Progress Report: Cos’è e come scriverlo? (Steps & Format)

Una domanda veloce – su una scala da 1 a 10, quanto è importante tenere regolarmente traccia e fornire aggiornamenti sul progetto ai tuoi supervisori, colleghi o clienti? La risposta è 12! Semplicemente, perché a nessuno piace essere lasciato all’oscuro!

Per qualsiasi progetto in un’azienda, le persone intorno ad esso hanno bisogno di essere ben informate sullo stato del progetto, sulla ricerca che viene fatta dal team del progetto, sulle loro decisioni e sulle possibilità di miglioramento. Questi aggiornamenti sono parte integrante della gestione del progetto e assicurano che ogni membro del team operi in modo efficiente e che gli obiettivi siano raggiunti in tempo.

Un modo per mostrare lo stato del progetto e tenerne traccia è quello di scrivere un potente rapporto sui progressi!

In effetti, l’American Society for Training and Development mostra che avere un posto specifico per controllare i propri progressi aumenta del 95% la probabilità di raggiungere un obiettivo.

I progress report sono un ottimo posto per i project manager per informare e coinvolgere i loro supervisori, clienti o associati, sui progressi che hanno fatto su un progetto in un certo periodo.

Se eseguiti bene, i progress report forniscono una rapida panoramica di come stanno andando le cose, offrendo spunti preziosi per aumentare la produttività, fornire la guida necessaria e risolvere rapidamente le difficoltà emergenti.

Tuttavia, scrivere un progress report può essere un po’ scoraggiante, soprattutto, quando si ha un team diverso e vari sottoprogetti da gestire. Beh, non preoccupatevi! Stiamo per risolvere questo problema. In questo post del blog, ti insegneremo tutto sui progress report, perché sono importanti e come puoi scriverne uno che farà dire a tutti ‘wow’!

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Cos’è il Progress Report?

Un progress report significa esattamente quello che sembra – un documento che spiega in dettaglio quanto sei andato avanti verso il completamento del tuo progetto in corso. It’s a management tool used in all types of organizations, that outlines the tasks completed, activities carried out, and targets achieved vis-à-vis your project plan.

In a progress report, you explain any or all of the following:

• The amount of work complete?
• What part of the work is currently in progress?
• The problems or unexpected things that have occurred?
• What work is pending?
• How the project is going in general?

Read more: How To Write An Impressive Project Proposal

Why are Progress Reports Important?

No project manager wakes up thinking “I wish I could make reports for my supervisor and team all day”! We get it. Writing progress reports are not very fun.

However, you know that writing progress reports are part of the deal. Il reporting progressivo richiede di parlare con la tua squadra o con il tuo cliente per capire gli obiettivi e mostrare le informazioni che si riferiscono strettamente a tali obiettivi.

Sia che il report riguardi l’aggiornamento degli investitori, le performance di marketing o la gestione delle risorse. Questi rapporti permettono a tutti di vedere cosa sta andando bene e cosa no. Assiste anche i manager a vedere il successo o il fallimento generale dei progetti. Inoltre, i progress report aiutano a:

Rendere le informazioni trasparenti

Il collante che tiene insieme qualsiasi relazione è la visibilità e la trasparenza. Un progress report ben definito presenta direttamente come il tuo lavoro influisce sulla linea di fondo del progetto e mostra i diritti e gli errori! Aggiungendo la trasparenza al tuo piano di progetto, puoi costruire un livello ineguagliabile di credibilità e fiducia con il tuo team e i tuoi clienti.

Incoraggia l’interazione costante

Creare e discutere i rapporti di avanzamento comporta una comunicazione costante e mantiene tutti nel giro. Essere in costante contatto con gli altri su base settimanale o mensile assicura una chiara comprensione dei ruoli e delle responsabilità.

Migliorare la valutazione e la revisione del progetto

I rapporti di avanzamento precedenti vi aiuteranno a chiarire le lacune, i problemi sistemici, ad esaminare i documenti per scoprire cosa è andato storto, cosa può essere fatto bene e quale area necessita di miglioramento.

