Folyamatosan együttműködünk ügyfeleinkkel, hogy új rendszereket dolgozzunk ki, amelyek segítik üzleti tevékenységük zökkenőmentes működését. Egy rendszer létrehozása azonban nem mindig egyszerű feladat. Minden rendszer megvalósításához cselekvési tervre, erőforrásokra és személyzetre van szükség. Gyakran segít, ha a rendszerekre úgy gondolunk, mint a folyamatok és eljárások kombinációjára, és sok vezető nem igazán érti a kettő közötti különbséget.
A folyamat egy magas szintű művelet, amely átível a szervezeten. Egy folyamat különböző funkciókból áll, és meghatározza egy adott feladat vagy cél eléréséhez szükséges lépésenkénti protokollt vagy cselekvéssorozatot. Másképp fogalmazva, a folyamat az, ahogyan a cél eléréséhez szükséges lépéseket meghatározza. A folyamat azt is felvázolja, hogy mi szükséges a végeredmény eléréséhez, beleértve a szervezeten belüli különböző részlegeket és erőforrásokat.
Az eljárás ezzel szemben részletesebb és alacsonyabb szintű, a folyamat egy részének megvalósításához szükséges konkrét protokollt határozza meg. Az eljárás felvázolja a végeredmény eléréséhez szükséges konkrét lépések sorrendjét, és az eljárások sorozata együttesen alkot egy folyamatot.
A sikeres rendszerek úgy egyesítik a folyamatokat és az eljárásokat, hogy azokat utasítások összességeként határozzák meg.
A folyamat tehát funkciókon átívelő, meghatározza, hogy mit és ki végezzen. Jellemzően folyamatábraként vagy döntési faként határozzák meg, ahol az egyik lépés logikusan vezet egy másik lépéshez vagy tevékenységhez. Vannak kiváltó események, amelyek a döntési fán egy-egy választáshoz vezetnek, és mindegyiket úgy tervezték, hogy egy kívánt eredményhez vagy kimenetelhez vezessenek.
A folyamaton belül konkrét eljárásokat határoznak meg, amelyek felvázolják, hogy egy adott feladatot hogyan kell elvégezni, és ki végzi el azt a feladatot. A folyamat részét képezik a sikeres elvégzés mérőszámai.
Amikor a folyamatot meghatározott eljárásokra bontja, ezek az eljárások munkautasítássá válnak. Az utasítások több eljárást és az eljárásokért felelős különböző személyek szerepét határozzák meg, így ezek együttesen egy sikeres folyamatot határoznak meg.
A folyamatok, eljárások és utasítások meghatározásának sikere végső soron meghatározza az üzleti rendszer sikerét. A folyamatokat és az eljárásokat együtt kell használnia, folyamatábrákat kell felvázolnia eljárási részletekkel az ábrák megvalósításához, bemutatva a folyamat lépéseit, amelyekre az eljárások vonatkoznak. Ezt a megközelítést alkalmazva a munkatársak jobban megértik egy keresztfunkcionális folyamat összefüggéseit és következményeit, valamint azt, hogy az egyes eljárások hogyan járulnak hozzá az adott folyamathoz. Vegye figyelembe, hogy egy jól megírt, sok részletet tartalmazó eljárás gyakran enyhítheti az összetett utasítások szükségességét.
Az üzleti rendszerek fejlesztése, a folyamatok és eljárások lebontásának megértése nagyban hozzájárul a bármely működéshez elengedhetetlen rendszerek meghatározásához.