Planning a Workshop

Chiunque abbia mai organizzato un workshop vi dirà che è un grosso lavoro. E pianificare un buon workshop? Beh, ci vuole organizzazione, concentrazione e molta creatività. Quindi come ci si prepara per un workshop che non sarà solo rilevante e produttivo, ma memorabile?

Alcune persone odiano andare ai workshop. Fatti male, possono essere un enorme spreco di tempo e denaro. Tuttavia, se sono pianificati bene, possono essere incredibilmente preziosi per tutte le persone coinvolte. I workshop sono ottimi per il brainstorming, l’apprendimento interattivo, la costruzione di relazioni e la risoluzione dei problemi. Ecco perché la pianificazione anticipata è fondamentale.

Prima del workshop

Seguite questi passi per assicurarvi che il vostro workshop sia un’esperienza preziosa per tutti:

Definire gli obiettivi

Ogni workshop deve avere un obiettivo. Hai bisogno di migliorare le procedure di assunzione della tua azienda? Vuoi insegnare ai manager come essere migliori organizzatori? Avete bisogno di fare un po’ di team building con un team appena formato?

Molti workshop sono una perdita di tempo perché non c’è un obiettivo chiaro tenuto al centro della discussione. Senza questo chiaro obiettivo, non ha davvero senso riunire le persone.

Decidere chi parteciperà

Capire chi parteciperà è direttamente collegato al vostro obiettivo. Per esempio, se l’obiettivo del vostro workshop è quello di sviluppare una soluzione dettagliata ad un problema, allora probabilmente vorrete 10 o meno partecipanti chiave. If your goal is centered on education, then you might be happy with a much larger group, which divides into smaller groups for discussion.

Make a list of who needs to be there. Try to be as specific as possible, but leave a few openings for last-minute additions.

3. Choose the Right Location

If you have 10 attendees, then the conference room down the hall will probably be just fine. Ma se hai 50 persone, potresti dover trovare una location esterna che sia abbastanza grande.

Pensa alla logistica e ai dettagli pratici del tuo workshop quando scegli la location. Saranno tutti in grado di vedere i vostri supporti visivi? Se hai bisogno di una certa tecnologia, come la teleconferenza, la location la supporterà? Ci sono strutture appropriate per le sessioni di breakout? Tutti saranno in grado di raggiungere la sede? Sarà necessario organizzare un alloggio per le persone che vengono da molto lontano?

Crea un’agenda

Ora che conosci il tuo obiettivo principale e chi parteciperà, puoi iniziare a sviluppare uno schema di come raggiungerai l’obiettivo del workshop.

• Punti principali – Crea una lista di punti principali da discutere, e poi suddividi ogni punto più grande in dettagli che vuoi comunicare al tuo pubblico.
• Aiuti visivi – Elenca gli eventuali aiuti visivi che userai per ogni punto. Se avete bisogno di supporto tecnico, questo aiuta le persone che lo forniscono a determinare dove devono concentrare i loro sforzi.
• Discussioni e attività – Prendete tempo per elencare esattamente quali discussioni e attività di gruppo avrete in quale punto del workshop. Quanto tempo concederete per ogni esercizio? Assicuratevi che le vostre attività siano appropriate alle dimensioni del gruppo, e assicuratevi che la vostra sede abbia le risorse (per esempio, sale per seminari) necessarie per svolgere le sessioni.

Ricorda, più dettagliato è il tuo piano, più ti assicurerai che il tuo workshop si svolga secondo il programma – e abbia successo.

Sviluppa un piano di follow-up

L’unico modo per scoprire se il tuo workshop è stato un successo è avere un piano di follow-up efficace. Crea un questionario da dare a tutti i partecipanti alla fine dell’evento, e dai loro molte opportunità di condividere le loro opinioni su come è andato bene. Anche se questo può essere un po’ spaventoso, è l’unico modo per imparare – e migliorare – per la prossima volta.

