Che cos’è il PMO? A Guide to Project Management Office

Secondo il rapporto “State of the PMO” di PMSolutions, la percentuale di organizzazioni con un ufficio di gestione dei progetti (PMO) è aumentata dal 61% nel 2007 al 71% più recentemente (2017).

Le aziende sono in competizione in una porta in continua evoluzione di complessità digitale. Questo crea una maggiore pressione per consegnare un maggior volume di progetti con risorse limitate, mentre si continua a far crescere il business. Con la rapida espansione digitale e la costante interruzione delle tecnologie, sradicando le industrie stabili e le aziende hanno bisogno di mantenere e far crescere la loro quota di mercato o morire a spada tratta.

Il bilanciamento di più progetti sta diventando sempre più importante, in quanto le organizzazioni riconoscono il suo valore in un panorama competitivo, dove massimizzare le risorse e colpire le scadenze può fare la differenza tra affondare o nuotare in questo clima veloce.

I principi di gestione del PMO si basano sulle metodologie standard del settore documentate in PRINCE2 o sulle linee guida del PMBOK che si concentrano sulla pianificazione, organizzazione, personale, esecuzione e controllo delle operazioni di un’organizzazione per garantire il massimo risultato con errori minimi.

Ma esiste un ufficio di gestione dei progetti unico per tutti? Esaminiamo cosa fa un PMO e se la tua organizzazione dovrebbe considerare questo approccio nella gestione dei progetti.

Cos’è un PMO e perché ne hai bisogno?

Il PMO gioca un ruolo chiave nella gestione dei progetti da un livello strategico. A differenza del project management, che si concentra sulle attività quotidiane all’interno di un team di progetto, il PMO agisce come una struttura per i project manager, fornendo metodologie PMO e modelli per la gestione dei programmi all’interno di un’organizzazione. Controlla le risorse di gestione del progetto necessarie per mantenere e distribuire i progetti. Assiste anche con strumenti PMO specifici come Smartsheet, Pert, e grafici di Gantt che forniranno guida e supporto agli altri team su come gestire i progetti.

I team di leadership all’interno di un’organizzazione hanno tipicamente altri importanti lavori su cui concentrarsi nella gestione del business e non hanno la capacità o potenzialmente le competenze per tenere traccia di tutti i progetti in gioco ad alto livello.

I project manager sono occupati con le loro attività quotidiane e con i loro team, quindi questo abisso è lasciato incustodito, con nessuno che stabilisce le priorità da 30.000 piedi su come consegnare i molti progetti che un’organizzazione deve realizzare in un anno fiscale. La comunicazione è scaglionata perché il senior management non ha un quadro generale solido della salute del proprio business a livello di base.

Responsabilità del PMO

Governance

Fissa le migliori pratiche per sviluppare programmi in tutta l’organizzazione. Si concentra sulle procedure standardizzando le metodologie PMO necessarie nei vari dipartimenti.

Comunicazione

Colmare il divario tra il senior management, i capi dipartimento e i project manager per assicurare che la comunicazione e gli aggiornamenti sullo stato del progetto siano semplificati può essere un compito mastodontico nelle grandi organizzazioni. Avere questa funzione PMO centralizzata assicura che il senior management sia consapevole di quali progetti sono a rischio e potenzialmente evidenzia le opportunità mancate con l’intento di mettere in atto un piano d’azione per correggere la traiettoria discendente del progetto.

Gestione delle risorse

Il PMO gestisce le interdipendenze tra i progetti, minimizzando lo spreco di risorse e gli errori così come il lavoro ripetibile che è già stato realizzato. Sfrutta questi insegnamenti e raccoglie le lezioni apprese, rendendole disponibili ad altri team di progetto per aumentare ulteriormente l’ottimizzazione e ridurre le scadenze. Crea sinergia tra i project manager assicurando una navigazione più fluida su base progettuale.

Coaching

Il PMO forma e fa da mentore ai project manager e ai team leader, aumentando il valore delle competenze del team e promuovendo al contempo le best practice di project management all’interno dell’organizzazione, dando loro una voce per guidare il progetto nella giusta direzione.

Pianificazione strategica

Il PMO è un attore chiave responsabile di aiutare il senior management a concentrarsi su quali progetti devono essere eliminati e su come stabilire le priorità in base agli obiettivi strategici a lungo termine.

Diversi tipi di PMO

Dove il PMO si inserisce nella struttura gerarchica della vostra azienda dipenderà da ciò che il vostro business vuole raggiungere attraverso i suoi molti progetti e dall’allineamento necessario per creare una funzione PMO unica per gestire i compiti specifici che devono essere assegnati. Questi compiti, a loro volta, si basano sulle esigenze della tua organizzazione.

Ci sono diversi tipi di PMO che le organizzazioni possono prendere in considerazione.

