Mobil rendezvény- és konferenciaalkalmazások: A 2020-as útmutató

A mobil rendezvény- és konferenciaalkalmazások mára a rendezvényélmény egyik alappillérévé váltak. Ebben az útmutatóban a rendezvényalkalmazások legjobb gyakorlatait vizsgáljuk meg 2020-ra és azon túl.

A rendezvényalkalmazás lehetővé teszi a résztvevők számára, hogy hatékonyabban hálózatosodjanak, mindenkit tájékoztat a legfrissebb eseményfrissítésekről, és ami a legfontosabb, gazdag adathalmazt biztosít, amelyből a rendezvényszervezők következtetéseket vonhatnak le. Tekintettel egy rendezvényalkalmazás sokoldalúságára, nem csoda, hogy a rendezvényszervezők 91%-a állította, hogy egy konferenciaalkalmazás bevezetése pozitív rendezvény-ROI-t eredményezett.

Noha egyértelmű, hogy a mobil rendezvényalkalmazások elterjedtek a rendezvényiparban, a technológia folyamatos fejlődése és általában a mobilalkalmazások változása megköveteli a szervezőktől, hogy naprakészek legyenek a legújabb hírekkel és legjobb gyakorlatokkal.

Ez az útmutató lefedi annak a spektrumát, amit a szervezőknek tudniuk kell a rendezvényalkalmazásokról. Readers will learn the full range of event app capabilities and how they can best leverage them to achieve event success. To help you keep track of mobile events and conferences apps, we’ve put together this step by step guide:

1. What is an Event App
2. What is a Networking App
3. Determine if you need an Event App or Networking App
4. App Store Guidelines for White Label Apps
5. White Label App vs Branded Universal Event App
6. How a Mobile Conference App Enhances the Event Experience
7. How to Increase Event App Adoption
8. How to Leverage Event App Data
9. Event App Data Security and Privacy

What is an Event App?

An event app (otherwise known as a conference app) is a mobile application dedicated to enhancing the experience of attendees at a live event. Bár a különböző rendezvényalkalmazások különböző funkciókat kínálnak, a közös jellemzők közé tartozik a digitális eseménynaptár, az egy az egy elleni üzenetküldés, a résztvevők profiljai a kapcsolatépítés kutatásához, az előadói profilok, a szponzoroldalak és a közösségi média integrációk.

Mi a hálózatépítő alkalmazás?

A hálózatépítő alkalmazás némileg eltér a mobil rendezvény- és konferenciaalkalmazásoktól, mivel ezek kizárólag a rendezvények hálózatépítésére összpontosítanak. Bár az ilyen alkalmazások nagyon fontos célt szolgálnak, a legtöbb konferenciaalkalmazás ma már más funkciók mellett hálózatépítési platformot is kínál. Az eseményalkalmazás holisztikus megoldásként való megértése biztosítja, hogy teljes mértékben kihasználja annak képességeit.

Meghatározza, hogy szüksége van-e rendezvényalkalmazásra a következő rendezvényéhez

Most, hogy megértette a különbséget egy rendezvény és egy hálózatépítő alkalmazás között, fontos, hogy a megfelelő mobilos élményt válassza ki a rendezvényéhez. Egy hálózatépítő alkalmazás nagyszerű kiegészítő, amikor megkönnyíti a résztvevők közötti kapcsolatot a rendezvény során. Egy rendezvény- és konferenciaalkalmazás holisztikusabb rendezvényélményt kínál olyan kiegészítő funkciókkal, mint a digitális napirend, a profilok és a személyes üzenetküldés. Annak eldöntéséhez, hogy egy rendezvényalkalmazás megfelelő-e az Ön számára, tekintse meg ellenőrző listánkat.

Event App Checklist:

• A résztvevők száma meghaladja a 100 főt
• A rendezvény típusa felhasználói konferencia, csúcstalálkozó, roadshow, vagy kiemelt esemény
• A résztvevőknek lehetőségük van a rendezvény előtt csatlakozni
• A rendezvény napirendje több ülésszakot és pályát tartalmaz
• A rendezvény egy- vagy többnapos rendezvény
• A valós idejű értesítés a rendezvény alatt fontos
• Elégséges átfutási időd van az alkalmazásod népszerűsítésére a rendezvény előtt

Ha több mint néhány pontot kipipáltál ebben a listában, lehet, hogy itt az ideje, hogy felülvizsgálja az esemény- és konferenciaalkalmazás lehetőségeit az eseménykezelési megoldásával.

