Non c’è nessuno che sia in modalità di ricerca di lavoro che non abbia esaminato un annuncio di lavoro, pensi che ci sia un’ottima corrispondenza e faccia domanda per la posizione aperta. Si fanno colloqui telefonici, forse ci si incontra di persona e forse si torna per altri colloqui. E poi si aspetta. E aspetti. E settimane (se non di più) dopo, una generica lettera di rifiuto del candidato arriva nella tua casella di posta elettronica.
Hai messo molto tempo e impegno nel processo, ma con una risposta brusca e impersonale, senti di non essere stato trattato con rispetto e te ne vai con una visione negativa dell’azienda.
Non essere quell’azienda! Non c’è motivo di trattare i candidati interessati alla tua organizzazione come se non ti interessasse, dopo che si sono impegnati e hanno passato del tempo con te. Ricordate, ogni interazione che fate nei vostri sforzi di reclutamento e nel processo di assunzione ha un impatto diretto, positivamente o negativamente, sul vostro employer brand – se estendete o meno un’offerta di lavoro a quel candidato. Fornire un’esperienza positiva al candidato è fondamentale.
Se avete un programma di reclutamento attivo e un team di risorse umane e assumerete in futuro, l’ultima cosa che volete fare è intraprendere azioni che inaspriscano la reputazione della vostra azienda agli occhi dei futuri candidati. E rispondere in modo impersonale ai candidati durante il processo di intervista è uno dei modi più comuni per danneggiare il vostro employer brand.
La cosa buona è che, fatto correttamente, può essere uno dei modi più semplici per aiutare a costruire il vostro employer brand. Per mostrare come, voglio condividere alcune best practice che abbiamo imparato lavorando con tutti i nostri clienti con i migliori programmi di reclutamento, così come le nostre esperienze nella costruzione di una startup in rapida crescita nello spazio del software di reclutamento.
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Cosa vogliono i candidati e cosa dovrebbero aspettarsi
Non è così complicato. Non tutti si aspettano di essere assunti. La ricerca di lavoro e il processo di intervista è spesso un gioco di numeri, o non si viene assunti a causa di un’esperienza inadeguata, o di competenze mancanti, o del sempre amorfo “fit”. Voi lo sapete. E i candidati lo sanno. Ma quando vengono rifiutati dai reclutatori, i candidati vogliono semplicemente capire perché il fit non c’era, specialmente dopo qualsiasi quantità di discussioni, e lo vogliono ancora di più, più lungo è il processo.
È un’aspettativa naturale e per niente irrealistica. Mettiti nei loro panni. Quando vieni rifiutato, per qualsiasi motivo, capire perché può aiutarti a capire meglio cosa puoi fare diversamente in futuro. Inoltre, può mettere la tua azienda in buona luce e distinguersi dalle altre aziende là fuori.
Best Practices When Rejecting Candidates
Qui ci sono una serie di elementi da tenere a mente quando si scrive una lettera di rifiuto ai candidati che si rifiutano.
- Per chiunque abbia avuto una conversazione (cioè, al di là di un primo screening del curriculum dove hai avuto un primo round di screening telefonico), non usare una lettera generica da un modello di lettera di rifiuto di lavoro. Questo è un punto su cui mi sento molto forte. Se hai avuto più di cinque minuti di conversazione con qualcuno, dovresti essere in grado di specificare brevemente perché il candidato non è passato al turno successivo. Aggiungendo anche solo un punto di riferimento alla vostra conversazione dal processo di intervista, fornirete una logica di base alla vostra decisione relativa alla sua stessa candidatura.
- Usa una struttura comune per ogni email di rifiuto in modo da non dover reinventare qualcosa da zero ogni volta:
- Ringrazia il candidato per aver dedicato del tempo a parlare con te (ricorda, ha speso del tempo per prepararsi alla tua chiamata, per quanto breve o “standard” possa essere da parte tua).
- Sii chiaro sul fatto che non è più considerata per la posizione, così non ci saranno dubbi o confusione.
- Sii il più specifico possibile, facendo riferimento al suo background e alla sua esperienza, sul perché stai rifiutando (“stiamo cercando qualcuno con più programmazione front end…o gestione e supervisione…o esperienza di vendita governativa”). Sii chiaro su quali sono i bisogni della tua azienda e dove lei non li ha soddisfatti.
- Includi, se puoi, un aspetto positivo che è emerso durante la conversazione (“il tuo portfolio era piuttosto impressionante” o “hai chiaramente una forte padronanza del social media marketing”).
- Se la candidata vi è piaciuta e potreste essere interessati a lei per un ruolo diverso in futuro, chiedete se va bene contattarla quando è il caso (evitate il boilerplate “la terremo in archivio” che viene fuori come inutile nel migliore dei casi). Dimostrare tale interesse dimostra che si trattava davvero di un problema di adattamento specifico alla posizione e mantiene la buona volontà verso l’azienda – ideale per quando avrete la posizione giusta per il candidato in futuro.
