App per eventi e conferenze mobili: La guida 2020

Le app mobili per eventi e conferenze sono ormai diventate un pilastro dell’esperienza dell’evento. In questa guida, esploreremo le best practice delle app per eventi per il 2020 e oltre.

Un’app per eventi permette ai partecipanti di fare rete in modo più efficace, tiene tutti al corrente degli ultimi aggiornamenti dell’evento e, cosa più importante, fornisce un ricco set di dati da cui gli organizzatori di eventi possono trarre spunti. Data la versatilità di un’app per eventi, non c’è da stupirsi che il 91% degli organizzatori di eventi abbia dichiarato che l’adozione di un’app per conferenze ha portato a un ROI positivo dell’evento.

Anche se è chiaro che le app per eventi mobili sono prevalenti nel settore degli eventi, i costanti miglioramenti della tecnologia e il panorama mutevole delle app mobili in generale richiedono agli organizzatori di rimanere aggiornati sulle ultime novità e sulle migliori pratiche.

Questa guida coprirà lo spettro di ciò che gli organizzatori devono sapere sulle app per eventi. Readers will learn the full range of event app capabilities and how they can best leverage them to achieve event success. To help you keep track of mobile events and conferences apps, we’ve put together this step by step guide:

1. What is an Event App
2. What is a Networking App
3. Determine if you need an Event App or Networking App
4. App Store Guidelines for White Label Apps
5. White Label App vs Branded Universal Event App
6. How a Mobile Conference App Enhances the Event Experience
7. How to Increase Event App Adoption
8. How to Leverage Event App Data
9. Event App Data Security and Privacy

What is an Event App?

An event app (otherwise known as a conference app) is a mobile application dedicated to enhancing the experience of attendees at a live event. Mentre diverse app per eventi offrono caratteristiche diverse, le caratteristiche comuni sono un’agenda digitale dell’evento, messaggistica one-to-one, profili dei partecipanti per la ricerca di reti, profili dei relatori, pagine degli sponsor e integrazioni dei social media.

Che cos’è una Networking App?

Una networking app è leggermente diversa dalle app mobili per eventi e conferenze perché si concentra esclusivamente sul networking dell’evento. Anche se tali app servono uno scopo molto importante, la maggior parte delle app per conferenze oggi offre una piattaforma di networking in aggiunta ad altre funzionalità. Comprendere l’app per eventi come una soluzione olistica ti assicurerà di trarre il massimo vantaggio dalle sue capacità.

Determina se hai bisogno di una Event App per il tuo prossimo evento

Ora che hai capito la differenza tra un evento e una networking app, è importante scegliere la giusta esperienza mobile per il tuo evento. Un’app per il networking è un’ottima aggiunta per facilitare la connessione tra i partecipanti durante l’evento. Un’app per eventi e conferenze offre un’esperienza di evento più olistica con funzioni aggiuntive come un’agenda digitale, profili e messaggistica one-to-one. Per aiutare a determinare se un’app per eventi è giusta per te, dai un’occhiata alla nostra lista di controllo.

Event App Checklist:

• Il numero di partecipanti supera i 100
• Il tuo tipo di evento è una user conference, un summit, un roadshow, o evento di punta
• I partecipanti hanno la possibilità di connettersi prima dell’evento
• L’agenda dell’evento include più sessioni e tracce
• L’evento è un evento di uno o più giorni
• La notifica in tempo reale durante l’evento è importante
• Hai abbastanza tempo per promuovere la tua app prima dell’evento

Se hai controllato più di un paio di punti in questa lista, potrebbe essere il momento di rivedere le opzioni di app per eventi e conferenze con la tua soluzione di gestione degli eventi.

“La nostra app mobile è quel faro di luce che le persone usano mentre sono sul posto. Sono stati in grado di selezionare le sessioni a cui erano interessati, scoprire il flusso corrente, e le cose e le aree che erano aperte durante il programma.”

