Nehéz beszélgetések a munkahelyen: Nehéz beszélgetések a munkahelyen: 9 tipp + sablonok

Nehéz beszélgetések a munkahelyen. Kínosak, néha kellemetlenek, de végső soron elkerülhetetlenek minden munkahelyi dinamikában. Tudod, amikor beszélned kell Justinnal arról, hogy folyton 45 percet késik, vagy Ashleyvel, mert alulteljesíti a projekteket? Mindannyian jártunk már így.

A Bravely karriercoaching startup cég tanulmánya szerint a munkavállalók hetven százaléka kerüli a nehéz beszélgetéseket a munkahelyén, ez pedig csökkentheti a morált és mérgező munkahelyi környezetet okozhat. A Facebook COO-ja, Sheryl Sandberg arra bátorítja alkalmazottait, hogy hetente legalább egyszer folytassanak nehéz beszélgetéseket. Ha nem folytatod őket, akkor nem fejlődsz, mondja.”

Hogyan ösztönözzük tehát a kemény beszélgetéseket, és hogyan kezeljük őket ékesszólóan? Elmondjuk, hogyan, és nézze meg az alábbi infografikánkat néhány gyors tippért.

Kilenc tipp a nehéz beszélgetések kezeléséhez a munkahelyen

Az általános, hogy a védekezés magasra csap, amikor nehéz beszélgetések jönnek, ezért kulcsfontosságú, hogy legyen egy terve arra az esetre, ha mégis megtörténnek. Segítsen abban, hogy a visszajelzés a szervezet természetes aspektusa legyen, és alakítsa ki a gondolkodását úgy, hogy az a növekedés és a fejlődés kulcsa legyen. Íme néhány tipp, hogy megkönnyítse ezeket a beszélgetéseket.

Ne kerülje ki

A nehéz beszélgetések annál nehezebbé válhatnak, minél tovább vár. Szorongást is felhalmozhatsz, ami nagyobbá teszi a helyzetet a fejedben, mint amekkora valójában. Ahogy az Apple társalapítója, Steve Jobs mondta, a te feladatod nem az, hogy megkönnyítsd az embereket. A te feladatod az, hogy jobbá tedd őket. Tegye mindennapossá a visszajelzést, és szokjon hozzá, hogy a felmerülő problémákat azonnal kezelje.

Legyen célja

Mit szeretne kihozni a beszélgetésből? Írjon le három dolgot, amit el szeretne érni, és összpontosítson rájuk. Ha rögtön a probléma gyökerére összpontosítasz, csökkented annak a valószínűségét, hogy a beszélgetés kicsúszik a kezedből. Ne feledje, mindannyian emberek vagyunk, és senki sem szeretné, ha a problémák szennyeslistájával fordulnának hozzá.

Legyen magabiztos és közvetlen

A beszélgetés másik végén lévő személy valószínűleg fel fogja venni az energiáját. Ha úgy közelíted meg, mint egy kellemetlen helyzetet – az is lesz. A Facebook-os Sheryl Sandberg szerint “magabiztosnak érezni magad – vagy úgy tenni, mintha magabiztos lennél – szükséges ahhoz, hogy elérd a lehetőségeket. Közhelyes, de a lehetőségeket ritkán kínálják fel, hanem megragadják”. Ha fizetésemelést vagy előléptetést kérsz, kezdeményezz, kezdd magabiztosan a beszélgetést, és gyorsan térj a lényegre. Soha nem fogod megkapni, amit szeretnél, ha nem kérdezed meg.”

Légy nyitott a másik ember nézőpontjára

“A visszajelzésnek nem szabad monológnak lennie” – magyarázza Alison Green, az Ask a Manager munkatársa – “Beszélgetésnek kell lennie, és fontos, hogy meghallgassuk a másik ember nézőpontját. Lehet, hogy olyasmit mondanak, ami megváltoztatja a véleményedet, és nem akarsz annyira ragaszkodni a kezdeti értékelésedhez, hogy ne hallgass rá, ha ő is így tesz.” Azzal, hogy meghallgatod a másik nézőpontját, tudatja a másik személlyel, hogy elismered az érzéseit. Ha képes vagy meghallgatni és hatékonyan kommunikálni, az nemcsak az aktuális probléma közös megoldását segíti elő, hanem hosszú távon a kapcsolatotokat is.

