatározza a kulcsfogalmakat, és felvázolja a javasolt válaszválasztásokat.
A sablon automatikusan létrehozza a kockázati hőtérképeket is az Ön adatai alapján, és lépésről lépésre használati utasításokat tartalmaz.
Az ingyenes kockázatértékelési sablonunk használatával jó helyzetben lesz ahhoz, hogy jobban kezelje a kockázatokat a szervezetében.
Miért értékelje a kockázatokat
A kockázatértékelés minden sikeres kockázatkezelési program kulcsfontosságú eleme. Nem számít, hogy mennyire egyszerű vagy összetett a keretrendszer, a szabványosított értékelési eredmények szolgálnak alapként, amelyre a többi kockázatkezelési felelősség, kockázatcsökkentési tevékenység és felügyeleti ellenőrzés épül.
Hogyan lehet hasznos a kockázatértékelési sablonunk
A sikeres vállalati kockázatértékelések hatékony eszközei lehetnek a vezetői szintű stratégiai döntéshozatalnak, mivel összekapcsolják az üzleti tevékenységeket a célokkal, és azonosítják azokat a kockázatokat, amelyek azzal fenyegetnek, hogy kisiklatják ezeket a stratégiai célokat. Ha a kockázatértékeléseket azonos szabványok és feltételezések alapján végzik, akkor azok összehasonlíthatók és funkciókon átívelően felhasználhatók a pontosabb és hatékonyabb kockázatkezelés érdekében.
Kockázatértékelés elvégzése:
Az alábbiakban lépésről lépésre kiemeljük, hogy mi szükséges egy kockázatértékelés elvégzéséhez mind a kockázatértékelési sablonunk ingyenesen letölthető változatán, mind pedig a LogicManager kockázatkezelési megoldáson belül.
Egységes numerikus skála – A LogicManager pontozása egy 1-től 10-ig terjedő skálán alapul, ahol a 10 a szervezetre nézve a legkedvezőtlenebb következményekkel jár, és 5 vödörre van osztva, hogy minden vödörnek legyen egy magas és egy alacsony értéke. (1-2, 3-4, 5-6 stb.). A 10-es skála használata megkönnyíti a matematikát, és az, hogy csak 5 vödör van, rugalmasságot biztosít az értékelést végző embereknek, hogy az 5 vödör közül kiválaszthassák a legmagasabb vagy legalacsonyabb értéket.
Objektív értékelési kritériumok – Gyakran előfordul, hogy az egyik embernek 9, a másiknak 7. A LogicManager kockázatelemzési sablonja egyértelműen és egyértelműen meghatározza, hogy az 5 vödör mindegyike mit jelent. A súlyosság többféle módon is kifejezhető, mind minőségileg, mind mennyiségileg, például pénzügyi, jogi, stratégiai stb. Bármely minőségi kritériumot pontozással lehet értékelni, hogy kvantitatívvá és a vállalaton belül összehasonlíthatóvá váljon. Minden szabvány összehasonlítható a jelenlegi gyakorlatokkal, beleértve a törvényeket, rendeleteket, vállalati irányelveket és eljárásokat is.
Kalibrált értékelési kritériumok – A LogicManagerben számos kockázatértékelési kritériumot használnak, és mindegyik 1-10-es skálán mozog, és kalibrált, ami azt jelenti, hogy a 7-es leírása, még ha a különböző értékelési kritériumokban másként is írják le, ugyanazt jelenti a súlyosságot. Ez lehetővé teszi a kockázatértékelések összesítését, hogy holisztikus képet kapjunk a kockázatokról.
Univerzális üzleti elemek – A LogicManagerben a kockázatértékelések olyan alapelemekre vannak lebontva, mint az üzleti folyamatok és erőforrások, amelyek az üzleti silók vagy üzleti egységek között szabványosítva vannak. Az erőforrások alatt az embereket és a beszállítókat, valamint a szervezetben használt fizikai eszközöket, kockázatértékelő szoftveralkalmazásokat, szolgáltatásokat és adattárakat értjük. A szállítók jellemzőinek az általuk értékesített termékektől és szolgáltatásoktól elkülönített értékelése olyan kockázatértékeléseket eredményez, amelyek megkönnyítik az azonosítást és az objektivitás fenntartását a változások, például az egyesülések és felvásárlások vagy az új termékek bevezetése stb. során. A LogicManager kockázati taxonómiai keretrendszere azáltal, hogy az összetett, egymással összefüggő információkat alapvető építőelemekként erőforrásokra bontja, struktúrát biztosít az információk és a tulajdonjogok számára. Ez lehetővé teszi, hogy mindenki megértse, hozzájáruljon és felelősséget vállaljon a változások kezeléséért.