• Enterprise PMO: Assicura che i progetti si allineino alla visione e alla strategia dell’organizzazione. Di solito i PMO aziendali riportano al CEO e hanno l’autorità di prendere decisioni strategiche e tattiche su tutti i progetti.
• PMO divisionale: Fornisce supporto ai progetti per una specifica linea di business all’interno dell’organizzazione. Questo include la gestione del programma, la formazione, la pianificazione delle risorse e il coordinamento del progetto.
• PMO di progetto: Questo è stabilito per la durata di un singolo progetto o programma. Include il supporto amministrativo, il controllo, il monitoraggio e il reporting.
• Centro di eccellenza per la gestione dei progetti: Definisce gli standard di gestione del progetto e le procedure, i metodi e gli strumenti per sostenere i team di progetto in tutta l’organizzazione.

La tua organizzazione ha bisogno di un PMO?

Per implementare con successo le metodologie PMO, le aziende devono ricordare alcuni concetti chiave:

1. Il ruolo del PMO deve essere chiaramente definito, senza lasciare ambiguità di responsabilità.
2. Piuttosto che assegnare molteplici ruoli e responsabilità del PMO, concentrarsi su ciò che l’organizzazione ha bisogno di realizzare attraverso obiettivi sia a breve che a lungo termine.
3. L’impegno del senior management è necessario perché un PMO sia accettato da tutte le parti dell’organizzazione. Senza questo mandato, il dipartimento PMO è solo un altro silo che lotta per stabilire la sua voce nell’organizzazione.

Prima di assumere un PMO, prendetevi il tempo per capire cos’è un ufficio di project management e come può beneficiare l’organizzazione a lungo termine. Da lì, implementare un piano d’azione che fornisce chiari KPI PMO per valutare i benefici di un PMO.

Tuttavia, è importante tenere a mente che non tutte le organizzazioni hanno bisogno di un PMO, specialmente nelle fasi iniziali del business. Man mano che un’azienda matura, la questione se portare o meno un PMO diventa sempre più rilevante. Per le organizzazioni più grandi che hanno più programmi che operano allo stesso tempo, c’è sicuramente un beneficio nell’investire nella struttura del PMO, con l’obiettivo di una comunicazione più chiara tra gli stakeholder interni e la consegna dei KPI del PMO. To further understand how company size influences the need for a PMO, let’s take a look at some data:

• 90% of large enterprises have a PMO
• 88% of midsize companies have a PMO
• 61% of small companies have a PMO

Overall, 71% of companies have a PMO and this number has increased by ten in the past decade.

There is a tendency for organizations to start a project management office without assessing the risks and benefits upfront. Se un PMO è fatto male, può far arretrare un’azienda in termini di consegna dei progetti, ma anche creare sentimenti negativi verso il project management, rendendo gli stakeholder nervosi a investire tempo e denaro per implementarlo di nuovo in una data futura.

Secondo il Pulse of the Profession 2017 del PMI, le aziende che allineano la loro struttura PMO a livello aziendale alla strategia del senior management hanno avuto il 38% in più di progetti che hanno raggiunto gli obiettivi originali rispetto a quelli che non lo hanno fatto.

I seguenti benefici dell’implementazione del PMO riguardano tutte le aziende, indipendentemente dal settore in cui operano:

• Fornire una metodologia standardizzata di gestione dei progetti e le best practice del PMO con benefici tangibili e a lungo termine per un’organizzazione.
• I processi di comunicazione diventano più efficienti tra i programmi, permettendo una maggiore collaborazione tra i team.
• I project manager possono concentrarsi sui compiti operativi quotidiani. Possono fornire opportunità di coaching ai membri del team, migliorando gli insiemi di abilità dove necessario.
• Offrire un uso standardizzato di strumenti di gestione del progetto e software rende più semplice lo spostamento delle risorse tra i progetti.
• La condivisione delle risorse tra i progetti permetterà ai team forti di prosperare.

Valutare un framework PMO

I fallimenti dei progetti sono costosi. L’anno scorso il Project Management Institute (PMI) ha riferito che la quantità di denaro persa per progetti falliti era in media di 97 milioni di dollari per ogni miliardo di dollari.

Il posto migliore per valutare gli obiettivi PMO di un’organizzazione è considerare come i team lavorano insieme su più sistemi. Concentrarsi sul processo di collaborazione sia all’interno di un team che in tutta l’organizzazione e valutare se le parti interessate hanno una comprensione approfondita di come si svolgono i progetti e hanno visibilità sulle prestazioni del progetto

Quando i team lavorano in silos, c’è un costo finanziario che può portare un’azienda a perdere opportunità. I silos ostacolano la crescita e l’efficienza di un’organizzazione, il che può portare alla duplicazione del lavoro prodotto da diversi dipartimenti e a team demotivati, disimpegnati dal guidare i risultati e dal raggiungere i loro KPI.

