Come ottenere l’accreditamento IATA per un’impresa di viaggi: Opzioni e passi da fare

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Ogni settore ha il suo regolatore – un’autorità che stabilisce gli standard e migliora la cooperazione al suo interno. L’industria dei viaggi aerei non fa eccezione.

IATA sta per International Air Transport Association. Il suo obiettivo principale è quello di regolare le attività legate alla distribuzione per le compagnie aeree e l’aviazione commerciale. Queste attività includono il calcolo delle tariffe, l’allocazione delle entrate e le regole sui bagagli.

Ma come sono collegate la IATA e le agenzie di viaggio? Perché le imprese di viaggio che emettono biglietti aerei devono essere accreditate dalla IATA? Quali sono le opzioni per le aziende di diverse dimensioni e come si ottiene l’accreditamento IATA? Esploriamo le possibilità.

IATA e le agenzie di viaggio

Oggi la IATA decide chi deve distribuire prodotti di viaggio e come deve farlo. Supervisiona le imprese di viaggio suggerendo degli standard. Per esempio, i codici IATA sono usati ovunque si intersechino i viaggi e l’aviazione. Pensate ai codici di designazione delle compagnie aeree per le prenotazioni, l’emissione di biglietti, la programmazione e la documentazione; un codice di prefisso per classificare i passeggeri e le merci; un codice per l’emissione delle etichette dei bagagli per semplificare la gestione dei bagagli; e un codice di localizzazione per facilitare la gestione dei pacchetti. Questi codici sono rilevanti anche per quelle compagnie aeree che non hanno firmato un accordo con la IATA.

Negli anni ’20, quando le agenzie di viaggio iniziarono a distribuire biglietti aerei, agirono come stanze di compensazione o come intermediari tra viaggiatori e compagnie aeree. Oltre a distribuire i voucher, le agenzie di viaggio erano responsabili della fluidità delle transazioni di denaro. Quando la IATA è emersa nel 1945, ha rilevato questi processi ed è diventata un mediatore tra le agenzie di viaggio e le compagnie aeree.

È così che è stato introdotto l’accreditamento IATA. Esiste per salvaguardare le compagnie aeree e controllare il flusso delle entrate. Così, per avere accesso agli inventari delle compagnie aeree, un’agenzia di viaggi deve sottoporsi alla verifica della IATA. In questo caso, una compagnia aerea non dovrà controllare di nuovo un’agenzia ogni volta che un agente si connette al sistema di prenotazione del vettore. Se un distributore è accreditato IATA, è un partner affidabile.

Inoltre, la IATA elabora tutti i rapporti di vendita tra una compagnia aerea e un’agenzia attraverso il suo Bill and Settlement Plan (BSP) – un sistema creato per semplificare le operazioni di vendita, segnalazione e trasferimento per gli agenti accreditati IATA.

Se vuoi fare un tuffo più profondo nella storia della IATA e come funziona oggi, guarda il nostro video.

Cosa può dare la IATA alle imprese di viaggi

Detto questo, vediamo i principali vantaggi che la IATA offre ai suoi agenti accreditati.

Biglietteria aerea

Essendo certificate IATA, le agenzie di viaggi possono emettere biglietti aerei per conto delle compagnie aeree, il che aggiunge affidabilità dal punto di vista dei clienti. Questo è il vantaggio principale che elimina la necessità di altri intermediari, semplifica i processi di prenotazione e riduce le spese sia per gli agenti che per le compagnie aeree.

Riconoscimento dell’industria

Gli agenti certificati IATA devono impegnarsi a rispettare i codici etici del settore e soddisfare gli standard generali di procedura dell’industria. Lavorare come agente IATA significa anche includere il logo e il marchio IATA nei locali e nei siti web delle agenzie di viaggio. Tutti questi fattori combinati migliorano l’immagine pubblica dell’agenzia di viaggi e le conferiscono un punteggio di alta affidabilità.

Credibilità

Come abbiamo detto, la IATA verifica a fondo l’attività commerciale di un’agenzia di viaggi, le sue entrate e il flusso annuale di clienti. Una volta in possesso di questo timbro di approvazione, un’impresa non è più esaminata da una compagnia aerea o da un fornitore di catene alberghiere. Quindi, fornitori e agenti possono comunicare direttamente. Questo semplifica significativamente le procedure di prenotazione, conferma e trattamento dei pagamenti ed elimina lo sforzo extra per entrambe le parti.