Légy empatikus

Gondolj arra, milyen érzés lehet, ha te vagy a beszélgetés címzettje. Ha látod, hogy küszködnek azzal, amit mondtál, tarts egy perc szünetet, hogy összeszedhessék a gondolataikat. Ha elkezdenek elérzékenyülni, értsd meg, hogy mit érezhetnek, és nyugtasd meg őket, hogy azért adod ezt a visszajelzést, mert látod bennük a lehetőséget.

Használj “Én” kijelentéseket

A “Te” helyett “Én”-nel kezdd a mondatot, elkerülöd a lekezelést, elősegíted a pozitív kommunikációt, és lelkesedést keltesz a megoldáskeresésben. Ez nagyban hozzájárul ahhoz, ami megkülönbözteti az építő és a kritikus visszajelzést. Az alábbi részben néhány példát adunk erre.

Maradj a tényeknél

A beszélgetés előtt legyen világos elképzelésed arról, hogy mi történt. Vállalja a felelősséget a szituációban játszott szerepéért, és összpontosítson a tényekre. Határozza meg, hogy melyikük hol hibázott, és beszélje meg, hogy ez a beszélgetés milyen hatással van mindkettőjükre, a csapatra és a szervezet egészére. Nem minden beszélgetés fog az Ön útjára terelődni, és nem mindenki fog egyetérteni az Ön álláspontjával. Próbáld meg nem hagyni, hogy az érzéseid a megoldás útjába álljanak.

Kitalálj egy megoldást

A beszélgetés célja a megoldás elérése. Ha a megoldás nem egyértelmű már az elején, dolgozzatok együtt azon, hogy olyan megoldást találjatok, amellyel mindketten egyetértetek. Hallgassa meg az ő ötleteit, ha vannak, és hozza a sajátjait is az asztalra. Ha például azt mondja egy alkalmazottnak, hogy nem kapott fizetésemelést, magyarázza el, hogy miért, és kínáljon megoldásokat arra, hogyan javíthatna a helyzetén. Ha egyetértettek, kötelezd el magad a megoldás mellett, és győződj meg róla, hogy van cselekvési terv a jövőre nézve.

Következtetés a következmények megelőzésére

Egy tökéletes világban minden beszélgetésünk úgy végződne, ahogyan szeretnénk. Ez azonban nem így van. Egyesek késleltetett reakciókkal reagálnak a rossz hírekre, és a beszélgetés befejezése után frusztrációt, szégyent vagy neheztelést érezhetnek. Legyünk tudatában ennek, és rendszeresen ellenőrizzük a másik személyt, hogy megbizonyosodjunk róla, jól van-e. Ha úgy tűnik, hogy feszültség van, iktasson be időt egy olyan külső találkozóra, amely nem a munkahelyi beszélgetések körül forog – például egy csésze kávéra -, ahol egyénként és nem kollégaként találkoznak.”

Kilenc nehéz munkahelyi beszélgetés + sablonok

Kellemetlen munkahelyi beszélgetések a legkülönbözőbb helyzetekben merülnek fel, és előfordulhatnak munkatársak, a vezetői vagy az Ön által felügyelt személyek között. Míg valakit elbocsátani vagy fizetésemelést kérni egyaránt nehéz beszélgetés, mi a helyzet azokkal, amelyek egyszerűen csak kínosak? Az előléptetési döntésekkel kapcsolatos munkavállalói aggályok kezelésétől kezdve addig, hogy elmondja a főnökének, hogy túlterheltnek érzi magát, az alábbiakban kilenc kellemetlen beszélgetést és tippeket talál, hogyan kezelje őket.

Munkavállaló a felettesének

1. Amikor nem értesz egyet a főnököd döntésével.

Nehéz dolog valakivel tisztelettudóan és nem lekezelő módon egyet nem érteni – különösen, ha ez a valaki a főnököd. Ha elég erősnek érzed a véleményed, akkor ki kell mondanod a véleményed. Minden jó főnök tiszteletben fogja tartani a bizalmát, és a végén talán még meg is jutalmazza. Csak ügyeljen arra, hogy a beszélgetés pozitív maradjon, az eredményekre összpontosítson, és tartsa tiszteletben a végső döntést. Íme egy példa:

“A nemrég bevezetett stratégiáról szerettem volna beszélni veled. Szerintem nagyszerű ötlet, azonban aggódom, hogy a csapat többi tagja túlterheltnek fogja érezni magát, és ez idővel csökkentheti a morált. Ha helyette csináljuk, talán ugyanazokat az eredményeket érjük el, miközben a dolgozók boldogok maradnak. Azért szerettem volna felhívni erre a figyelmét, mert tudom, mennyire fontos önöknek a vállalati kultúra. Végső soron azonban tiszteletben tartom, bármilyen döntést is hozol.”