“A mobilalkalmazásunk az a fénycsóva, amelyet az emberek a helyszínen használnak. Kiválaszthatták az őket érdeklő szekciókat, megtudhatták az aktuális áramlást, és a dolgokat, valamint a program során nyitva lévő területeket.”

-Karen Merritt, LinkedIn



App Store Guidelines for White Label Apps

Az alkalmazásiparban az Apple és az Android a kapuőrök. Azok a szabályok, amelyeket ezek a mobil operációs rendszerek szolgáltatói állítanak fel a saját mobilalkalmazás-áruházaikra vonatkozóan, a végén átirányíthatnak egy iparágat – ahogy ez nemrég az Apple esetében is történt.

A 2017-es Worldwide Developers Conference-en az Apple egy sor átfogó irányelv-módosítást jelentett be. A konferencia során az Apple bejelentette, hogy szigorítja az alkalmazás-ellenőrzési folyamatát azáltal, hogy elutasítja azokat az alkalmazásokat, amelyeket egy sablon űrlapon keresztül hoztak létre. Az irányelv legfontosabb mondata a következőképpen hangzott:

4.2.6. irányelv: “A kereskedelmi forgalomba hozott sablon vagy alkalmazásgeneráló szolgáltatás segítségével létrehozott alkalmazások elutasításra kerülnek.”

Ez természetesen számos különböző iparágat riasztott, amelyek a sablonos alkalmazásokat üzleti modelljük alapvető részeként használják. Az irányelv különösen a rendezvényipart érintette, mivel számos rendezvénytechnológiai vállalat használ sablonokat, hogy méretarányos rendezvényalkalmazásokat hozzon létre ügyfelei számára.

Sokan attól tartottak, hogy ez az új iránymutatás felborítja a fehércímkés rendezvényalkalmazások létrehozásának folyamatát. Ennek eredményeképpen sok alkalmazásszolgáltató igyekezett kitalálni, hogy pontosan milyen mértékben fogja az Apple érvényesíteni az új sablonellenes szabályokat.

Egy ideig úgy tűnt, hogy az univerzális alkalmazások (amelyekkel később foglalkozunk) jelentik az egyetlen biztonságos megoldást. Még 2017 decemberében az Apple kiadta a 4.2.6-os irányelv frissített változatát. A teljes szakasz a következőképpen hangzott:

“A kereskedelmi forgalomba hozott sablonból vagy alkalmazásgeneráló szolgáltatásból létrehozott alkalmazások elutasításra kerülnek, kivéve, ha azokat közvetlenül az alkalmazás tartalmának szolgáltatója nyújtja be. Ezek a szolgáltatások nem nyújthatnak be alkalmazásokat ügyfeleik nevében, és olyan eszközöket kell kínálniuk, amelyekkel ügyfeleik egyedi, innovatív alkalmazásokat hozhatnak létre, amelyek egyedi ügyfélélményt nyújtanak. Egy másik elfogadható lehetőség a sablonszolgáltatók számára, hogy egyetlen bináris alkalmazást hoznak létre az összes ügyféltartalom összesített vagy “válogatós” modellben történő tárolására, például étteremkereső alkalmazásként, külön testreszabott bejegyzésekkel vagy oldalakkal minden egyes ügyfélétterem számára, vagy eseményalkalmazásként, külön bejegyzésekkel minden egyes ügyfélesemény számára.”

Míg az eredeti iránymutatás nem volt egyértelmű, az új felülvizsgálat egyértelműbb képet fest arról, hogy milyen mértékben fogadják el a sablonalkalmazásokat.

A frissített változat alapján úgy tűnik, hogy a white label alkalmazások nem tűnnek el az asztaltól, amíg az ügyfelek saját Apple Developer Accountjukon keresztül nyújtják be az alkalmazást. Így joggal feltételezhető, hogy az App Store nem lesz túl szigorú a sablonos eseményalkalmazásokkal szemben – mindaddig, amíg azok bizonyos mértékig egyediek és eredetiek.



