Come leggere una polizza di carico

Tutto quello che devi sapere sulla tua polizza di carico

Qui c’è una spiegazione passo per passo della tua polizza di carico, compreso il perché è importante, cosa include e come usarla correttamente per garantire che la tua merce sia spedita in modo sicuro e tracciata fino alla sua destinazione finale.

Cos’è una polizza di carico?

In breve, una polizza di carico (BOL) è una sorta di ricevuta di spedizione. È una registrazione degli articoli che vengono spediti da un fornitore a un destinatario attraverso un vettore di trasporto. Proprio come qualsiasi altra ricevuta, una BOL è importante perché aiuta a garantire che il numero e i tipi di articoli spediti siano gli stessi articoli che arrivano alla loro destinazione finale. Aiuta a rintracciare dove si trova una spedizione in un dato momento – specialmente se si tratta di un trasporto LTL che viene gestito da più vettori – così come a determinare se si sono verificati danni durante il trasporto incrociando le condizioni degli articoli quando sono stati spediti con quelle in cui sono arrivati.

Una polizza di carico ha anche importanti implicazioni finanziarie e di proprietà, in quanto non solo serve come documento di proprietà, ma fornisce anche i dettagli necessari per una fatturazione accurata. Le dimensioni, il peso e la densità degli articoli spediti contribuiscono a determinare quanto costa la spedizione per il trasporto.

Ci sono in realtà alcuni tipi diversi di polizze di carico, a seconda di come si spedisce la merce. Queste includono:

• Polizza di carico diretta, usata quando si spediscono articoli a un destinatario che ha già pagato l’ordine.
• Polizza di carico “su ordinazione”, usata per trasferire la proprietà della merce dal mittente al destinatario e tipicamente consegnata secondo i termini di una lettera di credito. Anche questi sono documenti negoziabili.
• Lettera di vettura aerea, un documento non negoziabile usato per spedire merci per via aerea.
• Lettera di carico marittima, un documento negoziabile usato per spedire merci oltremare.
• Polizza di carico interna, un documento utilizzato per spedizioni internazionali che viaggiano merci via terra o ferrovia.
• Polizza di carico multimodale, impiegata quando si spedisce con più metodi di trasporto (es, ).

Cosa comprende una polizza di carico?

Una polizza di carico dettaglia la composizione e la storia di una spedizione. Elenca non solo quali merci sono incluse, ma anche come queste sono imballate, se hanno bisogno di protocolli speciali di movimentazione, se includono materiali pericolosi e altre informazioni specifiche che identificano la merce e dettano come deve essere trasportata.

Al di fuori di istruzioni e dettagli speciali, la maggior parte delle polizze di carico include le seguenti informazioni:

• Nomi e indirizzi del mittente e del destinatario (spesso indicati nel documento come “destinatario”)
• Date previste per il ritiro e la consegna
• Numeri d’ordine di acquisto
• Le dimensioni della merce, peso e dimensioni
• Linee di firma per tutte le parti (mittente, vettore, destinatario)

Leggere una polizza di carico

Anche se la maggior parte delle polizze di carico includono le stesse informazioni di base, ogni azienda può avere un layout diverso o dare priorità a diversi aspetti della BOL. Come tale, è facile confondersi quando si cerca di leggere una polizza di carico che non si conosce.

Come esempio per imparare a leggere una polizza di carico, diamo un’occhiata alla polizza di carico di Flock Freight che generiamo dopo che i nostri spedizionieri hanno prenotato un ordine con noi.

Numeri di riferimento e di identificazione del preventivo

Nella parte superiore della polizza di carico, vedrete spazi sia per il numero di riferimento della spedizione che per un numero di identificazione del preventivo. Questi numeri sono generati per aiutare a identificare e tracciare la vostra spedizione mentre si dirige verso la sua destinazione finale.