Kockázatértékelési sablonok összekapcsolása – A LogicManager taxonómiai technológiája összekapcsolja az elemeket, vagyis egyszerű húzással és áthúzással összekapcsolhatja a szállítók és az általuk nyújtott termékek és szolgáltatások az ezekre támaszkodó üzleti folyamatokkal. Kapcsolja össze az egyes pénzügyi elemeket a hozzájuk hozzájáruló üzleti folyamatokkal. Kapcsolja össze az összes belső fejlesztésű alkalmazást és adattárat azokkal az üzleti folyamatokkal, amelyek a feladataik ellátása során rájuk támaszkodnak. Ezen elemek összekapcsolása holisztikus képet nyújt. Egy szállítónak például több különböző minőségű és kockázatú terméke és szolgáltatása is lehet. A termékek és szolgáltatások külön-külön történő értékelése és e kockázatértékelések összekapcsolása a szállítói profillal sokkal világosabb képet ad a folyamatok tulajdonosa által használt termékek, szolgáltatások és szállítók kombinációjáról.
Közös erőforrás-könyvtár – A LogicManager taxonómiája közös erőforrás-könyvtárat biztosít. Az egy közös helyről származó információk használata lehetővé teszi az utómunka drasztikus csökkentését, különösen az információk összegyűjtését és kezelését, mind az Ön, mind a folyamat-tulajdonosok számára, akikkel együtt dolgozik. A könyvtár segítségével azt is megtudhatja, hogy ki más kapcsolódik ugyanahhoz az információhoz. A kulcs az, hogy kitalálja, hogyan kapcsolódnak ezek az erőforrások egymáshoz, és milyen kombinációjuk a legfontosabb az üzletmenet kritikus területein.
Az erőforrások adatgyűjtésének konszolidálása – A LogicManager Excelhez készült kockázatértékelési sablonja lehetővé teszi, hogy testreszabható adatmezőket hozzon létre az egyes erőforráselemekhez, így a silókon keresztül gyűjthet információkat, és azonosíthatja azokat a területeket, ahol az ellenőrzéseket és teszteket konszolidálni lehet. A szervezet különböző területei ugyanazokat az információkat gyűjtik az erőforrásokra vonatkozóan, csak nem tudnak róla. Például a fizetendő számlák, a szerződéskezelés, a szállítói menedzsment, az üzletmenet-folytonosság és az IT mind átfedő információkat gyűjt a szállítóiról. Ha megérti, hogy ezek a területek milyen információkat gyűjtenek az egyes erőforrásokra vonatkozóan, könnyen racionalizálhatja és konszolidálhatja a kockázatértékeléseket és az adatmezőket.
Holistikus, pontos ERM-jelentések – Az erőforrással kapcsolatos minden kapcsolatot figyelembe véve elemezhet, jelenthet és hozhat döntéseket. A LogicManager üzleti kockázatértékelési sablonja lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy minden egyes erőforráshoz átfogó kockázati pontszámot kapjanak, amely a szervezeten belüli szakterületi szakértelmet felhasználva egyetlen összesített számot hoz létre az adott erőforrásra vonatkozóan. Az erőforráshoz, például egy szállítóhoz kapcsolódó összes összetettség leegyszerűsödik, de az erőforráshoz kapcsolódó összes többi dolog, például az üzleti folyamat, a pénzügyi elemek, a fizikai eszközök, az alkalmazások, az adatok és az emberek objektív kockázatértékelésének részletes nyomvonalával támogatva.
Feladatok & munkafolyamat – A LogicManagerben minden erőforráselemhez küldhet e-mailben feladatértesítéseket a kockázatértékelések pontozásához vagy felülvizsgálatához, csatolhat dokumentumokat, például szerződéseket, indíthat jóváhagyási munkafolyamatokat, gyűjthet egyedi adatmezőket, láthatja a pontszámokat történelmileg és még sok minden mást.
Ha az erőforrások és az azokat használó üzleti folyamatok közötti kapcsolatok egyértelművé válnak, a szervezet meghatározhatja az üzleti hatást. Minél erősebb az üzleti hatás megértése, annál hatékonyabb lesz az irányítási tevékenység. Az üzleti folyamathoz való kapcsolódás közvetlen kapcsolatot biztosít az erőforrást használó tevékenység tárgyi szakértőjéhez, aki ismeri az erőforrás kritikusságát a tevékenysége szempontjából.
Az eredmény minden egyes üzleti folyamatra vonatkozóan egyetlen átfogó összefoglaló pontszám, amely egyesíti az adott folyamathoz kapcsolódó egyes erőforrások és pénzügyi tételek egyedi pontszámait és magát a folyamat pontszámát. Ezen információk birtokában, ahogyan azt a kockázatértékelési jelentéssablonunk meghatározza, rangsorolhatja és összpontosíthatja ERM-erőfeszítéseit.
Kockázatértékelési sablon használata az üzleti intézkedések rangsorolásához
A szervezeteken belül az üzleti intézkedések száma jellemzően növekszik. Az intézkedéseket gyakran a már bekövetkezett káreseményekre reagálva adják hozzá. Nem lenne értékes, ha az előretekintő intézkedésekre tudnánk összpontosítani? A legtöbb szervezetnél ezeket a megelőző, proaktív intézkedéseket nem lehet megkülönböztetni a reaktív intézkedésekkel csoportosítva, mivel a mérőszámok formálisan nem kötődnek vissza semmilyen kötelezettségvállaláshoz vagy kockázathoz.