White Label Event App vs. Branded Universal Event App

Eseményszervezőként fontos ismernie a kettő közötti különbségeket, hogy segítsen a megfelelő konferenciaalkalmazás-megoldás kiválasztásának döntésében. A két rendezvényalkalmazás-típus közötti különbségek a következőkben foglalhatók össze.

Sablonozott White Label alkalmazások

A sablonozott White Label alkalmazások esetében az ügyfelek nagyszerű márkás élményt és hozzáférést kapnak a különböző modulokhoz, de mind a design, mind a funkcionalitás terén az egyediség rovására. Az Apple felülvizsgált irányelvei szerint az alkalmazást csak akkor fogadják el, ha azt az ügyfél Apple Developer-fiókján keresztül nyújtják be.

Ez azt jelenti, hogy a rendezvényalkalmazásokkal foglalkozó cégeknek át kell adniuk a sablonokat, modulokat és keretrendszert, amelyekkel az ügyfél saját maga tervezi meg az alkalmazást. Számos rendezvényszoftver-szolgáltató, köztük a Bizzabo, már kínál az App Store-irányelveknek megfelelő fehércímkés alkalmazásopciókat.

Branded Universal Apps

Az Apple módosított irányelvei egyértelművé teszik, hogy a sablonos alkalmazások elfogadható formája az aggregált vagy “picker” modellek, amelyekben számos különböző profil létezik ugyanabban a konténeralkalmazásban. Ezt más néven branded universal appnak nevezik.

Mint ahogyan egy univerzális távirányító felelhet az otthoni szórakoztató rendszerért, egy univerzális alkalmazás célja, hogy az eseményekkel kapcsolatos egyablakos ügyintézés legyen. Az ügyfelek letöltik az univerzális alkalmazást, amely aztán tartalmazza az adott eseményt vagy eseménysorozatot.

A konténeralkalmazáson belül az ügyfelek létrehozhatják és megjeleníthetik egyedi, márkás eseményalkalmazásukat anélkül, hogy azt teljesen egyedül kellene létrehozniuk. A márkás univerzális alkalmazás jól tartja magát az Apple irányelveihez, mivel elkerüli az alkalmazásbolt sablonos alkalmazásokkal való túlzsúfolását, miközben megadja az ügyfeleknek a szabadságot, hogy bemutassák egyedi eseménymárkájukat.

Hogy jobban megértsük ezt a különleges alkalmazásmegoldást, íme a Bizzabo új, márkás rendezvényalkalmazása működés közben:

Hogyan javítja az eseményélményt egy mobil konferenciaalkalmazás

A rendezvényalkalmazás értéke az, hogy a teljes eseményélményt a résztvevők készülékére hozza. Ez megkönnyíti a résztvevők számára, hogy tudják, milyen előadások vagy előadók következnek, mely szponzorok állítanak ki, és kivel találkozhatnak, hogy szakmai kapcsolatot teremtsenek.

Míg a mobilos elkötelezettség évről évre növekszik, nem mindig könnyű megérteni egy rendezvényalkalmazás hatását az általános rendezvénystratégiára. Ezért a Bizzabo több, az Ultra Branded App-ot használó ügyfelet is megkérdezett. Az eredmények meglepőek voltak:

• 50%-kal nőtt a résztvevők mobilos elfogadása
• 51%-kal nőtt a szponzorok és partnerek láthatósága
• 42%-kal nőtt a közönség elkötelezettsége
• 84%-kal nőtt a közösségi elkötelezettség

A Bizzabo által megkérdezett rendezvényszervezők drámai eredményeket tapasztaltak a résztvevők elkötelezettségében az am rendezvényalkalmazás használatával.

Kíváncsi, mi különbözteti meg a rendezvényalkalmazásokat? Tekintsük át a rendezvény- és konferenciaalkalmazások kihasználásának egyedülálló előnyeit.

Hálózatépítés

A többi szakemberrel való kapcsolatteremtés az egyik fő oka annak, hogy a rendezvényalkalmazás létrejött. Egy rendezvényalkalmazás nemcsak a másokkal való találkozást könnyíti meg, hanem segít a résztvevőknek azonosítani a többi résztvevőt, akikkel találkozhatnak és hálózatot építhetnek. A vizuálisan tetszetős profilok és az intuitív üzenetküldő rendszer a rendezvényalkalmazáson belüli erős kapcsolatépítési megoldás kulcsfontosságú összetevői.



