Anche se l’email è una derivazione della scrittura delle lettere che è arrivata con l’era digitale, molte persone non sono state in grado di padroneggiare la scrittura delle lettere, figuriamoci l’email. Questo non è comunque un problema perché la differenza tra un’e-mail e una lettera è proprio come la differenza tra la marcia automatica di un’auto e la marcia manuale. Non è necessario imparare a guidare un’auto con il sistema di cambio manuale prima di guidare un’auto con il sistema di cambio automatico. Tuttavia, capire il sistema del cambio manuale permette di afferrare facilmente il funzionamento del cambio automatico.
Così anche, capire la scrittura delle lettere rende molto facile l’invio di e-mail professionali. Quindi, nell’esaminare come scrivere le risposte alle e-mail di riconoscimento, possiamo prendere spunti dai principi della scrittura delle lettere.
Come probabilmente sapete, le principali distinzioni tra lettere ed e-mail sono:
1. Le e-mail non hanno bisogno di indirizzi sopra il corpo dell’e-mail. Puoi leggere consigli ed esempi su come scrivere e rispondere a email professionali qui.
2. Le email richiedono firme più elaborate a differenza delle lettere. Puoi leggere di più sulle chiusure delle email qui.
3. Le email sono più corte e più semplici delle lettere. Puoi leggere i consigli per scrivere email professionali efficaci qui.
- Consigli ed esempi per scrivere risposte alle email di riconoscimento
- Tips for Writing Acknowledgement Email Replies
- Samples of Acknowledgement Email Replies
- 1. Email di riconoscimento di un ordine commerciale
- 2. Email di conferma della registrazione ad un corso
- 3. Email di riconoscimento della domanda di lavoro
- 4. Risposta semplice di conferma dell’e-mail
- Conclusione
Consigli ed esempi per scrivere risposte alle email di riconoscimento
Di solito ci troviamo di fronte alla necessità di riconoscere vari tipi di email negli affari. Spesso, i professionisti e gli uomini d’affari trovano necessario aggiungere ulteriori informazioni alle e-mail di riconoscimento che inviano. Come tale, le email di riconoscimento ora servono un ruolo molto tangenziale negli affari e nella comunicazione professionale.
Tips for Writing Acknowledgement Email Replies
Ecco cosa dovresti tenere a mente quando scrivi email di riconoscimento:
- Prova a rafforzare gli accordi o rivedere i termini dell’accordo se sei al punto di raggiungere un accordo.
- Informate tempestivamente i clienti e i partner che avete visto la loro email per permettere loro di continuare qualsiasi altro compito necessario.
- Fate sapere al vostro cliente o partner se ci sarà qualche cambiamento nell’accordo, per esempio se il loro ordine sarà ritardato di un paio di giorni.
Samples of Acknowledgement Email Replies
Gli esempi di email di risposta di riconoscimento qui sotto hanno lo scopo di servire come guida per la creazione di email di riconoscimento per diverse situazioni.
1. Email di riconoscimento di un ordine commerciale
Un cliente ha ordinato il vostro prodotto, ma avete bisogno di ulteriori informazioni prima della spedizione o avete bisogno di guidare il cliente su cosa fare in seguito.
Cari signora Kentura,
Grazie per il suo ordine di due contenitori di diluente nitrocellulosa. La sua merce sarà pronta in sette (7) giorni lavorativi e sarà spedita esattamente in otto (8) giorni lavorativi a partire da ora.
Prima di allora, vorremmo sapere se vuole che includiamo i nostri souvenir per i suoi clienti e i prodotti campione di altre unità. Potete scegliere i prodotti campione che desiderate ricevere dal catalogo che vi abbiamo inviato in precedenza.
Il nostro diluente nitrocellulosa riciclato è fatto per offrire i migliori risultati a costi molto bassi. Siamo sicuri che i vostri clienti saranno molto soddisfatti di questo prodotto.
Grazie ancora per il vostro ordine. Saremo lieti di ricevere le vostre precise istruzioni per includere i nostri souvenir e altri prodotti campione.