Mi van, ha egy kockázat vagy tevékenység megváltozik? A szervezeteknek nincs módjuk tudni, hogy ezek a változások hogyan, és hogy befolyásolják-e a kockázati mérőszámaikat. A kockázatértékelések és a kockázatok tevékenységekkel való összekapcsolása lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy elkezdjék rangsorolni, hogy mely tevékenységeket kell figyelemmel kísérni. A negyedévente (vagy akár évente) végzett üzleti kockázatértékelések révén a szervezetek felismerhetik a megnövekedett fenyegetettségi szinteket, és azonosíthatják az újonnan felmerülő kockázatokat, mielőtt azok megvalósulnának, és a kockázati mérőszámokat a tűréshatáron kívülre helyeznék.
Az üzleti kockázati mérőszámok azért fontosak, mert nem lehet javítani azon, amit nem lehet mérni. Az egymással nem összefüggő célok nagy száma azonban problémás, mert:
- Mérési fáradtság – a munkatársak sok intézkedést egyszerűen figyelmen kívül hagyhatnak, mert nincs elég idejük az értékelésükre.
- Mérések elavulása – a változó környezetben nincs hatékony módja annak, hogy megtudjuk, mikor nem alkalmazhatóak már az intézkedések.
- A rangsorolás hiánya – a fókuszba helyezendő intézkedések kiválasztása valószínűleg ad hoc alapon és az aktuális személyzet szeszélye alapján történik.
- A folyamatosság hiánya – a szervezetben bekövetkező változások vagy új üzletágak kialakulása új intézkedéseket eredményezhet, miközben a meglévő intézkedések hatékonyabbak lehetnek.
- A koordináció hiánya – az intézkedések gyakran több kockázatra vagy kötelezettségvállalásra vonatkoznak a funkcionális vonalakon keresztül. Az, hogy az intézkedéseket nem lehet formálisan a kockázatokhoz vagy kötelezettségvállalásokhoz kötni, nem segíti elő a funkciók közötti koordinációt, ami üzleti silókhoz és párhuzamos erőfeszítésekhez vezet.
- Elpazarolt erőforrások – Az üzleti célok elérésére és a kockázatok mérséklésére rendelkezésre álló erőforrások mennyisége véges. A személyzet gyakran továbbra is elavult vagy jelentéktelen intézkedésekhez igazodik, ahelyett, hogy az aktuális szükségletekhez igazodna.
- Változással szembeni ellenállás – A múltbeli tapasztalatokat nehéz alkalmazni a változó üzleti környezetre, ami a “kerék újbóli feltalálásának” tendenciáját eredményezi.
A szükséges információk nagy része ma már létezik a szervezetekben; a hiányzó darab e kritikus kapcsolatok formalizálása. A vállalati kockázatkezelési (ERM) szoftver rendelkezik olyan funkciókkal, amelyekkel azonosíthatók a kockázatok és kötelezettségvállalások; értékelhetők a valószínűség, a hatás és a bizonyosság alapján; értékelhető, hogy szükség van-e intézkedésre; szükség esetén kidolgozhatók a kockázatcsökkentő vagy üzletépítő tevékenységek, meghatározhatók és rögzíthetők a hatékonyság nyomon követésére szolgáló mérések, és végül formalizálható a kapcsolat mindezen tevékenységek között.
A mérések összekapcsolása a kockázatcsökkentő tevékenységekkel és az üzleti kezdeményezések adataival, majd vissza a mögöttes kockázathoz és kötelezettségvállalásokhoz a következő előnyöket biztosítja:
- ERM jelentések: Az intézkedések egyértelmű rangsorolása a kockázat/nyereség index alapján, valamint a LogicManagerben található hőtérkép műszerfalon történő megjelenítése.
- Működési kockázatkezelés: Az intézkedések folyamatos, valós idejű trendkövetése az intézkedések konszolidálásával, amelyet arra használnak, hogy a vezetőség figyelmét a problémás (tolerancián kívüli) körülményekre irányítsák.
- Teljesítménymenedzsment: Az új üzleti kezdeményezések üzleti méréseinek megkönnyítése a kockázat vagy az üzleti kötelezettségvállalások alapján rangsorolva.
- Forráselosztás: A szűkös erőforrások hatékonyabb felhasználása.
A kulcs a funkcionális vezetőkkel való együttműködés a kapcsolatok megteremtésében. Az azonnali előny az lesz, hogy azonosítani kell azokat az intézkedéseket, amelyek nem kapcsolódnak semmilyen kockázathoz vagy kezdeményezéshez, és meg kell határozni, hogy meg kell-e szüntetni őket. Ezután, ha a kapcsolatok megteremtődtek, folyamatosan használja a vállalati kockázatkezelési szoftver kezelési eszközeit, hogy javítsa az üzleti intézkedések felhasználását a szervezeten belül.