Accesso al controllo finanziario

L’accesso a quasi 300 compagnie aeree apre una porta d’accesso a una vasta gamma di opzioni tra cui scegliere. Il piano di fatturazione e liquidazione permette agli agenti di vedere la distribuzione dei voli aerei in tempo reale. Inoltre, con uno sconto su ogni biglietto venduto, ogni agente accreditato IATA può gestire il proprio ricarico, guadagnare una commissione ragionevole o vendere biglietti a condizioni speciali, attirando ancora più clienti.

Ora scopriamo quali opzioni di accreditamento sono disponibili per le agenzie di viaggio di diversi tipi e dimensioni, e anche per gli agenti indipendenti.

La tabella mostra le opportunità di accreditamento per le agenzie di viaggio e gli operatori solitari

Accreditamento IATA completo

Il pacchetto di accreditamento IATA completo è per le imprese di viaggio di tutto il mondo che supportano l’emissione di biglietti aerei per conto dei fornitori. Inoltre, il numero di agente IATA introduce l’azienda di viaggi ad altri membri delle compagnie aeree IATA con un unico accordo di agenzia di vendita e fornisce l’accesso al Billing and Settlement Plan (BSP) della IATA. Il BSP è un’interfaccia di fatturazione e pagamento tra l’agente, le compagnie aeree e i fornitori di trasporto.

L’accreditamento completo significa anche che l’agente segue codici etici e di comportamento standard.

Per ottenerlo, è necessario presentare una serie di documenti e saltare attraverso alcuni cerchi. Diamo un’occhiata.

1. Impara le basi. Leggi il Manuale dell’agente di viaggio. È una guida ponderata per i membri e i candidati della IATA. Qui scoprirai gli standard generali, le regole e i regolamenti applicabili in tutto il mondo. Inoltre, esamina i criteri locali adattati ad ogni singolo paese.

Per richiedere un numero IATA, prepara questi documenti nel seguente ordine:

1. Prova delle operazioni commerciali generali. Se sei un operatore di filiale, i documenti dovrebbero includere le ore di servizi dedicati o una copia dell’accordo per servire come tale. Per esempio, puoi allegare i documenti sull’offerta di un particolare tipo di tour. Lo stesso funziona per gli operatori solitari.
2. Prova delle tue qualifiche. Indipendentemente dal fatto che abbiate più agenti o siate un operatore solista, dovete presentare una licenza commerciale o copie di qualsiasi certificazione, come i corsi di formazione per agenti. Qui devi indicare che i tuoi agenti soddisfano i criteri professionali, secondo gli standard commerciali locali.
3. Conferma della precedente esperienza di agente di viaggio. Se avete precedentemente collaborato con un agente o una compagnia aerea accreditata IATA, allora includete questa documentazione nei vostri documenti. Se possibile, allega una lettera di raccomandazione da quella compagnia o una documentazione di impiego. Si possono anche allegare documenti che indichino una conoscenza di base delle operazioni della compagnia aerea e dell’emissione di biglietti.
4. Prova di fattibilità finanziaria. Allegare le copie di tutte le transazioni bancarie relative al business dei viaggi dell’anno scorso. Includere la documentazione relativa a prestiti o assicurazioni, se ne avete. Tutti questi documenti dovrebbero essere messi in ordine cronologico. Sono richiesti anche dettagliati registri di conti bancari con depositi e prelievi per l’anno fiscale precedente.

Si prega di notare che tutti i documenti devono essere in linea con i criteri locali per il tuo paese come indicato nel TAH (Travel Agent’s Handbook).