Fornisce intuizioni per la pianificazione futura

Quando un progress report mostra tutti i ritardi che si sono verificati, il supervisore o un project manager può monitorare e indagare sul problema che ha ostacolato i progressi e fare un ulteriore passo per evitare che si ripeta in futuro.

Leggi tutto: Come scrivere report di progetto che “stupiscano” i tuoi clienti

Come scrivere un progress report con 4 semplici passi?

I progress report sono documenti essenziali per tracciare i piani e le iniziative di progetto, ma se i lettori e gli scrittori non sono in sintonia, questi report possono essere un esercizio di successo o fallimento per tutte le persone coinvolte. Pertanto, ecco alcuni passi per aiutarvi a fornire le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto.

1. Lo scopo del vostro rapporto

Ci sono molte ragioni per cui qualcuno scrive un rapporto sui progressi. Ovviamente, per molti di loro, è per informare sui progressi e lo stato del progetto.

I lettori potrebbero anche voler conoscere informazioni dettagliate sullo scopo del progetto, la sua durata, e altre importanti informazioni.

2. Considera il tuo pubblico

Una volta individuato lo scopo di scrivere il progress report, considera il tipo di pubblico a cui ti rivolgerai e i dettagli che i tuoi lettori riconosceranno nel report.

Questi possono essere, quali decisioni i tuoi lettori dovranno prendere dopo aver letto il progress report, le informazioni che dovranno conoscere per supervisionare e partecipare al progetto in modo efficace, ecc.

Crea una sezione “lavoro completato”

In questa sezione, dovresti descrivere tutto ciò che è già stato fatto e il modo migliore per farlo è menzionare i compiti completati in ordine cronologico.

Puoi specificare le date, i compiti su cui tu e il tuo team stavate lavorando, le informazioni sui risultati chiave, ecc.

Riassume il tuo rapporto sui progressi

Nella sezione riassuntiva, fornisci i dettagli essenziali sul lavoro da fare e completato. Inoltre, aggiungi una breve descrizione dei problemi che la tua squadra ha incontrato, le raccomandazioni del tuo supervisore per la loro risoluzione, e se è richiesta assistenza sul progetto.

Creare un progress report che si distingua!

Se hai intenzione di mostrare un progress report che assomiglia esattamente a qualsiasi altro blando rapporto, è probabile che i tuoi lettori lo sfioreranno lungo la strada o non lo leggeranno affatto. Bene, per attirare l’attenzione del vostro lettore e mostrare con orgoglio il lavoro che avete fatto sul progetto, dovete rendere il progress report irresistibilmente avvincente!

Che ne dite di immagini impressionanti, accompagnate da contenuti di qualità che potrebbero catturare l’interesse del lettore e incoraggiarlo a leggere tutto? Senza dubbio, a tutti piace leggere qualcosa di facile da afferrare e visivamente stupefacente!

Per fortuna, abbiamo lo strumento perfetto per voi che vi fornirà un’esperienza di lettura come mai prima d’ora e darà vita ai vostri progress report in scala di grigi! Una soluzione come Bit.ai

Crea un Progress Report nel modo giusto con Bit.ai

Bit è uno strumento di collaborazione documentale basato su cloud di nuova generazione che aiuta i team a creare, condividere, gestire e monitorare i documenti interattivi sul posto di lavoro.

Bit ti aiuta a fare in modo che i tuoi report siano più che semplici testi e immagini. Così, oltre a permettere a più utenti di collaborare sui rapporti, Bit permette anche agli utenti di condividere qualsiasi tipo di rich media come video della campagna, tabelle, grafici, file di One Drive, fogli di calcolo Excel, GIF, Tweets, Pinterest boards, ecc. Qualsiasi cosa su internet con un link può essere condivisa e Bit la trasformerà automaticamente in contenuto visivo.

Bit ha un’estetica di design molto minimale che rende ogni elemento di design pop, una leggibilità impressionante, e ricche funzioni che impediranno ai collaboratori di incasinare qualsiasi documento e li aiuteranno a ripensare il loro modo di lavorare!

