Company Vehicle Policy

August 17th, 2020

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Modello di politica dei veicoli aziendali

Panoramica della politica dei conducenti.

La politica dei veicoli aziendali fornisce ai dipendenti le linee guida per ottenere, qualificarsi e utilizzare un veicolo aziendale. Un “veicolo aziendale” è qualsiasi veicolo assegnato ai dipendenti. Questa politica si applica a tutti i dipendenti che utilizzano un veicolo aziendale, e si applica durante e al di fuori dell’orario di lavoro.

Qualificarsi per un veicolo aziendale.

I dipendenti possono qualificarsi per un veicolo aziendale se percorrono miglia o più all’anno per scopi lavorativi, hanno bisogno di un veicolo aziendale per il loro lavoro quotidiano, o si suppone che ricevano l’uso di un veicolo come benefit.

Se non vi è stato assegnato un veicolo aziendale e credete di averne bisogno, contattate le Risorse Umane.

Per avere diritto a un veicolo aziendale, i dipendenti devono compilare un modulo e presentare una copia della loro patente. I dipendenti sono autorizzati a guidare un’auto aziendale solo se hanno una patente di guida valida e una fedina penale pulita per almeno .

Una fedina penale pulita significa che il dipendente non è stato ritenuto colpevole di un incidente stradale o arrestato con l’accusa di aver violato le leggi sui veicoli e sul traffico. può assegnare e revocare l’accesso ai veicoli aziendali a sua discrezione.

Veicoli aziendali per i dipendenti con disabilità.

farà accomodamenti ragionevoli per facilitare l’uso del veicolo aziendale per i dipendenti idonei con disabilità.

Uso personale.

uso personale dei veicoli aziendali. L’uso personale include l’utilizzo del veicolo per commissioni personali tra le attività aziendali, per fare il pendolare tra il luogo di lavoro e la casa, o l’utilizzo del veicolo al di fuori dell’orario di lavoro.** **

Regole del conducente aziendale.

1. Osservare il codice della strada nella propria giurisdizione ed essere cortese verso gli altri conducenti.
2. Documentare le spese di guida.
3. Monitorare il gas, la pressione dei pneumatici e i livelli dei fluidi.
4. Riportare immediatamente qualsiasi danno o problema al veicolo assegnato.
5. Riportare immediatamente le modifiche ai propri privilegi di guida, come la sospensione della patente di guida.
6. Chiudere sempre le auto aziendali.
7. Portare il veicolo agli appuntamenti di manutenzione programmati.
8. Non guidare in stato di ebbrezza, affaticamento o sotto l’effetto di farmaci che influiscono sulla capacità di guida.
9. Non fumare in nessun veicolo aziendale.
10. Non affittare, vendere o prestare un veicolo aziendale.
11. Non usare il telefono o mandare messaggi durante la guida.
12. Non permettere a conducenti non autorizzati di usare un veicolo aziendale a meno che non sia richiesto da un’emergenza.

I dipendenti che violano le regole del veicolo aziendale sono soggetti ad azioni disciplinari che possono includere avvertimenti verbali e scritti, sospensione dei privilegi del veicolo, licenziamento e azioni legali.

Procedure per gli incidenti.

In caso di incidente, contattare immediatamente l’ufficio HR. They will contact the insurance provider. Follow legal guidelines for exchanging information with other drivers and report the accident to local police if required. Do not guarantee payment or accept responsibility without company authorization.

The company’s responsibilities.

• Ensuring vehicles are safe before assigning them.
• Scheduling regular maintenance.
• Providing car insurance.
• Retiring and replacing cars as needed.

What the company is not responsible for.

• Paying fines employees receive while driving company vehicles they are responsible for.
• Making bail for employees who are arrested while driving cars from the company fleet.

FAQs:

What is a vehicle policy?