1. Sii pronto ad ottenere un’obbligazione. Se i tuoi conti mostrano che il tuo attivo attuale è inferiore al tuo passivo, ti potrebbe essere richiesto di ottenere una cauzione di almeno 50.000 dollari per assicurare la tua credibilità finanziaria.
2. Registrati sul portale di assistenza clienti. Utilizzare la pagina di registrazione e procedere con il processo di registrazione. È necessario presentare le informazioni di contatto personali e impostare una password.
3. Scaricare il pacchetto di domanda. Il pacchetto di accreditamento contiene istruzioni passo dopo passo sulla domanda, i documenti e le lettere richieste.
4. Inviare il modulo di domanda IATA. Completare la domanda e presentarla con i documenti tramite il Portale Clienti. Includere le lettere di raccomandazione, seguendo le istruzioni del modulo.
5. Pagare la tassa di registrazione e aspettare. Una volta che la domanda è stata ricevuta ed elaborata dalla IATA, la contatteranno per i prossimi passi e per confermare le spese di registrazione. Di solito, il periodo di considerazione richiede 2 settimane. Per gli agenti indipendenti, la tassa è di 165 dollari, mentre le agenzie di viaggio complete o aziendali devono pagare regolarmente 360 dollari.

Travel industry designator services (TIDS) – prenotazione senza biglietteria aerea

Questa opzione è suggerita agli intermediari di vendita di viaggi come i travel meeting planner o le agenzie di viaggio che non hanno intenzione di fare biglietteria aerea. Travel Industry Designator Service (TIDS) è un codice individuale che permette alle prenotazioni di essere riconosciute da compagnie aeree, compagnie di crociera, catene alberghiere, società di noleggio auto, fornitori di treni e altri fornitori di viaggi. Sebbene sia assente la capacità di emettere biglietti, il TIDS fornisce comunque l’accesso ai fornitori tra compagnie aeree, compagnie ferroviarie, linee di crociera, società di noleggio auto, catene alberghiere e parchi a tema. Inoltre, accelera l’elaborazione delle prenotazioni e rende visibile la vostra attività di viaggio tramite l’aggiunta a tutti i prodotti IATA Global Data Products.

L’applicazione per il TIDS richiede anche una serie di documenti e una serie di passaggi.

1. Preparare una licenza rilasciata dal governo per le agenzie di viaggio (se rilevante) o una copia di una registrazione aziendale.
2. Fornire la prova di un conto bancario a nome della società.
3. Presentare la prova di appartenenza alla National Travel Agent Association se già ce l’avete.
4. Se non sei membro della National Travel Agent Association, presenta uno dei seguenti documenti di raccomandazione:

• una lettera di raccomandazione di una compagnia aerea IATA o di un sistema di distribuzione globale (GDS) o
• due lettere di raccomandazione di fornitori dell’industria dei viaggi e del turismo come catene alberghiere, società di noleggio auto o altri rappresentanti dell’industria dell’intrattenimento.

Le lettere devono essere fornite su carta intestata della parte raccomandante. Se necessario, fai riferimento a un esempio di lettera di raccomandazione. Per controllare se hai tutto ciò che è richiesto, puoi consultare i requisiti dell’applicazione.

5. Registrati al portale di assistenza clienti. Usate la pagina di registrazione per presentare le informazioni di contatto personali e impostare una password.

6. Presentate il modulo di domanda TIDS. Completate il modulo di domanda TIDS e presentatelo con i documenti attraverso il portale clienti, comprese le lettere di raccomandazione, seguendo le istruzioni del modulo.

7. Pagate la tassa di registrazione e aspettate. Quando avete presentato la vostra domanda TIDS e pagato la tassa di registrazione come indicato nel modulo di domanda TIDS, il vostro codice TIDS sarà preparato entro un paio di settimane dall’accettazione del pagamento.

IATAN – pacchetto completo solo per aziende di viaggio con sede negli Stati Uniti

IATAN sta per International Airlines Travel Agent Network. Fondamentalmente, è identico a quello che fornisce la IATA, ma è usato solo per le imprese di viaggio con sede negli Stati Uniti. Permette a qualsiasi impresa di viaggi o rappresentante di emettere biglietti aerei. La differenza riguarda solo la sede statunitense dell’agenzia di viaggi e un insieme predefinito di documenti. IATAN funziona per qualsiasi impresa di viaggi statunitense con più di 2 anni di esperienza.

