Multitasking vagy nem multitasking
A mai üzleti világban a vállalatoknak kevesebből többet kell kihozniuk, és az alkalmazottaknak keményebben és hosszabb ideig kell dolgozniuk. Az irodában dolgozók többsége azzal tölti az idejét, hogy ide-oda ugrál a feladatok között, abban a hitben, hogy a multitasking hatékonyabbá teszi őket. Új tanulmányok azonban azt találták, hogy a multitasking már nem olyan képesség, amellyel dicsekedni kell, hanem ami miatt aggódni kell. Ezek a tanulmányok azt sugallják, hogy a multitasking hatására valójában több hibát követünk el, kevesebb információt tartunk meg, és megváltozik az agyunk működése, így mindenki azon tűnődik, hogy “multitasking vagy nem multitasking?”
Hogyan multitaskingol az agyad
Az agy prefrontális kérge bármikor munkába áll, amikor figyelni kell. Az agyadnak ez a területe segít abban, hogy a figyelmedet egy célon tartsd, és a feladatot más agyi rendszerekkel küldött üzenetek koordinálásával hajtsd végre. Az egyetlen feladaton való munka azt jelenti, hogy a prefrontális kéreg mindkét oldala harmóniában dolgozik együtt. Egy másik feladat hozzáadása arra kényszeríti az agy bal és jobb oldalát, hogy egymástól függetlenül dolgozzon. A párizsi Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale (INSERM) tudósai ezt akkor fedezték fel, amikor arra kérték a vizsgálat résztvevőit, hogy funkcionális mágneses rezonanciás képalkotás (fMRI) során egyszerre két feladatot végezzenek el. Az eredmények azt mutatták, hogy az agy kettészakad, és arra késztet, hogy elfelejtsünk részleteket és háromszor több hibát kövessünk el, ha két egyidejű célt kapunk.
Nagyon fontos megjegyezni, hogy a multitasking olyan természetes feladatok elvégzése közben, mint az evés vagy a séta, sokkal könnyebb, mint az olyan bonyolultabb feladatok, mint az SMS-írás vezetés közben. Ezek a természetes feladatok kevésbé igénylik a prefrontális kéreg működését, így könnyebben tudunk váltani az evés és a következő találkozóra való séta között. A multitasking nem csak kevésbé produktívvá tesz minket, de csökkentheti az IQ-nkat és az általános hatékonyságunkat is a munkában.
A multitasking hatással van az IQ-ra
A Londoni Egyetem tanulmánya szerint azoknál a résztvevőknél, akik kognitív feladatok közben multitaskingoltak, az IQ-értékek hasonlóan csökkentek, mint azoknál, akik egész éjjel fennmaradtak. Néhány multitaskingoló ember IQ-ja 15 ponttal esett vissza, így egy 8 éves gyermek átlagos IQ-jával rendelkeztek. Ha legközelebb egy megbeszélésen találja magát, és megpróbál zsonglőrködni a főnöke meghallgatása és a napi top sztorik elolvasása között, tudnia kell, hogy kevés információt fog elraktározni egyik feladatból sem, amikor minden el van intézve.
A multitasking befolyásolja az agyad hatékonyságát
Az, hogy több feladatot is képes vagy elvégezni a munkahelyeden, úgy gondolják, hogy erősség, mégis a Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance (Vol. 27, No. 4) című folyóiratban megjelent tanulmány szerint a multitasking kevésbé hatékony, mert a szellemi sebességváltás minden alkalommal, amikor az ember átvált a feladatok között, extra időt vesz igénybe. Joshua Rubinstein, PhD, a Szövetségi Légügyi Hivatal munkatársa a kognitív kontroll új modelljeit javasolta. Az első, a célváltás, magában foglalja a feladatváltás aktív eldöntését. Amint eldöntötte, hogy folyamatot vált, az agya megkezdi a szabályaktiválást. Ehhez az agyának ki kell kapcsolnia a régi feladat kognitív szabályait, és be kell kapcsolnia a következő feladat új szabályait. Ez a folyamat a munkahelyen is megfigyelhető, amikor valaki a pénzügyi excel-táblázatok kitöltéséről e-mailek írására vált. Az agyának először célokat kell váltania, és el kell döntenie, hogy végzett a matematikai folyamatokkal, és készen áll az írás megkezdésére. Mielőtt elkezdenének írni, az agy kikapcsolja a matematikai szabályokat, és aktiválja a nyelvi szabályokat. Az idő, amíg az agy teljesen átkapcsolja a folyamatokat és a kognitív szabályokat, időbe telik, és eredménytelenséghez vezet a munkahelyen.