Profil a Bizzabo márkás rendezvényalkalmazásban

A márkás élmény

A sikeres rendezvény kulcsa, hogy a résztvevők számára zökkenőmentes márkás élményt nyújtson. Keressen olyan rendezvényalkalmazásokat, amelyek lehetővé teszik a színek, képek, logók és üzenetek teljes körű vezérlését annak érdekében, hogy teljesen márkás alkalmazásélményt nyújtsanak, amely az élő esemény energiáját minden egyes résztvevő eszközéhez kapcsolja.

Kérdezés és felmérések

A rendezvényalkalmazás egyik legértékesebb aspektusa a résztvevőktől gyűjthető adatok. Ezen adatok gyűjtésének legegyszerűbb módja az lenne, ha valós időben közvélemény-kutatásokat és felméréseket kezdeményezne a résztvevők számára. Ez történhet a workshopok során, a rendezvény előtt és akár a rendezvény után is. Egy rendezvényalkalmazás lehetőséget nyújt arra, hogy azonnali kérdéseket tegyen fel a résztvevőknek, és olyan válaszokat kapjon, amelyek segítenek a jövőbeli rendezvénystratégia kialakításában.



Személyre szabott napirend

Ahány különböző előadás és workshop zajlik egy konferencián, a résztvevőknek nehéz lehet mindezt nyomon követni. Egy rendezvényalkalmazás megoldja ezt a problémát azzal, hogy a résztvevőknek lehetőséget ad arra, hogy saját maguk állítsák össze a rendezvény napirendjét, egyszerűen hozzáadva a személyes időbeosztásukhoz azokat az üléseket, amelyeken részt kívánnak venni.

Szponzorációs lehetőségek

A modern rendezvényalkalmazások segíthetnek a rendezvényszervezőknek a rendezvényszponzorációk biztosításában is, mivel a szponzoroknak kiváló lehetőséget nyújtanak arra, hogy márkájukat és szolgáltatásaikat a résztvevőknek bemutassák. Ez történhet egyedi szponzori oldalakon, push-értesítéseken keresztül küldött különleges ajánlatokon vagy szponzorált szavazásokon és felméréseken keresztül.



Hogyan növelheti a rendezvényalkalmazások elfogadottságát

A rendezvényalkalmazás előnyei csak akkor érvényesülhetnek, ha a résztvevők széles körben letöltik és aktívan használják az alkalmazást. Az alábbi tippek segítenek az alkalmazás elfogadási arányának növelésében.

A hozzáadott érték megfogalmazása

Az alkalmazás elfogadásával kapcsolatos konkrét kampányok megtervezése előtt szánjon időt az üzenetküldés megfelelő kialakítására.

Igen, azt szeretné, hogy minél több résztvevő töltse le, de miért is kellene? Mi az a konkrét hozzáadott érték, amit az alkalmazással való foglalkozással kapnak?

Azzal, hogy az üzeneteidben világosan megfogalmazod, miért és hogyan emeli egy alkalmazás a résztvevők rendezvényélményét, nem csak arra van szükség, hogy meggyőzd őket az alkalmazás letöltéséről, hanem még fontosabb, hogy elnyerd a bizalmukat, és hogy más résztvevőket is az alkalmazás letöltésére ösztönözz. Az ajánlások ereje valóban segíthet a rendezvényalkalmazás elfogadásában.

A résztvevőkből szószólók lesznek

Amikor az üzenetküldésről már gondoskodtunk, itt az ideje, hogy a résztvevők számára konkrét módokat hozzunk létre arra, hogy könnyen szószólóvá váljanak az alkalmazás mellett, és így megkönnyítsük a rendezvényalkalmazás elfogadását.

Egyszerűsítse a résztvevők számára az esemény és az alkalmazás népszerűsítését azáltal, hogy könnyen használható, előre kitöltött szöveggel ellátott megosztó gombokat biztosít. A résztvevők így tájékoztathatják hálózataikat arról, hogy csatlakoztak az esemény hálózati közösségéhez, és hogy társaiknak is érdemes lenne csatlakozniuk. Ne feledje, hogy az előadóknak hatalmukban áll felerősíteni az üzenetét, mivel általában erős követői bázissal rendelkeznek.