A company vehicle policy, also known as a company vehicle use agreement, determines which employees are eligible for a company fleet vehicle. Include anche i requisiti per qualificarsi per un veicolo aziendale, le regole di base che i dipendenti devono rispettare quando usano i veicoli aziendali e le azioni disciplinari per l’uso improprio dei veicoli.

Scopri di più su una politica dei veicoli aziendali.

Chi paga quando un dipendente prende una multa con un’auto aziendale?

Le aziende sono responsabili delle multe se sono emesse contro il veicolo. Se sono emesse nei confronti di un dipendente, quel dipendente è responsabile del pagamento.

Scopri di più sulla politica dei veicoli aziendali.

Chiunque può guidare un’auto aziendale?

No, i dipendenti devono soddisfare certi criteri per qualificarsi per un veicolo aziendale. Per esempio, hanno bisogno di una patente di guida valida e una fedina penale pulita per un certo periodo di tempo, per cominciare.

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I dipendenti possono usare i veicoli aziendali per scopi personali?

Consentire ai dipendenti l’uso personale di un veicolo aziendale è una responsabilità per le aziende, ma è anche un vantaggio che aiuta ad attrarre e mantenere i dipendenti. Le aziende dovrebbero dichiarare nella loro politica dei veicoli se l’uso personale è permesso, e che le regole di sicurezza dell’azienda continuano ad essere applicate durante il tempo di utilizzo personale.

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Cos’è una politica di sicurezza per i conducenti aziendali?

Una politica di sicurezza per i conducenti delinea regole specifiche per le persone che utilizzano auto di proprietà di una società o organizzazione. Queste spesso impongono la manutenzione regolare dei veicoli, l’uso delle cinture di sicurezza, e vietano l’uso di telefoni cellulari, alcool e farmaci che compromettono la capacità di guida.

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Come calcolo l’uso personale di un veicolo aziendale?

Quando un dipendente usa un veicolo aziendale per uso personale è considerato un fringe benefit tassabile. L’uso personale include il pendolarismo da o verso il lavoro, fare commissioni, o permettere ad un coniuge o ad un membro della famiglia di usare il veicolo.

Ci sono diversi modi per calcolare l’uso personale:

• Valutazione generale – Questo si riferisce al prezzo che il dipendente pagherebbe per noleggiare il veicolo per la stessa durata di tempo nella stessa posizione geografica.

• Valutazione annuale del leasing – Determinare il valore equo di mercato del veicolo moltiplicando il valore annuale del leasing per la percentuale di miglia percorse per uso personale.

• Regola dei centesimi per miglio – Moltiplicare il numero di miglia personali percorse per la tariffa chilometrica standard di 0,58 dollari per miglio (a partire dal 2019). Se non fornisci il carburante, riduci il tasso di 5,5 centesimi.

• Valutazione del pendolarismo – Determina il valore di un veicolo moltiplicando ogni viaggio di sola andata per $1,50.

Per maggiori informazioni, consulta la IRS Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits.

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Posso dedurre la mia auto come spesa aziendale?

Secondo l’IRS, se usi un veicolo solo per scopi lavorativi, puoi dedurre il suo intero costo di funzionamento, soggetto a limiti. Se usate l’auto sia per affari che per scopi personali, potete dedurre solo il costo del suo uso lavorativo.

Potete fare questo calcolando l’ammontare della vostra spesa auto deducibile usando la tariffa chilometrica standard o il metodo della spesa effettiva.

Per usare la tariffa chilometrica standard per un veicolo di vostra proprietà, dovete usare il veicolo nel primo anno di acquisto. Se avete un veicolo in leasing, e scegliete il metodo della tariffa chilometrica standard, dovete usare la tariffa per l’intero periodo di leasing, compresi i rinnovi.

Per usare il metodo delle spese effettive, dovrete determinare il costo per operare il veicolo per la parte dell’uso complessivo dell’auto per scopi lavorativi. Questo include la benzina, l’olio, le riparazioni, l’assicurazione, ecc., attribuibili alla porzione di miglia totali percorse per scopi lavorativi.

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