Nincs olyan álláskereső, aki ne nézett volna át egy álláshirdetést, ne gondolta volna, hogy remekül megfelel, és ne jelentkezett volna a nyitott pozícióra. Telefonos interjúkat tart, esetleg személyesen is találkozik, és talán még vissza is jön további körökre. Aztán várakozik. És vár. És hetekkel (ha nem hosszabb idővel) később egy általános elutasító levél kerül a postaládájába.
Sok időt és energiát fektetett a folyamatba, de egy szűkszavú, személytelen válasz esetén úgy érzi, hogy nem bántak önnel tiszteletteljesen, és negatív véleménnyel távozik a vállalatról.
Ne legyen ilyen vállalat! Semmi okod nincs arra, hogy úgy bánj a szervezeted iránt érdeklődő jelöltekkel, mintha nem tudnál velük foglalkozni, miután elkötelezték magukat és időt töltöttek veled. Ne feledje, hogy minden interakció, amelyet a toborzási erőfeszítései és a felvételi folyamat során tesz, közvetlen hatással van – pozitívan vagy negatívan – a munkáltatói márkájára – függetlenül attól, hogy meghosszabbítja-e az állásajánlatot az adott jelöltnek vagy sem. A pozitív jelöltélmény biztosítása kritikus fontosságú.
Ha aktív toborzási programmal és humánerőforrás-csapattal rendelkezik, és a jövőben is felvételt fog tartani, az utolsó dolog, amit tenni szeretne, hogy olyan lépéseket tesz, amelyek a jövőbeni álláskeresők szemében megrontják a vállalat hírnevét. Az álláskeresőknek az állásinterjúk során adott személytelen válaszok pedig az egyik leggyakoribb módja annak, hogy a munkáltatói márka sérüljön.
A jó dolog az, hogy megfelelően végrehajtva ez lehet az egyik legegyszerűbb módja annak, hogy segítse a munkáltatói márka építését. Hogy megmutassam, hogyan, szeretnék megosztani néhány legjobb gyakorlatot, amelyet a legjobb toborzási programokkal rendelkező ügyfeleinkkel való együttműködés során tanultunk, valamint a saját tapasztalatainkat egy gyorsan növekvő startup cég felépítése során a toborzási szoftverek területén.
Szintén érdekli a jelöltélmény javítása? Töltse le útmutatónkat a játékszabályokért.
Mit akarnak – és mit kell elvárniuk az állásjelölteknek
Ez nem olyan bonyolult. Nem mindenki várja, hogy felvegyék. Az álláskeresés és az interjúk folyamata gyakran számok játéka, vagy nem megfelelő tapasztalat, hiányzó készségek vagy a mindig amorf “illeszkedés” miatt nem vesznek fel valakit. Ezt te is tudod. És ezt a jelöltek is tudják. De amikor a toborzók elutasítják őket, a jelöltek egyszerűen meg akarják érteni, hogy miért nem volt meg az illeszkedés, különösen bármilyen sok megbeszélés után, és annál jobban akarják, minél hosszabb a folyamat.
Ez természetes és egyáltalán nem, irreális elvárás. Képzeld magad az ő helyzetükbe. Ha elutasítják, bármilyen okból kifolyólag, az okok megértése segíthet jobban megérteni, mit tehetsz másképp a továbbiakban. Fontos, hogy jó fényt vethet a vállalatára, és kitűnhet a többi cég közül.
A legjobb gyakorlatok a jelöltek elutasításakor
Itt van néhány olyan elem, amelyet szem előtt kell tartania, amikor elutasító levelet ír az elutasított álláskeresőknek.
-
A legfontosabb, hogy minden egyes jelentkezőnek válaszoljon, aki jelentkezik a pozíciójára. Azoknak, akikkel még soha nem beszéltél, és nem mennek át az első szűréseken, nyugodtan küldhetsz egy rövid, nem személyre szabott “nem köszönöm” e-mailt a toborzóknak. Bár manapság olyan könnyű (túl könnyű?) jelentkezni, nem igényel túl sok erőfeszítést annak biztosítása, hogy mindenkinek válaszoljon, aki jelentkezik, különösen akkor, ha rendelkezik egy olyan jelentkezéskövető rendszerrel, amely automatizálja a toborzás számos ismétlődő munkafolyamatát és folyamatát. - Mindenki esetében, akivel beszélgetést folytattál (azaz az első önéletrajz átvilágításon túl, ahol már volt egy első körös telefonos átvilágítás), ne használj egy általános levelet egy elutasító levél sablonból. Ez az egyik, amit nagyon erősen érzek. Ha öt percnél többet beszélgetett valakivel, akkor röviden meg kell tudnia határozni, hogy a jelölt miért nem jutott tovább a következő körbe. Azzal, hogy akár csak egy olyan pontot is hozzáad, amely az interjú során folytatott beszélgetésükre utal, alapvető indoklást ad a döntéséhez a saját jelöltségével kapcsolatban.
