Guida alla disponibilità dei nomi

Il Segretario di Stato dell’Ohio approva e mantiene un registro di nomi commerciali. La legge dell’Ohio richiede che i nuovi nomi commerciali siano “distinguibili nei registri dell’ufficio del Segretario di Stato” da altri nomi commerciali precedentemente registrati (cioè, non in conflitto). Per esempio, il nome di una società a responsabilità limitata non può essere registrato a meno che non sia distinguibile da tutti i nomi commerciali precedentemente registrati e dai nomi di tutte le corporazioni, società a responsabilità limitata, società in accomandita e società a responsabilità limitata esistenti. Alcuni nomi commerciali sono soggetti a ulteriori restrizioni e/o requisiti. Questo documento ha lo scopo di fornire una guida e rispondere ad alcune domande comuni riguardanti gli standard di disponibilità del nome dell’Ohio.

Quando è necessario che un’azienda sia distinguibile nei registri?

I seguenti tipi di nomi commerciali devono essere “distinguibili nei registri” da altri nomi commerciali precedentemente registrati che mantengono uno stato “attivo” o “in attesa”:

• Nomi commerciali
• Nomi di società
• Nomi di società a responsabilità limitata
• Nomi di società a responsabilità limitata
• Nomi di società a responsabilità limitata
• Nomi riservati

Quando il Segretario di Stato riceve una richiesta di registrazione di un nome commerciale, conduciamo una ricerca nei nostri archivi per determinare se esiste un conflitto di nomi. Per esempio, un nome commerciale proposto sarà confrontato con tutti i nomi commerciali precedentemente registrati e con i nomi di tutte le società di capitali, società a responsabilità limitata, società in accomandita e società a responsabilità limitata precedentemente registrate.
Se un deposito richiede un nome che non è distinguibile nei registri da un altro nome commerciale precedentemente registrato, la richiesta crea un conflitto di nome e generalmente il nuovo nome non può essere registrato. Per esempio, un deposito che richiede il nome “ABC Corp.”, sarà respinto perché il nome richiesto è in conflitto con la ragione sociale esistente “ABC, LLC.”

Nomi fittizi
I nomi fittizi non sono tenuti ad essere distinguibili sui record da qualsiasi altro nome precedentemente registrato. Tuttavia, un nome fittizio non fornisce alcuna protezione perché gli altri nomi registrati non devono essere distinguibili da un nome fittizio. Per esempio, se “Benny’s Ice Cream” è registrato come nome fittizio, una società sarebbe autorizzata a registrare “Benny’s Ice Cream, Incorporated” perché i nomi non sono tenuti a essere distinguibili.

Nomi di società generali
Le società generali hanno la possibilità di registrare il loro nome commerciale come (1) un nome commerciale, (2) nome fittizio o (3) possono registrare il nome sulla dichiarazione di autorità della società, nel qual caso è trattato come un nome fittizio. Se una società in nome collettivo deposita una registrazione di nome commerciale, allora il nome deve essere distinguibile sul record, come descritto sopra. Se una società in generale deposita un nome fittizio o deposita una dichiarazione di autorità di partenariato, allora il nome è trattato come un nome fittizio, e come descritto nel paragrafo precedente, il nome non deve essere distinguibile sui registri da qualsiasi nome precedentemente registrato.

Che cosa succede se la mia ragione sociale non è distinguibile nei registri?

Generalmente, se una ragione sociale non è distinguibile nei registri da altri nomi precedentemente registrati, non può essere registrata presso il Segretario di Stato dell’Ohio e deve essere scelta una nuova ragione sociale.

Un nome in conflitto può essere registrato solo se si ottiene il consenso dal registrante del nome in conflitto. Per registrare un nome in conflitto, si prega di presentare il modulo “Consenso per l’uso di un nome simile” con l’altra documentazione (per esempio, articoli di costituzione) per dimostrare che il consenso è stato ottenuto dal precedente registrante.

Cosa significa quando un nome è in stato di “Hold”?

In determinate circostanze, il segretario di stato dell’Ohio è autorizzato a cancellare la licenza di un business. Per esempio, se una società non riesce a pagare le tasse di franchigia aziendale per un dato anno, il nostro ufficio cancellerà la licenza della società dopo che il dipartimento di tassazione dell’Ohio ci notifica della delinquenza fiscale da. Tuttavia, il segretario di stato è obbligato a “tenere” il nome dell’entità cancellata per un anno dalla data della cancellazione per dare all’entità la possibilità di reintegrarsi (cioè, pagare le tasse arretrate e tornare alla buona reputazione) usando la loro ragione sociale esistente. Quindi, i nuovi nomi commerciali devono essere distinguibili sui registri dai nomi commerciali precedentemente registrati che sono in stato di “attesa” per un periodo di un anno. Se la società cancellata non riesce a reintegrarsi entro il periodo di un anno, il nome diventa nuovamente disponibile per la registrazione.

