A PMSolutions “A PMO helyzete” című jelentése szerint a projektmenedzsment irodával (PMO) rendelkező szervezetek aránya a 2007-es 61 százalékról a közelmúltban (2017) 71 százalékra nőtt.
A vállalatok a digitális komplexitás folyamatosan változó kapujában versenyeznek. Ez fokozott nyomást gyakorol arra, hogy véges erőforrásokkal nagyobb volumenű projekteket hajtsanak végre, miközben az üzletet is növelni kell. A gyors ütemű digitális terjeszkedés és a technológiák folyamatos felbomlása felforgatja a stabil iparágakat, és a vállalatoknak meg kell tartaniuk és növelniük kell piaci részesedésüket, vagy a kard által próbálkozva meg kell halniuk.
A több projekt kiegyensúlyozása egyre fontosabbá válik, mivel a szervezetek felismerik ennek értékét a versenyhelyzetben, ahol az erőforrások maximalizálása és a határidők betartása jelentheti a különbséget a süllyedés vagy az úszás között ebben a gyors ütemű környezetben.
A PMO irányítási elvei a PRINCE2-ben vagy a PMBOK iránymutatásaiban dokumentált iparági szabványos módszertanokon alapulnak, amelyek egy szervezet működésének tervezésére, szervezésére, személyzeti ellátására, végrehajtására és ellenőrzésére összpontosítanak, hogy a lehető legnagyobb teljesítményt biztosítsák minimális hibák mellett.
De létezik-e egy mindenre megfelelő projektmenedzsment iroda? Vizsgáljuk meg, hogy mit csinál egy PMO, és hogy szervezetének érdemes-e megfontolnia ezt a megközelítést a projektek irányításában.
Mi a PMO és miért van rá szükség?
A PMO stratégiai szinten kulcsszerepet játszik a projektek irányításában. A projektmenedzsmenttel ellentétben, amely a projektcsapaton belüli napi tevékenységekre összpontosít, a PMO keretként működik a projektmenedzserek számára, PMO módszertanokat és sablonokat biztosít a szervezeten belüli programok irányításához. Irányítja a projektek fenntartásához és megvalósításához szükséges projektmenedzsment-erőforrásokat. Segítséget nyújt továbbá olyan speciális PMO-eszközökkel, mint a Smartsheet, a Pert és a Gantt-diagramok, amelyek útmutatást és támogatást nyújtanak más csapatoknak a projektek irányításához.
A szervezeten belüli vezetői csapatoknak általában más fontos munkára kell összpontosítaniuk az üzlet működtetése során, és nincs kapacitásuk vagy esetleg készségük arra, hogy magas szinten nyomon kövessék az összes folyamatban lévő projektet.
A projektvezetők a mindennapi tevékenységükkel és a csapataikkal vannak elfoglalva, így ez a szakadék gazdátlan marad, és senki nem állít fel prioritásokat 30 000 láb magasból, hogy hogyan kell teljesíteni azt a sok projektet, amelyet egy szervezetnek egy pénzügyi év alatt el kell végeznie. A kommunikáció akadozik, mivel a felső vezetésnek nincs szilárd átfogó képe arról, hogy alulról hogyan áll a vállalkozásuk.
PMO feladatai
Kormányzás
A szervezeten belüli programok fejlesztésére vonatkozó legjobb gyakorlatok meghatározása. Az eljárásokra összpontosít a részlegek között szükséges PMO-módszerek szabványosításával.”
Kommunikáció
A felső vezetés, a részlegvezetők és a projektmenedzserek közötti szakadék áthidalása a kommunikáció és a projektállapot-frissítések ésszerűsítése érdekében mamutfeladat lehet a nagy szervezeteknél. Ennek a PMO-funkciónak a központosítása biztosítja, hogy a felső vezetés tisztában legyen azzal, hogy mely projektek vannak veszélyben, és potenciálisan rávilágít az elszalasztott lehetőségekre azzal a szándékkal, hogy cselekvési tervet hozzon létre a projekt lefelé ívelő pályájának korrigálására.
