I robusti progressi nel settore IT durante gli ultimi anni hanno fatto evolvere anche le imprese. Con l’introduzione di tecnologie software e hardware avanzate, i record associati a qualsiasi attività sono registrati digitalmente. Il mantenimento elettronico dei registri fa risparmiare risorse, è più affidabile e può essere sottoposto a backup con una minima possibilità di perdita di dati.
I sistemi Point of Sale sono stati specificamente progettati per tenere traccia di tutte le vendite, le registrazioni di inventario, le transazioni POS, la gestione del profilo dei dipendenti e tutte le altre attività svolte in un negozio al dettaglio. I sistemi POS popolari che aiutano le imprese a migliorare le loro vendite includono Shopify, Lightspeed, Shopkeep, Magestore, ecc.
- Che cos’è la transazione POS?
- Tipi di transazione POS
- Online
- Offline
- Vendite
- Acquisti
- Ricevute
- Che cos’è la riconciliazione POS?
- Come è correlata la riconciliazione POS alla transazione POS?
- Benefici della riconciliazione POS
- Eliminare gli errori di contabilità
- Sicurezza dei depositi aziendali
- Stabilità
- Identificare le transazioni non autorizzate
Che cos’è la transazione POS?
La transazione POS ha luogo quando un pagamento viene effettuato da un cliente presso una cassa o un negozio online in cambio di prodotti o servizi forniti loro. In termini generali, una transazione in un punto vendita si verifica ogni volta che si verifica un’attività che implica la conversione di attività, passività o patrimonio.
Lo scambio di denaro e beni può avvenire in qualsiasi mezzo a seconda della natura del business o del negozio da cui viene effettuato l’acquisto. Le transazioni coinvolgono due ruoli di utenti, cioè un compratore e un venditore. I sistemi che comprendono software e hardware che tengono traccia di queste transazioni sono chiamati POS o sistemi di punti vendita.
Come risultato, ogni scambio monetario che avviene attraverso uno sportello cassa integrato con un software e hardware POS è conosciuto come una transazione punto vendita. Il sistema POS viene acquistato dai negozianti per tenere d’occhio il numero di transazioni effettuate su base giornaliera, mensile o annuale.
I sistemi POS sono anche responsabili del calcolo della quantità di denaro generato ogni giorno sulle vendite di diversi prodotti. Altre caratteristiche sorprendenti includono la gestione dell’inventario, la generazione di rapporti POS, la gestione del profilo dei dipendenti, la gestione delle scorte, la previsione dei requisiti di magazzino, ecc.
Utilizzare un sistema POS per la registrazione e il monitoraggio delle transazioni del punto vendita aiuta i rivenditori e i venditori a mantenere registri affidabili e a misurare l’andamento delle loro attività in modo efficace.
Questi sistemi aiutano anche i venditori a elaborare strategie per migliorare le vendite osservando la domanda e le vendite di ogni prodotto e l’impatto delle procedure di vendita già implementate e generando rapporti POS in base ai dati inseriti.
Tipi di transazione POS
Ogni vendita o acquisto comporta la transazione di denaro ma il mezzo attraverso il quale questo denaro viene trasferito può variare in casi diversi. Le due principali categorie di transazioni POS sono menzionate di seguito con descrizioni precise:
Online
Le transazioni POS che si verificano quando si effettua un acquisto da un negozio online appartengono a questa categoria. In questo caso, il negozio non è fisicamente presente, ma gli acquirenti possono visualizzare i dettagli del prodotto online e ordinare i prodotti desiderati che vengono consegnati a casa loro in qualche tempo. La transazione del punto di vendita avviene quando l’acquirente inserisce i dati della sua carta di credito e il denaro viene trasferito al venditore nella categoria online. In caso di qualità insoddisfacente del prodotto o di articoli difettosi, l’importo viene anche rimborsato ai clienti in alcuni casi.
Offline
Quando un acquirente visita un negozio, sceglie certi articoli ed effettua il pagamento alla cassa su cui è installato un POS, allora questa categoria è definita come una transazione punto vendita offline. In questo caso, il denaro viene ricevuto direttamente dall’acquirente senza alcun ritardo.
Queste transazioni online e offline sono ulteriormente categorizzate in tre diversi tipi:
Vendite
Quando un prodotto o un articolo viene venduto, sia che si tratti di un negozio fisico o di un negozio online, questo tipo di transazione ha luogo. In entrambi i casi, il contante o il pagamento viene ricevuto direttamente dal venditore. Il numero di prodotti venduti, la quantità di contanti ricevuti, la data e l’ora dell’acquisto, il dipendente che gestisce la vendita e le informazioni del cliente sono registrati nel sistema POS al fine di monitorare questi fattori per previsioni future.
Acquisti
Questa transazione del punto di vendita si verifica quando un acquirente acquista un prodotto da qualsiasi mezzo e il suo ritorno effettua un pagamento. Tutte le informazioni associate all’acquisto vengono registrate sul sistema POS.
Ricevute
Dopo che l’acquirente ha acquistato con successo i prodotti desiderati, viene generata una ricevuta per gli stimati clienti che contiene dettagli come la quantità di denaro pagato, il numero di prodotti, il nome degli articoli acquistati, la data e l’ora dell’acquisto, ecc. Questa ricevuta viene consegnata al cliente in modo che possa anche tenere traccia degli acquisti che ha fatto in un negozio al dettaglio.
Che cos’è la riconciliazione POS?
Il termine riconciliazione POS sta diventando estremamente importante nelle piccole e grandi imprese e viene utilizzato quando le registrazioni contabili dei set di dati POS vengono confrontate tra loro. Questo viene fatto per garantire che i dati registrati siano accurati.
La riconciliazione dei punti vendita è anche spiegata come i calcoli fatti per verificare che la quantità di contanti nella cassa sia uguale al numero di vendite effettuate in quel giorno/mese o anno.
Come è correlata la riconciliazione POS alla transazione POS?
La riconciliazione POS e le transazioni POS sono strettamente correlate l’una all’altra poiché entrambe sono utilizzate per verificare i dati dell’altra. I dati estratti con i rapporti generati in un sistema di punti vendita sono controllati in modo incrociato attraverso i metodi di riconciliazione dei punti vendita. Di conseguenza, l’afflusso e il deflusso di denaro sono registrati perfettamente.
Benefici della riconciliazione POS
Eliminare gli errori di contabilità
La metodologia di riconciliazione POS elimina ogni possibile errore umano nel calcolo delle finanze e aiuta ad analizzare i dati in modo accurato.
Sicurezza dei depositi aziendali
Il controllo incrociato effettuato durante questa procedura vi aiuta anche ad essere sicuri dell’importo in contanti riservato nel vostro conto in modo che gli investimenti o gli acquisti futuri possano essere previsti in modo accurato.
Stabilità
Il processo di riconciliazione del punto vendita accelera anche la stabilità nella gestione delle vostre finanze aziendali. La stima esatta della liquidità disponibile vi aiuta a pianificare in anticipo e a svolgere i vostri compiti senza problemi.
Identificare le transazioni non autorizzate
Il doppio controllo di tutte le vendite e delle finanze relative agli acquisti vi aiuta anche a identificare le transazioni che non sono autorizzate e a minimizzare il rischio di uscite di cassa non necessarie.