Shipper Section

Questa area designa le informazioni specifiche del mittente, il nome della società, l’indirizzo e le informazioni di contatto. Troverete il numero dell’ordine di acquisto, così come la data e l’ora di ritiro previste per la merce.

Vederete anche una serie di codici di trasporto qui. Questi indicano qualsiasi istruzione speciale di spedizione o manipolazione che il mittente ha indicato quando ha quotato la spedizione, come ad esempio se la merce richiede un liftgate, o se il ritiro deve essere fatto all’interno piuttosto che all’esterno in una baia di carico.

Sezione destinatario

Come le informazioni per il mittente, la sezione destinatario elenca i dettagli per il luogo dove la merce sta finendo alla sua destinazione finale. Questo include il nome del destinatario, l’indirizzo e le informazioni di contatto, così come la data e l’ora di consegna previste. Inoltre, come per i requisiti speciali di gestione del mittente, ci sono anche i codici di trasporto per esigenze specifiche di accettazione da parte del destinatario, in modo che possano ricevere la spedizione correttamente.

Informazioni sul vettore

Questa sezione delinea il vettore di trasporto che è responsabile del trasporto delle vostre merci da voi al destinatario. Può includere il loro nome, l’ID del vettore o il numero ID del preventivo, e qualsiasi altra informazione di contatto pertinente.

Dettagli del trasporto

In quest’area, troverete i dadi e i bulloni più cruciali della BOL: le descrizioni della spedizione. Qui elencherete i dettagli della vostra spedizione, che determinano non solo come la merce viene gestita, ma anche quanto vi costerà la spedizione. Questi includono:

• Numero di articoli
• Peso totale della spedizione
• Dimensioni (lunghezza, larghezza e altezza dell’articolo)
• Classe di carico
• Specifiche di movimentazione (Hazmat, ecc.)

Fate particolare attenzione all’inserimento della classe di carico. Qualsiasi errore qui può causare una miriade di mal di testa, comprese le spese di riclassificazione e persino il rifiuto della spedizione.

Valore dichiarato

Come è probabilmente evidente, qui è dove si elenca quanto vale il vostro carico in totale. Questa sezione è incredibilmente importante, soprattutto se la vostra spedizione viene persa o danneggiata, in quanto sarà la chiave per compensare la vostra perdita.

Prezzo e pagamento

Da non confondere con il valore della vostra merce, quest’area dettaglia quanto costa la spedizione. È la tariffa che pagherete al vettore per trasportare la vostra merce alla destinazione finale.

Firme e date

Tutte le parti devono firmare per riconoscere il loro interesse e ruolo nella spedizione, e per attestare che le informazioni sulla BOL sono accurate. Include anche una sezione di checklist per assicurare che tutte le parti siano chiare su chi ha caricato il rimorchio e chi ha contato la merce prima della partenza.

Creare una polizza di carico a prova di bomba

E’ importante che tutte le informazioni su una BOL siano accurate; altrimenti, si rischia la perdita della merce, danni per cattiva gestione, consegne tardive, o anche un ritardo nel pagamento della spedizione.

Inoltre, se la vostra spedizione si perde nell’etere, una BOL accurata serve come briciole di pane per aiutarvi a ricompensare le vostre perdite. Se le informazioni mancano o non sono corrette, vi ritroverete a camminare in un ginepraio burocratico nel tentativo di ricevere un risarcimento.

Per fortuna per gli spedizionieri LTL che scelgono Flock Freight, questo scenario da incubo è pura finzione. Quando quotiamo la vostra spedizione nella piattaforma Flock, ci assicuriamo di fare domande approfondite e trasparenti per garantire che la polizza di carico rifletta tutte le informazioni accurate del vostro carico, compresa la classe di carico corretta e i codici accessori, in modo da non essere accecati da tasse inaspettate. La piattaforma Flock crea automaticamente una BOL completa per voi, compresi tutti gli accessori necessari. Tutto quello che devi fare è scaricare e stampare!