Oltre a scrivere rapporti di progresso, è possibile creare facilmente altri bei documenti come la dichiarazione di lavoro, la documentazione di progetto, il piano operativo, la roadmap, la carta del progetto, ecc. in un luogo di lavoro comune per gli altri membri del team per collaborare, documentare, condividere le loro conoscenze, idee di brainstorming, archiviare risorse digitali e innovare insieme.

La parte migliore è che questa conoscenza è protetta in modo sicuro nei vostri spazi di lavoro e può essere condivisa (o tenuta privata) con chiunque nella vostra organizzazione o con il pubblico!

Tutto sommato Bit è come Google Docs su steroidi! Quindi, non accontentatevi più di quei noiosi editor di testo quando avete una soluzione eccessivamente robusta che vi guida!

Ancora non siete sicuri di come Bit possa aiutarvi a creare quel perfetto progress report per corteggiare i vostri lettori? Vediamo alcune altre delle fantastiche capacità di Bit!

Benefici chiave della creazione dei tuoi progress report su Bit.ai

UI semplice e pulita: Bit ha un design estetico molto minimale, che permette a un principiante di salire rapidamente a bordo della piattaforma. Anche se la piattaforma è ricca di funzionalità, fa un ottimo lavoro per non sopraffare un nuovo utente e fornisce un approccio sistematico al lavoro.

Organizzazione delle informazioni: Le informazioni sono spesso sparse in app di cloud storage, e-mail, canali Slack e altro. Bit porta tutte le informazioni in un unico posto, consentendo di organizzare le informazioni in spazi di lavoro e cartelle. Porta tutti i tuoi documenti, file multimediali e altri importanti dati aziendali in un unico posto.

Consistenza del marchio: Concentrati sul contenuto e lascia che Bit ti aiuti con il design e la formattazione. I documenti di Bit sono completamente reattivi e hanno un ottimo aspetto su tutti i dispositivi. Con modelli e temi stupefacenti, i documenti di Bit vi forniscono il tipo di coerenza del marchio e del design che è inaudito nell’industria della documentazione

Ricerca intelligente: Bit ha una funzionalità di ricerca molto robusta che permette a chiunque di cercare e trovare i propri documenti rapidamente. È possibile cercare spazi di lavoro, cartelle, titoli dei documenti e il contenuto all’interno dei documenti con la ricerca rich-text di Bit.

Integrazioni multimediali: Le aziende usano in media 34 applicazioni SaaS! Non c’è da stupirsi se la maggior parte del nostro tempo viene speso saltando da un’app all’altra, alla ricerca di informazioni. Questo è il motivo per cui Bit.ai si integra con più di 100 applicazioni popolari (YouTube, Typeform, LucidChart, Loom, Google Drive, ecc) per aiutare i team a tessere informazioni nei loro documenti oltre il semplice testo e le immagini.

Molteplici modi di condivisione: I documenti Bit possono essere condivisi in tre stati diversi:

1. Stato live: Uno stato live significa che tutte le modifiche apportate al documento saranno aggiornate in tempo reale. Se stai condividendo i tuoi documenti con clienti, partner o clienti, riceveranno sempre le tue modifiche più aggiornate.
2. Embed: Puoi incorporare i documenti Bit su qualsiasi sito web o blog. I documenti di Bit sono completamente reattivi e rendono perfettamente sul tuo sito web.
3. Tracking: Puoi tracciare i tuoi documenti e raccogliere informazioni in tempo reale per capire come gli utenti interagiscono con i tuoi contenuti. Vedi quanto tempo gli utenti passano a visualizzare i documenti, il rapporto di scorrimento, le informazioni sugli utenti e altro ancora.

Conclusione

Un progress report ben definito è come il polso di un progetto! Determina il tuo rapporto con i tuoi lettori, evidenzia tutti gli aggiornamenti, grandi o piccoli, e mantiene tutti sulla stessa pagina. Ricordate, a seconda della complessità e della portata del progetto, potreste aver bisogno di condividere il vostro progress report su base settimanale o mensile per una migliore efficienza!

Una volta che avrete seguito tutti i passi menzionati sopra, i vostri report saranno sicuramente come una brezza di aria fresca per i vostri lettori, facendovi sembrare credibili e professionali. Quindi cosa state aspettando?