Hogyan írjunk köszönő e-mail válaszokat (mintákkal)

Noha az e-mail a digitális korszakkal érkező levélírás egyik ágense, sokan mégsem tudták elsajátítani a levélírást, nemhogy az e-mailezést. Ez egyébként nem is baj, hiszen az e-mail és a levél közötti különbség olyan, mint az autó automata és a kézi váltó közötti különbség. Nem kell megtanulni, hogyan kell vezetni egy autót kézi váltórendszerrel, mielőtt egy automata váltórendszerrel rendelkező autót vezetnénk. A kézi váltórendszer megértése azonban lehetővé teszi, hogy könnyedén megértse az automata váltó működését.

Így a levélírás megértése is nagyon megkönnyíti a professzionális e-mailezést. Ezért, amikor azt vizsgáljuk, hogyan kell nyugtázó e-mail válaszokat írni, a levélírás alapelveiből meríthetünk.

Mint azt valószínűleg Ön is tudja, a levelek és az e-mailek közötti fő különbségek a következők:

1. Az e-maileknek nincs szükségük címekre az e-mail szöveg felett. A professzionális e-mailek írására és megválaszolására vonatkozó tippeket és példákat itt olvashat.

2. Az e-mailek a levelekkel ellentétben kidolgozottabb aláírásokat igényelnek. Az e-mail lezárásokról itt olvashat bővebben.

3. Az e-mailek rövidebbek és egyszerűbbek, mint a levelek. A hatékony szakmai e-mailek írásához itt olvashat tippeket.

Tippek és minták a nyugtázó e-mail válaszok írásához

Az üzleti életben általában szembesülünk azzal, hogy különböző típusú e-maileket kell nyugtáznunk. Gyakran előfordul, hogy a szakemberek és üzletemberek szükségesnek találják, hogy további információkat is hozzáfűzzenek az általuk küldött nyugtázó e-mailekhez. Így a nyugtázó e-mailek ma már igencsak érintőleges szerepet töltenek be az üzleti és szakmai kommunikációban.

Tippek a nyugtázó e-mail válaszok írásához

Az alábbiakat érdemes szem előtt tartania, amikor nyugtázó e-maileket ír:

1. Próbálja megerősíteni a megállapodásokat vagy felülvizsgálni a megállapodás feltételeit, ha a megállapodás elérésénél tart.
2. Előre értesítse ügyfeleit és partnereit arról, hogy látta az e-mailjüket, hogy folytatni tudják az egyéb szükséges feladatokat.
4. Tájékoztassa ügyfelét vagy partnerét, ha bármilyen változás lesz a megállapodásban, például ha a megrendelésük néhány napot késik.

Minták a nyugtázó e-mail válaszokhoz

Az alábbi nyugtázó e-mail válaszminták útmutatóként szolgálnak a különböző helyzetekre vonatkozó nyugtázó e-mailek elkészítéséhez.

1. Üzleti megrendelést nyugtázó e-mail

A vásárló megrendelte az Ön termékét, de a szállítás előtt még néhány információra van szüksége, vagy el kell igazítania a vásárlót a további teendőkkel kapcsolatban.

Kedves Kentura asszony,

Köszönjük a két konténer nitrocellulóz hígító megrendelését. Az áru hét (7) munkanapon belül elkészül, és pontosan nyolc (8) munkanap múlva kerül kiszállításra.

Azelőtt szeretnénk tudni, hogy szeretné-e, ha a vásárlóinknak szánt ajándéktárgyainkat, valamint más egységekből származó termékmintákat is mellékelnénk. A korábban elküldött katalógusból kiválaszthatja, hogy milyen mintatermékeket szeretne kapni.

Újrahasznosított nitrocellulóz hígítónk úgy készül, hogy a legjobb eredményeket kínálja nagyon alacsony költségek mellett. Biztosak vagyunk benne, hogy ügyfelei nagyon elégedettek lesznek ezzel a termékkel.

Még egyszer köszönjük megrendelését. Várjuk határozott utasítását az ajándéktárgyaink és egyéb mintatermékeink felvételére.