-Karen Merritt, LinkedIn

Linee guida per App White Label

Nel settore delle app, Apple e Android sono i custodi. Le regole che questi fornitori di sistemi operativi mobili stabiliscono per i loro rispettivi app store possono finire per reindirizzare un’industria, come nel recente caso di Apple. Durante la conferenza, Apple ha annunciato che stavano inasprendo il loro processo di revisione delle app, rifiutando le app che sono state create attraverso un modulo modello. La frase più importante nella linea guida era la seguente:

Linea guida 4.2.6: “Le app create da un modello commercializzato o da un servizio di generazione di app saranno rifiutate.”

Naturalmente questo ha allarmato una serie di industrie diverse che utilizzavano le app con modelli come parte fondamentale del loro modello di business. La linea guida ha colpito in particolare l’industria degli eventi, dato che molte aziende di tecnologia per eventi usano i template per creare app per eventi su scala per i loro clienti.

Molti temevano che questa nuova linea guida avrebbe sconvolto il processo di creazione di app per eventi white label. Di conseguenza, molti fornitori di app si sono dati da fare per capire esattamente in che misura Apple avrebbe applicato le nuove regole anti-template.

Per un po’ sembrava che le app universali (di cui parleremo più avanti) fossero l’unica soluzione sicura. Nel dicembre del 2017, Apple ha rilasciato una versione aggiornata della linea guida 4.2.6. La sezione completa recitava come segue:

“Le app create da un modello commercializzato o da un servizio di generazione di app saranno rifiutate a meno che non siano presentate direttamente dal fornitore del contenuto dell’app. Questi servizi non dovrebbero presentare app per conto dei loro clienti e dovrebbero offrire strumenti che permettono ai loro clienti di creare app personalizzate e innovative che forniscono esperienze uniche ai clienti. Un’altra opzione accettabile per i fornitori di template è quella di creare un singolo binario per ospitare tutti i contenuti dei clienti in un modello aggregato o ‘picker’, per esempio come app per trovare un ristorante con voci o pagine personalizzate separate per ogni ristorante cliente, o come app per eventi con voci separate per ogni evento del cliente.”

Se la linea guida iniziale mancava di specificità, questa nuova revisione ha dipinto un quadro più chiaro su quanto saranno accettate le app con template.

Visto la versione aggiornata, sembra che le app white label non siano fuori dal tavolo, a patto che i clienti presentino l’app attraverso il proprio Apple Developer Account. Quindi è lecito supporre che l’App Store non sarà eccessivamente severo nei confronti delle app per eventi templati, a patto che siano uniche e originali fino a un certo punto.

White Label Event App vs Branded Universal Event App

Come organizzatore di eventi, è importante conoscere le differenze tra i due per aiutare a informare la decisione di scegliere la giusta soluzione di app per conferenze. Le differenze tra i due tipi di app per eventi possono essere riassunte come segue.

Templated White Label Apps

Con le app white label template, i clienti ottengono una grande esperienza di marca e l’accesso a una varietà di moduli, ma al costo dell’unicità sia nel design che nella funzionalità. Secondo le nuove linee guida di Apple, l’app sarà accettata solo se presentata attraverso l’Apple Developer Account del cliente.

L’implicazione è che le aziende di app per eventi devono consegnare i modelli, i moduli e la struttura con cui un cliente progetterà l’app per conto proprio. Molti fornitori di software per eventi, tra cui Bizzabo, ora offrono opzioni di app white label che sono conformi alle linee guida dell’App Store.

Branded Universal Apps

Le nuove linee guida di Apple chiariscono che una forma accettabile di app con template sono modelli aggregati o “picker” in cui esistono numerosi profili diversi nella stessa app contenitore. Questo è altrimenti noto come app universale di marca.

Proprio come un telecomando universale potrebbe essere responsabile del vostro sistema di intrattenimento domestico, un’app universale mira ad essere il vostro one-stop-shop per gli eventi. I clienti scaricano l’app universale che poi contiene il loro specifico evento o serie di eventi.

È all’interno dell’app contenitore che i clienti possono creare e mostrare la loro app evento unica di marca senza doverne creare completamente una da soli. Un’app universale con marchio fa bene a rispettare le linee guida di Apple perché evita di sovraffollare l’app store con app predefinite e dà ai clienti la libertà di mostrare il loro marchio unico di eventi.

