I termini ‘fattura’ e ‘ricevuta’ sono stati usati in modo intercambiabile così spesso che, per un profano, sembra non esserci differenza tra i due.
Tuttavia, come ti dirà qualsiasi imprenditore o qualcuno che ha un background in contabilità, i due termini possono essere molto diversi.
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Alcune persone scoprono questo fatto quando si apprestano a regolare i conti della loro attività. Altri se ne rendono conto in un modo un po’ più sgradevole quando vanno a presentare le loro tasse.
Il resto di noi rimane completamente ignaro delle differenze e spesso si riferisce a una fattura come a una ricevuta e viceversa. Ma questo non dovrebbe essere il caso quando, secondo questo studio di Atradius, dal 10% al 20% dei ritardi di pagamento sono dovuti a informazioni errate su una fattura.
È un rischio enorme non capire le differenze e le somiglianze.
Sapete che sia una fattura che una ricevuta sono documenti importanti per la contabilità. Entrambi entrano in gioco quando un compratore e un venditore di beni e/o servizi sono coinvolti in una transazione che comporterà uno scambio di tali beni e/o servizi in cambio di un pagamento.
Entrambi sono utilizzati per registrare gli importi dovuti e pagati per quanto riguarda i beni e i servizi dichiarati. Entrambi sono documenti legali.
Sembra che ci siano molte somiglianze tra i due, ed è per questo che è comprensibile che i due siano spesso confusi. Tuttavia, i due sono documenti molto diversi, con scopi quasi completamente diversi.
Esploriamo queste differenze in dettaglio.
Cos’è una fattura?
Una fattura è una richiesta o una fattura di pagamento in una transazione. Viene emessa dalla persona che vende i beni e/o i servizi o il venditore alla persona che compra questi beni o servizi o il cliente.
La cosa più importante da notare sulla fattura è che è un documento legalmente applicabile. In altre parole, il venditore può usare la fattura emessa per un particolare bene o servizio per assicurarsi legalmente che il pagamento venga effettuato.
Tuttavia, una fattura non è solo una richiesta di pagamento.
Esclude anche molti dettagli pertinenti come i nomi del venditore e del cliente, l’indirizzo, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail e il numero di fax del venditore, i servizi o i beni trattati, le quantità, i prezzi, la data di emissione della fattura, il numero della fattura e il pagamento totale da effettuare.
Per evitare ulteriore confusione, bisogna notare che una fattura non è nemmeno un ordine di acquisto. Un PO è fondamentalmente un documento emesso dal cliente al venditore che descrive gli articoli o i servizi desiderati, le quantità e i prezzi concordati.
Come bonus aggiuntivo, ecco una panoramica più approfondita sulla fatturazione da consultare con calma.
Cos’è una ricevuta?
La ricevuta è fondamentalmente una conferma da parte del venditore al cliente che il pagamento è stato ricevuto. È la prova per il cliente che il pagamento è stato effettuato.
Fa anche da prova di proprietà nel caso di una transazione di beni. Elenca varie informazioni come il nome del venditore e del cliente, il prezzo, le tasse, gli sconti, il modo di pagamento, la data di pagamento, il numero della ricevuta, la firma del venditore e l’importo totale da pagare.
Anche la ricevuta è un documento legale. La ricevuta non sempre indica per cosa è stato effettuato il pagamento e in quali quantità. Ecco perché una fattura diventa importante – per elencare l’articolo o il servizio oggetto della transazione.
Tuttavia, quando la ricevuta dichiara queste cose, una fattura separata diventa superflua.
Similitudini tra una fattura e una ricevuta
- Entrambi sono emessi dai venditori.
- Entrambi sono documenti legali.
- Entrambi elencano le informazioni del venditore e del cliente.
- Nei casi in cui il pagamento completo viene effettuato in una volta, la fattura e la ricevuta elencano entrambi l’importo totale.
Differenze tra fattura e ricevuta
- Mentre una fattura richiede fondamentalmente un pagamento, una ricevuta è la prova che un pagamento è stato effettuato.
- Una fattura è emessa prima del pagamento. Una ricevuta è emessa dopo il pagamento.
- La fattura elenca l’importo totale che è dovuto o deve essere pagato. La ricevuta d’altra parte dettaglia quanto è stato pagato e quali sono le modalità di pagamento.
- Se un venditore emette una fattura e il pagamento non è stato ancora effettuato, il venditore inserirà il pagamento come un credito nelle vendite e un debito nei crediti.
- Se un cliente riceve una fattura ma non ha ancora effettuato il pagamento, il cliente inserisce il pagamento come un credito in Contabilità Fornitori e un debito in un conto spese o in un conto attività.
- Una fattura va al cliente che deve effettuare il pagamento mentre una ricevuta può andare sia al cliente che a una terza parte come prova del pagamento.
- Una fattura è usata per tenere traccia dei beni o servizi venduti. Una ricevuta, invece, riconosce che il pagamento è stato effettuato.
Usi
Le fatture vengono usate prima di tutto per fare una richiesta di pagamento ai clienti.
Tuttavia, aiutano anche nella consegna delle merci, nel tenere traccia delle merci e dei servizi venduti, nella stima delle entrate future e anche per il servizio clienti offrendo sconti sui pagamenti anticipati e un periodo prolungato per il pagamento.
Le ricevute vengono usate come prova di acquisto o proprietà dai clienti. Questo diventa particolarmente importante quando i clienti vanno a restituire articoli difettosi.
Esempi
Per illustrare meglio le differenze tra fattura e ricevuta, ecco alcuni esempi visivi con informazioni sui probabili emittenti.
Fattura
Una fattura è generalmente emessa da venditori, venditori, commercianti o operatori. Le fatture possono essere emesse dall’ufficio contabilità di un’azienda.
Anche uno studio medico, un ospedale, un meccanico o un’officina possono emettere fatture ai clienti.
Quando vai in un ristorante e ordini cibo e bevande, il cameriere o la cameriera ti porta una fattura alla fine della serata. Questa fattura è conosciuta come assegno.
Receipt
Una ricevuta è ancora una volta emessa da venditori, venditori, commercianti o operatori. Tuttavia, questa volta può andare al cliente o a una terza parte per riconoscere che il pagamento è stato effettuato.
È possibile ottenere una ricevuta dalla macchina della carta che si striscia la carta quando si paga qualcosa con carta di debito o di credito.
A volte la fattura stessa può essere timbrata ‘pagata’, come per esempio, in un negozio di alimentari o supermercato o anche un ristorante. In tal caso, la fattura stessa diventa la ricevuta.
Il lato business delle fatture e delle ricevute
Perché le fatture e le ricevute aiutano a tracciare le spese in modo completo e preciso, è necessario iniziare a considerarle indispensabili fin dal primo giorno. Sono estremamente utili in caso di un controllo fiscale e possono anche fare miracoli per informare il processo decisionale.
Fate del vostro meglio per compilare un registro completo delle spese aziendali sotto forma di ricevute. Potreste rimanere sorpresi. Le tendenze di spesa storiche osservabili possono essere utilizzate per regolare i budget futuri e apportare modifiche ai piani aziendali.
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Siccome tutte le spese aziendali che hai richiesto come deduzioni sulla tua dichiarazione dei redditi richiedono una documentazione di supporto, copie elettroniche accessibili delle tue ricevute di vendita e fatture si sentiranno inviate dal cielo.