2. Amikor túlterheltnek érzed magad.

Nem baj, ha beismered. Néha úgy érezzük, hogy túlterheltek vagyunk a munkahelyünkön, és egyszerűen túl sok a tennivalónk. De hogyan mondd meg a főnöködnek, hogy túl sok a dolgod anélkül, hogy lustának vagy nem csapatjátékosnak tűnnél? Fontos, hogy legyünk őszinték, kerüljük a panaszkodást, és kínáljunk megoldásokat a segítségnyújtásra. Lehet, hogy a főnöködnek fogalma sincs arról, hogy a sávszélesség problémát jelent, és ezzel hatalmas szívességet tehetsz neki. Íme egy példa:

“Volt egy kis gondom azzal, hogy mostanában ennyi dolgot kell megoldanom. Nem bánnád, ha delegálnám, és mivel ezek veszik el az időm nagy részét? Az új gyakornokunk azt mondta, hogy van némi szabadideje, és szívesen betanítanám a folyamatba.”

3. Amikor beteg vagy.

Ne érezd szükségét, hogy bocsánatot kérj ezekben a helyzetekben. Mindannyiunknak szabad néha betegnek lenni. Írd meg röviden és tömören, hogy miért kell kivenned a szabadnapot. Íme egy példa:

“Sajnos úgy ébredtem, hogy túl beteg vagyok ahhoz, hogy ma bejöjjek az irodába. Kiveszek egy fizetett betegszabadságot, hogy kipihenjem magam és jobban legyek. Azt tervezem azonban, hogy a nap folyamán rendszeresen ellenőrzöm az e-mailjeimet, hátha valami sürgős dolog történik. Kérem, tudassák velem, ha bármilyen kérdésük van. Remélem, holnap újra az irodában leszek!”

Felügyelő a munkavállalónak

1. Amikor egy személyiség összeütközésbe kerül a csapattal.

Nem mindenki jön ki egymással a munkahelyen, és amikor ez megtörténik, az hajlamos kellemetlen munkakörnyezetet teremteni. Ha úgy tűnik, hogy a dolgozók nem tudják megoldani egymás között, vonja félre mindkettőjüket négyszemközt. Ügyeljen arra, hogy mindkét felet meghallgassa, határozza meg a valódi problémát, és találjon megoldást. Íme néhány módszer a beszélgetés megkezdésére:

“Megértem, hogy van egy probléma közted és . félre akartalak vonni, hogy megbizonyosodjak arról, hogy ez nem befolyásolja a munkádat és a körülötted lévőket. Beütemeztem egy kis időt, hogy együtt kávézhassunk odakint. Úgy gondolom, jót tenne nektek, ha egyénként és nem munkatársként kapcsolódnátok össze.”

2. Amikor egy alkalmazott nem teljesíti az elvárásokat, de pozitív a hozzáállása.

Nehéz megmondani valakinek, akit őszintén kedvelsz, hogy nem teljesít jól. Pozitív hozzáállás ide vagy oda, a munkavállaló teljesítménye azonban az egész szervezetre kihat, ezért fontos, hogy szakszerűen beszéljünk róla. Ehhez a beszélgetéshez azt javasoljuk, hogy foglalkozzunk a problémával, ajánljuk fel a segítségnyújtás módjait és adjunk megnyugtató tájékoztatást. Íme egy példa:

“Mint a vezetőd, az én feladatom, hogy rámutassak azokra a területekre, amelyeken fejlődnöd kell. Ez biztosítja, hogy folyamatosan fejleszd a képességeidet és a szakmaiságodat is. Most azt szeretném, ha arra koncentrálnál, hogy javítsd a . Segítségképpen szívesen összeállítanék néhány tréninget, hogy a helyes útra térj.”

