A “számla” és a “nyugta” kifejezéseket olyan gyakran felváltva használják, hogy egy laikus számára úgy tűnik, nincs különbség a kettő között.
Mindenesetre, ahogyan azt bármely vállalkozó vagy a könyvelésben jártas személy elmondhatja, a két kifejezés nagyban különbözhet egymástól.
Próbálja ki online számlázó szoftverünket ingyen
Egyszerűen fogadjon online fizetéseket
Tartson nyomon, ki fizetett Önnek
Kezdje el a számlák küldését
Ebben az emberek akkor jönnek rá erre a tényre, amikor a vállalkozásuk elszámolásához látnak. Mások valamivel kellemetlenebb módon akkor döbbennek rá erre, amikor az adóbevallásukhoz mennek.
A többiek pedig egyáltalán nem vesznek tudomást a különbségekről, és gyakran hivatkoznak a számlára nyugtaként és fordítva. Pedig ennek igazán nem kellene így lennie, amikor az Atradius e tanulmánya szerint a késedelmes fizetések 10-20%-a a számlán szereplő helytelen adatok miatt történik.
Nagy kockázatot jelent, ha nem értjük a különbségeket és a hasonlóságokat.
Tudja tehát, hogy a számla és a nyugta egyaránt a könyvelés szempontjából fontos dokumentum. Mindkettő akkor kerül a képbe, amikor az áruk és/vagy szolgáltatások vevője és eladója olyan tranzakcióban vesz részt, amely az említett áruk és/vagy szolgáltatások fizetés ellenében történő cseréjével jár.
Mindkettőt arra használják, hogy rögzítsék az adott árukkal és szolgáltatásokkal kapcsolatban járó és kifizetett összegeket. Mindkettő jogi dokumentum.
A kettő között sok hasonlóság látszik, ezért érthető, hogy a kettőt gyakran összekeverik. A kettő azonban nagyon különböző dokumentum, szinte teljesen más céllal.
Vizsgáljuk meg részletesen ezeket a különbségeket.
Mi a számla?
A számla egy ügylet keretében történő fizetési felszólítás vagy számla. Az árukat és/vagy szolgáltatásokat értékesítő személy, vagyis az eladó állítja ki az ezeket az árukat vagy szolgáltatásokat megvásárló személy, vagyis a vevő számára.
A számlával kapcsolatban a legfontosabb, hogy a számla jogilag kikényszeríthető dokumentum. Más szóval az eladó az adott áruról vagy szolgáltatásról kiállított számlát felhasználhatja arra, hogy jogilag biztosítsa az ezzel kapcsolatos fizetés teljesítését.
A számla azonban nem csak a fizetési felszólításról szól.
A számla számos lényeges adatot is felsorol, például az eladó és a vevő nevét, az eladó címét, telefonszámát, e-mail címét és faxszámát, az igénybe vett szolgáltatásokat vagy árukat, a mennyiségeket, az árakat, a számla kiállításának dátumát, a számla számát és a teljes fizetendő összeget.
A további félreértések elkerülése érdekében meg kell jegyezni, hogy a számla nem is megrendelés. A rendelés alapvetően a vevő által a szállítónak kiállított dokumentum, amely részletezi a kívánt tételeket vagy szolgáltatásokat, a mennyiségeket és a megállapított árakat.
A bónuszként itt van egy részletesebb áttekintés a számlázásról, amelyet nyugodtan átnézhet.
Mi az a nyugta?
A nyugta alapvetően a szállító által a vevőnek kiállított nyugta, amely igazolja, hogy a fizetés megérkezett. Ez a vásárló igazolása annak, hogy a fizetés megtörtént.
Az árutranzakciók esetében tulajdonosi igazolásként is szolgál. Különböző információkat sorol fel, például az eladó és a vevő nevét, az árat, az adókat, az árengedményeket, a fizetési módot, a fizetés dátumát, a nyugta számát, az eladó aláírását és a fizetendő teljes összeget.
A nyugta is egy jogi dokumentum. A nyugtán nem mindig szerepel, hogy mire és milyen mennyiségben történt a fizetés. Ezért válik fontossá a számla – hogy felsorolja a tranzakció tárgyát képező tételt vagy szolgáltatást.
Ha azonban a nyugta tartalmazza ezeket a dolgokat, a külön számla szükségtelenné válik.
Hasonlóságok a számla és a nyugta között
- Mindkettőt az eladók állítják ki.
- Mindkettő jogi dokumentum.
- Mindkettő a szállító és a vevő adatait tartalmazza.
