Progresszjelentés: Mi az és hogyan kell megírni? (Lépések és formátum)

Egy gyors kérdés – egy 1-től 10-ig terjedő skálán mennyire fontos, hogy rendszeresen nyomon kövesse és tájékoztassa a projektről a feletteseit, kollégáit vagy ügyfeleit? A válasz 12! Egyszerűen azért, mert senki sem szereti, ha a sötétben tapogatóznak!

A vállalaton belüli bármely projekt esetében a körülötte dolgozóknak jól informáltnak kell lenniük a projekt állásáról, a projektcsapat által végzett kutatásokról, döntéseikről és a fejlesztési lehetőségekről. Ezek a frissítések a projektmenedzsment szerves részét képezik, és biztosítják, hogy a csapat minden tagja hatékonyan működjön, és a célok időben teljesüljenek.

A projekt állapotának bemutatásának és nyomon követésének egyik módja, ha egy hatásos előrehaladási jelentést ír!

Az American Society for Training and Development kimutatta, hogy ha van egy konkrét hely, ahol ellenőrizheti az előrehaladást, az 95%-kal növeli a célok teljesítésének valószínűségét.

A projektmenedzserek számára az előrehaladási jelentések remek helyet biztosítanak arra, hogy tájékoztassák és bevonják a feletteseiket, ügyfeleiket vagy munkatársaikat, hogy egy bizonyos időszak alatt milyen előrehaladást értek el egy projektben.

Ha jól végzik, az előrehaladási jelentések gyors áttekintést nyújtanak arról, hogyan haladnak a dolgok, értékes betekintést nyújtanak a termelékenység növeléséhez, a szükséges iránymutatáshoz és a felmerülő nehézségek gyors megoldásához.

Az előrehaladási jelentés megírása azonban kicsit ijesztő lehet, különösen akkor, ha egy sokszínű csapat és különböző alprojektek irányítására van szükség. Nos, ne bosszankodjon! Ezt most megoldjuk. Ebben a blogbejegyzésben mindent megtanítunk az előrehaladási jelentésekről, hogy miért fontosak, és hogyan írhatsz olyat, amitől mindenki azt fogja mondani, hogy “hűha”!

Olvass tovább…

Mi az az előrehaladási jelentés?

A haladásjelentés pontosan azt jelenti, aminek hangzik – egy olyan dokumentum, amely részletesen elmagyarázza, hogy mennyit haladtál a folyamatban lévő projekted befejezése felé. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking “I wish I could make reports for my supervisor and team all day”! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. A haladásjelentés megköveteli, hogy beszélgessen a csapatával vagy az ügyfelével, hogy megértse a célokat, és bemutassa azokat az információkat, amelyek szorosan kapcsolódnak az említett célokhoz.

Függetlenül attól, hogy a jelentés a befektetők frissítéséről, a marketing teljesítményről vagy az erőforrások kezeléséről szól. Ezekből a jelentésekből mindenki láthatja, mi megy jól és mi nem. Segítségükkel a vezetők is láthatják a projektek általános sikerét vagy kudarcát. Továbbá az előrehaladási jelentések segítenek:

Az információk átláthatóvá tétele

A láthatóság és az átláthatóság a ragasztó, amely minden kapcsolatot összetart. Egy jól meghatározott előrehaladási jelentés közvetlenül bemutatja, hogy az Ön munkája hogyan befolyásolja a projekt végeredményét, és bemutatja a helyes és helytelen dolgokat! Azzal, hogy átláthatóságot ad a projekttervéhez, páratlan szintű hitelességet és bizalmat építhet ki a csapatával és az ügyfelekkel szemben.

Folyamatos interakcióra ösztönöz

A folyamatjelentések elkészítése és megvitatása folyamatos kommunikációt eredményez, és mindenkit a körforgásban tart. A heti vagy havi rendszerességgel történő folyamatos kapcsolattartás biztosítja a szerepek és felelősségek világos megértését.

Serkenti a projekt értékelését és felülvizsgálatát

A korábbi előrehaladási jelentések segítenek a kiskapuk, rendszerszintű problémák tisztázásában, a dokumentumok vizsgálatában, hogy megtudja, mi ment rosszul, mit lehet jól csinálni, és melyik terület szorul fejlesztésre.

Belátást nyújt a jövőbeli tervezéshez

Ha az előrehaladási jelentésben minden felmerült késedelem látható, a felettes vagy a projektvezető figyelemmel kísérheti és kivizsgálhatja az előrehaladást akadályozó problémát, és további lépéseket tehet annak érdekében, hogy a jövőben ne fordulhasson elő.

