Conversazioni difficili al lavoro: 9 consigli + modelli

Conversazioni difficili sul lavoro. Sono imbarazzanti, a volte sgradevoli ma, alla fine, inevitabili in qualsiasi dinamica sul posto di lavoro. Hai presente quando devi parlare con Justin di come continua a presentarsi con 45 minuti di ritardo o con Ashley perché non riesce a portare a termine i progetti? Ci siamo passati tutti.

Il 70% dei dipendenti evita le conversazioni difficili sul posto di lavoro, secondo uno studio della startup di career-coaching Bravely, questo può abbassare il morale e causare un ambiente di lavoro tossico. Il COO di Facebook Sheryl Sandberg incoraggia i suoi dipendenti ad avere conversazioni difficili almeno una volta alla settimana. Se non le fai, non stai crescendo, dice.

Come incoraggiare le conversazioni difficili e gestirle in modo eloquente? Vi diremo come e date un’occhiata alla nostra infografica qui sotto per alcuni suggerimenti veloci.

Nove consigli per gestire le conversazioni difficili al lavoro

È comune che le difese siano alte quando le conversazioni difficili si presentano, quindi è fondamentale avere un piano per quando accadono. Aiuta a rendere il feedback un aspetto naturale della tua organizzazione e inquadra il tuo pensiero in modo che sia la chiave per la crescita e lo sviluppo. Ecco alcuni consigli per rendere queste conversazioni più facili.

Non evitarle

Le conversazioni difficili possono diventare più difficili quanto più si aspetta. Si può anche accumulare ansia che renderà la situazione più grande nella vostra mente di quanto non sia in realtà. Proprio come il co-fondatore della Apple Steve Jobs ha detto, il tuo lavoro non è quello di essere facile con le persone. Il vostro compito è quello di renderle migliori. Fate in modo che il feedback sia un evento comune, e prendete l’abitudine di affrontare i problemi immediatamente quando si presentano.

Avere uno scopo

Cosa volete ottenere dalla conversazione? Scrivi tre cose che vuoi ottenere e concentrati su di esse. Se ti concentri subito sulla radice del problema, diminuisci la probabilità che la conversazione si allontani da te. Ricordate, siamo tutti umani e nessuno vuole essere avvicinato con una lista di problemi.

Siate sicuri e diretti

La persona all’altro capo della conversazione probabilmente raccoglierà la vostra energia. Se la affronti come una situazione scomoda, lo sarà. Secondo Sheryl Sandberg di Facebook, “sentirsi sicuri – o fingere di esserlo – è necessario per cogliere le opportunità. È un cliché, ma le opportunità raramente vengono offerte; vengono colte”. Se stai chiedendo un aumento o una promozione, prendi l’iniziativa, inizia la conversazione con fiducia e arriva rapidamente al punto. Non otterrai mai quello che vuoi se non lo chiedi.

Essere aperti alla prospettiva dell’altra persona

“Il feedback non dovrebbe essere un monologo”, spiega Alison Green di Ask a Manager, “dovrebbe essere una discussione, ed è importante ascoltare la prospettiva dell’altra persona. Potrebbe dirti qualcosa che ti fa cambiare idea, e non vuoi essere così attaccato alla tua valutazione iniziale da non sentirla se lo fanno”. Ascoltare la loro prospettiva permette all’altra persona di sapere che state riconoscendo i suoi sentimenti. Essere in grado di ascoltare e comunicare efficacemente non solo vi aiuterà a risolvere il problema attuale insieme, ma aiuterà la vostra relazione a lungo termine.

Siate empatici

Pensate a come ci si potrebbe sentire a essere all’estremità della conversazione. Se vedi che stanno lottando con quello che hai detto, fai una pausa per un minuto in modo che possano raccogliere i loro pensieri. Se iniziano a diventare emotivi, capisci come devono sentirsi e rassicurali che stai fornendo questo feedback a causa del potenziale che vedi in loro.

Usa le dichiarazioni “Io”

Iniziare la tua frase con “Io” invece di “Tu” evita le offese, promuove una comunicazione positiva e favorisce l’entusiasmo per trovare una soluzione. È una parte enorme di ciò che differenzia il feedback costruttivo da quello critico. Abbiamo fornito alcuni esempi di come fare questo nella sezione sottostante.

Assicurati ai fatti

Prima della tua conversazione, abbi un’idea chiara di ciò che è successo. Prenditi la responsabilità per la tua parte nella situazione e concentrati sui fatti. Identificate dove una delle due persone ha sbagliato e discutete l’impatto di questa conversazione su ognuno di voi, sulla squadra e sull’organizzazione nel suo complesso. Non tutte le conversazioni andranno a modo vostro e non tutti saranno d’accordo con il vostro punto di vista. Cercate di non lasciare che i vostri sentimenti ostacolino una risoluzione.

