11 semplici consigli per una gestione efficace delle e-mail

Quanto tempo passi a gestire le tue e-mail ogni giorno? Un’ora? 30 minuti? Qualche ora? Forse mezza giornata?

Mentre l’email ha lo scopo di facilitare la comunicazione, ho il sospetto che a volte diventi uno strumento controproducente perché passiamo così tanto tempo a gestire le vostre email! Per esempio, pensate a questi casi:

• A volte continuate a cliccare nella vostra casella di posta, anche se l’avete controllata solo 5 minuti fa?
• Spendete molto tempo a gestire le vostre e-mail ogni giorno, come cercare la posta passata, ordinare, organizzare e cancellare quella vecchia?
• Fai spesso in modo che le e-mail siano la tua prima priorità piuttosto che fare le cose?
• Ci sono giorni in cui passi più tempo nella tua casella di posta che a fare un lavoro vero e proprio?

Alla fine della giornata, l’e-mail è solo uno strumento per svolgere i tuoi compiti. Ecco 11 consigli per migliorare la gestione della posta elettronica:

Esegui la tua posta una volta al giorno

Anche se controllo la mia posta diverse volte al giorno solo per essere al corrente (nel caso ci sia qualcosa di strano come il mio sito web che va giù, o se c’è una richiesta urgente), non la eseguo subito. Lo faccio solo una volta al giorno, o all’inizio della giornata o la sera.

Set aside a daily time slot to process your emails. Se non finisci nella fascia oraria, continua il giorno dopo. Dai la priorità a quelle più importanti e lascia perdere le altre. (Vedi #2).

Se sei in una posizione di lavoro dove ricevi molte email sensibili al tempo, puoi ancora mettere in pratica questo. Il punto è di non lasciare che l’email si impadronisca della tua vita. Ricorda, è uno strumento che ti aiuta a fare il tuo lavoro e non il lavoro stesso.

Privilegia il 20% delle email; Rimanda l’80%

Non tutte le email sono uguali. Amo la regola 80/20 perché si applica ad ogni singola area della nostra vita. Comprese le email. La regola 80/20 è l’idea che il 20% degli input è responsabile dell’80% degli output in qualsiasi situazione. Quindi, per essere efficaci, dovremmo concentrarci sul 20% di input che portano all’80% di output. Allo stesso modo, dovremmo concentrarci sul 20% di email di alto valore che portano al massimo output.

Il mio 20% di email sono quelle che mi danno la prossima svolta nel mio lavoro. Possono essere richieste dei media, interviste, opportunità di networking, opportunità di business, opportunità di parlare, e altre cose che portano ai miei obiettivi di business del 20%. Il mio 20% di email include anche le persone che hanno investito nel mio lavoro, come i miei clienti di coaching 1-1, gli impegni a parlare e i lettori che hanno comprato i miei corsi e prodotti. Ultimo ma non meno importante, anche le corrispondenze con i miei buoni amici cadono qui. Tutto il resto va nella posta dell’80%.

Per il 20% di email, do loro una priorità significativa. Di solito rispondo immediatamente (soprattutto se soddisfano la regola di 1 minuto nel #9); se non lo fanno, ci arrivo tra 1-3 giorni. Per l’80% della posta, ci metto più tempo a rispondere, a volte non rispondo nemmeno (vedi punto #4).

Ha una cartella “Rispondi entro il XX giorno”

Conservo la posta che ha bisogno della tua risposta in una cartella “Rispondi entro il XX giorno”, dove XX è il giorno della settimana. Io metto da parte 3 giorni ogni settimana per rispondere alle e-mail – martedì, giovedì e sabato. In questo modo non sono costretto a rispondere immediatamente ogni volta che ricevo la posta. La leggo, la riconosco mentalmente, e ci penso fino a quando non è il momento di rispondere (una media di 3-8 giorni dal ricevimento della mail).

Rendersi conto che non è necessario rispondere a tutte le mail

Nonostante quello che si pensa, non è necessario rispondere a tutte le mail. A volte, nessuna risposta dopo un certo periodo di tempo può essere considerata una risposta in sé.

Ricevo un alto volume di posta dai lettori, e per un periodo di tempo ho risposto ad ogni singola mail che arrivava. Non ha fatto nulla per me. Passavo tutto il giorno solo a rispondere alla posta, e alla fine della giornata ero esausto, incapace di fare qualsiasi lavoro reale. Ed è interessante notare che quasi tutta la posta a cui rispondo non riceve mai una risposta di qualsiasi tipo (nemmeno un riconoscimento o un ringraziamento), anche quando invio domande di follow-up per aiutarli ulteriormente. Ho il sospetto che la metà della posta non venga letta, e che l’altra metà sia posta che la gente invia d’impulso e le risposte non hanno molta importanza. In entrambi i casi, mi sono reso conto che è molto più efficace usare il tempo su compiti di più alto valore, come lavorare su prodotti di alto valore e ricchi di contenuti, sostenere i miei clienti 1-1 coaching, nuovi progetti e scrivere nuovi articoli.