Per richiedere un numero IATAN, controllare i seguenti documenti e procedure:

1. Fornire l’approvazione ARC (Airline Reporting Corporation). Negli Stati Uniti, tutte le transazioni di pagamento dall’emissione di biglietti sono processate tramite ARC. Fondamentalmente, la sua funzione è simile al BSP della IATA.
2. Fornire la prova di una licenza commerciale corrente. Dovrebbe mostrare il nome legale dell’entità e dire che l’attività è “attiva” o “in regola” con lo stato, la contea o la città.
3. Presentare la prova della proprietà e la forma legale della società. Si prega di notare che diverse forme di proprietà richiedono diverse licenze e accordi commerciali. Per informazioni più dettagliate, puoi controllare il Kit di Accreditamento.
4. Includi la prova della registrazione del venditore di viaggi per gli stati di California, Florida, Hawaii, Iowa e Washington.
5. Fornisci la prova di due anni di esperienza per QMP/QTA (Qualificatore Manageriale e Qualificatore Ticketing). Qui è richiesta la prova documentata della tua esperienza nelle attività di viaggio. Queste possono includere lettere di raccomandazione dai tuoi precedenti datori di lavoro o partner, fornitori dell’industria dei viaggi, o certificazioni che indicano che sei un esperto dell’industria dei viaggi.

Per controllare una lista completa di documenti e certificazioni valide, fai riferimento alla sezione Requisiti del Kit di Accreditamento.

6. Scarica l’Application Kit. Visita la pagina di accreditamento IATAN e scarica un pacchetto di documenti che devi compilare e presentare.

7. Invia i documenti. Una volta che hai compilato e autenticato tutti i documenti e li hai aggiunti alle prove delle attività commerciali, inviali tutti direttamente all’email di presentazione dello IATAN.

8. Paga le tasse di registrazione online e aspetta. Una volta che tutti i documenti della domanda sono stati ricevuti e processati dallo IATAN, riceverai le istruzioni sulle tasse di registrazione via email. Il periodo medio di considerazione della domanda è di 30 giorni.

Accreditamento IATAN Non-ticketing

IATAN non-ticketing è l’opzione più adatta a qualsiasi agenzia di viaggi con sede negli Stati Uniti, comprese le agenzie a domicilio, i negozi, le entità che organizzano riunioni o il dipartimento viaggi aziendale. Richiede più di due anni di esperienza nel settore. Fondamentalmente, le opportunità sono simili a quelle offerte dal TIDS, il che significa che non sarete in grado di emettere biglietti per conto di una compagnia aerea, ma avrete comunque accesso al loro inventario.

Per ottenere un accreditamento IATAN non-ticketing, l’impresa di viaggi deve preparare i seguenti documenti.

1. Mostrate i vostri parametri finanziari. Qui il kit di documenti varia a seconda del tipo e delle dimensioni dell’azienda: per le imprese a domicilio e le nuove imprese, per le entità di travel business o meeting planner, e per i dipartimenti di viaggio aziendali. Questi possono includere un rendiconto finanziario o una relazione sulle spese dell’azienda, la dichiarazione dei redditi dell’anno precedente (per le aziende a lungo termine), rapporti sulle vendite dei fornitori dell’industria dei viaggi o lettere dei fornitori dell’industria dei viaggi che indicano il volume delle vendite.

Le informazioni più complete sono disponibili nell’Application Kit nella corrispondente sezione Non-ticketing.

2. Presentare la prova dell’assicurazione per errori e omissioni o responsabilità professionale. Includi una copia di una polizza assicurativa valida o una rinuncia a errori e omissioni con la prova di due anni di esperienza per il proprietario o il rappresentante legale.

Una volta che sei pronto, segui i passi menzionati nella sezione accreditamento completo IATAN che abbiamo descritto sopra. Per ulteriori informazioni, puoi fare affidamento sul Kit di Accreditamento o sulla sezione FAQ della IATAN.

Le sfide dell’accreditamento IATA a cui fare attenzione

Come per molti altri regolamenti industriali, la IATA ha i suoi svantaggi di cui essere a conoscenza.

Consumo di tempo e risorse

La domanda, la raccolta dei documenti e l’attesa dell’approvazione richiedono solitamente mesi. E richiede un sacco di scartoffie. Oltre a completare il kit di domanda, un’agenzia di viaggi o un agente individuale di solito deve raccogliere licenze commerciali, registri di assicurazione, moduli fiscali, estratti conto bancari e anche foto del luogo. Oltre a questo, un agente di viaggio o un proprietario deve controllare le sue entrate annuali e mensili per soddisfare gli standard finanziari della IATA. E poi si deve essere legati per un minimo di 50.000 dollari (per 2 anni o meno di attività) o una somma di denaro calcolata per coprire l’importo a rischio come indicato nel TAH. Ci sono ulteriori ostacoli per essere accreditati dalla IATA.