Az erőforrások kezelése
A PMO kezeli a projektek közötti kölcsönös függőségeket, minimalizálva az erőforrás-pazarlást és a hibákat, valamint a már elvégzett, megismételhető munkát. Ezeket a tanulságokat hasznosítja, és összegyűjti a levont tanulságokat, és elérhetővé teszi a többi projektcsapat számára a további optimalizálás növelése és a határidők lerövidítése érdekében. Szinergiát teremt a projektvezetők között, biztosítva a zökkenőmentesebb hajózást projektalapon.
Coaching
A PMO képzi és mentorálja a projektvezetőket, valamint a csoportvezetőket, növelve a csapat készségeinek értékét, miközben a szervezeten belül is népszerűsíti a projektmenedzsment legjobb gyakorlatait, hangot adva nekik, hogy a projektet a megfelelő irányba tereljék.
Stratégiai tervezés
A PMO kulcsszerepet játszik abban, hogy a felső vezetésnek segítséget nyújtson abban, hogy összpontosítani tudjon arra, hogy mely projekteket kell megszüntetni, és hogyan lehet a hosszú távú stratégiai célok alapján rangsorolni.
A PMO-k különböző típusai
Az, hogy a PMO hol illeszkedik a vállalat hierarchikus struktúrájába, attól függ, hogy a vállalkozás mit szeretne elérni a sok projektben, és milyen összehangolás szükséges egy egyedi PMO funkció létrehozásához a konkrét feladatok irányításához, amelyeket ki kell jelölni. Ezek a feladatok viszont a szervezet igényein alapulnak.
A PMO-knak különböző típusai vannak, amelyeket a szervezetek megfontolhatnak.
- Vállalati PMO: Biztosítja, hogy a projektek összhangban legyenek a szervezet jövőképével és stratégiájával. A vállalati PMO-k jellemzően a vezérigazgatónak jelentenek, és felhatalmazással rendelkeznek az összes projektre vonatkozó stratégiai és taktikai döntések meghozatalára.
- Divizionális PMO: A szervezeten belül egy adott üzletág projektjeit támogatja. Ez magában foglalja a programirányítást, a képzést, az erőforrás-tervezést és a projektkoordinációt.
- Projekt PMO: Ezt egyetlen projekt vagy program időtartamára hozzák létre. Tartalmazza az adminisztratív támogatást, az ellenőrzést, a felügyeletet és a jelentéstételt.
- Projektmenedzsment Kiválósági Központ: Meghatározza a projektmenedzsment szabványokat és eljárásokat, módszereket és eszközöket a projektcsapatok támogatására az egész szervezeten belül.
Szüksége van az Ön szervezetének PMO-ra?
A PMO-módszerek sikeres bevezetéséhez a vállalatoknak néhány kulcsfogalmat kell szem előtt tartaniuk:
- A PMO szerepét egyértelműen meg kell határozni, nem hagyva félreérthető felelősséget.
- Ahelyett, hogy több PMO-szerepet és felelősséget osztanának ki, inkább arra kell összpontosítani, hogy a szervezetnek mit kell elérnie mind a rövid, mind a hosszú távú célok tekintetében.
- A felső vezetés elkötelezettségére van szükség ahhoz, hogy a PMO-t a szervezet minden része elfogadja. E felhatalmazás nélkül a PMO részleg csak egy újabb siló, amely azért küzd, hogy hangot adjon a szervezeten belül.
A PMO felvétele előtt szánjon időt arra, hogy megértse, mi is az a projektmenedzsment iroda, és hogy hosszú távon milyen előnyökkel járhat a szervezet számára. Ezután hajtson végre egy olyan cselekvési tervet, amely egyértelmű PMO KPI-ket biztosít a PMO előnyeinek értékeléséhez.
Mindemellett fontos szem előtt tartani, hogy nem minden szervezetnek van szüksége PMO-ra – különösen az üzleti tevékenység kezdeti szakaszában. Ahogy egy vállalat érik, úgy válik egyre aktuálisabbá ez a kérdés, hogy érdemes-e PMO-t bevonni vagy sem. A nagyobb szervezetek számára, amelyeknél egyszerre több program is működik, mindenképpen előnyös a PMO-keretrendszerbe való befektetés, amelynek célja a belső érdekeltek közötti egyértelműbb kommunikáció és a PMO KPI-k teljesítése. To further understand how company size influences the need for a PMO, let’s take a look at some data:
- 90% of large enterprises have a PMO
- 88% of midsize companies have a PMO
- 61% of small companies have a PMO
Overall, 71% of companies have a PMO and this number has increased by ten in the past decade.