Őszintén,

Ayo Oyedotun

üzemeltetési vezető

Maraino Porelli Limited

2. E-mail a tanfolyamra történő regisztráció visszaigazolásáról

Az Ön tanfolyamára valaki regisztrált. Meg szeretné köszönni a személynek a regisztrációt, és néhány további részletet ismertetni a tanfolyamról.

Kedves Babos úr,

Köszönjük, hogy nemrég regisztrált a 2013-as alapfokú vezetői tanfolyamunkra. Ez az e-mail megerősíti, hogy megkaptuk a regisztrációs díját és az önéletrajzát.

A tanfolyam 2013. június 3-tól három (3) héten át, hétfőtől péntekig tart, a helyszín pedig az Alpha Cathedral lesz. Minden egyes foglalkozás két (2) órás lesz, és minden nap csak három (3) foglalkozást tartunk. Tehát minden regisztrálótól elvárjuk, hogy a képzés három (3) hete alatt naponta 8:00 órakor folytassa a munkát. Kérjük, látogasson el honlapunkra – http://afrimash.com/- további információkért.

Várjuk Önt az Alpha Cathedralban. Bármilyen kérdése van, ne habozzon, bármikor írjon nekem.

Üdvözlettel,

Ayo Oyedotun

Heas, adminisztráció

Anthony Robbins Institute

3. Álláspályázatot visszaigazoló e-mail

A csúcsszervezetek általában visszaigazolják az álláspályázatokat tartalmazó e-mailek beérkezését. Ez a visszaigazoló e-mail minta azoknak a vezetőknek és humánerőforrással foglalkozó személyeknek szól, akik szeretnék visszaigazolni az álláskeresőktől érkező pályázatok beérkezését.

Dear Ms. Sharon,

Köszönjük, hogy jelentkezett a Breinswaitte Resources Limited marketing officer pozíciójára. Az Ön jelentkezését a többi beérkezett pályázattal együtt a következő napokban fogom átnézni. If you are selected for the next phase of the recruitment process, you will be contacted for an interview session.

We appreciate your interest in our company and wish you the very best in this selection process.

Sincerely,

Ayo A. Oyedotun

Head of Human Resource

Factbook Inc.

Here’s a simpler acknowledgement:

Dear Ms. Sharon,

Thank you for your application for the position of a marketing officer in Breinswaitte Resources Limited (BRL).

We have received a lot of applications for this position and will be short-listing the qualified candidates by September 20. If you have not heard from us by then, please be free to mail me to inquire about the status of your application.

Thank you for your interest in BRL.

Best Wishes,

Ayo Oyedotun

Head, Human Capital Development

Breinswaitte Resources Limited

4. Egyszerű e-mail visszaigazoló válasz

Nagyon sok esetben megkérik Önt, hogy erősítse meg olyan e-mailek kézhezvételét, amelyekhez kevés vagy semmilyen információt nem tud hozzáfűzni. Általában a feladó egyszerűen csak tudni szeretné, hogy látta az e-mailt, és egy egyszerű visszaigazolást vár Öntől.

Az ilyen típusú e-mailek a következővel zárulhatnak: “Kérjük, erősítse meg az üzenet átvételét”, “Kérjük, erősítse meg az e-mail átvételét” vagy “Kérjük, erősítse meg az e-mail átvételét”.

Egyszerű e-mail visszaigazolás álláskeresőknek:

Dear Kentura,

This is to confirm I have received this email. Ismételten szeretném megköszönni, hogy felajánlotta nekem a lehetőséget, hogy az Önök nagyra becsült munkatársainak tagja legyek.

Üdvözlettel,

Ayo Oyedotun

Egyszerű e-mail visszaigazolás egy üzleti megbízásról

Kedves Frank úr,

Ezzel szeretném megerősíteni, hogy láttam az e-mailt. Várom, hogy a jövő héten megkapjam a szállítmányomat, ahogyan megígérte.

Regards,

Ayo Oyedotun

Assistant, Business Development

Marygold Inc.

Conclusion

Nem számít, hogy milyen visszaigazoló e-mailt küld, ne feledje az e-mail válaszok írásának minden szabályát. Győződjön meg róla, hogy ellenőrzi a CC-t és szükség esetén felülvizsgálja az e-mail tárgyát, mielőtt megnyomja a küldés gombot. Ellenőrizze az e-mail lezárását és aláírását is, hogy elkerülje a felesleges hibákat.