Come up con una soluzione

L’obiettivo di avere questa conversazione è quello di raggiungere una risoluzione. Se la soluzione non è chiara fin dall’inizio, lavorate insieme per trovarne una su cui siete entrambi d’accordo. Ascoltate le loro idee, se ne hanno, e portate sul tavolo anche alcune delle vostre. Per esempio, se state dicendo a un dipendente che non ha ottenuto un aumento, spiegategli perché e offrite soluzioni su come possono migliorare. Una volta che siete d’accordo, impegnatevi per la risoluzione e assicuratevi che ci sia un piano d’azione che vada avanti.

Seguite per prevenire le ricadute

In un mondo perfetto, tutte le conversazioni che abbiamo finirebbero come vogliamo. Tuttavia, non è questo il caso. Alcune persone hanno reazioni ritardate alle cattive notizie e possono provare sentimenti di frustrazione, imbarazzo o risentimento dopo aver lasciato la conversazione. Sii consapevole di questo e controlla periodicamente l’altra persona per assicurarti che stia bene. Se sembra che ci sia tensione, programmate del tempo per un incontro fuori sede che non ruoti intorno a discorsi di lavoro – come prendere una tazza di caffè – dove vi incontrate come individui e non come colleghi.

Nove conversazioni di lavoro difficili + modelli

Le conversazioni di lavoro scomode sorgono in una vasta gamma di situazioni e possono verificarsi tra colleghi, i vostri manager o le persone che supervisionate. Mentre lasciare andare qualcuno o chiedere un aumento sono entrambe conversazioni difficili da avere, che dire di quelle che sono semplicemente imbarazzanti? Dall’affrontare le preoccupazioni dei dipendenti sulle decisioni di promozione al dire al tuo capo che ti senti sovraccarico di lavoro, ecco nove conversazioni scomode e i consigli su come gestirle.

Dipendente a supervisore

1. Quando non sei d’accordo con la decisione del tuo capo.

Disapprovare qualcuno in modo rispettoso e non condiscendente è difficile – specialmente quando quel qualcuno è il tuo capo. Se siete abbastanza convinti della vostra opinione, dovreste dire la vostra. Ogni buon capo rispetterà la tua fiducia e alla fine potrebbe anche premiarti. Basta assicurarsi di mantenere la conversazione positiva, concentrarsi sui risultati e rispettare la decisione finale. Ecco un esempio:

“Volevo parlarti della recente strategia che hai messo in atto. Penso che sia una grande idea, tuttavia, mi preoccupa che il resto della squadra si senta sovraccaricato di lavoro e che questo possa abbassare il morale nel tempo. Se lo facciamo noi, invece, potrebbe ottenere gli stessi risultati, mantenendo i dipendenti felici. Volevo portare questo alla vostra attenzione perché so quanto sia importante la cultura aziendale per voi. Tuttavia, alla fine rispetterò qualsiasi decisione tu decida di prendere.”

2. Quando ti senti sovraccarico di lavoro.

È giusto ammetterlo. A volte ci sentiamo sopraffatti al lavoro e abbiamo semplicemente troppe cose da fare. Ma come si fa a dire al proprio capo che si hanno troppe cose da fare senza dare l’impressione di essere pigri o di non fare gioco di squadra? È importante essere onesti, evitare di lamentarsi e offrire soluzioni per aiutare. Il tuo capo potrebbe non avere idea che la larghezza di banda sia un problema e tu potresti fargli un enorme favore. Ecco un esempio:

“Ho avuto qualche problema a gestire il numero di cose che ho sul piatto in questo momento. Ti andrebbe bene se delegassi e a come stanno occupando la maggior parte del mio tempo? La nostra nuova stagista ha detto di avere un po’ di disponibilità e mi piacerebbe che venisse istruita sul processo.”

3. Quando sei malato.

Non sentite il bisogno di scusarvi in queste situazioni. A tutti è permesso essere malati a volte. Fai la tua nota breve e dolce sul perché hai bisogno di prendere il giorno libero. Ecco un esempio:

“Purtroppo, mi sono svegliato troppo malato per venire in ufficio oggi. Prenderò un giorno di malattia pagato per riposare e stare meglio. Tuttavia, ho intenzione di controllare la mia e-mail periodicamente durante il giorno nel caso in cui venga fuori qualcosa di urgente. Per favore fatemi sapere se avete qualche domanda. Spero di tornare in ufficio domani!”

Supervisore al dipendente

1. Quando una personalità si scontra con la squadra.

Non tutti vanno d’accordo sul posto di lavoro e quando questo accade, si tende a creare un ambiente di lavoro scomodo. Se i dipendenti non riescono a risolverlo da soli, metteteli da parte in privato. Assicurati di ascoltare entrambe le parti, determina il vero problema e trova una soluzione. Ecco un paio di modi per iniziare la conversazione:

“Ho capito che c’è un problema tra te e… volevo mettervi da parte per assicurarmi che questo non stesse influenzando il tuo lavoro e quelli intorno a te. Ho programmato un po’ di tempo per te e per prendere un caffè insieme fuori. Penso che sarebbe un bene per voi connettervi come individui e non come colleghi.”

