La tecnologia ha il potere di amplificare le nostre capacità umane innate, aiutandoci a creare connessioni, creare e affinare le abilità più velocemente. Questo ha portato a un’industria in piena espansione di software di produttività digitale, che si occupa di quasi ogni aspetto della nostra giornata.
Ma la categoria generale “software di produttività” è ingannevolmente semplice – se non piuttosto inutile – poiché ospita una moltitudine di strumenti con approcci e interpretazioni della produttività molto diversi.
Per navigare in questo campo minato, è necessario sapere che tipo di soluzione di produttività si sta cercando. Sulla base del mercato attuale, il software di produttività può essere ampiamente suddiviso in uno di questi quattro tipi principali.
📊 Quantificare le prestazioni
Questa prima categoria di software cerca di rendere la produttività quantitativa – fornendo cifre per darvi una sorta di misura di come si esegue nel tempo. Mentre la sostanza di ciò che misurano può differire, tutti tendono a prendere l’approccio “grafici e statistiche” all’interfaccia utente, traducendo le vostre prestazioni produttive in immagini utili. Si tratta di ottenere intuizioni e conoscenza di sé in modo da poter affrontare processi e comportamenti, e impostare nuovi ambiziosi obiettivi personali.
Todoist
Aprendo il classico approccio da lista di cose da fare, Todoist ti aiuta a capire i tuoi progressi rispetto a obiettivi specifici – sia personali che professionali. Ti aiuta a scomporre i grandi obiettivi in compiti raggiungibili, e poi traccia il tuo lavoro per produrre un punteggio di produttività personale. Esamina le tue prestazioni giornaliere e settimanali in semplici statistiche, e prova la funzione bonus Karma per una spinta in più; gamificando i tuoi progressi, funge da contapassi per qualsiasi cosa tu voglia raggiungere.
Dewo
Dewo è tutto ciò che ti aiuta ad affrontare i tuoi modelli produttivi in modo da poter inserire più “lavoro profondo” di qualità nella tua giornata. Cattura tutto ciò che fai sul tuo computer e usa l’AI per valutare il valore produttivo di ogni attività. Usando questo, può far emergere quanto spesso cambi contesto, quali app disturbano la tua concentrazione e dove produci il tuo miglior lavoro. Capendo quando entri e lasci gli stati di flusso, può anche attivare automaticamente la modalità “non disturbare” per proteggere la tua concentrazione. I grafici azionabili ti aiutano poi a fare cambiamenti mirati per migliorare le tue prestazioni.
🤖 Rimuovere il lavoro improduttivo
Il prossimo grande gruppo di strumenti di produttività si occupa di outsourcing – tagliare le parti improduttive della tua vita, così da avere più tempo ed energia per quelle che contano. Per fare ciò, questi strumenti utilizzano invariabilmente una qualche forma di apprendimento automatico in modo da poter imparare come si esegue un compito e iniziare ad eseguire naturalmente lo stesso standard per vostro conto. Questo significa che si concentrano su compiti amministrativi semplici e ripetitivi – come l’inserimento dei dati e la gestione del calendario.
Timely
Essenziale per la fatturazione e la gestione della redditività, per la gestione delle risorse e il calcolo dei costi dei progetti, il monitoraggio del tempo è uno dei più grandi mali amministrativi necessari. Ma con Timely, è possibile automatizzare l’intero compito. Cattura automaticamente tutto ciò su cui lavori e utilizza l’intelligenza artificiale per redigere fogli di lavoro accurati per te. Tutti i dati rimangono completamente privati solo per te – le bozze dei fogli di presenza hanno bisogno della tua approvazione prima che colleghi e manager possano vederli. Non c’è bisogno di dimenticare di fermare i timer o di sforzarsi di ricordare su cosa si è lavorato – tutto viene fatto in background così ci si può concentrare sul proprio lavoro.
X.ai
Meeting Tetris è un candidato ideale per questa categoria di software di produttività. Invece di bussare alle e-mail e armeggiare con gli orari per concordare un orario che funzioni per tutti, ora è possibile scaricare questo compito a strumenti come X.ai. Si collegano al tuo calendario e utilizzano regole definite per fornire la programmazione delle riunioni con un solo clic, gestendo qualsiasi successivo back-and-forth via e-mail. I migliori possono anche imparare le abitudini produttive di tutti, scegliendo gli orari delle riunioni con il minimo impatto sullo spazio di pensiero profondo di tutti.
🏄♂️ Semplificare i processi
Un’enorme fetta di software di produttività si concentra sul fornire scorciatoie – semplificando processi e flussi di lavoro ingombranti per minimizzarli. A differenza della categoria precedente, non eliminano completamente i problemi – li rendono solo più facili da gestire. Questi possono venire sotto forma di plug-in del browser e integrazioni di app, così come software su misura per compiti specifici. La maggior parte di questi strumenti fondamentalmente organizza e semplifica il nostro spazio di lavoro digitale – dalla localizzazione di file, la condivisione di documenti e la memorizzazione di password, al trasferimento di dati tra strumenti e al salvataggio di link di risorse per riferimenti futuri.
Evernote
Se lavorate con diversi dispositivi, conoscerete il dolore di cercare di sincronizzare le note tra di loro. Potresti ritrovarti a creare stupidi workaround – inviandoti le informazioni via e-mail o WhatsApp, o lasciandone una scia sparsa su diverse app. Evernote aiuta a legare tutti questi fili insieme, fornendo un inventario centrale e un punto di accesso per le tue note digitali. È anche possibile integrare le note scritte a mano nel suo sistema, in modo che nulla di analogico rimanga indietro.
SaneBox
Questa app si occupa di organizzare la tua casella di posta elettronica per aiutarti a tenere in vista i messaggi con la massima priorità. Usando l’AI, classifica e filtra le tue email, spostando quelle a bassa priorità come le newsletter e i messaggi ‘CC’ in cartelle separate. Ti rimane una casella di posta ordinata, con priorità, focalizzata sulle comunicazioni più critiche.
🧠 Fornire disciplina e concentrazione
Questo ultimo gruppo di software cerca di indirizzare le tue abitudini e comportamenti – aiutandoti a fornire motivazione e disciplina per rafforzare la tua concentrazione e la tua capacità di restare. Come “hack” produttivi, offrono piccole, pratiche strategie per concentrarsi sul lavoro. Non sono per tutti (e alcuni possono risultare un po’ stravaganti e vuoti), ma alcuni hanno dimostrato di essere molto popolari – in particolare i tracker di produttività della tecnica Pomodoro.
Freedom
Questa app affronta la tua abitudine di procrastinare con mano decisamente ferma. Efficacemente, limita la quantità di tempo che puoi passare su siti web e app improduttive, bloccandoti una volta raggiunto un limite di tempo prestabilito. Si può anche bloccare l’intera Internet per una protezione di livello superiore dall’auto-distrazione – particolarmente utile se si sta cercando di affinare le proprie capacità di lavoro profondo!
Pomodoro Tracker
Questa app utilizza la famosa tecnica del Pomodoro per aiutarti a suddividere la tua giornata in sezioni gestibili di 25 minuti di lavoro concentrato. Ogni sezione è seguita da un periodo di pausa di cinque minuti, prima di rinfrescare e ripetere. People who thrive off external expectation, or just like a challenge, may find that the ticking countdown disciplines their focus.