È anche importante avere un piano per comunicare le decisioni che sono state raggiunte durante il workshop. Invierete un’email di massa a tutti con i dettagli? Lo metterete sull’intranet della vostra azienda? Le persone hanno bisogno di sapere che il loro duro lavoro è effettivamente sfociato in una decisione o in un’azione, quindi tenetele informate su ciò che sta accadendo dopo la fine del workshop.

Durante il workshop – Coinvolgere le persone

Una volta che avete un solido piano preliminare, pensate a come portare un po’ di entusiasmo nel vostro evento. Conoscete gli argomenti che volete trattare, ma come renderete le informazioni divertenti e memorabili per il vostro team?

Far partecipare tutti è la chiave per un workshop di successo. Se ti alzi in piedi e parli per tre ore, stai solo tenendo una lezione – non stai facilitando un workshop. Tutti devono partecipare.

Creare esercizi di gruppo è diverso per ogni workshop. Tenete a mente questi suggerimenti:

• Molte persone sono nervose di parlare in pubblico, o in un gruppo non familiare. Se pianifichi esercizi di gruppo, mantieni le dimensioni di ogni gruppo piccole, in modo che le persone siano più a loro agio nel parlare e interagire.
• Mescola diversi tipi di persone in ogni gruppo. Per esempio, se diversi dipartimenti partecipano al tuo workshop, non mettere i membri dello stesso dipartimento nel proprio gruppo. Incoraggiando le persone ad interagire con altri dipartimenti, possono imparare a guardare le cose da prospettive diverse.
• Determina come registrerai le idee di ogni gruppo. I partecipanti le urleranno mentre voi le scrivete? O scriveranno le loro idee e poi ve le daranno? Questo è un piccolo, ma importante, dettaglio che è spesso trascurato.
• Se avete cinque o meno gruppi, passate il tempo permettendo all’intera squadra di valutare le idee di ogni gruppo più piccolo. Questo è un ottimo modo per restringere la vostra lista di idee, e lasciare che quelle buone brillino davvero.

Ricordate, spendete tutto il tempo che potete per creare esercizi di gruppo divertenti e interessanti. Questi probabilmente manterranno tutti interessati e partecipi.

Consigli per l’intero workshop

Queste sono altre idee per gestire un workshop di successo:

• Se pianifichi la riunione, potresti anche volerla facilitare. Impara come farlo in modo efficace in Il ruolo del facilitatore.
• Assicurati di stabilire l’obiettivo della tua riunione o sessione. Leggete il nostro articolo, Running Effective Meetings , per saperne di più.
• Iniziare la riunione con alcuni rompighiaccio per far rilassare e mettere tutti a proprio agio.
• Se l’obiettivo del vostro workshop è quello di affrontare un argomento difficile o delicato, è particolarmente importante mettere a proprio agio il gruppo prima di iniziare. Un modo è quello di raccontare una storia vagamente collegata all’argomento prima di iniziare a discutere l’argomento difficile.
• A volte, non tutti devono rimanere per l’intero workshop. Per esempio, il CEO potrebbe essere troppo occupato per partecipare all’intera sessione. Identificate quali sezioni i vostri partecipanti più impegnati hanno bisogno di assistere, e suggerite in anticipo quando potrebbero arrivare e andarsene. Apprezzeranno la vostra considerazione.
• Se possibile, evitate di tenere il vostro workshop dopo pranzo, tra le 2:00 e le 3:00 del pomeriggio. Per molte persone, questo è il momento più lento e improduttivo della giornata. Il vostro gruppo sarà probabilmente più energico se programmate l’evento al mattino o nel tardo pomeriggio. (Se dovete tenere il workshop nel primo pomeriggio, assicuratevi che ci sia molto caffè forte a disposizione!)
• Se l’obiettivo finale del vostro workshop è quello di prendere una decisione su qualcosa, più persone partecipano, meno è probabile che si raggiunga una decisione. In questo caso, cercate di mantenere il numero di persone presenti al minimo (per esempio, rilasciando minuti dopo l’evento a persone che sono solo interessate). È anche importante familiarizzare con le diverse strategie per il processo decisionale di gruppo. Vedi il nostro articolo sull’organizzazione del processo decisionale di gruppo per saperne di più.