Hogyan legyünk hatékonyak multitasking nélkül
A multitaskingról a munkahelyen nehéz leállni, különösen akkor, ha sok a tennivaló. Szerencsére van néhány egyszerű és tudatos változtatás, amivel még hatékonyabban dolgozhatsz. Ahelyett, hogy körülbelül minden második percben ide-oda ugrálsz a feladatok között, inkább szánj időegységeket egy bizonyos feladatra. Például töltsön 20 percet az aznapi hírek elolvasásával, majd térjen át a következő feladatra 20 percre, és így tovább.
Egy gyakori munkahelyi feladat, amely kihívás elé állítja ezt a stratégiát, az e-mailek ellenőrzése. Tanulmányok szerint az átlagos szakember a nap körülbelül 23 százalékát tölti e-mailezéssel. Ezen a statisztikán felbuzdulva Gloria Mark, az Irvine-i Kaliforniai Egyetem munkatársa és kollégája, Stephen Voida tanulmányoztak egy irodát, öt napra elvágtak 13 alkalmazottat az e-mailezéstől, szívmonitorokat kötöttek a mellkasukra, és nyomon követték a számítógép-használatukat. Az alkalmazottak végül kevésbé voltak stresszesek, amikor elvágták őket az e-mailektől. Hosszabb ideig koncentráltak egy feladatra, és ritkábban váltogatták a képernyőket, így minimálisra csökkentették a multitaskingot, és hatékonyabban dolgoztak.
Hogyan küzdjünk a multitasking ellen a csapatokban
Az egyéni szintű multitasking elég egyszerűnek tűnik, de mi történik, ha egy csapatról van szó? A munkatársakból álló csoportban végzett multitasking nagyobb esélyt teremt a félreérthető kommunikációra, a határidők elmulasztására és a rossz minőségű munkára. Ha a csoportban mindenki szórakozott, akkor kevés az esély arra, hogy összefogjanak és a lehető legjobb munkát végezzék. A süllyedő csapat leküzdése érdekében fontos, hogy közösen egy feladatra koncentráljunk, időblokkokat tervezzünk, és kevesebb eszközt használjunk. A termelékenység az egekbe szökik, ha a csoport egyetlen feladatra összpontosítja a figyelmét. Képesek lesznek összefogni és a munkának szentelni magukat. Ha különböző feladatokra időblokkokat hoz létre, nagyobb eséllyel maradhat produktív és a befejezés felé tartó ütemterv szerint. Végül pedig, mivel kevesebb platformot használnak, minden tagnak kevesebb átállási ideje lesz a feladatok között, így produktív gondolkodásmódban maradnak. Hozzon létre egy olyan munkamodellt a csapata számára, amely a szervezettségen, a kommunikáción és az egyszerűségen alapul a legjobb termelékenység érdekében.
Főbb tanulságok a vezetés számára
- Legyen érzékeny a kihívásokra a multitasking során
- Segítse az alkalmazottakat a munkák rangsorolásában
- Egyszer-egyszer engedje el a gázt. Engedjen meg lassú időszakokat, hogy az alkalmazottak pihenhessenek.
- Tartsa átláthatónak az üzletet, hogy az alkalmazottak megbecsülve érezzék magukat.
- Kommunikálja világosan az elvárásokat.
- A személyes kommunikáció hatékonyabb, mint az e-mail.
Amikor legközelebb azon kapja magát, hogy egyidejű feladatokkal zsonglőrködik a munkahelyén, hagyja abba a multitaskingot. Fordítson teljes figyelmet egyszerre egy projektre, és meg fogja tapasztalni, hogy a munka minősége és hatékonysága nagymértékben megnő.”
Az USC online Master of Science in Applied Psychology programja egyedülállóan úgy épül fel, hogy az emberi viselkedést nagy mélységben vizsgálja, hogy a valós üzleti döntésekhez, amelyek mind a szervezeti, mind a fogyasztói viselkedést befolyásolják, tájékoztatást nyújtson.