Sinceramente,
Ayo Oyedotun
Capo delle operazioni
Maraino Porelli Limited
2. Email di conferma della registrazione ad un corso
Qualcuno si è registrato al vostro corso. Vuoi ringraziare la persona per essersi iscritta e spiegare alcuni dettagli in più sul corso.
Caro signor Beans,
Grazie per la sua recente iscrizione al nostro Corso di Leadership di Base 2013. Questa email conferma la nostra ricezione della sua quota di iscrizione e del suo modulo di dati personali.
Il corso durerà tre (3) settimane dal lunedì al venerdì, a partire dal 3 giugno 2013, e la sede sarà la Cattedrale Alpha. Ogni sessione durerà due (2) ore, e avremo solo tre (3) sessioni ogni giorno. Quindi, ogni iscritto è tenuto a riprendere ogni giorno entro le 8:00 del mattino per le tre (3) settimane di formazione. Si prega di visitare il nostro sito web – http://afrimash.com/- per ulteriori informazioni.
Non vediamo l’ora di vedervi alla Cattedrale Alpha. Non esitare a scrivermi in qualsiasi momento se hai qualche domanda.
Saluti,
Ayo Oyedotun
Heas, Amministrazione
Anthony Robbins Institute
3. Email di riconoscimento della domanda di lavoro
Le migliori organizzazioni di solito confermano la ricezione di email di domande di lavoro. Questo esempio di email di riconoscimento è per i manager e le persone delle risorse umane che vogliono riconoscere le ricevute delle domande di lavoro da chi cerca lavoro.
Cara signora Sharon,
Grazie mille per aver fatto domanda per la posizione di ufficiale di marketing a Breinswaitte Resources Limited. Esaminerò la sua domanda insieme alle altre che abbiamo ricevuto nei prossimi giorni. If you are selected for the next phase of the recruitment process, you will be contacted for an interview session.
We appreciate your interest in our company and wish you the very best in this selection process.
Sincerely,
Ayo A. Oyedotun
Head of Human Resource
Factbook Inc.
Here’s a simpler acknowledgement:
Dear Ms. Sharon,
Thank you for your application for the position of a marketing officer in Breinswaitte Resources Limited (BRL).
We have received a lot of applications for this position and will be short-listing the qualified candidates by September 20. If you have not heard from us by then, please be free to mail me to inquire about the status of your application.
Thank you for your interest in BRL.
Best Wishes,
Ayo Oyedotun
Head, Human Capital Development
Breinswaitte Resources Limited
4. Risposta semplice di conferma dell’e-mail
In moltissime situazioni, ti verrà chiesto di confermare la ricezione di e-mail in cui hai poche o nessuna informazione da aggiungere. Di solito, il mittente vuole semplicemente sapere che hai visto l’email e si aspetta una semplice conferma da parte tua.
Questo tipo di email può terminare con, “Per favore, conferma la ricezione di questo messaggio”, “Gentilmente conferma la ricezione di questa email” o “Per favore, conferma la ricezione di questa email”.
Semplice conferma di email per candidati al lavoro:
Caro Kentura,
Questo è per confermare che ho ricevuto questa email. Ancora una volta, vorrei ringraziarvi per avermi offerto l’opportunità di far parte della vostra stimata forza lavoro.
Saluti,
Ayo Oyedotun
Semplice conferma via email di un ordine commerciale
Caro Sig. Frank,
Questo è per confermare che ho visto la sua email. Non vedo l’ora di ricevere la mia spedizione la prossima settimana, come da lei promesso.
Saluti,
Ayo Oyedotun
Assistente, Business Development
Marygold Inc.
Conclusione
Non importa il tipo di email di conferma che stai inviando, ricorda tutte le regole di scrittura delle risposte via email. Assicurati di controllare il CC e di rivedere l’oggetto dell’email, se necessario, prima di premere invio. Controlla anche la chiusura dell’email e la firma per evitare errori inutili.