- Più in profondità nel processo di reclutamento e assunzione qualcuno va, più gli si “deve” una motivazione specifica per la vostra decisione. In particolare, se qualcuno ha avuto una qualsiasi quantità di interviste di persona, o ancora di più, ha completato qualsiasi tipo di compito per voi come parte della valutazione, non ci sono scuse per non fornire un certo livello di personalizzazione. Il candidato ha impiegato del tempo per prepararsi, impegnarsi con voi reclutatori, viaggiare fino al vostro ufficio, eventualmente riprogrammare altri impegni o obblighi, ecc. Stanno ricevendo potenzialmente cattive notizie ora; sii rispettoso dei suoi sforzi e apprezza i suoi interessi nella tua azienda.
Esempio del modo giusto di scrivere un’email di rifiuto per un candidato
Come abbiamo sottolineato qui, non siamo fan dei modelli generici di email di rifiuto che si presentano come tali. Si dovrebbe avere una struttura standard come indicato sopra, ma dovrebbe essere personalizzata al candidato e al ruolo particolare. Queste lettere dovrebbero essere inviate dal reclutatore o dal responsabile delle assunzioni, a seconda di quanto è andato avanti il candidato nel processo di intervista.
Per esempio, ecco un esempio di lettera di rifiuto che probabilmente otterrà un’accoglienza molto migliore rispetto al tipico approccio inscatolato:
Caro Alex:
Abbiamo tutti apprezzato molto il tempo e gli sforzi che hai fatto nelle ultime settimane nel perseguire la nostra posizione di Sr. Marketing Manager. Tuttavia, dopo un’attenta valutazione delle esigenze specifiche che abbiamo e del set di competenze che riteniamo più adatto per avere successo nel ruolo, abbiamo deciso di andare avanti con un altro candidato.
Il team e io pensavamo che tu fossi particolarmente forte nello sviluppo di contenuti convincenti e ben scritti, come l’ebook e i post del blog che hai condiviso, così come sul lato della domanda. Ma per questo ruolo, vogliamo avere qualcuno con un’esperienza più profonda sul lato del marketing di prodotto, in particolare con una certa esposizione tecnica al nostro settore e al nostro pubblico di riferimento.
Come ho detto, siamo abbastanza ottimisti sulla nostra traiettoria di crescita e se le cose procedono come previsto, mi aspetterei una crescita continua nel nostro team di marketing, con nuovi ruoli in cui il tuo background potrebbe essere più adatto alle nostre esigenze. Se va bene, e se i tempi sono giusti per te, mi piacerebbe essere in grado di contattarti in futuro se dovessero presentarsi nuove opportunità più applicabili.
Grazie ancora per il tuo interesse.
Una lettera come questa potrebbe richiedere un po’ più di tempo e un po’ di riflessione, ma ne vale la pena!
Carta dei diritti di assunzione
A Comeet, abbiamo il nostro set di politiche, che ho coniato la nostra Carta dei diritti di assunzione. È ciò che abbiamo messo in pratica per sovralimentare le nostre pratiche di reclutamento e costruito intorno al trattare bene i candidati. Anche se in futuro spiegherò meglio di cosa si tratta, una pratica particolare che seguo personalmente è quella di chiamare tutti quelli con cui ho parlato di unirsi a Comeet, in particolare se si tratta di una persona. Anche se non posso farlo per ogni singolo candidato, faccio del mio meglio per fare questo contatto personale per la maggior parte dei candidati.
Può essere difficile mettere un ROI duro su queste chiamate, ma so che aiuta a costruire un’impressione positiva della nostra azienda sul mercato. Ho un buon numero di candidati che hanno espresso la loro gratitudine e il loro apprezzamento per questo tocco personale, così come la sorpresa che un dirigente dell’azienda faccia un passo in più per chiudere il cerchio con loro in modo così personale e professionale.
Perché scrivere una lettera di rifiuto personalizzata è importante?
Rendere la tua azienda più ‘umana’ e rispettosa non è mai una cattiva pratica da seguire. Ma se volete sapere “cosa ci guadagno io?”, ecco qui…
Come ho detto prima, impegnarsi con i candidati in modo più personalizzato è un modo ideale per costruire, far crescere e proteggere il vostro employer brand. I candidati trattati bene sono molto più propensi a raccomandare i loro amici e contatti alla vostra organizzazione. Conosco un certo numero di aziende che hanno ottenuto candidati altamente qualificati segnalati da altri candidati che avevano rifiutato. Trattare bene quelli che stai rifiutando è uno dei passi più importanti per portare a questo.
E ricorda, che in molti casi, le persone che stai considerando sono nel tuo mercato target per le soluzioni della tua azienda. Trattarli bene e non respingerli è un ottimo metodo per passare dal coinvolgerli con il vostro employer brand al coinvolgerli con il vostro brand aziendale come potenziali clienti, o anche come referrer o influencer più avanti. Non si sa mai come la tua azienda potrebbe incontrare qualcuno in futuro. Un candidato oggi potrebbe essere una prospettiva di vendita domani. Perché non vorresti lasciare a tutti un’impressione positiva della tua azienda?
Non credo che abbiamo bisogno di arrivare a questo estremo e a tutti i regolamenti che potrebbe richiedere. Agire semplicemente in modo umano, rispettoso e professionale può migliorare il processo di assunzione e l’esperienza di reclutamento per tutti.