Per capire meglio questa particolare soluzione di app, ecco la nuova app per eventi di Bizzabo in azione:

Come una Mobile Conference App migliora l’esperienza dell’evento

Il valore di una app per eventi è portare l’intera esperienza dell’evento sul dispositivo del partecipante. Questo rende più facile per i partecipanti sapere quali sessioni o relatori sono in arrivo, quali sponsor stanno esponendo, e chi possono incontrare per stabilire una connessione professionale.

Mentre l’impegno mobile sta aumentando di anno in anno, non è sempre facile capire l’impatto di un’app per eventi per la vostra strategia complessiva. Ecco perché Bizzabo ha intervistato diversi clienti che utilizzano l’Ultra Branded App. I risultati sono stati sorprendenti:

• 50% di aumento nell’adozione di dispositivi mobili da parte dei partecipanti
• 51% di aumento nella visibilità di sponsor e partner
• 42% di aumento nell’impegno del pubblico
• 84% di aumento nell’impegno della comunità

Gli organizzatori di eventi intervistati da Bizzabo hanno visto risultati eccezionali nell’impegno dei partecipanti con l’aggiunta di una app per eventi.

Curiosi di sapere cosa distingue le app per eventi? Passiamo in rassegna i vantaggi unici di sfruttare le app per eventi e conferenze.

Networking

La connessione con altri professionisti è una delle ragioni principali per cui l’app per eventi è nata. Un’app per eventi non solo facilita l’incontro con gli altri, ma aiuta i partecipanti a identificare altri partecipanti con cui incontrarsi e fare networking. Profili visivamente piacevoli e un sistema di messaggistica intuitivo sono ingredienti chiave per una forte soluzione di networking all’interno dell’app per eventi.

Profilo all’interno dell’app per eventi di Bizzabo

On-Brand Experience

Per un evento di successo è fondamentale offrire ai partecipanti un’esperienza senza interruzioni. Cerca app per eventi che permettano il pieno controllo su colori, immagini, loghi e messaggi, al fine di offrire un’esperienza app completamente brandizzata che colleghi l’energia dell’evento dal vivo al dispositivo di ogni partecipante.

Polling e sondaggi

Uno degli aspetti più preziosi di un’app per eventi sono i dati che possono essere raccolti dai partecipanti. Il metodo più diretto per raccogliere questi dati sarebbe quello di avviare sondaggi e indagini ai partecipanti in tempo reale. Questo può essere fatto durante i workshop, prima dell’evento, e anche dopo l’evento. Un’app per eventi fornisce un modo per porre domande immediate ai partecipanti e ricevere risposte che aiuteranno a plasmare la strategia del tuo evento futuro.

Agenda personalizzata

Con così tante sessioni e workshop diversi in corso in una conferenza, può essere difficile per i partecipanti tenere traccia di tutto. Un’app per eventi risolve questo problema dando ai partecipanti la possibilità di costruire la propria agenda dell’evento, semplicemente aggiungendo le sessioni a cui vogliono partecipare nella loro agenda personale.

Opportunità di sponsorizzazione

Le moderne app per eventi possono anche aiutare gli organizzatori a garantire le sponsorizzazioni dell’evento, fornendo agli sponsor una prima opportunità di esporre il loro marchio e i loro servizi ai partecipanti. Questo può essere fatto attraverso pagine di sponsor individuali, offerte speciali che vengono inviate attraverso notifiche push, o sondaggi e inchieste sponsorizzate.

Come aumentare l’adozione delle app per eventi

I benefici di un’app per eventi non possono essere realizzati se l’app non viene ampiamente scaricata e utilizzata attivamente dai partecipanti. I seguenti consigli aiuteranno ad aumentare i tassi di adozione delle app.

Articolare il valore aggiunto

Prima di pianificare qualsiasi campagna specifica sull’adozione dell’app, prenditi il tempo necessario per formulare correttamente la messaggistica.

Sì, volete che quanti più partecipanti possibile la scarichino, ma perché dovrebbero? Qual è il valore aggiunto specifico che riceveranno impegnandosi con l’app?