Készítsen dedikált e-mail kampányt

Az e-mail lesz az egyik fő kommunikációs pont a résztvevőkkel. Küldjön egy sor e-mailt minden regisztrált résztvevőnek, egyértelmű felhívással az eseményalkalmazás letöltésére.

Az e-maileket kellőképpen eloszthatja, hogy elkerülje a résztvevők túlterhelését. Világosítsa fel a résztvevőket arról, hogy a konferenciaalkalmazás miért és hogyan fogja javítani a rendezvény élményét.

Arra is ügyeljen, hogy ezekben az e-mailekben világos és tömör üzeneteket tartalmazzanak. Ha a résztvevőket linkek és információk tömkelegével temeti el, a rendezvényalkalmazás letöltésére való felhívás elveszik.

Szociális média stratégia kidolgozása

Hogy valóban biztosítsa, hogy a rendezvény minden résztvevője tudjon a rendezvény hálózati közösségéről, fontolja meg egy közösségi média kampány elindítását. Ösztönözze a résztvevőket az alkalmazás letöltésére azzal, hogy az első 100 közösségi tagnak díjat ajánl fel. Fontolja meg egy megosztható letöltési link létrehozását is, hogy az emberek gyorsan letölthessék az alkalmazást.

A konferenciaalkalmazás bemutatása a közösségi médiaplatformokon keresztül jó módja annak, hogy megmutassa a potenciális résztvevőknek, milyen hozzáadott értéket kapnak, ha úgy döntenek, hogy részt vesznek az eseményen. A mobil konferenciaalkalmazás nyilvános népszerűsítésével úgy pozícionálja rendezvénye márkáját, mint amely olyan technológiai megoldásokat alkalmaz, amelyek javítják az élményt.

Hogyan lehet hasznosítani a rendezvényalkalmazás adatait

Egy rendezvényszervezőként a rendezvényalkalmazás telepítésének legértékesebb aspektusa az összegyűjtött adatok. Mivel a résztvevők számos különböző funkcióban használják a konferenciaalkalmazást, minden egyes információ összerakható, hogy a szervező jobban megértse rendezvénye hatását. Az olyan betekintések, mint a legnépszerűbb ülések, az elküldött üzenetek figyelési ideje és a legtöbb megtekintést mutató profilok mind olyan kulcsfontosságú adatpontok, amelyek nagyobb képet festenek.

Forrás: Bizzabo

A gazdag eseményadatok megszerzése és az akcióképes meglátások levonása akkor lehetséges, ha több adathalmazt integrálunk a konferenciaalkalmazásba. Az integráció elengedhetetlen az adatok kihasználásakor, mivel a különböző platformok így képesek egymással kommunikálni.

Ez különösen fontos a rendezvényalkalmazások esetében, mivel a résztvevők viselkedése az alkalmazáson közvetlenül összekapcsolható a CRM- vagy marketingautomatizálási rendszerben lévő adataikkal. Minél több adatpontot lehet összekapcsolni ugyanazzal a kapcsolattartóval, annál jobb képet kaphat arról, hogy az esemény milyen hatással volt az adott résztvevőre.

A rendezvényadatok integrálásával kapcsolatos további információkért kattintson az alábbi képre, hogy hozzáférjen a rendezvényadatok integrálásáról szóló ingyenes e-könyvünkhöz.



Eseményalkalmazás adatbiztonság és adatvédelem

Amint azt már említettük, egy eseményalkalmazás a résztvevők viselkedésére és preferenciáira vonatkozó adatok tárháza lehet. Ezek az adatok viszont informálhatják a jövőbeli döntéseket és a rendezvénystratégiát. Azonban – a Pókember Ben bácsit idézve – a nagy adatokkal nagy felelősség is jár.

A szervezőknek mindent meg kell tenniük annak érdekében, hogy az általuk gyűjtött adatok biztonságosak és a felhasználók kérésére elérhetőek legyenek.

Az EU általános adatvédelmi rendeletének bevezetésével az adatbiztonság és az adatvédelem fontosabbá vált, mint valaha. Ez az új uniós adatvédelmi rendelet segít biztosítani, hogy a szervezetek biztonságosan és átlátható módon kezeljék a személyes adatokat. A GDPR nemcsak az EU-n kívül működő vállalatokra vonatkozik, hanem azokra is, amelyek az EU polgárainak és szervezeteinek értékesítenek, alkalmaznak vagy kapcsolatba lépnek velük. A GDPR-rel kapcsolatos további információkért látogasson el a GDPR hivatalos weboldalára.

