Műhely megtervezése

Aki valaha is tervezett már workshopot, az elmondhatja, hogy ez nagy feladat. És egy jót tervezni? Nos, ehhez szervezés, összpontosítás és rengeteg kreativitás szükséges. Hogyan készüljön fel tehát egy olyan workshopra, amely nemcsak releváns és produktív, hanem emlékezetes is lesz?

Néhányan utálnak workshopokra járni. Ha rosszul csinálják, akkor hatalmas idő- és pénzpocsékolás lehet. Ha azonban jól tervezik meg őket, hihetetlenül értékesek lehetnek minden résztvevő számára. A workshopok kiválóan alkalmasak ötletelésre, interaktív tanulásra, kapcsolatépítésre és problémamegoldásra. Ezért kulcsfontosságú az előzetes tervezés.

Műhely előtt

Az alábbi lépéseket követve biztosíthatja, hogy a workshop mindenki számára értékes élményt nyújtson:

Fogalmazza meg a célokat

Minden workshopnak kell, hogy legyen célja. Javítani szeretné a vállalat felvételi eljárásait? Meg akarja tanítani a vezetőket arra, hogyan legyenek jobb szervezők? Csapatépítést kell végeznie egy újonnan alakult csapattal?

Nagyszámú workshop időpocsékolás, mert nem tartják a megbeszélés középpontjában a világos célt. E világos cél nélkül nincs igazán értelme összehívni az embereket.

Döntse el, ki fog részt venni

Az, hogy tudja, ki fog részt venni, közvetlenül kapcsolódik a céljához. Ha például a workshop célja egy probléma részletes megoldásának kidolgozása, akkor valószínűleg 10 vagy annál kevesebb kulcsfontosságú résztvevőt szeretne. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Ha azonban 50 fővel számol, akkor lehet, hogy egy elég nagy külső helyszínt kell keresnie.

A helyszín kiválasztásakor gondoljon a workshop logisztikájára és gyakorlati részleteire. Mindenki látni fogja a vizuális segédeszközöket? Ha szüksége van egy bizonyos technológiára, például telekonferenciára, a helyszín támogatni fogja azt? Vannak-e megfelelő létesítmények a szüneti ülésekhez? Mindenki el tudja majd érni a helyszínt? Meg kell-e szerveznie a szállást azoknak, akik messziről érkeznek? És milyen étkezési lehetőségeket biztosít a helyszín?

A napirend összeállítása

Most, hogy már tudja az elsődleges célját és azt, hogy kik fognak részt venni, elkezdhet kidolgozni egy vázlatot arról, hogyan fogja elérni a workshop célját.

• Fő pontok – Készítsen egy listát a megvitatandó fő pontokról, majd bontsa le minden nagyobb pontot olyan részletekre, amelyeket a közönséggel közölni szeretne.
• Vizuális eszközök – Sorolja fel az egyes pontokhoz használandó vizuális eszközöket, ha lesznek ilyenek. Ha technikai segítségre van szüksége, ez segít az azt biztosító személyeknek meghatározni, hogy mire kell összpontosítaniuk erőfeszítéseiket.
• Megbeszélések és tevékenységek – Szánjon időt arra, hogy pontosan felsorolja, milyen csoportos megbeszéléseket és tevékenységeket fog tartani a workshop melyik pontján. Mennyi időt szán az egyes gyakorlatokra? Győződjön meg arról, hogy a tevékenységek megfelelnek a csoport méretének, és biztosítsa, hogy a helyszín rendelkezik a foglalkozások lebonyolításához szükséges erőforrásokkal (például szemináriumi termekkel).

Ne feledje, minél részletesebb a terve, annál inkább biztosítja, hogy a workshop a terv szerint zajlik – és sikeres lesz.

Követési terv kidolgozása

Az egyetlen módja annak, hogy megtudja, sikeres volt-e a workshop, egy hatékony követési terv. Készítsen egy kérdőívet, amelyet a rendezvény végén minden résztvevőnek átad, és adjon bőséges lehetőséget arra, hogy megosszák véleményüket arról, hogy mennyire ment jól. Bár ez kissé ijesztő lehet, ez az egyetlen módja annak, hogy tanuljunk – és javítsunk – a következő alkalomra.

Az is fontos, hogy legyen egy terv a workshop során hozott döntések kommunikálására. Ki fog küldeni egy tömeges e-mailt mindenkinek a részletekkel? Fel fogja tenni a vállalat intranetjére? Az embereknek tudniuk kell, hogy a kemény munkájuk valóban eredményezett valamilyen döntést vagy intézkedést, ezért tájékoztassa őket arról, hogy mi történik a workshop befejezése után.