Si prega di notare che una società cancellata (o altra entità cancellata) non ha l’autorità di condurre affari e quindi non può fornire il consenso all’uso di un nome in conflitto. Se la ragione sociale proposta è in conflitto con un nome in stato di “attesa”, potete registrare un nome diverso o aspettare di vedere se il nome diventa disponibile un anno dopo la data di cancellazione.

Linee guida generali sulla disponibilità del nome

Mentre il segretario di stato dell’Ohio generalmente determina se un nome è distinguibile nei registri, il codice rivisto dell’Ohio fornisce le seguenti regole specifiche sulla disponibilità del nome:

• L’uso di punteggiatura, contrazioni o abbreviazioni, non distingue un nome da un altro.
  • “Knight and Day” non è distinguibile da “Knight & Day.”
  • “Hill Supermarket” non è distinguibile da Hill’s Supermarket.”
  • “P.L.A.Y., Inc.” non si distingue da Play, Inc.
  • “Barnstormers” non si distingue da “Barn-Stormers.”
  • “Do Not Stop, Inc.” non si distingue da “Don’t Stop, Co.”
  • “Mister Coffee, LLC” non è distinguibile da “Mr. Coffee, Ltd.”
• L’uso di un articolo, come The, A, o An, o una congiunzione, come And, But, o Or, non distingue un nome da un altro.
  • “The Big Company” non è distinguibile da “A Big Company.”
• L’uso di una o più parole che designano il tipo di entità commerciale associata al nome, come “Company,” “Corporation,” “LP” o “Limited Liability Company,” non rende il nome distinguibile da un altro.
  • “Barnstormers Ltd.” non è distinguibile da “Barnstormers”.”Non è distinguibile da “Barnstormers Co.”
  • “Carpet, Inc.” è distinguibile da “Carpet Corps, Ltd.
• L’uso di un diverso tempo o numero della stessa parola non distingue un nome da un altro.
  • “Hometown Bakery, LLC” non è distinguibile da “Hometown Bakeries, Inc.”

In aggiunta alle regole esplicite previste dal Codice dell’Ohio, il segretario di stato dell’Ohio applica le seguenti regole per determinare se una ragione sociale proposta è distinguibile nei registri:

• I numeri all’interno di un nome possono essere usati per distinguere un nome da un altro se il numero è formattato diversamente in ogni nome.
  • “Roman Investments II” è distinguibile da “Roman Investments 2” e “Roman Investments Two.”
• L’aggiunta di lettere ad un nome generalmente rende un nome distinguibile da un altro.
  • “A Plumbing” è distinguibile da “AA Plumbing”.
  • “ABC” è distinguibile da “AABC”, “ABBC”, “ABCC”, “ABCD” e “AABBCC.
    • “Energy First” è distinguibile da “First Energy.”
  • Utilizzando diverse grafie fonetiche o variazioni ortografiche si distingue un nome da un altro.
    • “Quickie Mart” è distinguibile da “Kwikee Mart” o “Kwik-E-Mart.”
    • “Computer Tech” è distinguibile da “Computer Tec.”
  • Le parole sbagliate, intenzionalmente o meno, non sono in conflitto con le stesse parole scritte correttamente.
    • “800-OPERATOR” è distinguibile da “800-OPERATER”.
  • Se viene usata la stessa parola base, i nomi possono ancora essere considerati distinguibili.
    • “Sam’s Cleaners” è distinguibile da “Sam’s Cleaning.”
    • “Cleatus the Trucker” è distinguibile da “Cleatus’s Trucking.”

  Lingue straniere
  I nomi in lingua straniera non saranno in conflitto con la loro traduzione inglese. Per esempio, “La Fleur” significa “Il fiore quando tradotto in inglese. Tuttavia La Fleur non è in conflitto con un’azienda precedentemente registrata che si chiama “The Flower.”

  Parole inaccettabili
  Se un nome contiene bestemmie o parole o frasi che sono generalmente considerate un insulto contro un gruppo etnico, religione, genere o ereditarietà, è considerato inaccettabile.

  Affiliazione governativa
  Il Codice dell’Ohio proibisce la registrazione di un nome che implica in modo scorretto o improprio che l’azienda sia affiliata ad un ente governativo. Per esempio, “I.R.S.” non è un nome accettabile per un’azienda non affiliata all’Internal Revenue Service.

  Regole specifiche per le entità
  Alcuni tipi di entità commerciali sono soggetti a regolamentazione da parte di altre agenzie statali o a specifici requisiti e/o restrizioni sul nome. Il seguente riassume brevemente questi requisiti.