Az adatvédelmi módszerek jobb megismeréséhez íme néhány bevált gyakorlat a rendezvények adatbiztonságával és átláthatóságával kapcsolatban. (Felhívjuk figyelmét, hogy erre a blogra nem szabad jogi tanácsadásként hivatkozni. Megfelelő jogi útmutatásért forduljon a jogi csapatához.)

Opt-in folyamat

A rendezvényalkalmazások felhasználóiként a résztvevőknek teljes mértékben tisztában kell lenniük az általuk megosztott adatokkal. Olyan folyamatokat is be kell vezetni, hogy aktívan dönthessenek az adataik felajánlása mellett. Egyes platformok úgy vannak kialakítva, hogy az adatgyűjtés alapértelmezett, és a felhasználóknak aktívan le kell mondaniuk, ha a továbbiakban nem szeretnék, hogy az adataikat lekérjék. Ez rossz felhasználói élményt eredményez, mivel a folyamat kevésbé tűnik átláthatónak, mint amilyennek lennie kellene.

Gondoskodjon arról, hogy az eseményalkalmazás adatgyűjtése olyan opt-in folyamatot tartalmazzon, amely a résztvevők aktív részvételét igényli. Így mind a szervező, mind a résztvevő már a kezdetektől fogva teljesen átlátható.

Az érthető nyelvezet

Amikor a jogi retorikáról van szó, nagyon könnyű elveszni a szakzsargonban, vagy egyszerűen csak ráhangolódni a zavaros és szövevényes nyelvezetre.

Azért, hogy elkerülje ezt az érzést a résztvevők és más érdekelt felek körében, szánjon időt arra, hogy az alapvető adatkezelési szabályzatát az átlagember számára is érthető módon bontja le. Ha így tesz, a résztvevők nagyra értékelik majd, és hozzájárul ahhoz, hogy a rendezvénye márkája olyan márkaként jelenjen meg, amely a résztvevők felhasználói élményét kiemelten fontosnak tartja.

Küldjön részletes e-mailt, amelyben összefoglalja a szabályzatát

A The Event Success Formula szerint az e-mail az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy a marketingesek kommunikáljanak a közönségükkel. A résztvevők értékelni fogják, ha külön e-mailt készít, amely laikus nyelven összefoglalja az adat- és adatvédelmi irányelveit, mert így külön-külön is hivatkozhatnak erre az e-mailre.

A szabályzat részleteinek és a résztvevők érintettségének alapos ismertetése nagyszerű módja annak, hogy bizalmat építsen közönsége iránt, és tudassa velük, hogy az ő érdekeiket tartja szem előtt.

Végszórakozás:

A modern rendezvény- és konferenciaalkalmazások képesek intuitív, zökkenőmentesen márkázott és kényelmes digitális élményt nyújtani a résztvevőknek, amely kéz a kézben jár az élő élménnyel. Ahhoz, hogy rendezvényét felkészítse a mobilkészségre, itt vannak a legfontosabb dolgok, amelyeket szem előtt kell tartania:

• Meghatározza, hogy egy rendezvényalkalmazás vagy egy hálózati alkalmazás a megfelelő az Ön rendezvényéhez.
• Figyeljen arra, hogy a rendezvényalkalmazáshoz White Label alkalmazást vagy Branded App Experience-t használjon.
• Értse meg, hogyan javítja a rendezvényalkalmazás a résztvevők és a szponzorok élményét.
• Növelje a rendezvényalkalmazás elfogadottságát azáltal, hogy a résztvevőkből alkalmazáspártolók lesznek.
• A rendezvényalkalmazás adatait úgy használja fel, hogy az összhangban legyen az adat- és fogyasztóvédelmi előírásokkal.

2020-ban és azon túl további előrelépésekre számíthatunk a márkaépítés, a személyre szabás és az adatalapú meglátások terén.

Az Event Stack útmutatóban megtudhatja, hogyan illeszkedhet egy rendezvényalkalmazás az Ön átfogó rendezvénystratégiájába.



Editor’s Note: This post was originally published on December 18, 2019 and has since been updated.