A workshop alatt – az emberek bevonása

Ha már van egy szilárd előzetes terve, találja ki, hogyan hozhat némi izgalmat az eseménybe. Tudja, hogy milyen témákkal szeretne foglalkozni, de hogyan fogja az információkat szórakoztatóvá és emlékezetessé tenni a csapata számára?

A sikeres workshop kulcsa, hogy mindenkit bevonjon. Ha felállsz és három órán keresztül beszélsz, akkor csak előadást tartasz – nem pedig workshopot moderálsz. Mindenkinek részt kell vennie.

A csoportos gyakorlatok elkészítése minden workshop esetében más és más. Tartsa szem előtt ezeket a tippeket:

• Nagyon sokan idegesek, ha nyilvánosan , vagy ismeretlen csoportban kell beszélniük. Ha csoportos gyakorlatokat tervezel, tartsd kicsire az egyes csoportok méretét, így az emberek kényelmesebben tudnak beszélni és interakcióba lépni.
• Keverj össze különböző típusú embereket az egyes csoportokban. Ha például több részleg is részt vesz a workshopján, ne tegye ugyanazon részleg tagjait saját csoportjukba. Azzal, hogy bátorítja az embereket, hogy más részlegekkel is érintkezzenek, megtanulhatják, hogy a dolgokat más szemszögből nézzék.
• Meghatározza, hogyan fogja rögzíteni az egyes csoportok ötleteit. A résztvevők kiabálni fogják őket, miközben Ön leírja őket? Vagy le fogják írni a saját ötleteiket, majd átadják önnek? Ez egy apró, de fontos részlet, amelyet gyakran figyelmen kívül hagynak.
• Ha öt vagy kevesebb csoportja van, szánjon időt arra, hogy az egész csapat kiértékelhesse az egyes kisebb csoportok ötleteit. Ez nagyszerű módja annak, hogy leszűkítse az ötletek listáját, és a jó ötletek igazán felragyogjanak.

Ne feledje, fordítson minél több időt arra, hogy szórakoztató és érdekes csoportgyakorlatokat hozzon létre. Ezek valószínűleg mindenkit fenntartják majd az érdeklődést és a részvételt.

Általános workshop tippek

Itt van még néhány ötlet egy sikeres workshop lebonyolításához:

• Ha megtervezed a megbeszélést, érdemes lesz facilitálnod is. Megtudhatja, hogyan végezze ezt hatékonyan A moderátor szerepe című fejezetben .
• Meg kell határoznia a megbeszélés vagy ülés célját. Erről bővebben a Hatékony értekezletek vezetése című cikkünkben olvashat.
• Kezdje az értekezletet néhány jégtörővel, hogy mindenki ellazuljon és kényelmesen érezze magát.
• Ha a workshop célja egy nehéz vagy érzékeny téma tárgyalása, különösen fontos, hogy a csoport már a kezdés előtt kényelmesen érezze magát. Ennek egyik módja, hogy elmesél egy történetet, amely lazán kapcsolódik a témához, mielőtt elkezdené megvitatni a nehéz kérdést.
• Néha nem kell mindenkinek az egész műhelymunkára maradnia. Előfordulhat például, hogy a vezérigazgató túl elfoglalt ahhoz, hogy részt vegyen az egész ülésen. Határozza meg, hogy a legelfoglaltabb résztvevőinek mely szekciókban kell részt venniük, és tegyen előre javaslatot arra, hogy mikor érkezzenek és mikor távozzanak. Értékelni fogják a figyelmességét.
• Ahol lehetséges, kerülje el, hogy a workshopot ebéd után, délután 2:00 és 3:00 között tartsa. Sok ember számára ez a leglassabb, legkevésbé produktív napszak. Csoportja valószínűleg energikusabb lesz, ha az eseményt délelőttre vagy késő délutánra időzíti. (Ha kora délutánra kell időzítenie a workshopot, gondoskodjon arról, hogy sok erős kávé álljon rendelkezésre!)
• Ha a workshop végső célja, hogy döntést hozzon valamiről, minél többen vesznek részt rajta, annál kevésbé valószínű, hogy döntés születik. Itt próbálja meg a résztvevők számát minimálisra csökkenteni (például úgy, hogy a rendezvény után perceket ad ki a csak érdeklődők számára.) Az is fontos, hogy megismerkedjen a csoportos döntéshozatal különböző stratégiáival. További információkért lásd a Csapatdöntés megszervezése című cikkünket.