Il PMO dovrebbe garantire che tutti i team utilizzino metodologie di project management coerenti e che vengano utilizzati software standardizzati per gestire tutti i progetti. Gli strumenti e i software sono ottimi per permettere ai tuoi team di lavorare in modo efficiente, ma se non vengono utilizzati correttamente in tutta l’organizzazione, possono diventare un business costoso. Questo può avere un impatto sull’uso della gestione degli strumenti, dalla sicurezza alle preoccupazioni di conformità.

Un’altra considerazione è che permettere ai team di progetto di usare strumenti diversi, porta approcci di lavoro divergenti. Questo può ostacolare la riallocazione delle risorse dove un’organizzazione ne ha più bisogno, con un impatto sul costo del progetto, sul time to market e sulla linea di fondo.

Alcune organizzazioni vedono il senior management così lontano dalle attività quotidiane, che non sono consapevoli dell’impatto del rischio sui progetti in gioco, con conseguente scarso tempo di consegna, spreco di risorse e superamento del budget.

Le organizzazioni si sforzano di essere orientate ai risultati, che è fondamentale per i loro piani di business e il loro successo. La struttura del PMO può essere una risorsa preziosa per identificare le aree di miglioramento e garantire che l’organizzazione consegni i progetti ottimali in tempo e nel rispetto del budget.

Misurare il successo di un PMO?

Un sondaggio di KPMG ha rilevato che quasi l’80% delle organizzazioni ha valutato i propri PMO da “moderatamente” a “estremamente efficaci” nel sostenere il cambiamento all’interno dell’organizzazione.

Secondo un sondaggio di Gartner, il 70% delle organizzazioni che hanno implementato un PMO ha riportato un miglioramento nei tassi di successo dei progetti. Misurare il successo di un PMO permette al senior management di prendere decisioni informate su come regolare al meglio il risultato di un progetto.

Un’organizzazione deve prima definire e concordare cosa sarà misurato per raggiungere il successo del PMO. Stabilire da tre a cinque KPI realistici da misurare e tracciarli. Ecco una lista di KPI che puoi provare a misurare:

• Il numero di progetti completati rispetto a quelli abbandonati o incompleti. Concentrati su quei progetti con il coinvolgimento del PMO rispetto a quelli in cui il PMO non ha fornito alcun input.
• Confronta i costi stimati del progetto con il costo effettivo per il business. Questo può essere un importante driver di business e può essere dato più peso a questo KPI.
• Analizza il ritorno dell’investimento (ROI) sui progetti coordinati dal PMO rispetto a quelli che non hanno avuto alcun coinvolgimento del PMO. Questo può convalidare la struttura del PMO. Oppure metterà in evidenza dove sono necessari dei cambiamenti alla struttura del PMO.
• Analisi anno per anno (YoY) sul tempo che è stato impiegato per consegnare progetti della stessa dimensione o livello di priorità. Assicurati di confrontare le mele con le mele per misurare equamente questo KPI. In caso contrario, l’output sarà inefficace e non aiuterà a guidare i miglioramenti del progetto.
• Calcolare se le risorse sono state allocate in modo appropriato per i progetti. Assicurarsi che il giusto numero di risorse sia disponibile per un progetto. Questo KPI del PMO valuterà l’impatto dei progetti consegnati in tempo.
• Investire i team di progetto sul processo PMO e il suo impatto sui loro progetti. E’ stato utile avere il coinvolgimento del PMO? Il PMO ha fornito coaching e mentoring che ha migliorato le competenze dei team di progetto?

Il risultato della misurazione del PMO dovrebbe produrre miglioramenti alle funzioni del PMO nei progetti futuri. Valutare i KPI del PMO dopo ogni consegna di progetto assicurerà la crescita e la sostenibilità del PMO.

Conclusione: Il PMO è più importante che mai

Anche se ci sono stati dei progressi nella consegna dei programmi usando sia le metodologie a cascata che quelle agili, si potrebbe pensare di più alla consegna dei progetti, incluso il deployment e il lancio dei prodotti. Pensate all’obiettivo finale dei vostri progetti e ad alcune delle sfide che affrontate oggi. Valutare questi punti dolenti, permette alla vostra organizzazione di adattare meglio le funzioni del PMO necessarie nella gestione dei progetti. Può servire al meglio la gestione e i team di progetto in questo complesso ambiente tecnologico.

I PMO sono in costante evoluzione con nuove tecnologie, metodologie e mentalità dei team di progetto. Adattandosi all’ambiente aziendale, un PMO può assumere una gamma più ampia di funzioni e responsabilità, supportando i progetti in tutto il business.

La struttura PMO del futuro dovrà essere flessibile per accogliere la crescita dei programmi e allinearsi alla strategia a lungo termine di un’organizzazione in modo più significativo. Dal momento che le organizzazioni devono far fronte alle nuove esigenze tecnologiche, agli ambienti di lavoro remoti e alla crescente complessità dei progetti, i vantaggi del PMO sono più convincenti che mai.