2. Quando un dipendente non soddisfa le aspettative ma ha un atteggiamento positivo.

È difficile dire a qualcuno che ti piace sinceramente che non sta lavorando bene. Tuttavia, atteggiamento positivo o meno, il rendimento dei dipendenti influisce su tutta l’organizzazione, quindi è importante discuterne in modo professionale. Per questa conversazione, si consiglia di affrontare il problema, offrire modi per aiutare e rassicurare. Ecco un esempio:

“Come tuo manager, è mio compito indicare le aree in cui devi migliorare. Questo assicura che tu cresca costantemente le tue capacità e la tua professionalità. In questo momento, vorrei che ti concentrassi sul miglioramento del tuo . Per aiutarti, mi piacerebbe organizzare alcune sessioni di formazione per metterti sulla strada giusta.”

3. Quando un dipendente non è d’accordo con una promozione o decisione di compensazione.

Quando ci sono opportunità di avanzamento, è naturale per i colleghi diventare competitivi. Se avete promosso qualcuno rispetto ad altri, la gelosia può nascere e se inizia ad essere un problema, affrontatelo subito. Assicurati di essere empatico, ma anche di sostenere la tua decisione. Ecco un esempio:

“Come sai, sono stato promosso mercoledì. Volevo fare una chiacchierata con te perché so che hai espresso interesse per l’opportunità. Il motivo per cui ho scelto di promuovere è perché hanno costantemente colpito gli obiettivi dei clienti mese dopo mese. Eccellono anche in e che sono alcune aree in cui sento che potresti migliorare. Mi rendo conto che stai cercando la mobilità verso l’alto nella società e solo perché questa opportunità non ha funzionato non significa che non ce ne saranno altre che si presenteranno. Sono pronto ad aiutarti ad arrivarci e vorrei prepararti al successo con le opportunità future.”

Dipendente a dipendente

1. Come chiedere aiuto.

A volte quel grande progetto a cui stai lavorando si rivela più impegnativo del previsto e hai bisogno di una mano in più. I dipendenti possono evitare di chiedere aiuto perché non vogliono essere percepiti come incompetenti o fastidiosi. Chiedere aiuto quando se ne ha bisogno non è vergognoso – è intelligente. Siate onesti con quello che potete gestire e chiedete aiuto agli altri quando vi sentite sommersi. Ecco un esempio:

“Ehi, ho iniziato a lavorare su , ma mi sto bloccando e la scadenza è questo venerdì. Ho visto che l’hai fatto in precedenza e la leadership senior è stata molto soddisfatta del risultato. Potrei programmare un po’ di tempo con te per un brainstorming di potenziali approcci?”

2. Dire di no.

Il tuo collega ti chiede aiuto per un progetto per il quale non hai tempo, o ti chiede aiuto per un incarico di cui hai poca conoscenza (o interesse). Va bene dire di no. Soprattutto se non hai il tempo. Tuttavia, molti di noi fanno fatica a dire di no sul posto di lavoro. La maggior parte di noi vuole essere apprezzata e rispettata, ma bisogna diffidare di coloro che potrebbero approfittarsi di te. Ecco un esempio di come dire di no:

” Mi piacerebbe aiutare, tuttavia, sono attualmente alla capacità a causa di alcuni progetti. Se questo è qualcosa che può essere iniziato la prossima settimana, sarei felice di assistere allora. Nel caso in cui riuscissi a finire i miei progetti prima, vi farò sapere”.

3. Trattare con un collega che distrae.

Sedere accanto a Chatty Cathy può essere divertente all’inizio, ma se la distrazione comincia a inibire il tuo lavoro, è il momento di fare una conversazione. Soprattutto se il suono della loro voce si diffonde in tutto l’ufficio. Tira gentilmente il tuo collega da parte e fai una conversazione genuina. Assicuratevi di tenere a mente i loro sentimenti e rimanete rispettosi per tutto il tempo. Ecco come:

“Mi è piaciuto molto conoscerti, ma ho scoperto che a volte rimango indietro nel lavoro a causa delle nostre conversazioni. Forse possiamo programmare un po’ di tempo per prendere un caffè una volta alla settimana?”.

Secondo l’insegnante di mindfulness e executive coach Kim Nicol, le persone lasciano i manager, non le aziende. Incoraggiare i propri dipendenti o colleghi a possedere conversazioni di lavoro difficili è impegnativo. Il consiglio di Nicol: dare l’esempio. Quando si tratta di conversazioni scomode come chiedere lo stipendio ai tuoi colleghi o dire di no a un collega, la comunicazione è la chiave in qualsiasi ambiente di lavoro. Se tu sei aperto, si spera che il resto della tua squadra lo sia.

Per altri consigli e statistiche sulle conversazioni di lavoro difficili, guarda la nostra infografica qui sotto.

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