- Használjon közös szerkezetet minden elutasító e-mailhez, hogy ne kelljen minden alkalommal a semmiből újra kitalálnia valamit:
- Köszönje meg a pályázónak, hogy időt szakított arra, hogy beszéljen Önnel (ne feledje, időt töltött azzal, hogy felkészüljön a hívására, bármilyen rövid vagy “szokásos” is legyen az Ön részéről).
- Legyen egyértelmű, hogy a továbbiakban nem veszik figyelembe a pozícióra, hogy ne maradjon kétség vagy félreértés.
- Legyen a lehető legkonkrétabb, utalva a hátterére és tapasztalatára, hogy miért utasítja vissza (“keresünk valakit, akinek több front end programozási… vagy vezetési és felügyeleti… vagy kormányzati értékesítési tapasztalata van”). Legyen világos, hogy mik a céged igényei, és hol nem felelt meg ezeknek.
- Ha tudsz, iktass be egy pozitívumot, ami a beszélgetés során felmerült (“a portfóliód elég lenyűgöző volt” vagy “egyértelműen értesz a közösségi média marketinghez”).
- Ha tetszett a jelölt, és a jövőben esetleg érdekelné őt egy másik szerepkörben, kérdezd meg, hogy rendben van-e, ha adott esetben megkeresed (kerüld a “megőrizzük az aktában” szöveget, ami a legjobb esetben is haszontalannak tűnik). Az érdeklődés kimutatása azt mutatja, hogy valóban pozícióspecifikus illeszkedésről volt szó, és fenntartja a vállalat iránti jóindulatot – ideális arra az esetre, ha a jövőben a jelölt számára megfelelő pozíciót kínálnak.
- Minél mélyebbre jut valaki a toborzási és felvételi folyamatban, annál inkább “tartozik” neki a döntése tényleges, konkrét indoklásával. Különösen, ha valaki bármilyen mennyiségű személyes interjún vett részt, vagy még inkább, ha az értékelés részeként bármilyen típusú feladatot elvégzett az Ön számára, nincs mentség arra, hogy ne adjon valamilyen szintű személyre szabott indoklást. A jelölt időt szánt a felkészülésre, a toborzókkal való kapcsolatfelvételre, az Ön irodájába való utazásra, esetleg más kötelezettségek vagy kötelezettségek átütemezésére stb. Most kapja a potenciálisan rossz hírt; legyen tisztelettel az erőfeszítései iránt, és becsülje meg az Ön vállalata iránti érdeklődését.
Példa arra, hogyan kell helyesen megírni egy jelöltet elutasító e-mailt
Mint azt már itt is hangsúlyoztuk, nem vagyunk hívei az általános elutasító e-mail sablonoknak, amelyek csak úgy jönnek le. A fentiekben vázolt szabványos felépítésűnek kell lennie, de személyre szabottan a jelöltre és az adott szerepkörre kell szabni. Ezeket a leveleket a toborzónak vagy a felvételi vezetőnek kell elküldenie, attól függően, hogy a jelölt milyen messzire jutott az interjú folyamatában.
Itt van például egy elutasító levélminta, amely valószínűleg sokkal jobb fogadtatásra talál, mint a tipikus konzerves megközelítés:
Dear Alex:
Mindannyian nagyra értékeljük az időt és az erőfeszítéseket, amelyeket az elmúlt hetekben tett a senior marketingmenedzser pozícióra való törekvése során. Azonban a konkrét igényeink és a képességek gondos értékelése után, amelyeket a legalkalmasabbnak látunk a szerepkör sikeres betöltésére, úgy döntöttünk, hogy egy másik jelölttel lépünk tovább.
A csapat és én úgy gondoltuk, hogy Ön különösen erős volt a meggyőző, jól megírt tartalmak kidolgozásában, mint például az ebook és a blogbejegyzések, amelyeket megosztott, valamint a demand gen oldalon. De ehhez a szerepkörhöz olyan valakit szeretnénk, aki mélyebb tapasztalattal rendelkezik a termékmarketing oldalán, különösen a szektorunkkal és a célközönségünkkel kapcsolatos technikai ismeretekkel.
