Quando chiedi ai tuoi dipendenti di prendere un aereo per lavoro, non dovrebbero usare i loro soldi per arrivare a destinazione. Proprio come paghereste il biglietto aereo di un dipendente, dovreste rimborsare i dipendenti quando usano la loro auto personale per lavoro.
Il rimborso chilometrico per i dipendenti è il modo più semplice per evitare che i dipendenti sborsino il loro stipendio per coprire i costi di guida per lavoro.
Panoramica: Che cos’è il rimborso chilometrico?
Più comune nei giorni passati, le aziende rilasciavano auto aziendali a venditori e dirigenti che spesso viaggiavano in auto per riunioni di lavoro. L’azienda forniva l’auto e pagava le spese relative come il gas, l’assicurazione e la manutenzione.
Oggi è consuetudine che i dipendenti usino i loro veicoli personali per lavoro. Le aziende possono compensare le spese dell’auto di un dipendente con il rimborso del chilometraggio: I dipendenti ricevono un importo fisso per ogni miglio che percorrono per lavoro.
Le aziende possono anche rimborsare i dipendenti in base ai costi effettivi sostenuti per la guida aziendale, ma applicare un tasso di rimborso chilometrico è spesso più semplice.
In genere, rimborsare i dipendenti per l’utilizzo delle loro auto personali non è un requisito federale. Tuttavia, è una pratica comune che la vostra azienda dovrebbe adottare per evitare che i vostri dipendenti aprano il loro portafoglio per finanziare le spese aziendali.
Il rimborso chilometrico si applica anche ai lavoratori autonomi. Si può prendere una deduzione per l’uso aziendale della vostra auto personale sulla tabella C del modulo 1040 dell’IRS.
L’IRS stabilisce un tasso di rimborso chilometrico standard. Per il 2020, la tariffa chilometrica federale è di $0.575 centesimi per miglio.
I rimborsi basati sulla tariffa chilometrica federale non sono considerati reddito, rendendoli non imponibili ai vostri dipendenti. Le aziende possono dedurre questi costi sulle loro tasse aziendali.
Una buona pratica è quella di utilizzare il tasso di rimborso chilometrico dell’IRS, ma siete liberi di scegliere un tasso più alto o più basso. Quando si rimborsano i dipendenti ad un tasso più alto, l’importo extra viene contato come salario lordo ed è soggetto alle imposte sui salari.
Cosa si qualifica per il rimborso chilometrico?
La vostra azienda può dedurre i costi di rimborso chilometrico per i viaggi d’affari che escludono il regolare spostamento del dipendente.
I costi di rimborso chilometrico qualificati includono:
- Viaggi d’affari
- Incontri fuori sede con clienti e potenziali clienti
- Fare commissioni per forniture aziendali
- Consegne
La tariffa chilometrica aiuta a coprire costi come benzina, cambio olio, manutenzione e assicurazione. I pedaggi e le spese di parcheggio non sono progettati per essere inclusi nel tasso di rimborso chilometrico, quindi i datori di lavoro dovrebbero rimborsare queste spese al loro costo effettivo.
Quando si utilizza la tariffa chilometrica IRS per questi costi, non sono tassabili per i vostri dipendenti e sono deducibili per la vostra azienda. Se scegliete un tasso più alto, sia voi che i vostri dipendenti pagate le tasse sul libro paga sull’importo extra.
Potete rimborsare i vostri dipendenti per i costi di pendolarismo, ma questa è una decisione di amministrazione dei benefici perché i costi dei pendolari pagati dal datore di lavoro sono considerati un fringe benefit tassabile.
Come calcolare il rimborso chilometrico standard
I datori di lavoro dovrebbero creare una politica di rimborso chilometrico che delinei:
- What trips are subject to reimbursement
- The reimbursement rate
- How to calculate the number of miles
- How to record the mileage reimbursement
- How reimbursements will be paid
Create an expense report that automatically calculates the standard mileage reimbursement based on your policy. You can use a Microsoft Excel template as a starting point.