Non stressatevi troppo per rispondere ad ogni singola mail. Rispondi se ti aiuta, ma se i costi della risposta non superano i benefici, allora forse non vale la pena preoccuparsene. Lascia perdere e le cose si risolveranno da sole col tempo.

Crea dei modelli di risposta se mandi spesso risposte simili

Se guardi nella tua cartella dei messaggi inviati, probabilmente troverai una tendenza nelle cose a cui rispondi. La posta che ricevo sul mio sito di solito può essere classificata in una delle poche categorie (1) feedback / mail di ringraziamento (2) 1-1 coaching (3) richieste di recensioni di libri/prodotti (4) richieste di intervento (5) altre. Per (1) e (2), uso modelli che ho scritto in anticipo e che uso nelle mie risposte. Mentre rispondo, li personalizzo di conseguenza per adattarli alle esigenze della mail originale. Questo mi ha fatto risparmiare un sacco di tempo, rispetto al passato, quando digitavo le email da zero.

Leggo solo le email che sono rilevanti

Sono iscritto a diverse newsletter – come quelle sul fitness, sull’auto-aiuto, sul blogging e sul business, ma non leggo tutte le email che mandano. Non le cancello nemmeno, perché so che hanno informazioni preziose. Invece, ho impostato gmail per archiviarle automaticamente in diverse etichette (cartelle). Le mail del blog vengono archiviate nella cartella dei blog, le mail di fitness vengono archiviate nella cartella & fitness, e così via. Per ora, ho circa 30 cartelle. Le leggo solo quando voglio ottenere maggiori informazioni sull’argomento.

Non è necessario leggere ogni singola mail che arriva. Scegli e seleziona ciò che è rilevante per te.

Struttura le tue mail in categorie

Le cartelle (o etichette, se usi gmail) sono lì per aiutarti ad organizzare le tue mail.

In primo luogo, usa un sistema di denominazione pertinente a ciò che stai facendo. Se le tue maggiori priorità ora sono, diciamo, (1) scrivere un libro e (2) perdere peso, allora nomina le tue cartelle in questo modo.

In secondo luogo, usa una struttura gerarchica. le cartelle di primo livello sono per le grandi categorie, e le cartelle di secondo livello sono per le sotto-categorie, e così via. Per esempio, ho “Admin” come cartella di primo livello, e “Back-Up”, “Accounting”, “Accounts”, ecc come cartelle di secondo livello. Se necessario, ho cartelle di terzo livello per segmentarle ulteriormente. Gmail ha un add-on che ti permette di usare etichette di diverso livello (Settings > Labs > Nested Labels)

Utilizzare i filtri (#8) per organizzare automaticamente la posta in cartelle funziona a meraviglia.

Utilizzare i filtri

I filtri sono strumenti che ti aiutano a ordinare la posta automaticamente quando arriva nella tua posta. Ci sono 2 cose fondamentali richieste per un filtro – (1) il termine da cercare (2) l’azione da applicare se il termine corrisponde. Al momento, il mio gmail ha circa 20 diversi filtri impostati per diversi indirizzi e-mail, titoli dell’oggetto, testo del corpo e così via. A seconda di quale filtro è, la posta sarà automaticamente smistata in una rispettiva cartella / archiviata. Questo minimizza la quantità di azioni amministrative che ho bisogno di fare.

Qui c’è il mio video tutorial che condivide come ho impostato i miei filtri e-mail per raggiungere la casella di posta zero: 3 Simple Tips To Achieve Inbox Zero Using E-mail Filters

Usa la regola di 1 minuto quando rispondi

Se ci vuole entro 1 minuto per rispondere, rispondi immediatamente e archivialo. Non lasciarlo nella tua casella di posta per secoli. Ci vorrà ancora più sforzo per lasciarlo aleggiare nella tua mente ed essere costantemente ricordato che hai bisogno di rispondere. Assicurati solo di rispettare il tempo di 1 minuto quando rispondi, così non ci vorrà più tempo del necessario. Questo mi aiuta a cancellare grandi quantità di posta in un breve lasso di tempo.

Fissa un limite al tempo che passi nella posta in arrivo

Oltre alla regola di 1 minuto, limita il tempo complessivo che passi nella tua posta in arrivo. La prossima volta che controlli la posta, cronometrati. Guarda quanto tempo impieghi per elaborare, leggere, rispondere e smistare la tua posta. Poi chiediti quanto di quel tempo è ben speso. È probabile che la maggior parte di quel tempo non serva assolutamente a nulla.