Főcím. Ez egy rövid, figyelemfelkeltő állítás, amely összefoglalja az általad megosztott hírt. A legjobb főcímnek gyorsan meg kell ragadnia az olvasók figyelmét – körülbelül tíz másodperced van arra, hogy meggyőzd őket, hogy nézzenek tovább. Írj rövid, világos és érthető bevezetőt. Választ kell adnia a kérdésre: Miről szól a levél? A főcímet elkészítheted először, vagy az egész e-mail elkészülte után (néha ez egyszerűbb). Egy kis tipp: Ahhoz, hogy a főcím igazán izgalmas legyen, használj olyan kulcsszavakat, amelyek a szövegtestben is szerepelnek.
Egy példa: “Ismerje meg, hogyan indítja útjára az Explorer a világ legnagyobb Message-in-a-Bottle üzenetét – amelyet a Koenigsegg győztese épített”
Lead. Az itt koncentrált információknak három pontot kell feltárniuk: Mit? Hol? Mikor? Törekedjen az egyszerűségre – írjon rövid mondatokat, és adjon egyértelmű leírást az újságíróknak arról, hogy miről szól a sajtóközleménye. A szerkesztőknek általában nincs sok idejük elmerülni a levelében. Naponta tucatnyi hasonló üzenetet kapnak.
Hogyan különböztesse meg üzenetét a tömegből? Próbálja meg megkönnyíteni az újságírók életét. Helyezze a fő gondolatot a főcímbe pontos dátumok, tények, helyek és elérhetőségek használatával. Így megnöveli annak az esélyét, hogy az e-mailt észreveszik, és végül közzéteszik.
Body. Ez a sajtóközlemény e-mailjének központi része, amely a fent bemutatott információk részletes magyarázatából áll. A további bekezdéseket gazdagítsa támogató anyagokkal és jelentős részletekkel (pl. közvetlen idézetekkel, releváns háttérinformációkkal, statisztikákkal stb.).
Ha nehezére esik egyedi megközelítést meghatározni a törzs megírásához, használhat bármilyen univerzális sajtóközlemény e-mail sablont, pl. azt, amelyet a cikk végén bemutattunk.
Céges életrajz. Növelje az újságírók bizalmát azzal, hogy megbízható információkat közöl a cégéről: név, terület, eredmények, székhely stb.
Elérhetőségi adatok. Mutassa meg, hogy Ön egy valós személy és megbízható. Tegye be a fényképét (ha lehetséges), a munkakörét, egy linket a LinkedInre, az e-mail címét és a telefonszámát a gyors tárcsázás érdekében.
Most itt az ideje, hogy átnézze a teljes szöveget. Ellenőrizned kell, hogy közérthetően írtad-e meg, és hogy elegendő információt adtál-e meg (vagy túl sokat).
Ezért győződj meg arról, hogy az e-mailed a következő kérdésekre válaszol:
- Mit akarsz bejelenteni? (ki készül valamire vagy már megtette)
- Mi az esemény fontossága?
- Mikor és hol fog megtörténni vagy már megtörtént?
- Milyen formátumú az esemény?
- Kik vesznek részt benne? (híres piaci szereplők, hírességek)
- Mi a cégének szerepe ebben? Ha nem vesz részt az eseményen, hanem csak híreket terjeszt, jegyezze meg.
* Ezek a pontok a sajtóközlemény e-mailre vonatkoznak, amely bizonyos vállalati eseményeket jelent be.
Szabályozza őket, ha üzenete fő gondolata másfajta hír bejelentése, mint például partnerségek létrehozása, termékbevezetés, vagy jelentős eredmények és díjak megszerzése.