Mi a POS Tranzakció? Az alapok magyarázata

Az informatikai ipar erőteljes fejlődése az elmúlt években a vállalkozásokat is fejlesztette. A fejlett szoftver- és hardvertechnológiák bevezetésével a bármely vállalkozással kapcsolatos nyilvántartások digitálisan kerülnek rögzítésre. A nyilvántartások elektronikus karbantartása erőforrásokat takarít meg, megbízhatóbb, és az adatvesztés minimális esélyével lehet biztonsági másolatokat készíteni.

A Point of Sale rendszereket kifejezetten arra tervezték, hogy nyomon kövessék az összes eladást, a készletnyilvántartást, a POS-tranzakciókat, az alkalmazottak profiljának kezelését és minden egyéb, egy kiskereskedelmi üzletben végzett tevékenységet. A népszerű POS-rendszerek, amelyek segítik a vállalkozásokat az eladások javításában, többek között a Shopify, a Lightspeed, a Shopkeep, a Magestore stb.

Mi a POS-tranzakció?

A POS-tranzakcióra akkor kerül sor, amikor a vásárló pénztárnál vagy online áruházban fizet a neki nyújtott termékekért vagy szolgáltatásokért cserébe. Általánosságban elmondható, hogy az értékesítési ponton történő tranzakcióra mindig akkor kerül sor, amikor az eszközök, kötelezettségek vagy saját tőke átváltásával járó tevékenység történik.

A készpénz és az áruk cseréje bármilyen médiumban megtörténhet, attól függően, hogy milyen üzlet vagy üzletből történik a vásárlás. A tranzakciók két felhasználói szerepet foglalnak magukban, azaz egy vevőt és egy eladót. A szoftverekből és hardverekből álló rendszereket, amelyek nyomon követik ezeket a tranzakciókat, POS vagy Point of sale rendszereknek nevezzük.

Ez azt eredményezi, hogy a POS-szoftverrel és -hardverrel integrált pénztárgépen keresztül történő pénzváltást eladáshelyi tranzakciónak nevezzük. A POS-rendszert a kiskereskedők azért vásárolják, hogy szemmel tartsák a napi, havi vagy éves szinten végrehajtott tranzakciók számát.

A POS-rendszerek felelősek a különböző termékek eladásából naponta keletkező készpénzmennyiség kiszámításáért is. Egyéb csodálatos funkciók közé tartozik a készletgazdálkodás, a POS-jelentések készítése, az alkalmazottak profiljának kezelése, a készletgazdálkodás, a készletigények előrejelzése stb.

A POS-rendszer használata az értékesítési ponton történő tranzakciók rögzítésére és nyomon követésére segít a kiskereskedőknek és az eladóknak a megbízható nyilvántartások vezetésében és a vállalkozásuk előrehaladásának hatékony mérésében.

Ezek a rendszerek segítenek az eladóknak abban is, hogy az egyes termékek keresletének és értékesítésének, valamint a már bevezetett értékesítési eljárások hatásának vizsgálatával és a POS-jelentéseknek a bevitt adatokkal összhangban történő generálásával stratégiákat dolgozzanak ki az értékesítés javítására.

POS tranzakciótípusok

Minden értékesítés vagy vásárlás pénzmozgással jár, de az a közeg, amelyen keresztül ez a pénz átutalásra kerül, különböző esetekben eltérő lehet. Az alábbiakban a POS-tranzakciók két fő kategóriáját említjük meg pontos leírásokkal együtt:

Online

A POS-tranzakciók, amelyek egy online kiskereskedelmi üzletben történő vásárlás során fordulnak elő, ebbe a kategóriába tartoznak. Ebben az esetben az üzlet fizikailag nincs jelen, de a vásárlók online megtekinthetik a termék részleteit, és megrendelhetik a kívánt termékeket, amelyeket egy idő után házhoz szállítanak. Az értékesítési ponton történő tranzakcióra akkor kerül sor, amikor a vevő megadja a hitelkártyaadatait, és a pénz átutalásra kerül az eladónak az online kategóriában. Nem kielégítő termékminőség vagy hibás termékek esetén az összeget bizonyos esetekben vissza is térítik a vásárlóknak.