Amint azt már megosztottam, elég optimisták vagyunk a növekedési pályánkat illetően, és ha a dolgok a tervek szerint haladnak, akkor a marketingcsapatunk további növekedésére számítok, új szerepkörökkel, ahol az Ön háttere jobban megfelelne az igényeinknek. Ha nem gond, és az időzítés megfelelő az Ön számára, szeretném, ha a jövőben fel tudnánk venni a kapcsolatot, ha új, megfelelőbb lehetőségek merülnek fel.
Még egyszer köszönöm az érdeklődését.
Az ehhez hasonló levél talán egy kicsit több időt és egy kis gondolkodást igényel, de megéri az erőfeszítést!
Hiring Bill of Rights
A Comeetnél megvannak a saját irányelveink, amelyeket én a Hiring Bill of Rights-nak neveztem el. Ez az, amit a gyakorlatba ültettünk, hogy felturbózzuk saját toborzási gyakorlatunkat, és amit a jelöltekkel való jó bánásmód köré építettünk. Majd a jövőben bővebben kifejtem, hogy mi is ez, de az egyik konkrét gyakorlat, amit személyesen követek, hogy mindenkit felhívok, akivel a Comeethez való csatlakozásról beszéltem, különösen, ha ez személyesen történt. Bár ezt nem tehetem meg minden egyes jelentkezővel, de mindent megteszek azért, hogy a legtöbb jelentkező esetében ezt a személyes kapcsolatfelvételt megtegyem.
Nehéz lehet konkrét ROI-t meghatározni ezekre a hívásokra, de tudom, hogy segít pozitív benyomást kelteni a vállalatunkról a piacon. Elég sok olyan jelöltem van, aki háláját és elismerését fejezte ki az ilyen személyes érintésért, valamint a meglepetést, hogy egy cég vezetője valóban megteszi a plusz lépést, hogy ilyen személyesen és szakmailag lezárja velük a kört.
Miért fontos a személyre szabott elutasító levél írása?
A vállalat “emberibbé” és tiszteletteljesebbé tétele sosem rossz gyakorlat. De ha tudni szeretné, hogy “mi hasznom van belőle?”, akkor íme…
Amint korábban említettem, a pályázókkal való személyesebb kapcsolatfelvétel ideális módja a munkáltatói márka építésének, növelésének és védelmének. A jól kezelt pályázók sokkal nagyobb valószínűséggel ajánlják barátaiknak és ismerőseiknek az Ön szervezetét. Számos olyan vállalatot ismerek, amelyiknek a magasan képzett jelentkezőket más jelöltek ajánlották, akiket ők továbbjuttattak. Az elutasítottakkal való jó bánásmód az egyik legfontosabb lépés, amely ehhez vezet.”
És ne feledje, hogy sok esetben az elutasítottak az Ön cégének megoldásainak célpiacán vannak. Ha jól bánsz velük, és nem utasítod el őket, az egy nagyszerű módszer arra, hogy a munkáltatói márkáddal való kapcsolatfelvételtől eljutsz odáig, hogy potenciális ügyfélként, vagy akár a későbbiekben ajánlóként vagy befolyásolóként is bevonzod őket a vállalati márkádba. Soha nem tudhatja, hogy az Ön vállalkozása hogyan találkozik valakivel a jövőben. Egy ma még jelentkezőből holnap már értékesítési potenciális ügyfél lehet. Miért ne akarná, hogy mindenki pozitív benyomást hagyjon a vállalatáról?
Meglepő lehet, hogy vannak bizonyos helyek, ahol a jelölteket tájékoztatni kell a státuszukról. Míg az Egyesült Államokban egyszerűen jó formának számít, ha válaszol a jelentkezőknek. Bár nem meglepő, hogy sok jelölt a jelentkezését követően soha nem kap visszajelzést, azt feltételezve, hogy érdeklődése egy fekete lyukba hullott. Másrészt bizonyos országokban törvényi kötelességük, hogy 60 naponként tájékoztassák a jelentkezőket a státuszukról, ha még mindig fontolóra veszik a jelentkezést.
Nem hiszem, hogy el kell jutnunk erre a végletre és az ehhez szükséges összes szabályozásra. Ha egyszerűen csak emberségesen, tisztelettudóan és professzionálisan viselkedünk, azzal mindenki számára javíthatjuk a felvételi folyamatot és a toborzás élményét.