There is a tendency for organizations to start a project management office without assessing the risks and benefits upfront. Ha a PMO-t rosszul csinálják, az visszavetheti a vállalatot a projektek megvalósítása szempontjából, de negatív érzéseket is kelthet a projektmenedzsmenttel szemben, ami miatt az érdekeltek idegesek lesznek, hogy időt és pénzt fektessenek abba, hogy egy későbbi időpontban újra megvalósítsák.
A PMI 2017-es Pulse of the Profession című felmérése szerint azoknál a vállalatoknál, amelyek a vállalati szintű PMO-struktúrát a felsővezetői stratégiához igazították, 38%-kal több projekt érte el az eredeti célokat, mint azoknál, amelyeknél ez nem történt meg.
A PMO bevezetésének alábbi előnyei a vállalatokra terjednek ki, függetlenül attól, hogy melyik ágazatban tevékenykednek:
- A szervezet számára kézzelfogható, hosszú távú előnyökkel járó, szabványosított projektirányítási módszertan és a PMO legjobb gyakorlatok biztosítása.
- A kommunikációs folyamatok racionalizálódnak a programok között, lehetővé téve a csapatok közötti fokozott együttműködést.
- A projektvezetők a napi operatív feladatokra összpontosíthatnak. Coaching-lehetőségeket biztosíthatnak a csapattagoknak, szükség esetén javítva a készségeket.
- A projektmenedzsmenteszközök és szoftverek szabványosított használata egyszerűbbé teszi az erőforrások projektek közötti mozgatását.
- Az erőforrások projektek közötti megosztása lehetővé teszi az erős csapatok gyarapodását.
A PMO-keretrendszer értékelése
A projektek kudarcai költségesek. Tavaly a Project Management Institute (PMI) jelentése szerint a sikertelen projektek miatt elvesztett pénzösszeg átlagosan 97 millió dollár volt minden 1 milliárd dollárra.
A szervezet PMO-célkitűzéseinek értékeléséhez a legjobb hely, ha megvizsgáljuk, hogyan működnek együtt a csapatok több rendszerben. Koncentráljon a csapaton belüli és a szervezeten belüli együttműködés folyamatára, és értékelje, hogy az érdekeltek alaposan megértik-e a projektek futását, és van-e rálátásuk a projektek teljesítményére
Ha a csapatok silóban dolgoznak, annak pénzügyi költségei vannak, ami azt eredményezheti, hogy a vállalkozás elszalasztja a lehetőségeket. A silók gátolják a szervezet növekedését és hatékonyságát, ami a különböző részlegek által végzett munka megkettőződését, valamint demotivált csapatokat eredményezhet, amelyek nem tudnak eredményeket elérni és nem tudják teljesíteni a KPI-ket.
A PMO-nak biztosítania kell, hogy minden csapat következetes projektmenedzsment-módszereket használjon, és hogy szabványosított szoftvereket használjanak az összes projekt kezelésére. Az eszközök és a szoftverek nagyszerűek ahhoz, hogy lehetővé tegyék a csapatok számára a hatékony munkát, de ha nem megfelelően használják az egész szervezetben, akkor ez költséges vállalkozássá válhat. Ez hatással lehet az eszközök kezelésének használatára a biztonságtól a megfelelési aggályokig.
Egy másik szempont, hogy ha a projektcsapatok különböző eszközöket használhatnak, az eltérő munkamódszereket eredményez. Ez akadályozhatja az erőforrások átcsoportosítását oda, ahol a szervezetnek a legnagyobb szüksége van rájuk, ami hatással van a projekt költségeire, a piacra jutási időre és a végeredményre.
Egyes szervezeteknél a felső vezetés annyira távol van a napi tevékenységektől, hogy nincs tisztában a folyamatban lévő projektekre gyakorolt kockázati hatással, ami rossz teljesítési időhöz, pazarolt erőforrásokhoz és a költségvetés túllépéséhez vezet.
A szervezetek eredményorientáltságra törekszenek, ami kritikus az üzleti terveik és sikerük szempontjából. A PMO-keretrendszer értékes eszköz lehet a fejlesztendő területek azonosításában és annak biztosításában, hogy a szervezet időben és a költségvetésen belül optimális projekteket valósítson meg.