Bővebben:

Hogyan írjunk előrehaladási jelentést 4 egyszerű lépéssel?

Az előrehaladási jelentések alapvető dokumentumok a projekttervek és kezdeményezések nyomon követéséhez, de ha az olvasók és az írók nincsenek szinkronban, ezek a jelentések minden érintett számára találat vagy kudarc lehet. Ezért íme néhány lépés, amely segít abban, hogy a megfelelő információkat a megfelelő embereknek a megfelelő időben eljuttassa.

1. A jelentés célja

Sok oka lehet annak, hogy valaki előrehaladási jelentést írjon. Nyilvánvalóan sokak számára a projekt előrehaladásáról és állapotáról való tájékoztatás.

Az olvasók részletes információkra is kíváncsiak lehetnek a projekt céljáról, időtartamáról és egyéb fontos információkról.

2. A jelentés elkészítése: A projekt célja, időtartama és egyéb fontos információk. Vegye figyelembe a célközönséget

Amikor már tisztázta az előrehaladási jelentés megírásának célját, gondolja át, hogy milyen célközönséget fog megcélozni, és milyen részleteket fognak az olvasók nyugtázni a jelentésben.

Ezek lehetnek, hogy az olvasóknak milyen döntést kell meghozniuk az előrehaladási jelentés elolvasása után, milyen információkat kell tudniuk ahhoz, hogy hatékonyan felügyeljék a projektet és részt vegyenek benne stb.

Készítsen egy “elvégzett munka” részt

Ebben a részben le kell írnia mindent, amit már elvégeztek, és ennek legjobb módja, ha időrendben említi az elvégzett feladatokat.

Megadhatja a dátumokat, a feladatokat, amelyeken Ön és csapata dolgozott, a legfontosabb eredményekre vonatkozó információkat stb.

Összefoglalja az előrehaladási jelentést

Az összefoglaló részben adja meg a lényeges részleteket a tennivalókról és az elvégzett munkáról. Emellett adjon rövid leírást a csapatod által tapasztalt problémákról, a felettesed ajánlásairól azok megoldására, valamint arról, hogy szükség van-e segítségre a projekthez.

Készíts egy olyan előrehaladási jelentést, amely kiemelkedik!

Ha egy olyan előrehaladási jelentést tervezel bemutatni, amely pontosan úgy néz ki, mint bármely más unalmas jelentés, akkor jó eséllyel az olvasóid csak átfutják majd menet közben, vagy egyáltalán nem fogják elolvasni. Nos, ahhoz, hogy becsalogassa az olvasó figyelmét, és büszkén mutassa be a projekten végzett munkát, ellenállhatatlanul meggyőzővé kell tennie az előrehaladási jelentést!

Hogyan tetszene a fantasztikus vizuális megjelenítés, minőségi tartalom kíséretében, amely megragadhatja az olvasó érdeklődését, és arra ösztönözheti, hogy elolvassa az egészet? Kétségtelen, mindenki szeret valami könnyen megfoghatót és vizuálisan lenyűgözőt olvasni!

Szerencsére van egy tökéletes eszközünk az Ön számára, amely soha nem látott olvasási élményt nyújt, és életre kelti a szürkeárnyalatos előrehaladási jelentéseket! Egy olyan megoldás, mint a Bit.ai

Készítsen haladásjelentést a megfelelő módon a Bit.ai segítségével

A Bit egy újkori felhőalapú dokumentum-összefogási eszköz, amely segít a csapatoknak interaktív munkahelyi dokumentumok létrehozásában, megosztásában, kezelésében és nyomon követésében.

A Bit segít abban, hogy a jelentései több legyenek, mint egyszerű, unalmas szöveg és kép. Így amellett, hogy a Bit lehetővé teszi, hogy több felhasználó együttműködjön a jelentéseken, a felhasználók bármilyen gazdag médiát, például kampányvideót, táblázatokat, diagramokat, One Drive fájlokat, Excel táblákat, GIF-eket, Tweetek, Pinterest táblákat stb. is megoszthatnak. Bármit meg lehet osztani az interneten egy linkkel, és a Bit automatikusan vizuális tartalommá alakítja azt.

A Bit nagyon minimalista design-esztétikával rendelkezik, amely minden designelemet kiemel, fantasztikus olvashatósággal és gazdag funkciókkal, amelyek megakadályozzák, hogy az együttműködők elrontják a dokumentumokat, és segítenek újragondolni a munkamódszerüket!

Az előrehaladási jelentések írása mellett könnyen létrehozhat más gyönyörű dokumentumokat is, például a munkarendet, projektdokumentációt, működési tervet, útitervet, projekt chartát stb. egy közös munkahelyen, hogy a csapat többi tagja együtt dolgozhasson, dokumentálhasson, megoszthassa tudását, ötletelhessen, digitális eszközöket tárolhasson, és együtt innoválhasson.

