California Law to make 1099 employees Hourly staff

Assembly Bill 5 (AB5), passato in California l’anno scorso e recentemente entrato in vigore il 1 gennaio, pone severe restrizioni su come le imprese possono contrattare e lavorare con i lavoratori indipendenti. Questa legge non solo colpisce l’aumento del lavoro freelance attraverso la “gig economy”, ma obbliga anche i datori di lavoro a classificare la maggior parte dei contraenti indipendenti come dipendenti. Migliaia di aziende in tutto il paese si affidano a contraenti indipendenti per una serie di compiti aziendali diversi. Dall’assunzione di servizi di consegna, all’assunzione di freelance per lavori di fotografia, e tutto il resto, gli appaltatori indipendenti in tutto il paese giocano un ruolo estremamente importante nell’economia.

Di seguito, offriamo una panoramica completa su come l’Assembly Bill 5 colpisce le aziende che lavorano con appaltatori indipendenti e offriamo alcune semplici soluzioni per gestire i vostri “nuovi” dipendenti a ore.

Cosa dice il California Assembly Bill 5?

In sostanza, lo stato della California richiede alle aziende che operano nello stato di rendere i loro dipendenti 1099 personale orario. Secondo FUNDERA, “i dipendenti 1099 sono lavoratori autonomi indipendenti. Ricevono la paga secondo i termini del loro contratto e ricevono un modulo 1099 per segnalare il reddito sulla loro dichiarazione dei redditi. … Il datore di lavoro trattiene le tasse sul reddito dalla busta paga del dipendente e ha un significativo grado di controllo sul lavoro del dipendente.”

Nonostante la grande importanza che i lavoratori indipendenti e i freelance giocano, molte aziende purtroppo sfruttano i lavoratori che non sono dipendenti. La logica dietro l’Assembly Bill 5 è quella di aumentare la protezione dei lavoratori. Il governatore Newsom, quando ha firmato la legge lo scorso settembre, ha dichiarato che la legge “aiuterà a ridurre la cattiva classificazione dei lavoratori – i lavoratori che vengono erroneamente classificati come ‘appaltatori indipendenti’ piuttosto che dipendenti, che erode le protezioni di base dei lavoratori come il salario minimo, i giorni di malattia pagati e le prestazioni di assicurazione sanitaria.”

Mentre le grandi aziende come Uber, Lyft, e DoorDash (che considerano tutti i loro autisti come appaltatori indipendenti) continuano a combattere la legge, la maggior parte delle aziende sono ora tenute per legge a trattare ogni persona che lavora per la loro azienda come un dipendente. Inoltre, la legge mette anche l’onere della prova sui datori di lavoro per assicurarsi che tutti i lavoratori siano correttamente classificati come appaltatori indipendenti. La maggior parte delle aziende semplicemente non ha la capacità di assumere dipendenti stipendiati per ogni compito che deve essere svolto. Quindi, un aumento dei dipendenti pagati a ore in tutto lo stato della California è previsto nei prossimi mesi.

Cosa devono fare le aziende che operano in California?

Se la vostra azienda non ha mai gestito dipendenti a ore, ci sono tutta una serie di nuove sfide che devono essere affrontate. La cosa più importante è che dovete essere in grado di tracciare il tempo dei vostri dipendenti. Gli appaltatori indipendenti che avete assunto in precedenza molto probabilmente hanno lavorato per un costo stabilito e concordato per un dato progetto o serie di compiti. Con questo tipo di accordo, una linea temporale per le consegne è spesso l’unica considerazione sul tempo. Con i dipendenti a ore, tuttavia, tracciare la quantità di tempo lavorato è essenziale sia per la produttività che per ragioni legali.

Molto del lavoro svolto dagli appaltatori indipendenti è remoto. Ora che l’AB5 è stato approvato, le aziende hanno bisogno di trovare un modo per tracciare il tempo lavorato e allo stesso tempo assicurarsi che i loro dipendenti stiano al lavoro e rispettino gli obiettivi di produttività e i target.

Inoltre, il software e gli strumenti di tracciamento del tempo possono anche aiutare le aziende ad evitare perdite finanziarie potenzialmente pesanti che si verificano attraverso la frode del tempo dei dipendenti. Un recente studio di Nucleus Research ha scoperto che il 19% della forza lavoro partecipa al buddy punching, una pratica in cui i dipendenti si registrano a vicenda per aumentare in modo fraudolento il loro salario. Questa pratica ingannevole può comportare perdite fino al 3% del libro paga lordo e costa ai datori di lavoro statunitensi 373 milioni di dollari ogni anno.

Caratteristiche importanti dei migliori strumenti software di monitoraggio del tempo

Mentre si potrebbe semplicemente installare un orologio a timbro per i vostri dipendenti per entrare e uscire, ci sono diversi svantaggi per questa soluzione. Le aziende che vogliono ottenere il massimo dai loro nuovi dipendenti a ore, hanno bisogno di sviluppare politiche HR solide che assicurino che i dipendenti, i manager e tutti gli altri capiscano come usare la nuova tecnologia di monitoraggio del tempo.

I migliori software di monitoraggio del tempo, come quelli offerti dalla società MitreFinch, possono essere progettati per offrire una serie di funzioni uniche e specifiche per il business.

Per le aziende californiane che hanno bisogno di tecnologie che rendano la transizione verso i dipendenti a ore più senza problemi, il software di monitoraggio del tempo dei dipendenti dovrebbe includere alcune delle seguenti caratteristiche:

• Responsabilità trasparente: I sistemi di monitoraggio del tempo dei dipendenti dovrebbero essere sviluppati come parte di una strategia più ampia per incoraggiare la responsabilità dei dipendenti. Per i datori di lavoro che temono che la frode del tempo possa essere una possibilità, può essere impiegato un software di rilevamento del tempo biometrico. Per i dipendenti remoti, il monitoraggio del tempo può garantire che rimangano sul compito anche quando sono dall’altra parte del mondo.
• Unificare e controllare i pagamenti: I sistemi di monitoraggio del tempo hanno anche bisogno di unificare e controllare i pagamenti ai dipendenti orari che stanno lavorando su determinati progetti. Per esempio, i manager possono stabilire massimali per la quantità massima di ore possibili lavorate su un dato progetto o deliverable. Una volta completato, le ore lavorate possono essere facilmente collegate al vostro sistema di paghe esistente.
• Funzionalità di Clock-In e Clock-Out semplice e diretta: Gli errori di timbratura in entrata e in uscita possono portare a mal di testa per i dipartimenti delle risorse umane e del libro paga. Per questo motivo, il software di orari e presenze deve includere funzionalità semplici e dirette che possono essere facilmente apprese e utilizzate dai dipendenti a ore.
• Capacità di verificare il tempo su base giornaliera: Per un’azienda che lavora con dipendenti remoti, la possibilità per i manager e altri superiori all’interno dell’azienda di verificare la quantità di tempo lavorato su base giornaliera è essenziale, soprattutto quando alcuni progetti hanno tempi stretti.
• Capacità per i manager di verificare le loro linee di fondo: Infine, il software di orari e presenze dovrebbe anche permettere ai manager di verificare e aggiornare le loro linee discendenti. Questo può aiutare ad alleviare i carichi di lavoro pur mantenendo il controllo sul lavoro dei dipendenti.

I migliori strumenti software di monitoraggio del tempo sul mercato possono consentire una transizione relativamente facile e diretta che viene con il passaggio del California Assembly Bill 5. Even if your business has never hired or relied on hourly employees, time tracking tools can actually help companies improve their productivity levels through keeping employees honestly transparent and motivated.