Offline

Amikor a vevő ellátogat egy üzletbe, kiválaszt bizonyos termékeket és fizet a pénztárnál, amelyen POS van felszerelve, akkor ezt a kategóriát offline Point of Sale tranzakciónak nevezzük. Ebben az esetben a pénzt a vevő közvetlenül, késedelem nélkül kapja meg.

Az online és offline tranzakciók további három különböző típusba sorolhatók:

Eladás

Amikor egy termék vagy tétel eladása történik, legyen szó fizikai boltról vagy online kiskereskedelmi üzletről, akkor ez a tranzakciótípus zajlik. Mindkét esetben a készpénzt vagy a fizetést közvetlenül az eladó kapja. Az eladott termékek számát, az átvett készpénz összegét, a vásárlás dátumát és időpontját, az eladást lebonyolító alkalmazottat és a vásárló adatait a POS rendszer rögzíti, hogy ezeket a tényezőket a jövőbeli előrejelzésekhez nyomon lehessen követni.

Vásárlások

Ez az értékesítési ponton történő tranzakció akkor történik, amikor a vevő bármilyen közegből megvásárol egy terméket, és annak ellenértékét kifizeti. A vásárlással kapcsolatos összes információ rögzítésre kerül a POS rendszerben.

Befizetési bizonylatok

Azt követően, hogy a vevő sikeresen megvásárolta a kívánt termékeket, a tisztelt vásárlók számára bizonylat készül, amely olyan adatokat tartalmaz, mint a kifizetett készpénz összege, a termékek száma, a megvásárolt termékek neve, a vásárlás dátuma és időpontja stb. Ezt a blokkot átadják a vásárlónak, hogy ő is nyomon követhesse a kiskereskedelmi üzletben történt vásárlásait.

Mi a POS-egyeztetés?

A POS-egyeztetés kifejezés rendkívül fontossá válik a kis- és nagyvállalatoknál, és akkor használatos, amikor a POS-adatkészletek számviteli nyilvántartásait hasonlítják össze egymással. Ezt azért végzik, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy a rögzített adatok és pontosak.

A POS-egyeztetést úgy is magyarázzák, hogy az annak ellenőrzésére végzett számítások, hogy a pénztárban lévő készpénz összege megegyezik-e az adott napon/hónapban vagy évben történt eladások számával.

Hogyan kapcsolódik a POS egyeztetés a POS tranzakcióhoz?

A POS egyeztetés és a POS tranzakciók szorosan kapcsolódnak egymáshoz, mivel mindkettő egymás adatainak ellenőrzésére szolgál. Az értékesítési pont rendszerben generált jelentésekkel kinyert adatokat az értékesítési pontok egyeztetési módszereinek segítségével keresztellenőrzik. Ennek eredményeképpen a készpénz be- és kiáramlását tökéletesen rögzítik.

A POS-egyeztetés előnyei

A könyvelési hibák kiküszöbölése

A POS-egyeztetési módszertan kiküszöböli az esetleges emberi hibákat a pénzügyek kiszámításában, és segít az adatok pontos elemzésében.

Biztonságos üzleti befizetések

Az eljárás során elvégzett keresztellenőrzés abban is segít, hogy biztos legyen a számláján fenntartott készpénzösszegben, így a jövőbeli befektetések vagy vásárlások pontosan előre jelezhetők.

Szabályozhatóság

A POS-egyeztetési eljárás felgyorsítja a vállalkozással kapcsolatos pénzügyek kezelésének stabilitását is. A rendelkezésre álló készpénz pontos becslése segít az idő előtti tervezésben és a feladatok zökkenőmentes elvégzésében.

A jogosulatlan tranzakciók azonosítása

Az összes értékesítéssel és vásárlással kapcsolatos pénzügyek kétszeri ellenőrzése segít a nem engedélyezett tranzakciók azonosításában is, és minimalizálja a felesleges készpénzkiáramlás kockázatát.