Posizionare chiaramente il valore del perché e del come un’app eleverà l’esperienza dell’evento di un partecipante nella vostra messaggistica è necessariamente non solo per persuaderlo a scaricare l’app, ma soprattutto, per guadagnare la sua fiducia e fargli incoraggiare altri partecipanti a scaricare l’app. Il potere dei referral può davvero aiutare nell’adozione dell’app per eventi.

Trasforma i partecipanti in sostenitori

Una volta che la messaggistica è stata curata, è il momento di creare modi specifici per i partecipanti di sostenere facilmente l’app e quindi facilitare l’adozione dell’app per eventi.

Rendi facile per i partecipanti promuovere il tuo evento e la tua app fornendo pulsanti di condivisione facili da usare con testo precompilato. I partecipanti possono quindi informare le loro reti che si sono uniti alla comunità di networking dell’evento e che anche i loro colleghi dovrebbero farlo. Ricorda, i tuoi relatori hanno il potere di amplificare il tuo messaggio perché tendono ad avere una forte base di follower.

Crea una campagna email dedicata

Le email saranno uno dei principali punti di comunicazione con i tuoi partecipanti. Invia una serie di email ad ogni partecipante registrato con una chiara chiamata all’azione per scaricare l’app del tuo evento.

Puoi distanziare sufficientemente le email per evitare di sommergere i tuoi partecipanti. Educa i partecipanti sul perché e come l’app per la conferenza migliorerà la loro esperienza dell’evento.

Inoltre, assicurati di mantenere una messaggistica chiara e concisa in queste email. Se seppellisci i tuoi partecipanti con una raffica di link e informazioni, la chiamata all’azione per scaricare la tua app per eventi andrà persa.

Disegna una strategia di social media

Per assicurarti che tutti i partecipanti all’evento siano a conoscenza della tua comunità di networking, considera il lancio di una campagna di social media. Incentiva i partecipanti a scaricare l’app offrendo un premio ai primi 100 membri della comunità. Considera anche la possibilità di creare un link per il download condivisibile in modo che le persone possano scaricare rapidamente l’app.

Mettere in mostra l’app della conferenza attraverso le piattaforme dei social media è un buon modo per mostrare ai potenziali partecipanti all’evento il valore aggiunto che otterranno se sceglieranno di partecipare all’evento. Promuovendo pubblicamente l’app mobile per la conferenza, si posiziona il marchio dell’evento come uno che abbraccia soluzioni tecnologiche che migliorano l’esperienza.

Come sfruttare i dati dell’app per eventi

Come organizzatore di eventi, l’aspetto più prezioso dell’implementazione di un’app per eventi sono i dati che vengono raccolti. Poiché i partecipanti utilizzano l’app della conferenza in una serie di funzionalità diverse, ogni informazione può essere messa insieme per aiutare l’organizzatore a capire meglio l’impatto del suo evento. Approfondimenti come le sessioni più popolari, i tempi di visualizzazione dei messaggi inviati e i profili con il maggior numero di visualizzazioni sono tutti punti di dati chiave che dipingono un quadro più ampio.

Source: Bizzabo

Ottenere ricchi dati sugli eventi e trarre intuizioni utilizzabili è possibile quando più set di dati sono integrati con l’app della conferenza. L’integrazione è imperativa quando si sfruttano i dati perché dà alle diverse piattaforme la possibilità di comunicare tra loro.

Questo è particolarmente importante per le app per eventi perché il comportamento dei partecipanti sull’app può essere direttamente collegato alle loro informazioni nel vostro CRM o sistema di automazione del marketing. Più punti di dati possono essere collegati allo stesso contatto, migliore sarà l’idea di come l’evento abbia influenzato quel particolare partecipante.

Per maggiori informazioni sull’integrazione dei dati degli eventi, clicca sull’immagine qui sotto per accedere al nostro ebook gratuito sull’integrazione dei dati degli eventi.

Sicurezza e privacy dei dati delle app per eventi

Come già detto, un’app per eventi può essere una miniera di dati sui comportamenti e le preferenze dei partecipanti. Questi dati possono a loro volta informare le decisioni future e la strategia dell’evento. Tuttavia – parafrasando lo zio Ben di Spiderman – da grandi dati derivano grandi responsabilità.

