Da un punto di vista organizzativo, ci sono fondamentalmente due tipi di gruppi. Questi sono gruppi formali e gruppi informali.
Gruppi formali
Un gruppo è formale quando è appositamente progettato per realizzare un obiettivo o un compito organizzativo. E’ creato tramite un’autorità formale per qualche scopo definito.
Un gruppo formale può essere un gruppo di comando o un gruppo funzionale che è relativamente permanente è composto da manager e dai loro subordinati che si incontrano regolarmente per discutere idee generali e specifiche per migliorare prodotti o servizi.
I gruppi formali di solito lavorano sotto un unico supervisore, anche se la struttura di questi gruppi può variare. Per esempio, in una forma di gruppo come nella produzione, i membri del gruppo di lavoro dipendono l’uno dall’altro oltre che dal supervisore, e in un’altra forma di gruppo, come la forza vendite, i membri del gruppo lavorano in modo abbastanza indipendente e il loro contatto comune può essere il responsabile vendite del distretto.
Altri tipi di gruppi formali includono task force e comitati. Le task force sono di natura temporanea e sono istituite per alcuni progetti speciali. I comitati possono essere permanenti, come un comitato di pianificazione, un comitato finanziario o un comitato di bilancio, e possono diventare parte integrante della struttura organizzativa.
Un comitato può anche essere temporaneo come una task force speciale che viene creata per uno scopo particolare e viene poi sciolta quando lo scopo viene raggiunto. Per esempio, il comitato per rieleggere il presidente è di natura temporanea e viene sciolto dopo l’elezione.
Gruppi informali
Mentre i gruppi formali sono stabiliti dalle organizzazioni per raggiungere alcuni obiettivi specifici, i gruppi informali sono formati dai membri di tali gruppi stessi. Emergono naturalmente, in risposta agli interessi comuni dei membri delle organizzazioni. Si formano spontaneamente, senza alcuna designazione formale, e con interessi comuni come l’autodifesa, l’assistenza al lavoro e l’interazione sociale.
Esistono al di fuori del sistema di autorità formale e senza alcuna regola rigida. Anche se ufficialmente non riconosciuti, esistono all’ombra della struttura formale come una rete di relazioni personali e sociali che devono essere comprese e rispettate dal management.
I gruppi di lavoro informali sono basati sul supporto e sul ragionamento socio-psicologico e dipendono dall’interazione dei membri, dalla comunicazione, dalle simpatie e antipatie personali e dai contatti sociali all’interno e all’esterno dell’organizzazione. Il potere di questi gruppi informali può essere visto dal fatto che se un membro del gruppo viene licenziato, a volte tutti i lavoratori vanno in sciopero a sostegno di quel membro del gruppo.
I legami tra i membri sono molto forti e portano un senso di appartenenza e di unione. Questa unione può avere una forte influenza sulla produttività e la soddisfazione sul lavoro, dato che gli impiegati si motivano a vicenda e condividono gli oneri reciproci, formando i nuovi e guardando i vecchi per la guida, i consigli e l’assistenza.
I gruppi informali possono avere i loro leader e seguaci, gli obiettivi del gruppo, i ruoli sociali e i modelli di lavoro. Hanno le loro regole non scritte e un codice di condotta che ogni membro accetta implicitamente.
La leadership dei gruppi informali si sviluppa dall’interno piuttosto che da un’elezione formale. Un individuo che lavora in un gruppo da molto tempo e ha un buon rapporto con gli altri membri, può emergere come leader grazie alla sua esperienza tecnica e alla sua anzianità. Per qualsiasi problema all’interno del gruppo, sia tecnico che sociale, i membri andrebbero da questo leader piuttosto che dal supervisore formalmente assegnato.
Alcuni altri aspetti dei gruppi informali sono i seguenti:
Norme di gruppo
Parallelamente alla performance e ad altri standard stabiliti dalla struttura organizzativa formale, i gruppi informali hanno le loro norme come regole di condotta e uno standard di comportamento che ci si aspetta da tutti i membri.
Ruoli dei gruppi
C’è un’assegnazione non scritta all’interno del gruppo su quale compito sarà svolto da chi e in quali condizioni. Alcuni ruoli di lavoro sono assegnati dalla direzione facendo corrispondere la descrizione del lavoro con le qualifiche della persona e altri ruoli si sviluppano all’interno del gruppo. Per esempio, alcuni membri possono essere informalmente consiglieri tecnici per gli altri su come fare meglio il lavoro e altri possono agire come arbitri in problemi sociali o altre differenze che possono sorgere tra i membri.
Obiettivi del gruppo
L’obiettivo del gruppo informale, che sia la redditività in conflitto con gli obiettivi organizzativi o il servizio al cliente che è in accordo, influenza pesantemente la produttività. È necessario integrare gli obiettivi del gruppo con gli obiettivi organizzativi per il miglioramento e il successo.
La leadership
Il leader informale emerge dal gruppo o per il suo carisma personale, il suo status sociale, o la sua competenza tecnica. Non è formalmente eletto ma è accettato nella mente e nel cuore dei lavoratori. Questi leader influenzano il comportamento degli altri e rimangono leader finché sono sinceri verso gli interessi del gruppo.
Coesione del gruppo
La coesione si riferisce al grado e alla forza di attrazione interpersonale tra i membri del gruppo. L’alto grado di coesione è altamente motivante nel raggiungimento degli obiettivi del gruppo. I membri si aiutano e si sostengono a vicenda.
Il grado di coesione dipende dalla comunanza dell’obiettivo di gruppo percepito, dalla dimensione del gruppo e dalla capacità del leader del gruppo di facilitare la coesione. La coesione del gruppo ha anche degli effetti sinergici dove insieme producono molto di più con gli sforzi collettivi che il prodotto della somma degli sforzi individuali.
I gruppi informali sono strumenti potenti in tutte le organizzazioni e a volte possono fare la differenza tra successo e fallimento. Un gruppo cooperativo facilita la supervisione, allungando così l’arco effettivo della gestione. Il gruppo è anche lì per assicurarsi che i principi di base dell’organizzazione formale non siano violati.
Per esempio, se un manager abusa della sua autorità e promuove una persona non qualificata, il gruppo informale può usare la sua influenza per assicurarsi che ciò non accada. Il gruppo informale serve anche come un ulteriore canale di comunicazione con la direzione sulle condizioni di lavoro quando tali informazioni potrebbero non essere disponibili attraverso i canali ufficiali.
Un problema con un gruppo informale è che è principalmente incentrato su elementi umani, che possono essere altamente imprevedibili influenzando le operazioni regolari dell’organizzazione. Dato che le regole e le procedure non sono scritte, possono cambiare da situazione a situazione. Inoltre, il gruppo informale può essere considerato di natura sovversiva se i suoi obiettivi sono in conflitto con gli obiettivi organizzativi formali.
In tali situazioni, i manager spesso li vedono con dubbio e sospetto. Tendono a vedere i gruppi informali come potenzialmente dannosi per l’organizzazione formale. Per questo motivo, alcuni manager cercano il sostegno dei gruppi informali e dei loro leader per ridurre tale minaccia. Tendono a vedere tali gruppi informali come validi, stabili e strutturalmente solidi e quindi mostrano considerazione e rispetto per la loro esistenza e le loro opinioni.
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