- Azokban az esetekben, amikor a teljes fizetés egyszerre történik, a számla és a nyugta egyaránt a teljes összeget tartalmazza.
Különbségek a számla és a nyugta között
- Míg a számla alapvetően a fizetés teljesítését kéri, a nyugta a fizetés megtörténtét bizonyítja.
- A számlát a fizetés teljesítése előtt állítják ki. A nyugtát a fizetés után állítják ki.
- A számla felsorolja az esedékes vagy fizetendő teljes összeget. A nyugta viszont részletezi, hogy mekkora összeget fizettek ki, és mi a fizetés módja.
- Ha egy szállító számlát állít ki, és a fizetés még nem történt meg, a szállító a fizetést az értékesítésben jóváírásként, a vevőkövetelések között pedig terhelésként könyveli.
- Ha egy vevő számlát kap, de még nem fizette ki a számlát, akkor a vevő a fizetést jóváírásként könyveli a Tartozások számlái között, és terhelésként egy költségszámla vagy eszközszámla alatt.
- A számla a vevőhöz kerül, akinek ki kell fizetnie a számlát, míg a nyugta a vevőhöz vagy egy harmadik félhez kerülhet a fizetés bizonyítékaként.
- A számlát az eladott áruk vagy szolgáltatások nyomon követésére használják. A nyugta viszont azt igazolja, hogy a fizetés megtörtént.
Használatok
A számlákat elsősorban arra használják, hogy fizetési felszólítást intézzenek a vevőkhöz.
Mindemellett segítenek az áruszállításban, az eladott áruk és szolgáltatások nyomon követésében, a jövőbeli bevételek becslésében, sőt az ügyfélszolgálatban is, mivel kedvezményeket kínálnak a korai fizetésre és meghosszabbított fizetési határidőt.
A számlákat a vevők a vásárlás vagy a tulajdonjog igazolására használják. Ez különösen akkor válik fontossá, amikor a vevők hibás vagy hibás árucikkeket akarnak visszaküldeni.
Példák
A számla és a nyugta közötti különbségek jobb szemléltetése érdekében íme néhány szemléletes példa a valószínű kibocsátókkal kapcsolatos információkkal.
Számla
A számlát általában az eladók, az eladók, a kereskedők vagy a kereskedők állítják ki. Számlát állíthat ki egy vállalat könyvelési osztálya.
Az orvosi rendelő, a kórház, a szerelő vagy a javítóműhely is állíthat ki számlát az ügyfeleknek.
Amikor elmegy egy étterembe, és ételt és italt rendel, a pincér vagy a pincérnő az este végén számlát hoz Önnek. Ezt a számlát csekknek nevezik.
Számla
A nyugtát ismét az árusok, eladók, kereskedők vagy kereskedők állítják ki. Ezúttal azonban a vásárló vagy egy harmadik fél kaphatja meg, hogy elismerje, hogy a fizetés megtörtént.
A nyugtát kaphatja a kártyás automatától, amelynél lehúzza a kártyáját, amikor bankkártyával vagy hitelkártyával fizet.
Néha maga a számla is megkaphatja a “kifizetve” pecsétet, például egy élelmiszerboltban, szupermarketben vagy akár egy étteremben. Ilyen esetben maga a számla lesz a nyugta.
A számlák és nyugták üzleti oldala
Mivel a számlák és nyugták segítenek a kiadások teljes és pontos nyomon követésében, már az első naptól kezdve nélkülözhetetlennek kell tekinteni őket. Rendkívül jól jönnek egy adóellenőrzés esetén, és csodákat tehetnek a döntéshozatal megalapozásában is.
Tegyen meg mindent, hogy az üzleti kiadásokról teljes nyilvántartást állítson össze bizonylatok formájában. Lehet, hogy meglepődne. A megfigyelhető múltbeli kiadási trendek felhasználhatók a jövőbeli költségvetések kiigazításához és az üzleti tervek módosításához.
Az InvoiceBerry kiadáskövető funkciója segítségével könnyedén beolvashatja a papír alapú bizonylatokat, így az üzleti kiadások összes nyilvántartása biztonságosan tárolható. Ez nagy segítség a pénzügyi kimutatások készítésekor, a levonható üzleti költségek nyilvántartásakor és az adóbevallások elkészítésekor is.
Mivel minden olyan üzleti kiadás, amelyet az adóbevallásában levonásként érvényesít, igazoló dokumentumokat igényel, az értékesítési bizonylatok és számlák hozzáférhető elektronikus másolatai mennyei küldeménynek érzik majd magukat.