Richiede revisioni annuali

Anche dopo che un agente o un’agenzia è accreditata, la verifica IATA non si ferma. Il fatto è che la IATA conduce revisioni finanziarie annuali intermedie. Questo significa che tutti gli agenti devono presentare i loro conti verificati non più tardi di 4 mesi dopo ogni fine anno finanziario, o come richiesto dalla legislazione, durante i primi due anni di accreditamento per essere valutati secondo i criteri finanziari. A proposito, la IATA ha anche elaborato dei criteri di valutazione locali per ogni paese. Tutti gli agenti devono presentare un documento di sicurezza finanziaria durante i primi due anni come agente. Deve soddisfare la sezione 4 della risoluzione 800f. Se la IATA nota un’instabilità finanziaria durante la valutazione finanziaria, inizia un periodo di prova per dimostrare la fattibilità finanziaria e commerciale.

Nessuna garanzia per l’aumento delle vendite

Tutto ciò detto e fatto, essere accreditati IATA non assicura un aumento vertiginoso delle vendite e delle entrate. Anche se ti dà la libertà di giocare con il tuo margine, le entrate non dipendono direttamente dal tuo accreditamento. Sfortunatamente, tutti i requisiti finanziari e i costi relativi all’applicazione possono superare le tue entrate.

Se non è l’accreditamento IATA, allora cosa?

Come vedi, l’accreditamento da parte della IATA richiede molto tempo e fatica con molte insidie.

Il fatto è che non tutte le imprese di viaggi hanno le risorse o la volontà di sottoporsi al processo di accreditamento. Quindi, come si può evitare questa procedura ma continuare a vendere voli? Ci sono diversi modi.

Connettiti con un consolidatore

I consolidatori sono fornitori di tecnologia di terze parti che ti coprono. Fornendo servizi tramite trattativa individuale, prezzo fisso o attraverso un programma di affiliazione, queste soluzioni offrono integrazioni tecniche chiavi in mano. Oltre all’accreditamento IATA, di solito includono servizi come le connessioni ai tre principali GDS, le API di viaggio, l’integrazione separata delle API ferroviarie e molto altro ancora.

Questa opzione di solito è adatta a quelle agenzie che hanno fondi sufficienti ma non hanno il tempo e l’interesse di immergersi nei dettagli dell’accreditamento.

Scegliere un’agenzia di hosting

Un’agenzia di hosting è un’azienda di viaggi fiorente con entrate stabili e un flusso di clienti continuo. Di solito, si tratta di operatori maturi con una copertura mondiale.

Grazie alla loro presenza consolidata e a lungo termine sul mercato, le grandi agenzie di viaggio hanno già ottenuto tutti gli accreditamenti richiesti, compresi IATA, ARC (per gli USA) e CLIA (per le crociere). E le agenzie più piccole possono usare il numero di accreditamento dell’agenzia ospitante.

Quando si condivide il numero IATA, entrambe le parti di solito firmano un contratto su termini concordati. Dividere la commissione dalle vendite dei biglietti è la pratica più comune.

Questa opportunità è più ragionevole per le piccole agenzie di viaggio o per gli agenti indipendenti che hanno appena iniziato il loro percorso e non hanno la capacità, l’esperienza e le risorse per affrontare l’intera procedura di accreditamento.

Considera altre nicchie

A volte inseguire grandi volumi di vendite di viaggi con biglietti aerei non è fattibile. Se un’attività di viaggi non è ancora ben consolidata, o il mercato è saturo di offerte come la tua, pensa a spostarti su segmenti specifici.

Per esempio, potresti vendere solo tour verso destinazioni specifiche. Oppure vendere viaggi senza emettere biglietti aerei. Qui, un imprenditore deve esaminare il suo mercato, trovare una nicchia particolare, e pianificare accuratamente ulteriori attività di marketing. Un’esecuzione ben pianificata dovrebbe fornire entrate da diversi canali di distribuzione.