Gli organizzatori devono fare di tutto per assicurarsi che i dati che raccolgono siano sicuri e disponibili su richiesta degli utenti.

Con l’introduzione del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell’UE, la sicurezza e la privacy dei dati sono diventate più importanti che mai. Questo nuovo regolamento di protezione dell’UE aiuta a garantire che le organizzazioni stiano gestendo i dati personali in modo sicuro e trasparente. Il GDPR non si applica solo alle aziende che operano fuori dall’UE, ma anche alle aziende che vendono, assumono o si impegnano con i cittadini dell’UE e le sue organizzazioni. Per maggiori informazioni sul GDPR, visitate il sito ufficiale del GDPR.

Per conoscere meglio i metodi di protezione dei dati, ecco alcune best practice che riguardano la sicurezza e la trasparenza dei dati degli eventi. (Si prega di notare che questo blog non deve essere considerato come un consiglio legale. Per una corretta guida legale, fate riferimento al vostro team legale.)

Processo di opt-in

Come utenti di app per eventi, i partecipanti dovrebbero essere pienamente consapevoli dei dati che stanno condividendo. Ci dovrebbero anche essere processi messi in atto in modo che scelgano attivamente di offrire le loro informazioni. Alcune piattaforme sono progettate in modo che la raccolta dei dati sia il default e che gli utenti debbano attivamente rinunciare se non vogliono più i loro dati. Questo si traduce in una scarsa esperienza dell’utente in quanto il processo sembra meno trasparente di quanto dovrebbe essere.

Assicuratevi che la raccolta dati della vostra app per eventi includa un processo di opt-in che richiede un impegno attivo da parte del partecipante. In questo modo, sia l’organizzatore che il partecipante sono completamente trasparenti fin dall’inizio.

Linguaggio comprensibile

Quando si tratta di retorica legale, diventa molto facile perdersi nel gergo o semplicemente sintonizzare un linguaggio confuso e contorto.

Per evitare questo sentimento tra i vostri partecipanti e gli altri stakeholder dell’evento, prendetevi il tempo di scomporre la vostra politica dei dati di base in un modo che possa essere compreso dalla persona media. Ciò sarà molto apprezzato dai partecipanti e aiuterà a stabilire il marchio del vostro evento come uno che pone l’esperienza utente dei partecipanti come una priorità assoluta.

Invia un’email dettagliata che riassuma la tua policy

Secondo The Event Success Formula, l’email è uno dei modi più efficaci per i marketer di comunicare con il loro pubblico. I partecipanti apprezzeranno se crei un’email separata che riassume, in termini profani, i tuoi dati e le politiche sulla privacy, perché possono poi fare riferimento a questa email in occasioni diverse.

Spiegare accuratamente i dettagli della politica e come i partecipanti saranno interessati sono ottimi modi per costruire la fiducia con il vostro pubblico e fargli sapere che avete a cuore il loro interesse.

Concludendo: La tua app per eventi mobile

Le moderne app per eventi e conferenze hanno il potere di fornire ai partecipanti un’esperienza digitale intuitiva, senza soluzione di continuità e conveniente che vada di pari passo con un’esperienza dal vivo. Per preparare il tuo evento ad essere pronto per i dispositivi mobili, ecco le cose principali da tenere a mente:

• Determina se un’App per eventi o un’App per il networking è la scelta giusta per il tuo evento.
• Considera l’utilizzo di un’App White Label o di un’App Experience con marchio per la tua App per eventi.
• Capire come un’app per eventi migliora l’esperienza dei partecipanti e degli sponsor.
• Aumentare l’adozione dell’app per eventi trasformando i partecipanti in sostenitori dell’app.
• Utilizzare i dati dell’app per eventi in un modo che sia in linea con i dati e le normative sulla privacy dei consumatori.

Andando verso il 2020 e oltre, possiamo aspettarci ulteriori progressi nel branding, nella personalizzazione e negli insight basati sui dati.

Scopri come un’app per eventi può inserirsi nella tua strategia complessiva per gli eventi nella guida Event Stack.

Editor’s Note: This post was originally published on December 18, 2019 and has since been updated.