  Banche e Trust
  Un nome commerciale non può includere nessuna delle seguenti parole senza previa approvazione del sovrintendente delle istituzioni finanziarie: banca, banchiere, banca o trust, o parole di significato simile in qualsiasi altra lingua. Questo è vero anche per le imprese che non si impegnano in attività bancarie o fiduciarie. Per esempio, il nome West Bank Condominiums per una società di sviluppo condominiale deve essere approvato dal sovrintendente delle istituzioni finanziarie prima che possa essere registrato presso il segretario di stato.

  Agenzie di assicurazione
  Tutte le agenzie di assicurazione, sia nazionali che straniere, devono essere registrate presso l’ufficio del segretario di stato dell’Ohio. Le agenzie di assicurazione nazionali devono registrarsi con il nostro ufficio prima di ottenere una licenza di assicurazione dal dipartimento di assicurazione dell’Ohio. Le agenzie assicurative straniere devono registrarsi con il nostro ufficio prima di operare nello Stato dell’Ohio. Una ditta individuale che gestisce un’agenzia assicurativa sotto un nome fittizio (o presunto) che non è o non può essere registrato come nome commerciale deve registrare il nome fittizio/assunto presso il Segretario di Stato.

  Cooperative
  Il nome di ogni cooperativa formata secondo il capitolo 1729 del Codice dell’Ohio deve includere la parola o l’abbreviazione: “cooperativa”, “coop”, “cooperativa”, “co-op”, “associazione”, “assn.”, “società”, “co.”, “incorporata”, “inc.”, “corporation” o “corp.”. Inoltre, nessuna entità commerciale può usare la parola o l’abbreviazione “cooperativa”, “coop”, “cooperativa” o “co-op” come parte della sua ragione sociale, a meno che (1) sia organizzata secondo il capitolo 1729; (2) sia organizzata e operi su base cooperativa secondo il capitolo 1702; (3) sia organizzata e operi secondo le leggi cooperative di un altro stato, del distretto di Columbia o degli Stati Uniti; o (4) sia una unione di credito statale o federale.

  Associazioni professionali legali
  Le associazioni professionali legali o le cliniche legali, che formano una società professionale ai sensi del capitolo 1785 del Codice dell’Ohio devono seguire le linee guida specifiche del nome stabilite nella Regola III della Corte Suprema dell’Ohio. Il nome di una associazione professionale legale o clinica legale deve (1) terminare con “Co., Lpa” o (2) utilizzare le parole “A Legal Professional Association” direttamente sotto il nome.

  Riserve e trasferimenti di nomi
  La legge dell’Ohio permette a un’azienda nazionale o straniera di riservare una ragione sociale prima di registrare effettivamente l’azienda e ottenere una licenza. Riservare un nome impedisce ad un’altra azienda di registrare lo stesso nome mentre si decide se e quando registrarsi per una licenza commerciale. Una prenotazione di un nome nazionale o straniero è valida per 180 giorni dalla data di deposito.

  Un nome non può essere riservato a meno che non sia distinguibile nei registri dai nomi commerciali precedentemente registrati o riservati. Inoltre, una volta che un nome è riservato, le nuove denominazioni commerciali devono essere distinguibili nei registri dal nome riservato (oltre a tutte le denominazioni commerciali precedentemente registrate come già discusso).

  Il registrante di una prenotazione di nome non può dare il consenso a un’altra azienda di registrare un nome commerciale indistinguibile. Tuttavia, la prenotazione del nome può essere trasferita dal registrante originale ad un altro. Per trasferire una prenotazione di nome da un registrante ad un altro, si prega di utilizzare il modulo “Name Registration Update”.
  Si prega di notare che se un nome è riservato da un avvocato, studio legale o società di servizi per conto di un cliente, il nome non deve essere trasferito al cliente prima della registrazione finale.

  Nomi commerciali
  La legge dell’Ohio proibisce la registrazione di un nome commerciale che “indica o implica che il richiedente è incorporato” quando il richiedente non è incorporato. Vedere la sezione 1329.02 del codice rivisto dell’Ohio. In altre parole, una ditta individuale che gestisce il business “Bob’s Fish Market” non può registrare il nome commerciale “Bob’s Fish Market, Inc.” perché il business non è incorporato.
  Tutti i nomi commerciali devono essere distinguibili da marchi registrati in precedenza, marchi di servizio e altri nomi commerciali.

  Trademarks and Service Marks
  I marchi di fabbrica e di servizio sono registrati senza riguardo ad altri nomi commerciali già presenti nell’ufficio del Segretario di Stato. In altre parole, non sono tenuti a essere distinguibili nei registri dai nomi commerciali esistenti.

  Caratteri accettati
  La seguente lista rappresenta i caratteri accettabili per l’uso nelle registrazioni aziendali.

  1. Lettere dell’alfabeto inglese/americano
  2. Numeri arabi (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 0)
  3. Numeri romani (I, II, IV, V, X, C, ecc.)
  4. Simboli (!, @, #, $, %, &, *, (,), -, +, =, “, ‘)