A legjobb az egészben, hogy ez a tudás biztonságosan védve van a munkaterületeken, és megosztható (vagy titokban tartható) bárkivel a szervezetben vagy a nyilvánossággal!

A Bit összességében olyan, mint a Google Docs a szteroidokon! Tehát nem kell többé megelégednie az unalmas szövegszerkesztőkkel, ha van egy túlságosan robusztus megoldás, amely végigkíséri Önt!

Még mindig nem tudja, hogyan segíthet a Bit abban, hogy elkészítse azt a tökéletes előrehaladási jelentést, amellyel elkápráztathatja olvasóit? Lássunk még néhányat a Bit fantasztikus képességeiből!

A Bit.ai segítségével történő előrehaladási jelentések készítésének legfontosabb előnyei

Egyszerű, letisztult felhasználói felület: A Bit nagyon minimális dizájnesztétikával rendelkezik, ami lehetővé teszi, hogy egy kezdő is gyorsan megbarátkozzon a platformmal. Annak ellenére, hogy a platform funkciógazdag, nagyszerű munkát végez, mivel nem nyomasztja túl az új felhasználót, és szisztematikus megközelítést biztosít a munkához.

Az információk rendszerezése: Az információk gyakran szétszóródnak a felhőtároló alkalmazásokban, e-mailekben, Slack-csatornákban és így tovább. A Bit egy helyre hozza az összes információt azáltal, hogy lehetővé teszi az információk munkaterületekbe és mappákba történő rendszerezését. Az összes dokumentumot, médiafájlt és egyéb fontos vállalati adatot egy helyre gyűjtheti.

Márkakonzisztencia: Koncentráljon a tartalomra, és hagyja, hogy a Bit segítsen a tervezésben és a formázásban. A Bit dokumentumok teljesen reszponzívak és minden eszközön jól mutatnak. A csodálatos sablonokkal és témákkal a Bit-dokumentumok olyan típusú márka- és dizájnkonzisztenciát biztosítanak Önnek, amelyre a dokumentációs iparágban még nem volt példa

Okos keresés: A Bit nagyon robusztus keresési funkcióval rendelkezik, amely lehetővé teszi bárki számára a dokumentumok gyors keresését és megtalálását. A Bit gazdag szöveges keresőjével kereshet a munkaterületekben, mappákban, dokumentumcímekben és a dokumentumokon belüli tartalomban.

Médiaintegrációk: A vállalatok átlagosan 34 SaaS-alkalmazást használnak! Nem csoda, hogy az időnk nagy részét azzal töltjük, hogy egyik alkalmazásról a másikra ugrálunk, információt keresve. Ezért a Bit.ai több mint 100+ népszerű alkalmazással (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive stb.) integrálódik, hogy a csapatok a puszta szövegen és képeken túl információkat is beleszőhessenek a dokumentumaikba.

Sokféle megosztási mód: A bitdokumentumok három különböző állapotban oszthatók meg:

1. Élő állapot: Az élő állapot azt jelenti, hogy a dokumentumon végzett minden módosítás valós időben frissül. Ha a dokumentumokat ügyfelekkel, partnerekkel vagy vásárlókkal osztja meg, ők mindig a legfrissebb módosításokat kapják meg.
2. Beágyazás: A Bit dokumentumokat beágyazhatja bármilyen weboldalra vagy blogra. A Bit-dokumentumok teljesen reszponzívak és tökéletesen megjeleníthetők webhelyén.
4. Nyomon követés: Nyomon követheti dokumentumait, és valós idejű betekintést nyerhet, hogy megértse, hogyan lépnek kapcsolatba a felhasználók a tartalmaival. Láthatja, hogy a felhasználók mennyi időt töltenek a dokumentumok megtekintésével, a görgetési arányt, a felhasználói információkat és így tovább.

Következtetés

A jól meghatározott előrehaladási jelentés olyan, mint egy projekt pulzusa! Meghatározza az olvasókkal való kapcsolatát, kiemeli az összes frissítést – legyen az kicsi vagy nagy -, és mindenkit ugyanazon az oldalon tart. Ne feledje, a projekt összetettségétől és terjedelmétől függően előfordulhat, hogy a jobb hatékonyság érdekében heti vagy havi rendszerességgel kell megosztania az előrehaladási jelentést!

Ha követi a fent említett összes lépést, a jelentései biztosan friss levegőnek tűnnek majd az olvasók számára, hitelessé és profivá téve Önt. Mire vársz tehát?