3. Amikor egy alkalmazott nem ért egyet egy előléptetési vagy javadalmazási döntéssel.

Ha van lehetőség az előrelépésre, természetes, hogy a kollégák versengeni kezdenek. Ha valakit mások fölé léptetett elő, féltékenység alakulhat ki, és ha ez kezd problémává válni, azonnal foglalkozzon vele. Ügyeljen arra, hogy empatikus legyen, de álljon ki a döntése mellett is. Íme egy példa:

“Mint tudod, szerdán előléptettek. Szerettem volna beszélgetni veled, mert tudom, hogy érdeklődést mutattál a lehetőség iránt. Azért döntöttem az előléptetés mellett, mert hónapról hónapra következetesen elérik az ügyfélcélokat. Ezen kívül kiemelkedőek, és vannak olyan területek, amelyeken úgy érzem, hogy fejlődhetne. Tisztában vagyok vele, hogy a vállalaton belül felfelé irányuló mobilitást keres, és csak azért, mert ez a lehetőség nem jött össze, nem jelenti azt, hogy nem lesz más, ami felbukkan. Készen állok arra, hogy segítsek neked elérni ezt a célt, és szeretném, ha a jövőbeni lehetőségek sikerre vezetnének.”

Munkavállalótól munkavállalónak

1. Hogyan kérj segítséget.

Néha az a nagy projekt, amin dolgozol, a vártnál nagyobb kihívásnak bizonyul, és szükséged van egy plusz kézre. A munkavállalók talán azért kerülik a segítségkérést, mert nem akarják, hogy inkompetensnek vagy idegesítőnek tűnjenek. Segítségért folyamodni, ha szükség van rá, nem szégyen – hanem okos dolog. Legyen őszinte azzal kapcsolatban, hogy mit tud kezelni, és kérjen mások segítségét, ha úgy érzi, el van havazva. Íme egy példa:

“Szia, elkezdtem dolgozni a , de elakadtam, és pénteken kell leadnom. Láttam, hogy korábban már megcsináltad és a felső vezetés nagyon elégedett volt az eredménnyel. Beütemezhetnék veled egy kis időt, hogy ötletelhessünk a lehetséges megközelítésekről?”

2. Nemet mondasz.

Tegyük fel, hogy a munkatársa a segítségét kéri egy olyan projekthez, amelyre nincs ideje, vagy olyan feladathoz kér segítséget, amelyhez nagyon kevés ismerete (vagy érdeklődése) van. Nem baj, ha nemet mondasz. Különösen, ha nincs rá időd. A munkahelyen azonban sokan küszködünk azzal, hogy nemet mondjunk. A legtöbben azt szeretnénk, hogy szeressenek és tiszteljenek minket, de óvakodni kell azoktól, akik esetleg kihasználnak téged. Íme egy példa arra, hogyan kell nemet mondani:

” Szívesen segítenék, azonban néhány projekt miatt jelenleg nem érek rá. Ha ez olyasmi, amit jövő héten el lehet kezdeni, akkor szívesen segítek. Abban az esetben, ha hamarabb elkészülök a projektjeimmel, szólni fogok.”

3. Egy zavaró munkatárssal való foglalkozás.

A Beszélgetőpartner mellett ülni eleinte szórakoztató lehet, de ha a figyelemelterelés kezd gátolni a munkában, itt az ideje, hogy elbeszélgessünk. Különösen, ha a hangja az egész irodába elhallatszik. Óvatosan húzza félre a kollégáját, és folytasson őszinte beszélgetést. Ügyeljen arra, hogy tartsa szem előtt az érzéseit, és mindvégig maradjon tisztelettudó. Íme, hogyan:

“Nagyon szerettelek megismerni, de úgy vettem észre, hogy néha lemaradok a munkában a beszélgetéseink miatt. Talán hetente egyszer beiktathatnánk egy kis időt egy kávéra.”

Kim Nicol mindfulness-tanár és vezetői coach szerint az emberek a menedzsereket hagyják el, nem a cégeket. Az alkalmazottak vagy munkatársak bátorítása arra, hogy a nehéz munkahelyi beszélgetéseket magukénak érezzék, kihívást jelent. Nicol tippje: mutasson példát. Amikor olyan kényelmetlen beszélgetésekről van szó, mint a munkatársak fizetésének megkérdezése vagy a nemet mondás egy munkatársnak, a kommunikáció kulcsfontosságú minden munkakörnyezetben. Ha Ön nyitott, remélhetőleg a csapat többi tagja is az lesz.

További tippeket és statisztikákat a nehéz munkahelyi beszélgetésekről az alábbi infografikában talál.

A Haven Life Insurance Agency kizárólag oktatási céllal kínálja ezt az anyagot, és nem támogatja az itt tárgyalt vállalatokat, személyeket vagy stratégiákat. A Haven Life egy online életbiztosítási ügynökség, amely a Massachusetts Mutual Life Insurance Company által kibocsátott kockázati életbiztosítást kínál.