Ask your employees to submit a record that supports their expense report. Methods of calculating mileage include:
- Taking photos of the car’s odometer before and after each business trip
- Using an online tool like Google Maps
Let’s calculate a mileage reimbursement for Archie, an employee of Artie’s Architecture. Archie ha guidato la sua auto personale per visitare la sede di un cliente la scorsa settimana e sta cercando un rimborso per le miglia percorse.
La politica di Artie afferma:
- Le sedi dei clienti si qualificano per il rimborso chilometrico
- Il tasso di rimborso è il tasso standard IRS di $0.575 centesimi per miglio
- Confrontare la lettura del contachilometri dell’auto prima e dopo il viaggio per calcolare le miglia percorse
- I dipendenti devono compilare una nota spese per il rimborso del chilometraggio entro 10 giorni lavorativi dal viaggio
- I dipendenti ricevono il rimborso tramite deposito diretto entro cinque giorni lavorativi dalla presentazione
Prima e dopo ogni viaggio di lavoro, Archie fa una foto del suo contachilometri per tenere traccia del suo chilometraggio.
Dopo il viaggio, Archie compila una nota spese utilizzando il modello fornito dal datore di lavoro che calcola automaticamente il suo rimborso secondo la tariffa chilometrica IRS 2020.
Fate presentare ai vostri dipendenti una nota spese che tiene traccia del loro chilometraggio. Fonte: Microsoft Excel.
Come datore di lavoro, controlla sempre i calcoli della nota spese per assicurarti che le formule di Excel funzionino correttamente.
Il proprietario dell’azienda, Artie, dovrebbe trovare la differenza tra le letture del contachilometri e moltiplicarla per il tasso di rimborso chilometrico standard.
La differenza per il primo viaggio è di 171 miglia (10.456 – 10.285). Moltiplicato per 0,575 centesimi di dollaro, il risultato è 98,33 dollari, che corrisponde al risultato della nota spese. Artie dovrebbe ripetere il processo per il secondo viaggio. L’importo totale del rimborso ammonta a 196,08 dollari.
Il software del libro paga ha spesso una funzione che permette ai datori di lavoro di inviare i rimborsi con il deposito diretto.
Siccome il rimborso del chilometraggio standard non è tassabile, trattate questi rimborsi separatamente dall’elaborazione del libro paga. Non aggiungete il rimborso alla prossima busta paga del vostro dipendente perché potreste accidentalmente sottoporre il rimborso a deduzioni non necessarie.
Se rimborsate il chilometraggio nelle buste paga dei dipendenti, riconciliate regolarmente il vostro libro paga per individuare gli errori.
Devi pagare i dipendenti per le spese di guida professionale?
Se vivi in certi stati o paghi ai dipendenti il salario minimo, potresti doverli rimborsare per le spese di guida professionale.
California e Massachusetts richiedono il rimborso del chilometraggio. Controlla il sito web del dipartimento del lavoro del tuo stato per i regolamenti più aggiornati.
Non puoi aspettarti che i dipendenti che guadagnano al minimo salariale o quasi paghino le loro spese di guida aziendale. La regola del Fair Labor Standards Act (FLSA) sulle tangenti dice che se le spese di guida di un dipendente gli fanno guadagnare meno del salario minimo, il datore di lavoro deve rimborsarle.
Quando un dipendente guadagna al minimo salariale o quasi, ogni spesa non rimborsata fa scattare la violazione delle tangenti FLSA.
La regola delle tangenti FLSA viene fuori comunemente per gli autisti di consegne di cibo che usano la propria auto. I datori di lavoro devono seguire i viaggi dei dipendenti che guadagnano vicino al salario minimo per assicurarsi che non siano sottopagati.
Per esempio, diciamo che possiedi una pizzeria nel Connecticut e paghi i tuoi autisti 12 dollari all’ora, il salario minimo. Gli autisti usano le loro auto per fare le consegne.
Se i tuoi dipendenti devono pagare il gas usato per le consegne, tecnicamente stanno usando i loro guadagni a beneficio dell’azienda. Il FLSA dice che questi costi non possono far scendere la tariffa oraria di un dipendente al di sotto del salario minimo.
Si supponga che una persona di consegna lavori per quattro ore, guadagnando 48 dollari di salario lordo (12 dollari di tariffa oraria x 4 ore).