A PMO sikerességének mérése?
A KPMG felmérése szerint a szervezetek közel 80%-a “mérsékelten” és “rendkívül hatékonyan” értékelte a PMO-kat a szervezeten belüli változások támogatásában.
A Gartner felmérése szerint a PMO-t bevezető szervezetek 70%-a számolt be a projektek sikerességének javulásáról. A PMO sikerének mérése lehetővé teszi a felső vezetés számára, hogy megalapozott döntéseket hozzon arról, hogy milyen forrásból lehet a legjobban beállítani egy projekt eredményét.
Egy szervezetnek először meg kell határoznia és meg kell állapodnia arról, hogy mit mérnek a PMO sikerének eléréséhez. Határozzon meg három-öt olyan KPI-t, amelyek mérése és nyomon követése reális. Íme a KPI-k listája, amelyek mérésével megpróbálkozhat:
- A befejezett projektek száma a félbehagyott vagy befejezetlen projektekkel szemben. Koncentráljon azokra a projektekre, amelyekben a PMO részt vett, azokkal a projektekkel szemben, amelyekben a PMO nem járult hozzá.
- Hasonlítsa össze a becsült projektköltségeket a tényleges üzleti költségekkel. Ez fontos üzleti tényező lehet, és nagyobb súlyt lehet helyezni erre a KPI-re.
- Elemezze a PMO által koordinált projektek megtérülését (ROI) azokkal a projektekkel szemben, amelyekben a PMO nem vett részt. Ez érvényesítheti a PMO-keretet. Vagy rávilágít arra, hogy hol van szükség a PMO-keretrendszer módosítására.
- Az azonos méretű vagy prioritási szintű projektek megvalósításához szükséges idő éves (YoY) elemzése. Győződjön meg róla, hogy az almákat almákkal hasonlítja össze, hogy ezt a KPI-t tisztességesen mérje. Ha nem, a kimenet hatástalan lesz, és nem segíti a projektfejlesztések ösztönzését.
- Kiszámítja, hogy a projektekhez megfelelően osztották-e el az erőforrásokat. Biztosítsa, hogy a megfelelő számú erőforrás állt rendelkezésre egy projektben. Ez a PMO KPI értékeli a projektek időben történő átadásának hatását.
- Felméri a projektcsapatokat a PMO-folyamatról és annak a projektjeikre gyakorolt hatásáról. Hasznos volt-e a PMO bevonása? A PMO nyújtott-e olyan coachingot és mentorálást, amely javította a projektcsapatok készségeit?
A PMO mérésének eredménye a PMO-funkciók javulását kell, hogy eredményezze a még hátralévő projektekben. A PMO KPI-k értékelése minden egyes projektteljesítés után biztosítja a PMO növekedését és fenntarthatóságát.
Következtetés: A PMO relevánsabb, mint valaha
Noha mind a vízeséses, mind az agilis módszereket alkalmazó programvégrehajtás terén történtek előrelépések, a projektek megvalósítása, beleértve a bevezetést és a termékbevezetést is, több figyelmet érdemelhetne. Gondoljon a projektjei végcéljára és néhány mai kihívásra. Ezeknek a fájdalmas pontoknak az értékelése lehetővé teszi, hogy szervezete jobban illeszkedjen a projektek irányításához szükséges PMO-funkciókhoz. Ebben az összetett technológiai környezetben a legjobban szolgálhatja a vezetést és a projektcsapatokat.
A PMO-k folyamatosan fejlődnek az új technológiák, módszertanok és a projektcsapatok gondolkodásmódja miatt. A vállalati környezethez alkalmazkodva a PMO szélesebb körű funkciókat és feladatokat vállalhat, támogatva a projekteket az egész vállalaton belül.
A jövő PMO-keretének rugalmasnak kell lennie, hogy alkalmazkodni tudjon a programok növekedéséhez, és értelmesebb módon igazodjon a szervezet hosszú távú stratégiájához. Mivel a szervezeteknek új technológiai igényekkel, távoli munkakörnyezetekkel és a projektek növekvő összetettségével kell szembenézniük, a PMO előnyei minden eddiginél meggyőzőbbek.