SALVARE I FILE IDML – QUANDO E PERCHE’ USARLI

Se lavorate in InDesign e avete bisogno di condividere file o collaborare a progetti, potreste aver incontrato l’umile estensione IDML. Conoscere un po’ come funziona questo formato di file e cosa è incluso nel file risultante può aiutarvi a navigare in un flusso di lavoro che ha bisogno di adattarsi a diverse versioni di InDesign.

In un normale flusso di lavoro quando salviamo un documento InDesign il file risultante viene salvato in formato INDD. Ciò che è meno evidente è che questo file è specifico della versione – provate ad aprire un file di InDesign CC in InDesign CS6 e sarete accolti da un messaggio di errore perché i file più recenti non si aprono nelle vecchie versioni.

Per permettere un facile accesso tra diverse versioni di InDesign abbiamo il formato IDML (InDesign Markup Language) che è un formato universale che può essere letto da tutte le versioni di InDesign dalla CS4 in poi – il formato IDML può essere selezionato dai menu Salva o Esporta. In the screenshot below we can see the File Info for an identical InDesign document saved out to the 2 formats – notice the INDD file specifies the version CC 2015.0 but no version number is specified for the IDML file.

The other noticeable difference is the file size – the INDD file here is 6MB but the IDML file is less than half a megabyte at 402KB. The reason for this is simple, and it’s one of the important things to understand about the difference in the two formats.

The INDD file stores a lot of data from the resources used within the file and the most memory intensive of these are the graphics. Every time we place a graphic in InDesign a thumbnail (or preview) of that graphic is generated by InDesign and cached as part of the INDD file. This is a useful feature as it enables us to see how and where all the images should appear within the layout even when the graphics aren’t present. The resources will only be needed for printing/exporting the file. In the example below we can see the preview even though the image is shown as missing in the Links panel.

This does mean that complex InDesign files with lots of graphic resources can get quite large.

Tuttavia, se salviamo o esportiamo in IDML tutte le anteprime delle immagini, insieme ad altri dati di risorse nella cache, vengono rimosse dal file e ci ritroviamo con un file di dimensioni ultra-lean. Il file IDML è essenzialmente un documento di testo che ‘descrive’ il nostro file InDesign piuttosto che il file stesso. Se elenchiamo tutte le risorse e come vengono usate, abbiamo una ricetta per ricreare il file e questo è (in termini troppo semplicistici) il modo in cui ci muoviamo tra le diverse versioni di InDesign usando il formato IDML.

CO COSA succede quando apriamo il nostro file IDML?

Bene, un nuovo documento di InDesign viene creato secondo la ‘ricetta’ all’interno del file IDML e, a questo punto, InDesign inizierà a richiedere qualsiasi risorsa grafica in modo da poter ricostruire le anteprime richieste, e questo è un punto chiave per capire il processo…

…se non avete la grafica, non avrete le anteprime!

If I send an IDML file of the above example and don’t send the image with it the preview can’t be rendered so we end up with grey boxes for our graphic frames as below.

This might be fine to work with in a very regimented column layout where everything is contained in discrete boxes but will not be much use in a more fluid layout where text and imagery interact and overlap.

Nella mia esperienza, questo piccolo dettaglio non è ben compreso e spesso mi viene chiesto di fornire file IDML per la composizione in lingua straniera di pubblicazioni che verranno stampate in più lingue. Senza fornire le risorse grafiche (come avviene di solito in questi flussi di lavoro) il tipografo lavorerà “alla cieca” poiché tutti i frame grafici saranno resi come caselle grigie vuote. In questo particolare flusso di lavoro è più desiderabile fornire un file INDD salvato al numero di versione richiesto, se possibile.

Una volta che si ha un’idea di come i due tipi di file differiscono si possono fare scelte sensate sull’approccio migliore per fornire contenuti a colleghi e clienti in base a come dovranno usare i file forniti.

Il formato IDML può anche essere usato per ottimizzare i layout di InDesign che sono diventati grandi e lenti. Come menzionato in precedenza, il formato INDD memorizza un sacco di dati di risorse e i file possono a volte essere gonfiati da risorse che non sono più necessarie. Se usi il comando ‘Salva con nome…’ per salvare una copia di un file in un’altra cartella, potresti notare che la dimensione dei file tra le due copie varia. Questo è probabilmente dovuto alla rimozione di dati cache non necessari dal file INDD più recente. Se vuoi mettere a dieta il tuo documento e liberarti di megabyte indesiderati, prova a esportare in IDML e a creare un nuovo file INDD da lì. Qualsiasi dato ridondante nella cache verrà eliminato nel processo, dandoti un bel file INDD magro.